智能高效的广播(电视)广告合同管理系统建设探究

杨滨

摘要：在现代社会发展中广播电视行业得到了充分的发展，在广播电视行业的合同管理工作中，正逐步以高效智能化的广播广告合同管理系统，对传统的管理模式进行取代。当前，各广播电视传媒公司在发展中，正对广播单元进行统一经营、统一管理，由此使得广播事业得到充分的发展。目前，我国广播电视传媒有限公司在发展中业务量逐步提升，而改革的深入也使传统信息化系统在应用中存在制约性无法满足，不断增加的工作需求需要应用更具配套性的广告合同管理系统，提高广告合同的管理效率，提升广告分类搜索汇总工作的实际高效性，确保广播广告活动管理工作具备集成化管理特征，实现集团化统一性管理。由此，为后续的大数据管理模式提供构建基础。以下便对如何建设智能高效广播广告合同管理系统进行分析。

关键词：广播广告;合同管理;智能系统;智慧管理

在时代发展中，诸多广播电视传媒企业已经能够在工作中对各类信息化合同管理系统进行应用，系统更新速度相对较快，由此也使得原系统在应用中无法充分满足当前广告合同管理的实际需求。传统系统在应用中多与广播广告上单系统结合，并且会在局域网内部使用，而对于软文以及专题活动等其他金融类收入合同则无法进行统一管理，由此也使得广播电视传媒公司无法对各广告合同的签订效率以及执行情况与付款情况进行了解，同时无法及时对各个频率实际应收情况进行考核。传统系统在设计过程当中，主要参考当时条件之下，全国各大电视台在管理中的需求，因此系统具备过于广泛化的特征，而电视台在发展中，需要部分智能化的功能，但该系统无法实现智能化管理，当前广告业务量正逐步增加，同时广播电视台正面临着深化改革的实际发展情况，传统系统就事实也无法满足目前创新型广告管理模式。因此，有关技术部门需结合广告合同管理的实际发展特征构建专业性的广告合同管理系统，完善当前传媒公司在广告活动管理中的实际情况。

一、对系统研究背景进行分析

目前数字化技术已在生活中的各个领域进行应用，并且涌现出各类创新型的数字产品。广播电视行业目前仍然承担着信息传播以及舆论导向的作用，同时属于大众文化娱乐普及的重要手段，广播电视台在发展中需要以更加智能化的管理方式。對电台中的各项工作进行管理，除传统的设备储存编辑录制等诸多功能外，需要从行政角度以及财务角度开展更加智能化的管理。智能化广播管理系统及功能具有多样化的特点，播出站、广告站等诸多部分均属于该系统的子系统。广播电台在实际工作中，除了需要开展新闻音乐的各项素材制度以及素材管理播出之外，同样需要在节目中插播广告，由此广告管理工作极为重要，而广告管理需要以优质的合同系统作为管理的主要依据。而智能化广告合同管理系统能够对广告的合同信息进行收集并进行集中管理，在相关人员对各项广告信息进行搜索时，能够简单快速地对各项信息进行收集，确保合同管理高效性。

二、对智能广播广告合同系统研发的困难进行分析

在开展系统的开发工作之前，广告合同管理工作会涉及诸多部门，并且需要由各部门协同管理，而相关合同在管理中的实际要素具有差异性特征，因此导致信息集中性较低，无法拥有较高实时性，使各部门协作难度较高，使业务的流程组织效率大幅度提升，同时存在着费时费力等问题，具体问题可从以下几个角度进行分析。

（一）文档管理难度较高

在长期的合同管理中，出现纸质版合同以及电子版合同共同存在的实际情况。而部分纸质合同无法录入到电子系统内，并且部分电子合同无法拥有纸质备份，由此也导致相关人员在查询合同时存在诸多困难，存在着合同管理系统完善的实际应用意义薄弱等问题，而各部门在对合同进行查找时，需要耗费诸多时间。

（二）进度控制难度较高

由于合同数量较大，并且在合同管理中其参与人员数量较多，因此合同进度同实际控制公司的进度相关，由此也导致相关人员若想对合同的实际进展情况进行了解存在滞后性，而财务人员也无法通过合同的实际发展情况，对合同的收款进度进行了解，从宏观角度而言会影响企业在发展中的实际效益。

（三）信息汇总难度较高

由于在管理中各部门的数据格式具有差异化特点，因此在采集过程当中不能够做到及时持续汇总工作，往往会消耗大量时间，并且无法做到精细管理。因此使得信息的汇总收集存在困难，对于部分领导决策会产生高度负面影响。

（四）预警机制有待完善

在合同履行过程当中，无法具备较为完善的合同回报进度以及收款屏障，关键节点预警等环节，因此需要依照广播电台各类广告资源的实际情况以及管理的实际需求，构建广告业务类管理系统，充分跟踪广告业务在合同签订至其播出的全部流程中的各项细节内容，充分体现出电子智能化、信息化管理的优势，将业务及信息进行统筹管理，使广告资源管理能力不断提高。

