基于“钉钉”软件的高校大学生管理新途径探索

孟志刚，吴娟娟

(厦门城市职业学院 国际教育学院，福建 厦门361008)

根据全国高校思想政治工作会议精神，高校在开展思政工作时，应当坚持因事而化、因时而进的原则，时势而新〔1〕。2017年2月，国务院出台《关于加强和改进新形势下高校思想政治工作的意见》，提出树立“三全育人”的发展理念，突出育人的全员性、全过程性以及全面性。当前，信息化建设不断完善，大数据技术不断加强应用，人类社会已经步入到新媒体时代，在教育管理领域，信息化建设也持续对讲，这对高校大学生管理而言，既有机遇，又存在挑战。由于信息技术水平的不断提升，大数据技术的有效应用，使得高校学生管理有了新的工作途径。在新的时代背景下，开展大学生管理工作时，如何促进新技术、手段和工作实际的结合，加快促进工作方法创新，高职院校必须全面了解学生实际，在此基础上进行管理模式探索，提高学生管理的高效性与规范性，这一点必须给予足够的重视。厦门城市职业学院国际职业教育学院采用“钉钉”软件探索大学生管理新途径。

1 使用“钉钉”软件的原因分析

1.1 学生特点分析

对于当代大学生而言，其生活已经离不开手机、网络、App了。这部分大学生群体有着开阔的视野，思维也比较活跃，能够快速地接受新事物，同时，他们的网络使用时间较长、使用频率也很高，网络平台也成了他们学习、交流与娱乐的重要场所。本文以厦门城市职业学院国际职业教育学院为研究对象，专门选取该学院2019级商务英语和商务日语专业的学生进行试行推广，用户体验良好，成效显著。经过长达一学年的使用，学生使用频率高，能够快速接受，满意度较高，试行阶段取得显著成果。目前，国际职业教育学院正逐步向本学院其他年级推广。

1.2 “钉钉”软件特点分析

钉钉(DingTalk)作为一款能够免费实现沟通与协同功能的平台软件，由阿里巴巴倾力打造，包括多个版本，如PC版、Web版、手机版，能够在不同的终端之间共享文件。该软件是为服务于中国企业而诞生的，借助于系统的管理方法与解决方案使得企业沟通与协同效率获得了全面提升。相较于即时通讯App而言，该软件也有很多共性，但也存在一些有别于其他App的特性，它主要围绕工作圈，注重提升团队各成员之间的协同沟通能力，而不像其他软件过于注重聊天或朋友圈。尽管企业管理是该软件得到开发的初衷，但从功能性角度来说，能够在高校大学生管理中进行有效应用。一些功能模式完全能够胜任高校学生管理的工作需要，更重要的是，该软件的使用对信息技术水平要求不高，这也是保证其在学生管理中进行应用的基础。

1.3 高职院校学生管理工作现状分析

在高校大学生日常管理过程中，主要包括学习和生活管理两项内容，涉及到专业学习、生活习惯、思政教育以及课外活动等方面的内容。目前高校大学生管理工作存在信息传达滞后，时效性低，传息传输渠道不通畅导致的问题，学生各项审批程序停留在纸质审批，效率不高，信息不对称导致数据重复收集等方面也存在问题，同时新时代对学生管理工作精细化也提出更高要求，因此，新时期，在学生管理工作中，必须加强工作方式创新，提升工作效益。之所以要选择“钉钉”软件加强学生日常管理，第一，“钉钉”软件能够为学生管理提供工作平台；二是“钉钉”软件本身的功能模块能满足和贴合大学生日常管理的实际需求〔2〕。

2 基于“钉钉”软件的大学生日常管理模式建构和机制

2.1 建立班级组织架构

为保证工作开展顺利，必须明确工作对象，确保组织的完整性。目前厦门城市职业学院国际职业教育学院“钉钉”在日常学生管理中主要面向2019级学生，同时也向2018级和2017级推广。学生注册信息后，就可以按照学生的专业、年级以及所在班级开展分类工作，最终在总体架构上产生商务英语和日语专业组织。在保证组织架构清晰的基础，针对同一年级群再根据专业与班级做好管理工作，此外，还可以组建班委小群，也将专业任课老师、院系领导加入专业群或相应任教班级群。

2.2 明确功能执行机制

“钉钉”软件功能强大，如签到功能、DING消息功能提醒、事项审批以及考勤功能，并实时掌握反馈信息。这些功能都可以应用于高校学生管理，并以此开发新的学生管理模式〔3〕。

(1)考勤和签到功能。学生考勤是学生管理工作的难点，一般高校都是通过教师或学生干部点名，手工汇总等方式进行或高价购买相关考勤软件，这样花了不少人力和物力，但是效果并不好。厦门城市职业学院国际职业教育学院通过发挥“钉钉”签到功能，将日常考勤工作落实落细，日常考勤签到功能几乎不受人为因素的干扰，以免出现漏报或瞒报的问题，对学生动向予以明确，即便出现问题，也能及时发现，为学生安全提供保障。国际职业教育学院学生考勤签到功能分为晨点晨练、日常上课、课外活动、晚自习、宿舍晚查房、长假或寒暑假去向确认等项目，具体如表1。

