浅析信息化条件下高校档案管理人员的素质提高

时间：2024-06-19

吕长生

(扬州职业大学，江苏扬州 225009)

随着电子信息技术和互联网技术的普及与应用，档案管理工作信息化、规范化要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高。高校档案管理工作人员既要具备传统的政治道德与业务素质，也要具备适应新形势的基本素养，包括文化底蕴、创新思维、现代管理方式和强健的身体等，这是档案信息化条件下对高校档案管理人员提出的基本要求，也是高校档案管理人员做好档案工作的前提［1］。

一、高校档案管理人员应具备的素质

高校档案管理人员的素质是高校档案管理人员必须具备的品质、能力和条件。信息化条件下高校档案管理人员的素质包括政治素质、专业素质、知识素质、身体素质以及创造力和创造性思维等［2］。

(一)良好的思想政治素质

档案管理是一项政策性、原则性、服务性都很强的工作，这就要求档案管理人员要有较高的思想政治觉悟、强烈的事业心和高度的责任感以及坚定的政治立场，牢记全心全意为全校师生服务的宗旨，坚持原则，办事公正，自觉抵制各种不良风气，严格把好政策关，不搞任何违法乱纪的行为，确保高校档案的真实性和公正性。

(二)良好的职业道德

高校档案管理人员必须有无私奉献的精神，热爱档案事业，忠于职守，乐于奉献，不计较个人得失，根据相关要求及时完成工作任务。高校档案管理人员还必须具备良好的档案服务意识。档案工作的根本目的是提供档案为社会服务，即档案的利用。它既体现了档案工作的服务性质，也是检验档案工作科学管理水平的重要标准，是衡量档案工作的社会效益和经济效益的参照，贯穿于整个档案工作过程中。

(三)过硬的专业知识和业务技能

高校档案管理人员应具备过硬的专业知识和业务技能。档案管理人员的专业知识包括档案专业知识、基础知识、相关的学科知识、外语和古汉语知识。只有具备了这些专业知识，才有一定的档案决策能力、口头表达能力、文字表达能力、开拓创新能力和组织能力，才能胜任高校档案管理工作。档案管理人员还必须具备相应的档案业务技能。档案管理工作包括档案材料的收集、甄别、整理、装订、保管和利用等，这些都要求高校档案管理人员必须具备较强的档案专业技能。

(四)丰富的其他学科知识

档案管理人员除了掌握档案专业知识外，还必须熟悉其他学科知识，如互联网、信息化技术、法律、金融等方面知识，这样才能适应当前档案信息化的要求，适应不断发展的高校档案事业的需要。

(五)不断学习、自我更新知识结构的能力

高校档案管理人员应具备不断学习、自我更新知识结构的能力。当今时代是信息时代，是互联网的时代，知识更新的速度超过以往任何时代。这就要求档案管理人员不断学习，自我更新知识结构，及时吸收档案管理工作的新知识和技能，剔除过时的、不适用的知识和档案管理方法，使用最适合当前档案管理的新知识和技能，使高校档案管理工作随着时代的发展而不断进步，不断完善。

(六)创新精神

信息化条件下全新的档案管理手段和方式给高校档案管理人员提出更高的要求。高校档案管理人员应适应新形势，有创新精神，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，敢于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。高校档案管理人员要大胆开拓、勇于尝试、不断创新，成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的高素质高校档案工作创新人才。

(七)强健的体魄和充沛的精力

档案管理人员应当具有强健的体魄和充沛的精力，这是做好档案工作的前提。档案工作人员在库房、机房和办公室长期从事档案收集、加工、编研、利用等工作，缺少运动，易造成脊椎病等职业病，而且老旧档案对人体有一定的伤害，这些都决定了做档案工作要有强健的体魄和充沛的精力。

二、高校档案管理人员的素质现状及存在问题

(一)高校档案管理人员意识落后

随着信息化技术的发展应用，档案的内容、形式、收集、利用方式和保管服务技术等方面发生了翻天覆地的变化，以档案信息化技术为核心的各种现代办公设施，高效、准确地处理各种信息，提高了工作效率。而部分高校档案管理人员的档案意识却没有发生大的变化，觉得档案可有可无，档案工作不被重视的思想根深蒂固。部分人工作积极性不高，得过且过，主动开发和利用档案更无从谈起，严重影响了高校档案事业的发展。

(二)高校档案管理人员流动性比较大

在大多数人看来，高校档案管理人员是学校最为边缘化的岗位，是最不被领导重视的职位之一。学校引进的博士、教授等高层次人才的家属，不适合做教师的，学校首先考虑的是安排到图书馆的相应岗位，图书馆没有岗位了，才把她们安排到档案管理等岗位。而档案管理人员的职称很难晋升。所以，高校档案管理人员流动率相对而言比教师岗位高很多，特别是年轻人，在档案管理岗位上呆不了几年，就会想方设法调整到其他岗位，有的甚至直接离开学校。档案管理人员极不稳定，严重影响了高校档案管理队伍的建设。