（五）系统运维复杂度较高

在系统投入到实际的运营后，若想使系统的实际运营完善度得以提升，需要时刻对系统进行运维。在系统运行周期会存在诸多漏洞需要进行完善，并且在系统运行过程当中也会存在着各类安全风险。如何使系统的各项漏洞能够逐步解决，并且提升系统的安全防护性，是实际系统构建过程当中所需要注重的重要问题。合同管理工作与当前的电视台发展利益密切相关，而电视台的发展过程当中，在合同平台开发时，往往存在着仅能够注重前期的开发创新，而忽视后续的运维管理工作的问题。由此使得电视台的发展过程当中，针对系统的运维工作而言，无法拥有更加完善的团队进行有效的维护，使得实体运营存在严重的缺陷。并导致在各项运维事件发生时，无法在第一时间进行有效的处理。因此使得系统故障时，存在合同丢失、合同篡改等诸多负面情况发生的概率大幅度上升。而基于系统在构建过程中，会具备一定的复杂程度，由此运维中其难度也会同比增长，如若无法对各项运维工作进行细化，将严重削弱系统后期的运维能力。

三、系统设计工作

在系统的构建过程当中，首要任务在于对系统进行优化，在设计中需要结合当前实际应用的需求，逐步添加各项功能，在实际功能模块划分中需要做到细致完善，保证各系统模块能够有效满足目前实际运营的需求。此外，在实际的系统设计过程当中，需要充分分析当前系统的实际开发环境，对应用的各类软件及需要使用的编程语言进行确定，选取专业的技术人才开展实际的系统开发工作，同时需要明确当前系统的实际工作特点，以此基于工作的实际需求以及系统构建的特点，开展后续的维护工作，以下对实际系统的综合设计工作进行详细的分析。

（一）系统主要功能模块分析

在系统构建中，主要会包含广告合同数据管理、数据统计、操作痕迹以及用户权限研究四大模块。首先，在广告合同数据管理模块构建中，该模块需要负责合同基础数据以及各项相关共用数据的综合管理，需要依照客户的实际权限进行配置设定，由此确保同一系统内能够实现多个频率的闭环性合同管理。同时，满足集团化数据汇总的统计要求，实现预期统计目标。第二，在进行数据统计模块管理中，需要依照当前的管理工作现实需求。对数据统计进行分析，此模块在应用中会依照合同的实际及级别以及相关行业对播放量進行统计，并且统计实际合同的付款情况。第三，在操作痕迹模块构件中，其目的在于确保录入数据具有高度严肃性，系统会通过自动记录的模式对各功能在实际操作进行记录，防止存在人为对数据篡改的情况，如若出现数据错误，则可以在系统内通过查找各项篡改数据的记录查找原始数据实现数据回溯。第四，对用户权限模块进行构建中，其系统的操作用户主要为各个频率的内勤工作人员，以及集团公司的财务及内勤工作人员，同时为各级别领导，该模块在应用中能够依照操作用户的实际需求，对菜单功能及模块功能进行细化。

（二）对系统开发环境进行分析

在系统开发中主要的应用工具为Microsoft Visual studio以及Net framework 3.5，在开发过程当中会应用C语言、Java script语言同时会应用Microsoft SQL servel，数据库在系统架构构件中主要应用B/S结构完成系统的实际开发。

（三）对系统特点进行分析

在系统构建中需要具备安全稳定性以及便利性与拓展性。第一，系统需要具备高度的便利性。由于在实际运用过程当中会将B/S，因此其维护及升级通过对服务器进行操作便可完成。因此在应用中对于通过局域网办公的系统而言，防止用户端在维护过程中存在的各类麻烦，并且B/S结构在应用中，客户仅需要以浏览器的方式便可完成登录，同时完成各类操作解决在平板电脑、手机等诸多终端中使用的复杂问题。第二，系统具备高度的安全稳定性，此系统在构建中应用当前主流软件进行开发，其软件开发技术具有高度成熟性，软件具有高度稳定性，在硬件的选用中会应用，专业服务器同时会将数据库服务器以及web服务器分开管理，在数据库服务器的构建中会使用Raid1技术，由此确保数据具有高度安全性。在广域网的网访问中，会为路由器开放端口，并且开展有效的虚拟映射，以此对服务器的真实访问IP以及其访问端口进行隐藏，由此使网络构建的安全性大幅度提升。第三，具备高度拓展性，系统研发工作人员主要为广播电视台相关技术人员以及实际行业内部的各类业务人员，因此在实际工作中会先行对广告合同管理的实际情况以及在系统构建中所出现的各类问题进行分析，针对各项问题在开发中有针对性地进行具体的调试工作，对后续可能需要加入的各项智能化功能陆续进行调试，并逐步对技术更新，而在此过程当中便会预留出一定系统拓展空间，确保系统能够进行优化升级。

