浅议全面提升高校学生档案管理现代化水平

时间：2024-06-19

郑瑾

(常州工学院江苏常州 213002)

0 引言

高校学生档案真实地记录着学生在校期间学习和成长的过程，是对学生师承专业、研修课程、学业成绩、学有专长等方面的记载，不仅对学生以后的就业、流动、晋升、待遇等问题有着重要的参考价值与影响作用，而且对高校自身利用和开发校友资源亦具有较高的应用价值。随着国家人事管理制度改革的不断深化，用人单位人事档案管理方式的根本变化，对高校毕业生档案管理工作也提出了相应的要求。推进高校学生档案管理现代化建设，是提升高校管理水平、服务人才培养的现实需要，是适应社会发展需求、服务用人单位的现实需要，也是高校学生档案管理工作自身发展的现实需要［1］。

1 高校学生档案管理现代化基本内涵

高校学生档案管理现代化，是以现代科学管理思想为指导，调动档案管理工作者的积极主动性与创造性，采用现代管理方法和手段，充分利用先进的现代技术和设备，对学生档案工作实现全程管理，不断提高学生档案管理的综合效益，以实现学生档案管理工作的科学化、规范化、制度化［2］。

1)高校学生档案管理技术现代化。这是高校学生档案管理现代化的核心内容。在高校学生档案管理中，要充分运用国内外先进的管理技术、手段和方法，实现管理技术、手段和方法由传统式向现代化转型。当前改革重点就是要推动实现高校学生档案管理的数字化［3］。

2)高校学生档案管理设备现代化。这是高校学生档案管理现代化的物质基础。在高校学生档案管理中，要充分运用现代化的设施设备，确保档案管理的“软件不软、硬件够硬”，为推进高校学生档案管理工作提供物质保障［4］。

3)高校学生档案管理主体现代化。这是高校学生档案管理现代化的关键因素。要重视高校学生档案管理工作者队伍建设，不断提高学生档案管理工作者队伍的管理素质和管理能力，掌握现代管理知识、手段和方法，熟练使用现代管理技术和设备，成为学习型服务型创新型的档案管理工作者。

4)高校学生档案管理制度现代化。这是高校学生档案管理现代化的根本保障。制度是管长远的，也是管根本的。时代的发展变迁与高等教育改革都对高校学生档案管理工作提出新要求，必须切实加强高校学生档案管理制度建设，以科学的管理制度、现代化的管理理念、严格的制度要求与完善的运行机制来确保学生档案管理科学化水平的不断提高。

2 高校学生档案管理现代化重要意义

高校学生档案不仅记录着学生在校期间的学习、生活等重要信息，还记载着学生个人及其家庭的基本信息，这些信息不仅关系到学生学籍的合法性，也关系到学生是否能够顺利毕业，更是社会招聘人才、使用人才和培养干部中最真实可靠的历史资料。因此，推进高校学生档案管理现代化建设，事关高校管理和制度建设，事关高校人才培养，事关高等教育改革，意义重大，必须切实加以重视。

1)高校学生档案管理现代化，能够为高校“特色育人”和教师“因材施教”提供重要信息平台。高校的根本任务是立德树人，培养中国特色社会主义事业的建设者和接班人。换句话说，就是培养对国家、对民族、对社会、对人民有用的人才。这就要求高校教师要针对不同学生的实际，因势利导、因材施教。学生档案是学生学习和成长的全景式记录，现代化的学生档案管理工作，为高校“个性化”培养特色人才和教师“因材施教”提供了坚实可靠的信息查阅服务平台。

2)高校学生档案管理现代化，能够为高校与用人单位培养、发现、推荐和选拔人才提供快捷有效的参考信息。学校对在校大学生的培养、发现、推荐和选拔并不是凭空进行的，往往需要通过调阅学生档案进行比对、分析、筛选和确定。现代化的学生档案管理工作将为学校开展相关工作提供快捷、准确、有效的服务。用人单位除了对毕业生进行面试以外，往往需要通过现代化的学生档案管理系统，了解毕业生的专业特长及个性特点等，以确定是否适合岗位需要;同时，对毕业生的工资待遇、职称核定等，也需要借助高校学生档案管理系统进行核实，以利于准确把握毕业生情况，科学考量毕业生适岗程度，合理确定薪资待遇和职级职称，确保用人单位选好人才、留得住人才。

3)高校学生档案管理现代化，对提升高校总体管理水平、服务人才培养、树立良好社会形象大有裨益。高校学生档案管理是高校管理工作的重要组成部分，是高校各项管理工作中的重要一环。实现高校学生档案管理的现代化，不仅有利于提升高校整体管理水平，而且有利于更好地帮助毕业生服务经济社会发展，树立高校良好社会形象，提升高校社会知名度和美誉度。

