北京市某医院经济合同管理存在的问题及对策

孟珂羽 王 峥 姜 晨 李玉丹

中国医学科学院阜外医院，北京，100037

随着经济和医疗事业的蓬勃发展，经济合同成为医院与外部业务往来的重要形式，经济合同管理成为医院经济管理的重要组成部分。《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)将合同管理列为医院风险评估和内部控制的重点关注领域，要求充分发挥内部审计在内部控制中的作用。《国务院办公厅关于建立现代医院管理制度的指导意见》(国办发〔2017〕67号)指出，强化对公立医院经济运行和财务活动的会计和审计监督。《卫生计生系统内部审计工作规定》(国家卫生和计划生育委员会令第16号)强调内部审计应审查和评价业务活动、内部控制和风险管理的适当性和有效性。本文以北京市某公立医院为例，介绍内部审计在经济合同管理中的重要作用。

1 医院经济合同管理存在的问题

1.1 合同用章不规范

医院在对外签署经济合同时，若没有明确授权，则应由经办人员或者相关负责人来代表法人完成经济合同的签订。合同用章应经过规定流程的审批，使用医院合同专用章。但一些医院存在使用部门章签订经济合同的情况，这种不规范的用章行为很可能给医院带来巨大的经济损失，发生纠纷时无法维护医院的合法权益。

1.2 合同签署流程不规范

医院应当确定合同签订流程，合同签订前必须经过财务、审计等相关科室的审核，规避合同管理的经营风险和法律风险[1]。合同签订流程应非常严密，但也会出现不按流程办事，以及先履行合同约定内容后补签合同的情况，致使合同签订不规范或滞后。合同签订流程执行不到位，导致合同管理制度形同虚设，当合同双方产生纠纷或对医院的经济活动产生不良影响时，损失已不可挽回。

1.3 合同会签把关不严格

合同在会签过程中，仅对合同文本进行审核，忽视与前期投标文件或承诺书进行核对。这些文件是涉及标的物技术参数的重要依据，投标方为了提高中标可能性，容易过度承诺，或在正式合同文件中有意含糊用词。医院在签署合同时若忽视对相关文件或承诺书的核对，很可能会让对方偷梁换柱，严重影响合同执行质量[2]。

1.4 合同执行缺乏监管

合同执行一般采取谁签订谁负责的办法，由不同的承办部门来管理，合同执行情况仅负责人了解，执行环节缺乏监督。对方在履行合同过程中如果出现偷工减料、蒙混过关等情况，容易给医院造成不利影响[3]。

1.5 合同信息化管理不到位

如今信息化技术快速发展，很多企业实现了网上办公、手机办公，各种事项的审批可以在电脑或手机上完成。医院的经济合同管理多数还采用手工方式。随着医院规模的不断扩大，经济业务迅速发展，医院经济合同的数量和种类不断增加，手工的管理方式导致相关职能部门工作量增加，工作效率低下。

2 对策

2.1 完善合同管理内部审计制度

为更好适应医院经济业务不断发展的需求，发挥内部审计在经济合同管理方面的作用，该院在现有制度的基础上，制定了《内部审计工作规定》。该规定要求内部审计部门参与医院经济合同的会签工作，对重大经济合同执行情况进行审计，对相关职能部门组织的招投标工作进行监督，做到有章可循、有章必循、违章必究。

2.2 健全合同管理内部审计的岗位设置

该院内部审计部门制定了《审计处工作手册》，设立经济合同审核岗，配备专职人员，独立、客观、公正地开展医院经济合同审计工作，运用系统、规范的方法对经济合同进行全面审核。在合同审核工作制度化、流程化、规范化的基础上，依据《经济合同管理办法》，对经济合同条款、审批流程等相关内容进行审核。

2.3 做好经济合同管理的风险防控

该院创新内部审计工作方法，积极引入风险管理理念，开展风险导向内部审计研究。制定了适合医院管理需要的《医院经济管理风险防控及审计内控评价参考手册》，专门修订了“经济合同管理及控制”章节，梳理经济合同管理关键环节的风险点和风险防控措施。

2.4 对经济合同管理实施全过程监督

2.4.1 经济合同事前审计。①内部审计在招投标及采购方面的监督。该院在招投标及采购方面采取审计前移模式。审计部门监督全院公开招投标和院内比价过程，要求采购部门发布招标公告之前，将采购申请、采购预算、院领导批复、招标文件等资料送审计处审核，审核无误后通知采购部门发布招标公告。审计处严格审核投标文件、相应资质、相应指标和专家投票结果，确保招标过程合法合规。②内部审计的合同双签机制。内部审计部门参与经济合同会签，报送至审计部门的经济合同先由经济合同审核岗的专职人员进行合同一审，检查合同前期的论证情况，资料是否完整，合同内容是否与投标文件或对方承诺一致，合同条款是否完整，是否存在对院方不利的不平等条款[4]。审核无误签字后送交审计部门负责人进行合同二审。合同审核过程中如果发现问题，由审核人员填写“经济合同意见反馈单”，审计部门负责人签字，反馈给经济合同主办部门。主办部门对合同审核中发现的问题进行解释或修改，经济合同修改无误后重新报送审核。通过实施合同双签机制，对经济合同进行双重把关。

2.4.2 经济合同事中审计。合同执行过程中，合同主办部门会根据合同的履行情况办理价款结算，大于一定金额的发票先由内部审计部门审核，财务部门再进行付款。审计部门检查已到货物的验收单是否有经办人验收签字，合同执行的数量、质量、金额是否准确，服务合同的执行情况是否得到院方的认可，合同付款程序是否规范等，及时发现合同执行中的问题。

2.4.3 经济合同事后审计。内部审计部门对经济合同和经济事项进行严格把关，在经济合同内部控制评价中对重要经济合同进行抽查，审查合同管理是否规范，论证、比价询价、招投标文件等支持性资料是否齐全，合同签订是否符合相应的程序，合同执行是否达到预期效果。

2.5 建立信息化管理系统

该院内部审计部门积极开展审计信息化的实践探索，实现了财务数据的信息化查询、结构分析及趋势分析，在合同信息化管理方面做出了详细规划，不断创新审计工作方法及技术手段。