备用口服药信息管理系统的设计与应用

□ 王红霞 WANG Hong-xia 吉莉 JI Li 陈小芳 CHEN Xiao-fang 朱慧丹 ZHU Hui-dan 葛雅静 GE-Yajing 孙彩霞 SUN Cai-xia

Objective To introduce the design background, implementation process, and effect of the standby oral drug information management system. Methods Based on the original management process of the standby oral drug in a tertiary hospital in Wenzhou, the standby oral drug information management system was designed to solve the problems in the weak links and key nodes. Results After using the standby oral drug information management system for 6 months, the drugs needing to be replaced for expiration were reduced by 1805 tablets, saving about 2,823 yuan in total. The number of adverse events related to the standby oral drug was reduced to zero. The qualified rate of the expiration examination of standby oral drug increased to 100%. Conclusion The standby oral drug information management system helps improve the quality of hospital's drug management, reduce the incidence of adverse events and achieve economic benefit, proved to be worthy of wide clinical use.

备用口服药是医院各科室常用药，主要用于应对临时治疗及夜班补药不便情况。因其使用频繁，每种药物通常会备有5～10片置于玻璃瓶或化验试管中[1]。常备药物包括有镇静药(如地西泮)、止痛药(如去痛片)、降压药(如硝苯地平)等，种类繁多。患者服用后，护士按常规补充所缺药物于储药容器中。按照本院传统的备用口服药管理流程，所有备用口服药均需每半年更换处理一次。这一过程存在不少的安全隐患[2]及资源浪费问题[3]。医院药物的使用首要确保正确、安全、质量合格[4]，与此同时遵循经济效益原则，实现资源利用的效益最大化。因此，在各科室必须有备用口服药的情况下，如何更高效安全地管理好这些药品是亟需解决的问题。我院自2019年7月起，开始借助信息化手段，结合临床需要，设计了备用口服药信息管理系统，应用后取得良好效果。

备用口服药信息管理系统的设计与应用

1.设计原则。通过将护士站医嘱导入系统与电子病历系统及药剂科病区药房管理系统建立数据连接，实现备用口服药信息实时更新，准确统计各护理单元各时间段备用口服药的使用种类、使用剂量及使用频率等数据，而药剂科病区药房管理系统可以准确读取是病人即时用药还是补充备药，以打印准确的外包装信息。

2.设计依据。备用口服药信息管理系统以我院原备用口服药管理流程为设计基础。原备用口服药管理流程为：全院79个护理单元科室中总计备有51种备用口服药，每次患者需临时服用时，护士按常规电脑里导入相应医嘱后，将储药容器中的备用口服药交于患者先服用，待病区在统一时间段确认医嘱后，药剂科会使用包药机将有该患者信息的口服药单片包装，送至病区，因包装袋上含有患者信息，病区护士会将该包装袋去掉，取出药物统一储存于储药容器中。每种备用药按拆分后有效期为半年计算，至少每半年需统一更换一次，平均为1805片。

针对上述备用口服药管理流程，我们组建由护理部、信息科、药学科等多学科人员参与的研究小组，进行头脑风暴，筛选出目前管理流程中存在的突出问题，主要包括：①备用口服药品种类及数量繁多。各护理单元平均备有口服药有3.5种，最多的备有12种，甚至其中还包括镇静药、止痛药等高危药品，每种药品储备数量在5～10片左右，而每半年1次的护理单元备用口服药更换，需要护士做好统计、申请、整理、查询等诸多工作，这些都加大了药品管理难度，也增加了护士日常工作量。②药品混放难以分辨。所有备用口服药从药房补回后均由护士拆分，裸露地存放于相应的药品容器内，此时容器内各药片的有效期分辨不清。③药品无包装影响药物质量及药物使用安全。裸露的药品存放于储药容器中，每次取用时药物均与空气接触，尤其在梅雨季节易受潮发霉；而护士直接从试管或玻璃瓶中倾倒取出药品，极有可能掉落或污染剩余药品，造成差药的可能；若有护士对药品的性能、剂型等不完全熟悉会影响对药品的正确核对；患者是给药过程的接受者，听从护士的宣教安排，无外包装的药品将导致患者在服药前无法确认其正确性，影响服药依从性[5-6]；患者在治疗期间若需服用多种药品，那当这些药品混放时就存在分辨困难，而且在现有的医疗情况下，住院患者多，病床间距小，此时药品就有被放错床头柜的可能。④裸露药品的卫生及患者不适感。护士直接用手或用纸张包裹发放药品无法保证药品卫生，据住院患者满意度调查结果显示，这样的行为有引起部分患者心理不适感。