4)高校学生档案管理现代化，也是遵循档案管理工作规律和自身发展的迫切需要。目前高校学生档案管理工作大多停留在纸质化管理阶段，手工操作查询，工作量大且易出错。因此，高校学生档案管理工作必须紧跟时代步伐，与经济社会的发展同步合拍，不能固步自封、裹足不前，也不能自我满足、不思进取，否则将会滞后于高等教育的发展，滞后于经济社会的发展，拉低高校管理水平，消解高校管理功能，不利于高校科学健康发展。

3 加快高校学生档案管理现代化建设基本路径

1)高校学生档案资料的数字化。档案资料的数字化，就是利用计算机技术包括扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等，将各种传统载体的档案资料转化为数字信息，以数字信息的形式存储档案资料，并利用计算机技术进行管理。这是档案在现代高新技术的支持下而产生的一种新型档案资料形态，可以通过网络技术互相连接，形成一个结构庞大、运行有序的档案信息库，并能快速检索查询提供应用，实现档案资源异地即时共享。高校学生档案是高校档案的重要组成部分，事关学生的切身利益，各个高校都非常重视学生档案及其管理。面对社会人事档案管理的现代化以及高校自身管理水平的不断提高，高校学生档案的数字化已是亟待解决的重要问题。高校学生档案资料数字化是高校档案现代化建设的基础性工作，只有将传统载体的学生档案经高新技术加工成数字信息形态，才能以数字信息保存，并通过校园网、互联网等进行快速检索和远程查阅，从而提高学校学生档案管理水平和工作效率，增强档案业务部门的服务能力和水平。高校学生档案实现数字化后，可以借助网络技术，突破区位地理隔离，实现超时空流动，这样可以满足用人单位远程查询，有利于用人单位及时全面了解学生，促进用人单位对学生的录用，促进毕业生就业;同时也可以为学生及其家长了解情况提供服务，有利于加强学校与学生家庭的联系和沟通，促进高校全方位育人。总之，高校学生档案资料实现从传统纸质文件向现代数字信息转型，能够提高学生档案利用的广度和深度，从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制。不仅如此，数字化的高校学生档案，还可以大大节约纸张及储藏成本，方便档案的保存和利用，是档案管理工作的一大进步。

2)高校学生档案管理的技术化。传统的高校学生档案的主体是纸质档案，管理模式是手工管理，包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和利用等，依靠人工完成。随着计算机在高校学生档案工作中的推广应用，高校学生档案正逐步实现数字化，许多手工工作被计算机所替代，计算机已经成为高校学生档案工作中必备的基本工具。计算机的使用改变了高校学生档案管理的传统模式，为高校学生档案管理提供了新的技术，为实现高校学生档案现代化提供技术支撑。目前，许多高校使用南大之星档案网络管理系统(高校版)，该系统为纯B/S，即浏览器/服务器结构，不需要安装客户端，操作简单、功能齐全，用人单位、毕业生等需要查询、调用档案，只要输入相应的关键词，就能快捷准确查找到所需的学生档案，极大地提高了工作效率。

3)高校学生档案利用的网络化。高校学生档案的建立不仅是为了记录学生在校期间的学习和生活状态，更主要的是为了档案资料的使用，便于学校、用人单位乃至学生及其家庭了解学生的基本情况。档案的价值主要体现在利用上，档案的利用是档案工作永恒的主题。随着档案资源的数字化和档案管理的技术化，高校提供信息丰富、查阅便捷的学生档案服务，必将成为高校学生档案管理工作的重要内容。因此，高校学生档案利用的网络化，是今后的一个重要方向。高校学生档案利用的网络化，是指高校在实现学生档案数字化以及管理技术化的背景下，充分应用计算机及其网络技术以及现代通讯技术，实现学生档案信息资源的多方共享，使异地查阅档案资料变为现实。对于社会用人单位而言，必将减少外调工作量，提高用人单位录用高校毕业生的工作效率。同时，高校学生档案利用的网络化可使学生档案资料的使用者不断扩大，以实现有条件地对学生及其家长、学生工作管理者、用人单位等多方面开放，努力提高档案资料利用率。可以说，高校学生档案利用的网络化，是高校学生档案管理现代化的重要体现。

4)高校学生档案管理人员的专业化。过去高校学生档案主要是靠员工手工管理，这种传统的管理模式对从业人员业务能力要求较低。随着计算机及其网络技术的应用，档案资源的数字化、档案管理的技术化和档案利用的网络化，要求从业人员应具备相应的业务能力特别是计算机应用能力，更需要现代化的档案工作人才。因此，要实现高校学生档案的现代化，必须解决好学生档案工作人员的专业化。高校学生档案人员专业化是指从事学生档案的工作人员，除了过去所要求的基本素质外，还必须掌握适应档案现代化建设和管理所要求的专门能力。从当前高校学生档案管理工作的实践看，从事学生档案工作人员应该掌握计算机操作系统如Windows、计算机办公软件如office以及上网及网络通讯等基本技能，特别要能够熟练应用Word和Excel等文字和表格处理软件。高校学生档案人员专业化是高校学生档案管理现代化的基本保障，因此，高校必须重视对从业人员的培养，不断提高高校学生档案管理人员的业务能力。