四、对系统的日常应为进行分析

在日常工作过程当中，广告合同系统的运维会涉及系统监控时间处理、业务的实际优化、各项代码的维护以及综合性的优化，以及用户体验完善流程技术管理以及跨系统综合调测与异常数据处理等诸多内容，而为了使得信息系统的服务工作得到不断的优化，在实际的系统构建中，需要构建广告合同系统运行管理规范。在实际的运维事件发生之后，首先便需要对紧急事件进行综合性的判断。并且需要启动应急行动充分依照定义的应急级别逐级上报。其次，在日常事件的运维中，需要应用知识库进行有效的处理，需要对实际系统进行综合性的监控，每周形成专业性的运维日志，需要对发现的问题进行综合性的管理，同时需要进行有效的修复，针对资产的实际管理中心提出相应的调改单，需要依照情况分别开展有效的配置更改以及系统变更工作，对于系统的变更而言，需要定期对版本进行有效的发布，以下便从部分关键角度对实际的系统运维工作进行分析。

（一）对应急预案进行分析

在合同管理过程当中，系统的完善度极为重要。如果系统瘫痪将可能使得当前合同管理工作存在诸多漏洞，严重影响电视台的利益。由此，在实际的系统构建中，首先便需要对各类应急预案进行有效的构建，为了针对目前可能存在的各类故障，并且有效地采取应急行动，需要确保广告合同管理系统的应急预案能够得到有效的完善，需要对故障的处理流程进行细化，由此确保事件响应速度得以提升，保证合同管理安全的前提之下，确保合同管理业务能够得到正常运行。需要对可能发生的病毒入侵以及系统漏洞产生的数据丢失等问题进行有效的研究并且形成具有高度针对性的应急预案，确保各类合同管理的安全性得到提升，防止合同丢失。

（二）对业务监控工作进行分析

为了对合同的实际管理情况进行有效的研究，在系统构建中需要开展有效的合同系统监控工作，需要在系统构建中开发业务监控界面，运维人员以及经过授权的业务人员能够对实际的管理界面进行查看，以此能够对合同的实际输入、输出情况以及具体的变更情况进行有效的监管。在实际的监管系统构建过程当中，需要对合同系统的实时状态进行有效的体现，由此从诸多角度上保证在实际合同系统运行管理过程当中，能够受到技术人员的有效监督与管理。在日常工作中，需要由运维人员对实际的系统运行状态进行记录，保证合同管理系统能够正常运行。

（三）构建运维日志

每周需要由运维人员对上一周所存在的各类运维事件进行整理分类，同时形成详细的运维日志，以此对运维问题进行跟踪调整，需要将新增的各项问题处置方法添加到实际系统运行的处理知识库之中，以此方便后续系统出现同等问题时更加高效地解决，确保合同管理安全性。需要针对所发现的各类问题进行汇总记录，并且协调相应的原因，提出具体的解决优化方案。

（四）开展高校的配置管理工作

在开展日常管理过程当中，运维人员需要依照合同管理中心的实际要求开展有效的系统配置，维护员工需不断对系统进行优化确保系统能够拥有更加丰富的配置，保障系统应用的灵活与安全性。同时，对系统应用的情况进行有效的收集，  并且根据实际的反馈内容开展系统的优化创新，以此保证合同管理平台能够逐步完善，并且在配置不断增加的前提之下，确保当前的合同与实际的电视台运营需求相符，保证合同管理能够拥有更为完善系统作为支撑，提升系统应用的有效性。

五、对系统使用效果进行分析

（一）有效规范合同管理工作

当前录入系统的合同信息主要为合同的实际编号以及合同客户的名称、广告的行业以及其具体类别需要发布的具体时间、合同的实际约定金额以及合同规定的上架时间以及合同在实际工作中的上架时间，同时会包含合同结束时间，以及合同在全部履约过程当中的执行情况与合同的经手业务员各项备注附件以及具体的编排方式。在对于合同经营管理中，除合同的附件以及备注之外，其他各项均为必填项，业务人员需要對各项信息进行详细分析，确保合同完整合理后才能够进行正常录入，由此防止合同录入中存在信息不全或合同丢失的情况。

（二）优化合同付款管理工作

在进行合同管理时，只要合同在管理中出现非常规性的问题，则需要对其进行备注，诸如付款操作同样需要进行详细备注，由此，在后期对付款细节进行核对时，可以通过搜索备注方便合同的审计以及核对查找等诸多工作。