2019年7月，我院利用信息技术，结合上述问题，组织相关人员设计备用口服药信息管理系统，经过测试并正式投入使用。

3.系统设置。该系统包括信息化备用口服药使用查询系统和备用口服药单片包装信息管理系统。

3.1 信息化备用口服药使用查询系统。该系统主要是将护士站医嘱导入系统与电子病历系统建立数据连接，实时更新备用口服药相关信息，准确统计各护理单元各时间段备用口服药的使用种类、使用剂量及使用频率等数据，指导缩减备用口服药的种类及基数，以达到既能最低备量，又能满足临床需要的目的，确保患者安全，又减少资源浪费。

具体操作方法是：当患者使用了备用口服药时，护士只需在护士站系统导入医嘱的备注栏注明“备用”，电子病历系统里的电子医嘱就会生成相应医嘱数据，护士站查询系统就可以实时查询病区备用口服药使用情况，包括备用口服药使用种类、使用剂量、使用频率以及每次使用的医嘱时间、导入时间、执行时间及是否收费，查询日期跨度可以随意，方便追踪每片备用口服药的“去处”。

3.2 备用口服药单片包装信息管理系统。该系统主要是将护士站医嘱导入系统与药剂科病区药房管理系统建立数据连接，护士站医嘱导入后，药剂科病区药房管理系统可以准确读取是病人用药还是补充备药，以打印准确的外包装信息。

具体操作方法是(如图1所示)：当患者使用了备用口服药时，护士只需在护士站系统导入医嘱的备注栏注明“备用”，药剂科就会在接收医嘱后由自动包药机以备药形式包装药物，当日或次日送回科室，护士接收到的备用口服药单片包装，包装上不包含患者个人信息，包含的是药名、规格、有效期、“备用”等信息。护士可以直接根据有效期按顺序存放于药品柜中。

图1 备用口服药信息管理系统

备用口服药信息管理系统的应用效果评价

经过以实际问题为导向的综合干预和多学科团队协作，在应用备用口服药信息管理系统6个月后，本院备用口服药在药品的种类与数量、药品安全管理及经济成本等多方面获得初步成效(见表1和表2)。

表1 备用口服药信息管理系统改进前后对比

表2 备用口服药信息管理系统改进前后口服药储备情况(选取排名前五位药品)

1.备用口服药品种类与数量。备用口服药品种由此前的51种缩减为40种，缩减幅度达21.6%，其中药品种类减少最多的护理单元从9种减少到5种。备用口服药基数从1805片减少至1107片，减少幅度达38.7%。另外，在应用备用口服药信息管理系统后直接免去了每半年一次的备用口服药的统一更换，节约了1805片药品。

2.备用口服药品安全管理。在应用备用口服药信息管理系统后，相关不良事件发生由3起降为0起，下降幅度达100%。备用口服药效期管理的检查中，合格率由原先的95.8%提高到100%。

3.医护工作量。护士站设立专门的备用口服药储存柜，柜内分格放置，把固定基数的口服药分别放入不同格内，进行统一编号，避免混放，标签使用统一的电脑打印模板。在应用备用口服药信息管理系统后，每个格子内的口服药按有效期的先后顺序排列，以便每日清点数目及有效期检查，及时清理更换。护士在日常药品管理过程中，通过外包装可以便捷地完成核对与分类排序，在需用药时快速有序地拿取药品。而护士收到备用口服药以后也无需再拆包装，重新装进储药容器。药剂科及各护理单元的相关人员则免去了每半年一次的备用口服药更换工作。这些均降低了时间及人力的成本支出。