(三)高校档案管理人员专业知识严重匮乏

由于高校对档案工作重视程度不够，把引进人才的工作重点放在了教学第一线，档案专业人才很少被引进。即使想引进部分专业人才，由于高校档案人员待遇偏低等原因，档案专业岗位无人应聘。目前档案管理人员大部分都是由其他部门转岗而来，仅仅是经过档案主管部门的上岗培训，缺乏系统的档案专业知识，致使部分档案工作无法开展。

(四)高校档案管理队伍结构不合理

一方面，高校档案管理人员很多都是从教学一线转岗过来，所学并不是档案管理专业，有的高校甚至没有一名档案专业管理人员。另一方面，高校档案管理人员队伍中，年轻同志少，大部分都是中老年人，很难适应新技术的应用，思维往往固定在老的档案管理模式，不利于档案管理制度改革。同时，由于档案意识落后，认为从事档案管理工作没出路，致使很多年轻人不愿意从事档案工作，这导致了高校档案管理队伍年龄结构严重失调，不利于档案管理队伍整体素质的提升。

三、提高高校档案管理人员素质的措施

(一)加强高校档案管理人员档案意识

加强高校档案管理人员的档案意识，使他们认知档案，感知档案，与档案工作融为一体，这是提高档案管理人员素质的前提。首先，要加强全局意识，使他们认识到档案工作者的社会责任和义务，档案工作与学校甚至社会全局工作的关系。其次，要树立信息观念，充分认识档案信息的价值所在，加强对档案信息资源的开发。第三，要强化服务意识，做好档案利用工作。要主动拓展服务领域，拓宽服务范围，完善服务体系，使服务意识成为高校档案事业发展的动力。

(二)建立科学合理的用人机制

改变传统的用人模式，实行全员岗位聘任制，竞争上岗，择优聘用。打破铁饭碗，真正做到能者上、庸者下，定期进行岗位轮换，改变过去许多档案管理人员在某个岗位一干就是数年、甚至是“一岗到老”的不正常现象，不能将学校档案部门作为学校消化富余人员的次要部门来对待，清除影响高校档案管理人员素质提升的根源。

(三)建立高校档案管理人员绩效考核体系

建立一套从档案收集、整理到最终保管的考核体系，学校定期检查和考核评估档案管理人员岗位职责履行情况，并将考核结果作为档案专业技术人员晋级、晋升和评聘专业技术职务的依据。同时实行绩效激励机制，改革不合理的收入分配制度，使档案管理人员的收入与各自岗位责任、贡献大小挂钩，切实调动档案管理人员的积极性，促使他们主动学习，提高业务素质。

(四)合理调配档案管理人员结构

结构合理齐全的高素质复合型档案人才是当今档案工作的要求。要拓宽档案管理人才的来源渠道，下大力气引进部分档案管理人才，特别是高素质的复合型青年人才，充实到高校档案管理队伍中去，合理调配档案管理人员的学历、年龄、知识等结构。通过制定切实可行的短期和中长期的人才规划，逐年引进档案管理人才，使档案管理人员结构趋于合理。

(五)加强档案管理人员的继续教育

要加强档案管理人员的继续教育，使档案管理人员及时吸收新的知识和技术，不断更新知识结构，提高他们的素质。首先，选拔部分有潜力、有进取心的中青年档案管理人员到高等学校接受档案专业教育，系统学习相关知识，使他们的素质显著提高。其次，要对所有档案管理人员进行定期和不定期的业务培训。根据工作业务和岗位需要，以短期培训、专题培训、骨干培训、业务培训等培训形式，使他们及时掌握本专业和相关学科的新理论、新技术、新方法，以提高他们的政治理论水平、专业知识和业务技能水平。第三，要大力支持档案管理人员利用业余时间进行函授、自学等形式的学历提升，帮助他们提高素质。

(六)提高高校档案管理人员待遇

除了感情留人、事业留人，高校应设法提高档案管理人员的待遇，特别是高素质复合型人才的待遇，并配套科研经费。对于其他档案管理人员，由于他们的知识水平、工作能力、工作强度并不低于高校教师，应改变他们待遇偏低的状况，使他们的待遇不低于同类教师的水平。同时在岗位设置、职称评审、进修培训、人才选拔等方面向档案管理人员倾斜。这样，才能留住档案管理人才，使档案管理队伍趋于稳定，促进高校档案工作的健康发展。