（三）附件上传具有高度便利性

在实际合同签订过程当中，各类附件多为纸质文件。而传统的模式之下，通过逐页扫描上传会耗费大量时间，在系统的应用中，可以通过移动终端登录该系统，通过平板电脑及手机对各项附件实时拍摄并通过手机终端进行上传，由此使文件上传具有高度便利性，确保合同附件完整清晰。

（四）数据更新速度较快

在合同的管理中，实际合同可能会存在增加附加合同或者进行信息删减问题，传统管理模式无法及时体现各项信息删减及合同增加，由此使数据管理更新存在滞后性，而通过该系统的应用，能够在系统内部实时对用户的合同信息增减进行体现，通过平台内部进行操作而防止各级信息审批存在的滞后问题。

（五）提升合同查询及信息统计效率

由于合同管理中通过更加完善的信息录入模式，以此确保所收集的合同信息高度真实有效，并且确保合同信息详尽，通过对各项条件进行综合查询，能够精确地在系统内部对所需要的各类合同进行查找，同时能够在第一时间对合同详情予以获取，并且在短时间之内查找与搜索关键词相关的全部合同，同时对合同进行统计分析，提升信息统计效率。

（六）一键生成各类数据统计信息

在实际广播行业发展中，广告行业的播放量以及广告类别的播放量相对较大，在管理中存在一定难度，通过该系统能够充分对行业播放量及内地播放量进行有效统计，可以在系统内选取所需插入的月份以及所需查找的天数，获取某段时间之内的广告播放量数据，而由此也能够为付款提供依据，在付款统计过程当中，可以选取播放的起始日期以及终止日期获取所需时间内各项行业内的付款数据，而集团相关内勤工作人员能够由此对全频率数据进行统计，改变传统系统应用中，每月以及每季度需要花费较多时间对各项频率数据进行统计的情况，以此使人力资源工作效率大幅度提升，减少在合同管理中的各项冗杂工作。

（七）对未支付进行智能化提醒

在系统应用中可以自动判断某一月并未付款的合同，并且会将其背景颜色变为黄色，如果超出一定期限，则其背景颜色将变为红色，以此使业务员能够更加及时催收各项款项。

（八）为领导决策提供重要依据

在系统应用过程当中，由于能够更加及时对各个频率及全频率的数据进行体现，由此使公司高层领导在实际数据管理中能够对各项数据的情况进行直观观察，由此依照各项数据的情况，对后续的战略发展方针进行调整，并且开展各项指标考核工作。

六、对系统功能未来发展趋势进行分析

此系统在应用中，在现有基础之上会逐步增加各类功能，由此使管理具有更加简单智慧以及信息化特征。第一，在开发应用中逐步添加邮件群发以及短信群发功能，增加自动对软件及短信发送的功能。第二，在系统构建过程中会建设个人空间模块业务员，在实际系统应用中可注册自有账号，通过自有工号对合同以及所负责的各类客户信息进行管理。第三，在系统内部会对客户信息进行统计，构建客户管理模块，对客户信息进行智能维护，定期向客户发送祝福，同时发送广告上下单提醒以及客户定制化需求业务提醒，以此提升广告合同服务的完善性，增强用户感知。第四，在系统构建中会增加业务提醒模块，该模块的主要用途在于对规定时间之内并没有付款的合同进行筛选与判定。并且向有关负责业务员发送信息进行提醒，使其及时开展催款工作，同时如若合同即将到期，系统也将以自动化的方式提醒业务员跟进业务的续签以及收款。同时会进行到账提醒，确保合同在签订至结束能够获得全流程化管理。第五，在合同管理系统构件中，会对任务目标管理模块进行优化，需要结合整体频率及个人的发展情况，对创设目标进行设置，并且在系统内部实时对各个业务人员及各频率的实际业务完成情况进行显示，由此为后续考核提供完善依据。就财务角度而言，可根据上述统计的目标完成情况，对各频率工作人员的实际奖励惩罚进行量化，管理人员可自动设置管理周期，并且依照所设置的周期进行周期性数据报告统计。

七、结语

在当今时代发展中，广播活动管理工作需要具备更加智能化创新化的特征，在开展各项广告合同管理中需要应用信息化技术，并且结合时代发展特征，对传统的信息管理模式进行优化，逐步提升系统的智能化特征，提高其管理效率。在开展实际的系统构建中，需要结合企业发展的需求对管理问题进行分析，结合管理中可能出现的各类情况探究细化管理工作的方式，在系统构建中需要确保合同管理工作具备高度规范性，保证合同查询审计等工作能够具备便捷性，以智能化系统对客户进行跟踪服务，对业务人员进行管理。进行更加细致化的考核工作。同时，需要为系统留有可拓展空间保证系统在构建中能够随技术的优化发展，而得到不断完善，提高合同管理工作效率，促进广播电视行业智能化改革，确保广播广告合同管理工作更具高效性。

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（作者单位：广西广播电视台广告部）