讨论

1.备用口服药药品种类与数量减少，符合经济与环保原则。信息化备用口服药使用查询系统，为备用口服药的药品种类与数量大幅度减少提供了依据。备用口服药的种类和基数的减少，每半年为医院节省了约2823元因统一更换导致的经济支出。另外，大量研究已表明多数药品中的一些成分不能完全被处理，会通过水循环等其他食物链途径再次进入人体[7]。所以，从环保角度看，药品数量下降也有利于对生态环境的长期保护，减少对人类身体的伤害，符合可持续发展理念。

2.单片外包装有利于保障药品使用安全。药品的单片包装可有效降低药品配送及使用的差错率[8]。药房引进全自动药品分包机，根据医院批准的备用口服药清单及备用基数分包所需的药品。每片药品均单独包装，与传统药品储存方式，单片包装提供了完整的药品信息，使其可被独立管理使用。传统药品储存方式，各药品的失效期分辨不清，导致工作人员在定期清理药品时，会将尚未过期的药品同过期药品一同处理，造成资源浪费；与此同时，会有误使用过期药品的可能。更有甚者，由于药品没有独立外包装的标识，护士若在摆放过程中出现差错，就会有给患者使用另一种外观相似但药效不同抑或作用完全相反药品的可能，造成身体伤害，引起医疗纠纷。全自动药品分包机包装备用口服药使各个环节的人员都直观了解药品信息，进行核对检查，全面解决上述问题。可以看到，在应用备用口服药单片包装信息管理系统后，相关不良事件发生由3起降为0。此外，独立包装避免了与外界的直接接触，从药房出库到患者服用整个过程，都保持了药品的清洁环境。

3.备用口服药信息管理系统有利于减少时间及人力成本。信息管理系统对备用口服药进行了全程的追踪管理，方便了医护人员的使用与查对。各科室备用口服药每一片药品都具有自己的“身份信息”，帮助护士快速整理核对药品。取放备用口服药时也无需再将药物倒入或倒出储药容器，大大减轻了工作量。加上在传统流程的管理下，相关工作人员每半年需进行一次科室备用口服药的整体检查与更换，这在一定程度上增加了工作量，占用了本就紧张的人力资源。信息化管理后，直接免去了这一环节，减少了护士、药剂科人员及相关审批人员的时间及人力成本的支出。

4.备用口服药信息管理系统有利于药品的管理及监督。根据医院药品管理制度，备用口服药必须受到严格管控。信息化管理前，主要依靠药剂科及科室药物质控员的人工统计，这加大了护士日常工作量，也增加了药剂科及科室药品管理难度，前期各科室备用口服药品效期管理合格率平均为95.8%，表明仍存在一定的风险。而信息化管理后，为备用口服药的补充、储存、发放、检查等环节提供了信息化、可视化的便利。医院质量监督人员通过信息化系统可以在任何时间便捷地查看备用口服药的情况，了解药品去向，核对药品账物。信息化的统计数据直观明了，提高了现状分析及问题解决的效率，且效期管理合格率上升为100%，进一步证实了信息化流程的应用有利于加强管理与监督，规避风险。

小结

近些年来，信息化技术已广泛运用于医院管理，对提升医院的管理质量，在为患者提供优质服务等多方面产生了显著的影响[9-10]。本院重视信息化技术的临床应用，设计并应用备用口服药信息管理系统，有效规避该类药品在临床应用这一整个过程中的潜在风险[11]，大大提升了备用口服药的管理质量，有利于提高患者对医院服务质量的满意度，减少相关医疗纠纷。这一信息管理系统还可以在备用输液药品等管理中推广应用。