超声影像学专职秘书岗位的实践与体会

□田霞TIAN Xia 穆玉明MU Yu-ming

我院是医科大学附属大型综合性医院，医院根据专科建设发展需要，在超声影像部门设置了专职秘书。经过几年实践，已形成一套成熟的专职秘书工作模式。专职秘书的建立使学术、学科带头人的工作效能得到大幅度提高，为科室和医院的可持续发展起到了重要作用。

大型综合性医院现状

大型综合性医院是教学医院和高级医学人才的培养基地，承担本专业学生和进修医生、轮转医师的技能培训，亚专业学科建设计划的制定和实施。作为自治区级超声质控中心和超声研究所的挂牌单位，在区内开展了一系列新技术新项目，并承担多项国家和省部级科研项目。学术、学科带头人不仅承担医教研工作，还承担着行政职务，为了让学术、学科带头人能有更多的精力与时间投入到医疗服务、技术创新和学科建设中，医院设置专职秘书岗位，规范各项管理，改进办事流程，节约时间资源，真正做到了人力资源合理配置与有效利用[1]。通过对学术、学科带头人工作时间分配开展调查，计算其工作时间分配结果如下：

表1 两种状况下学术、学科带头人的工作时间分配结果（%）

从表中可以看出，在设置专职秘书前，学术、学科带头人每天要处理各类事务性工作时间占20%，在引入专职秘书之后，学术、学科带头人则有更多的时间和精力投入到医疗、教学、科研工作。

建立超声影像学专职秘书的目的

由于超声诊断具有无创、无损、无电离辐射等优点，已经越来越受到人们的欢迎，成为医学科学中重要的组成部分。在学科发展过程中，目前我国从事超声专业的人员数量大，增长快，各学历层次人员都有，超声检查中操作、诊断难以规范。如何更好的协助决策者确立和实施学科发展规划，协助学术、学科带头人、专家教授、技术骨干完成医教研和管理工作，使他们有更多的精力和时间投入医教研和创新工作中，设立专职秘书非常重要[2-3]。

超声影像学专职秘书的主要职责

专职秘书作为学术、学科带头人的助手，工作职责包括常规性事务的提醒，学科计划实施的落实，全程监控，对工作运行情况定期汇报和总结，有了新想法及时建议，让学术、学科带头人节约更多的时间，提高管理质量和业务水平。

1.学术、学科带头人的帮手。学术、学科带头人不仅要重视各层次医务人员业务培养，制定员工人才规划，引导和激励他们业务的快速成长[4]，还要负责制定学科发展规划，进行科研项目的管理，在医院管理中起到承上启下的作用。专职秘书应当协助其统筹协调日常事务，如负责安排每年继续医学教育项目的申报、举办，负责医院下发文件的管理，协助草拟各类报告、通知；负责整个学科的大事记的收集整理，督促检查各种决议、决定的执行情况。负责承担科研项目管理、成果申报以及科研工作量化考评。及时向医院科研管理部门提供科室各类科研信息，如学术论文、学术会议交流、出版著作等录入登记，加强科研管理的规范性，促进科研信息资料共享。

2.勤沟通，加强信息联络。团队的力量远远超过个人，而合作顺畅的必要条件就是要勤沟通，做到同事间无缝对接。在整个学科管理工作中，学术、学科带头人的工作是决策性、统筹性和全局性的，专职秘书要深入到科室第一线，听取意见，集思广益，掌握第一手资料，把协调结果及时反馈给学术、学科带头人和医院。如制定学科中青年学术人才培养和引进，学科梯队建设，不同阶段学科建设目标等。这样，学术、学科带头人制定计划，进行决策时才能体现多数员工的意见。专职秘书为各亚专业学科间互通信息，相互交流学习，团结协作起到一定的协调作用，也是与医院职能部门顺畅沟通的桥梁。

3.贯彻执行，监督及反馈。作为一个优秀的专职秘书，要经常和各方面人员、职能部门打交道，但这不是简单的上传下达的拷贝，除做好一般的公务电话和来访记录，及时向相关人员传达信息外，还要协助学术、学科带头人加强学科文化建设，运用科学有效的激励机制，调动亚学科人员的积极性，合理分配劳务费等。充分协调好各类人员利益关系，增强各亚学科凝聚力，推进学科建设，监督各项决策的落实，注意反馈信息的收集，以便学术、学科带头人能及时修正学科建设计划，纠正执行中的偏差。

