论降低高校图书馆的运营成本

王 燕

(山西财经大学应用数学学院,山西太原030006)

一、高校图书馆的成本投入

(一)有形成本的投入

高校图书馆的有形成本主要有:(1)基础设施建设,包括传统的图书馆建筑设备和计算机设备以及通信网络等,如购买计算机及配件、信息交换机、存贮设备等硬件设备。(2)技术支持的投入,包括传统图书馆技术及信息技术、网络技术、数字化技术等,如运行所需的系统软件的购置和开发费用,以及设备运行的维护、更新升级等费用。(3)信息资源的投入,由纸质文献与数字文献共同构成,包括馆藏的纸质文献的收集整序、数字文献的加工定制,如购买电子图书、电子期刊,另外还有数据库的使用费等,其中由于信息资源的特性还涉及到相关知识的产权使用费用等。(4)人力资源建设,复合图书馆需要同时具有提供传统与数字化服务能力,而且能够适应复合图书馆发展需要的复合型馆员,要求同时具备专业基础和多学科知识,如对信息资源的收集、加工、整序、传递和服务等方面的网络知识和技能。

(二)无形成本的投入

高校图书馆的无形成本主要是指图书馆为信息交流及其生成的负面影响所承担的费用和损失。图书馆的无形成本也正是信息服务过程中必须承担的风险和负面影响,包括对用户的信誉度、时间成本管理等。

在加强图书馆信息资源准确度的同时,我们也应看到随着生活节奏的加快,人们对时间价值越来越重视,如何有效降低时间成本,使用户在尽可能短的时间内获得所需要的尽可能多的信息资源,成为衡量图书馆服务效率的重要指标。所以,时间成本管理无疑是降低无形成本消耗的有效办法。

二、高校图书馆降低成本提高效用的策略

高校复合图书馆相对于传统图书馆,其馆藏信息资源结构更丰富,形式也更多样,包括纸质文献、多媒体、本地存储和异地存储的数字信息等。如何将这些资源和服务有机地结合起来,使之形成一个整体而不是简单的叠加,就要求图书馆在信息资源的管理中从多方面考虑,进行有效的成本控制,提高成本的效用。

(一)采购成本的控制

一是要处理好各类信息资源的采集范围和比例关系,需要与本校的各学科发展相辅相成,以学校对信息资源的需求和高校图书馆可持续发展为目标,优化组合,合理配置信息源。二是要在充分考虑读者需求的条件下,优先考虑高校图书馆特色馆藏的数字化,如我校晋商文化研究课题的数字化等,建立健全具有本馆特色的数据库。高校图书馆可以利用能开展深层次咨询服务工作的学科馆员,根据本校的特色学科、重点专业和资源特点,开展专题型特色全文数据库群的建设。三是对于大型数据库,应多采取联合采购,并大力发展信息资源共建共享,凝聚更多的机构单位参加建设,吸引更多的用户参与,也是有效降低信息资源采购成本的办法。四是对于图书、音像资源,应进行充分的市场调查。在目前图书市场激烈竞争的大环境下,可以货比三家,拓宽进货渠道,以低折扣购进。同时,在书店送新书到馆之前,可以让其对图书的编目进行简单加工,以减少图书馆的后期投入。

(二)技术创新与合作开发

面对复杂的图书信息服务要求,技术创新能有效降低信息资源的建设和服务成本,使得有限的经费可以投入到更多更好的资源与服务中去。在特色数据库等资源的开发和利用上,高校图书馆具有社会上商业公司难以比拟和超越的竞争优势,它们不会把资金运作在建设周期长、见效慢、社会效益好的投资上,这是商业公司的赢利本质决定的。但是高校图书馆则不同,其自建的这些全文数据库具有特色性、专题性、高质量性和用户针对性。高校图书馆若能打破思维和体制壁垒,理顺机制,加强与IT界公司机构合作,充分利用本身馆藏资源的优势,结合IT公司的技术实力,加快现有技术和资源的利用,实现双赢。通过不断的技术创新,吸引更多的用户群体,形成规模效应与良好的社会效益、经济效益,吸引更多的机构和人员共同参与建设,有效地推动高校图书馆的可持续发展。

(三)制定统一的标准

在复合图书馆资源建设中,信息资源的组织也是一个十分重要的问题。为避免影响为用户提供资料的准确性,必须对多类型多载体的资源制定统一的标准,由统一的格式进行组织和存贮。无论是纸质文献还是电子书籍都应尽可能做详尽准确的描述,使用户面对信息资源的多项选择时,能更直观、更深入地了解,以节约用户判断选择的时间,增加图书馆信息资源的利用。

(四)服务的创新

现代图书馆应以用户为中心,以用户的需要为核心,摆脱传统的单个、重复、被动、琐碎的手工服务模式,将服务模式从“单纯服务型”转变为“服务经营型”,面向社会,面向需求,采用新的服务方式,主动为读者上门服务。比如清华大学图书馆,聘用专业人员为学科馆员,提高信息资源建设和信息服务质量。建立高校图书馆的读者信息库,将用户进行细分,按照不同层次用户的不同需求,提供个性化服务,进行实时跟踪服务。了解教师的需求,公共课教师与专业课教师的共同之处和不同之处,不同职称教师的需求变化。了解在校大学生最需要的文献信息,了解不同专业、不同年级学生的需求。

(五)人力资源管理

人力资本的投入在成本核算中是很重要的一部分,高校图书馆如果想真正建立起一个现代化的复合图书馆,为用户提供优秀的服务,就必须拥有一支与之相适应的先进管理队伍。但是高校图书馆大多是由财政拨款与学校自筹资金投资建设的,图书馆不具备完全人事权和财务权,往往是在人员编制和经费既定的情况下运作,使其在人力资源开发上,更多地要在发挥现有人员的能力上想办法,建立一种科学合理的量才为用、公平竞争的人才使用机制。在岗位设置上,应以工作流程和工作性质设岗,以岗位的专业技术含量制定岗位等级,系统分析岗位需求。同时,对馆员进行全面细致的分析,在现有的人员基础上,依照业务素质、工作能力和工作作风进行分组,实现工作人员和岗位之间的最优匹配。在人员任用中要从根本上建立起重实绩、重贡献,向优秀人才、关键岗位倾斜的竞争激励机制,善于综合运用灵活多样的激励措施,以提高竞争意识,促使馆员不断提高自身的专业素质和工作技能,以更好地适应岗位的要求。重点岗位人员的选拔应重视学历层次和专业背景,内部不能满足需要时就必须引进人才,通过合理的人才储备,不断完善人员和岗位的结构优化。

(六)用户的培训

在数字图书馆的应用下,用户行为对图书馆工作的影响更为明显。复合图书馆若要逐步减少手工操作,就必须对用户进行相应的培训,使用户与图书馆共同进步,才能最大限度地发挥资源的作用,提高图书馆服务的效益。定期举办用户免费培训,不仅可以提升用户对图书馆的印象,也大大减少了馆员用于解答用户一些简单问题所花费的大量精力。所以,每年的新生入学都应对其进行有关图书馆使用的学习教育,对教师也应定期举办各类讲座,以便广大师生能更好的使用和利用高校图书馆的资源。

[1]杨 哲.论图书馆知识转移中的成本控制[J].科技情报开发与经济,2009,(16).

[2]姜翠景.节约型图书馆建设与成本控制[J].情报探索,2008,(11).

[3]叶 林.论图书馆资源整合[J].前沿,2005,(1).