OA系统在高职院校办公信息化建设中的探索

时间：2024-06-19

何婞媛范春荣

（石家庄铁路职业技术学院河北石家庄 050041）

高职院校信息化建设中最重要的一部分是办公自动化建设。所谓的办公自动化（OA）Office Automation是基于计算机、互联网和现代办公手段的一种新型的办公形式。在大数据时代，OA系统能够便于数据处理和信息管理，促进高职院校信息化、网络化。

1 国内外OA系统的发展现状

二十世纪七十年代在英美等发达国家，OA系统得到高速发展，不单单是在理论上，在实践上更是取得了良好的效果，此时的OA系统是处于局域网阶段，主要是利用数据处理和统计实现个人办公自动化。到二十世纪九十年代后，OA系统增加了文本、图像语音信息处理的功能。在通信技术发展的基础上，打破了单位和地域的限制，向着共享信息资源的方向发展[1]。用户之间可以实现信息传递、资料存档使得工作流程自动化。突破了地域限制不受时间的约束，提升了办公的效率，实现了真正意义上办公自动化。

国内的办公自动化是在二十世纪八十年代中期发展起来的，相对国外起步比较晚。国民经济的飞速发展推动着OA系统不断提升和完善，我国OA系统主要经历了三个阶段。第一阶段是二十世纪八十年代，仅仅将纸质文档变为电子版，存储空间较小。第二阶段是二十世纪九十年代中期，以网络技术为核心，实现了办公文件的交互和管理。第三阶段主要以知识管理为核心，融入了信息处理、知识管理和业务流程。

2 OA系统在高职院校中的设计原则

2.1 实用性原则

以石家庄铁路职业技术学院为例，采用的是正方公司的协同办公系统。在实施时就需要工程师了解各个部门的需求，满足不同教职工的工作习惯。归根结题实用性是要以用户为主，因为学校里年龄大的教职工比较多，他们有自己的工作习惯，所以要做到操作简单，界面清晰，工作流程符合学校工作惯例。

2.2 先进性原则

采用成熟的平台，结合校园门户实现单点登录。先进的技术架构和设计，充分考虑到了浏览器的兼容性，并且能够做到升级速度快，有较强的抗衰性和前瞻性，能够适应高职院校的信息化发展。

2.3 安全性和保密性原则

OA系统的设计开发是为了实现信息资源的共享，但是需要注意的是，例如在收发文功能里面有些文件并不是所有教职工都可以看到。所以在前期权限设置里面需要考虑到，针对不同用户需要设置不同的权限[2]。而且在文件流转过程中每个环节都有相关用户的签名图片，以便于后期存档备查。在后台服务器上有日志功能，可以实时记录使用人员的操作过程，保证了系统的安全性。

3 OA系统在高职院校中的应用优势

3.1 异地办公成为可能

最早的纸上办公有很大局限性，很难保证文件的实时处理。但是OA系统使用后，出差或者异地人员可以在校外电脑通过VPN连接进行文件等相关事宜的审批。为了便于使用我们还有移动校园APP，这样就算没有电脑，用手机依然可以办公。在多校区的情况下，避免办公人员来回往返，大大的节约了办公成本。

3.2 提高了行政办公自动化程度

高职院校行政办公具有较强的流程性，如在收文、发文、差旅审批、请假审批、调带班、调代课等都有严格的流程规定。一个环节没有审批不能审批下一环节，在一定程度上影响了教职工的办公进度。但是在OA系统里面有短信提醒和平台提醒，这样可以提醒下一环节办理人及时办理。教职工还可以通过流程监控查看办理进度。平台管理员也可以根据流程监控帮助催办。所以采用OA系统可以实时监控各个部门的办公进度，提高了各部门之间办公的协作性和办公自动化程度。

3.3 节约办公资源

在高职院校行政办公过程中，学校内部和上级部门经常会出台很多文件，这里就会用到打印复印，难免会造成纸张浪费。但是在使用OA系统以后，我们可以采用线上办公，真正做到了无纸化办公。

4 OA系统在高职院校建设中存在的问题

4.1 系统普及程度还不够

首先是因为相关部门多年的办公习惯，导致他们不愿意接受新的办公手段。其次就是系统建设部门工作量和人员数量严重不匹配，专业人员不足使得系统很多功能没有上线使用[3]。最后就是由于学校里面多数都是年龄比较大的教职工，他们对于计算记得使用不是特别熟练，这在很大程度上阻碍了OA系统的推广。

4.2 系统办公流程人性化程度不够

各个部门有一套自己的办公流程和相应的表单，但是在OA系统里面流程设置时由于系统人性化程度不高，在流程设置时有部分流程不能满足相关部门要求。按照部门要求进行设置以后会出现流程环节出错。对于身兼数职的教职工不能满足按部门审批。由于工作繁忙有些教职工不能及时审批和自己有关的文件，导致流程无法往下进行，严重耽误办公进度。

4.3 流程泛滥增加了平台管理人员的工作量

目前学院OA平台已经使用了收文、发文、请假、调代课、调带班、差旅审批等流程，但是在使用过程中管理员通过流程监控发现很多教职工分不清什么时候用差旅审批流程，什么时候用请假流程，导致流程填报错误。平台管理人员需要每天查看流程监控，发现错误流程及时打电话告知相关教师。很大程度上增加了平台管理人员的工作量。