表1 国际职业教育学院考勤签到项目一览表

考勤签到功能的具体操作是每个项目由项目发起人发起，在规定时间和距离内进行有效签到，并上传相应佐证材料，这样大大提高了签到情况的准确性和时效性，例如宿舍晚查房以前是采用学生干部或学生党员逐间检查或抽查，这样浪费人力和时间，采用“钉钉”签到后，所有宿舍可同时进行晚查房签到，只需少数学生干部进行后台统计维护即可。同时如果同一个手机在一定时间内登录多个账号，“钉钉”软件会自动向管理员提醒“多人使用该手机号进行打卡”，这样防止人为替签到的行为发生，有效落实学生的日常管理。此外，根据设定时间，“钉钉”可自动生成智能报表，并及时推送至相关人员处，根据报表中学生签到数据准确记录，便于学生管理工作者及时掌握考勤情况，并通过这一系列数据掌握学生的学习和生活的动态，以便有针对性进行引导和教育。

(2)请假审批功能。一般高校请假均采用纸质请假审批，纸质请假审批会出现纸张和人力的浪费，同时还会伴随因信息不对称导致的信息误传。对此，在学生请假上国际职业教育学院采用“钉钉”审批，在应用过程中“钉钉”请假审批表现出无纸化、无地域限制、时效性强的优势，实现“一次也不用跑”的请假审批。国际职业教育学院根据考勤签到功能对应设置五种类别的请假，分别是晨点晨练、上课、课外活动、晚自习、宿舍晚查房等，每个类别都包括病假、事假以及公假。由请假人发起请假审批，填写相关请假信息(请假时间、类型、事由、佐证、抄送对象)后提交至审批人，一旦审批通过，系统会在第一时间把审批结果进行抄送，并推送给抄送人。请假审批相关审批和抄送人如表2所示。

表2 国际职业教育学院请假审批信息一览表

通过“钉钉”请假确保了请假数据的完整性，保证了手续有记录，多人抄送功能克服了传统请假条一式多联的纸质浪费和传输时效性，有效减少了信息不对称现象，管理难度大大降低，采取考勤签到与请假审批相结合的方式，能够让学生管理工作者掌握学生实时动态，工作效率得到显著提升。

(3)信息传输功能。因高校一般都没有固定教室，班级概念没有中小学那么强烈，在相关信息通知上经常出现不到位的现象，导致高校学生管理面临信息传输难的问题。原先信息通知一般采用QQ群、微信群通知或班干部通知，但经常出现QQ群、微信群被刷屏而导致一些同学没有收到相关信息，班干部人工通知也经常出现时效性和执行力问题。如何既快又全地将信息传输到相关学生，打通信息传输和采集的最后一公里？国际职业教育学院采用“钉钉”中的班级群聊，“钉钉”群聊除具备微信群中的聊天功能外，还增加了阅读状态显示，发布信息者发布信息后无需大家回复是否已收到，可通过阅读状态显示群中哪些人已读该条信息，哪些人未读该条信息，对于未读者可采用“DING一下消息必达”方式加以提醒。通过这种方式可以准确将信息传输到每一位学生，打通信息传输的最后一公里，将学生管理工作落到实处。

3 “钉钉”软件在学生管理事务中使用的成效体现

3.1 服务更加便捷化，工作效率得到显著提升

当前，移动信息网络不断完善，软件技术水平持续提升，使得管理方式受时空的限制显著下降，无纸化办公逐步实现，管理成本水平也出现了持续降低的现象。与此同时，学生管理者获取学生信息的渠道得到拓宽，管理主动性也不断增强〔4〕。

3.2 为原有教育模式提供补充

在学生管理工作过程中，辅导员都是依靠各种即时通讯App进行，对于“钉钉”而言，除了具备共性的功能外，其具备的优势与功能能够为高校学生管理提供补充〔5〕，同时“钉钉”也给我们提供了一系列学生思想动态表现的数据，通过对这些数据的分析，学生管理工作者了解到学生的思想动态的表现，例如通过各种的出勤率数据可一定程度体现出学生近期的积极性和学习倦怠情况，辅导员可根据数据结合辅导员面对面的谈心谈话、宿舍走访等形式有针对性地开展工作，这样可提高学生工作的实效性和针对性。

总之，教育的关键在于立德树人，作为学生管理人员，应当严格落实“三全育人”的要求，坚持管理和服务育人的原则，并加强对新技术的应用，以便更好地为学生提供服务。学生管理人员也要明确自身也属于思想政治工作者，既要加强对学生的引导与培养，也要利用新技术手段，提高工作的便利化和人性化程度，保证新技术优势的有效发挥，并探索出思政工作的有效途径。