超声影像学专职秘书的自身培训

专职秘书作为学科建设主要参与者和推行者，必须重视并加强管理知识和影像学相关知识的学习和培训，在学习、工作中注意制订和完善专职秘书工作流程，不断总结经验，通过学习和自我管理，对自身技能进行持续改进和适时调整。在实际工作中自主制订工作计划，养成良好的时间管理习惯，进而提高工作效率。努力学习管理知识，积累自己的实践经验，做到博采众长，厚积薄发，为做好超声影像学专职秘书打好基础。

体会

超声影像学在临床中的广泛应用，使超声影像从业人员不但要具备临床多学科和其他影像学科的相关知识，还要有精湛的实际操作技能和创造性思维能力，对专职秘书的要求也越来越高。如召开一次会议，要计划会议时间，制定明确的会议议程和目标，发送会议相关内容及邀请函，做好会议记录，及时反馈等。由此可见超声影像学专职秘书需要具备以下基本素质。

1.文字写作能力。由于超声影像学是由不同的医学知识与工程技术交汇融合的学科，作为学术、学科带头人的参谋和助手，要经常记录、起草各类文稿，在撰写各类文稿材料时要运用医学和影像学专业术语，并做到文字简明扼要，直奔主题。

2.信息资料收集能力。随着超声新技术的不断发展，目前大型医院的超声影像学按人体器官划分为心血管、腹部及浅表器官、妇产科超声等，要想充分发挥专业优势，使学科整体规划切合医院实际，在制订学科计划时，需要收集医院及各亚专业信息，及时了解学科现状，员工需求。

3.计算机操作能力。超声影像学运用现代医学影像技术对医学图像进行综合分析来诊断和治疗疾病，目前三级甲等医院已使用PICS系统，所有的检查数据都能在系统中查询。只有熟练掌握计算机等现代化办公工具，如利用工作站系统统计各类数据，了解图像，各类数据库管理等，才能顺利完成工作。

4.制定解决问题方案能力。由于秘书工作是事务性工作，在搜集、整理、归类、统计、分析各类管理数据后，还要具备制定解决问题方案能力。如遇到突发事件时，专职秘书应快速制定合理的解决问题方案，要有较强的谋划和组织能力。

5.时间管理。专职秘书作为学科的组织和管理参与者，必须做到以最少的时间投入获取到最佳效果，用较少的时间做更多的事情。合理运用ABCD时间管理分类法、时间管理SMART法则，在工作中分清轻重缓急，巧妙利用时间。

小结

专职秘书通过科学管理方法，不断制定、完善秘书工作流程，为学术、学科带头人、科室人员节约了大量精力和时间，使学术、学科带头人有更多精力投入到医疗、科研和教学工作中。专职秘书帮助科室建立科技人员档案，参与科室制定科研规划，参与科研量化考评工作，做好与上级医院领导、职能科室的沟通，下级与科室人员的沟通，起到上传下达的作用。

秘书工作既在医院管理中起着重要的沟通、协调作用，又能协助做好日常管理等具体工作，获得医院职能部门、学术、学科带头人、科室同事的普遍认同，真正做到了综合性医院人才资源合理利用，为医院可持续发展注入了新的活力[5]。

1 尹桂山，吉建伟，黄伟.创新公立医院人力资源管理的探索[J].中国医院管理，2012,32(11):37-38

2 杨毅，李建.时间管理在医院专职秘书工作中的运用[J].解放军医院管理杂志，2009,16(4):303

3 苏晓英.学科秘书在医院重点学科建设中的作用[J].中华医学科研管理杂志，2009,22(4):235

4 倪萍，陈海娟.科主任目标管理考核制度的探讨[J].医院管理论坛，2011,28(12):54-56

5 徐博，王礼泉.医院学科评估存在的问题及对策探讨[J].中国医院管理，2011,31(12):40-41