高校档案信息化建设的思考与策略

郎振红

(晋中职业技术学院，山西 晋中 030600)



高校档案信息化建设的思考与策略

郎振红

(晋中职业技术学院，山西 晋中 030600)

现代信息技术的快速发展，使高校档案信息化建设越来越受到重视。随着此项工作的推进，遇到了不少实际问题，针对这些问题分析、研究对策，是高校档案工作面临的重要议题，要以切实有效的举措推进高校档案信息化建设工作。

高等学校；档案信息化；策略

0　引言

高校档案是指高校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等多种形式、载体的历史记录。“档案管理网络化，电子文件档案化”将成为档案事业发展的必然趋势。在档案由手工操作、实体管理走向信息化管理的过程中，高校档案信息化建设工作存在诸多问题，需要给予足够的重视，并采取有效措施予以解决。

1　高校档案信息化建设存在的问题

1.1档案信息化资源相对分散

伴随高校信息化工作的不断推进，学校办公自动化系统的开发、应用，大量的电子公文、文档等进入高校的日常工作之中，这些公文、文档等都需要及时、准确、有效地收录到信息化的档案管理系统中。但目前的问题是，大部分高校的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统之中，致使各部门产生的越来越多的电子文件资源相对分散，使信息化档案接收的任务变得越来越重。

1.2高校档案信息化基础设施配置不够完善

高校档案信息化基础设施包括硬件和软件设施，这些设施的配置尤为重要。硬件设施主要包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、存储器等相关必备设备。软件设施包括档案信息数据库，档案信息处理系统及相关软件和程序等。这些设施是档案信息化建设能够开展的必备条件与基础。目前，高校档案机构信息化基础设施配置参差不齐，部分高校档案部门仅仅是摆设数台电脑，有的高校档案部门无论是否需要，统统购置软硬件设备设施，造成了财力和资源的浪费。要推进高校档案信息化建设，不可忽视这些基础设备设施的科学、合理配置。

1.3高校档案信息化建设缺少配套制度与法律法规

网络信息资源的知识产权保护日益受到重视，然而关于电子档案的建设以及使用等的法律法规却不完善，这给高校档案部门开展工作，诸如电子档案如何查阅、怎样维护当事人合法权益等带来许多不可回避的问题。

2　高校档案信息化建设的实施策略

2.1强化高校档案信息化基础设施建设

要切实加强档案管理现代化软硬件基础设施建设，档案信息应用系统建设。推进计算机管理档案，加强计算机和网络技术的应用程度，提高档案管理的信息化水平。加快建设数字化档案馆，把馆藏建设、规章制度建设、检索工具建设、专兼职档案干部队伍建设以及档案服务利用工作等扎扎实实地做好，将高校档案信息化建设推向深入。

2.2加强高校档案信息化标准和规范建设

标准与规范是高校档案信息化建设的重要基础工作，尤其是在现代网络的环境下，标准和规范特别重要。如果档案数据标准不统一，会对数据的采集、加工、保存及以后的信息共享带来问题。为此教育部制定了《教育管理信息化标准》，其中学校管理信息标准是整个标准的核心部分，涉及到我国各级各类学校，其内容覆盖学校管理的各个方面，规范了我国各类学校的教育管理信息化建设，各级教育行政管理部门的信息需求及学校与教育行政部门信息资源的交流与共享需要。

2.3高度重视高校档案资源的数字化建设

高校档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设的迫切性所在。目前，大量电子文件的产生推动档案信息化建设，档案信息化管理的重点应放在对电子文件的收集、归档与管理上，既要收集属于归档范围的电子文件，又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各部门新产生的电子文件; 同时加强对收集归档的电子文件的有效管理。研究各部门电子档案的接收、保管、利用的技术方法，进行对电子文件积累、著录、鉴定、归档等工作的监督和指导，保证各部门产生有价值的电子文件，及其真实性、完整性、有效性，最终实现档案信息处理计算机化以及信息存储的数字化。

2.4加强高校档案信息网络的建设

高校档案管理部门通过软件系统对所有档案信息进行的收集、整理、统计、鉴定、检索、编研、利用、保管等各个方面的过程，即是实现计算机化的有效管理和控制模式，实现档案工作自动化的过程。此软件系统是以高校档案馆为中心，覆盖各个归档部门的应用系统。

3　结语

当前，很多高等院校正在进行档案信息化建设，即以信息资源为基础，以网络及计算机系统为依托，充分实现教学、科研、管理、办公等校园信息的整合，使教学资源得到充分利用。档案信息化建设是一项长期的任务，具有广泛的内容，它包括档案信息资源的有序整理、档案信息网络的建设、档案信息数据库的建设、档案信息资源的开发利用、促进档案信息资源开发利用的政策法规和标准的制定，以及档案信息化人才队伍的建设等等。对于高校来说这是一个庞大的系统工程。

档案信息化建设的实施是对高校档案工作理念及传统工作模式进行改变的一场革命。因此，需从多方面入手促进档案信息化建设，对信息化过程中所出现的问题制定出相应的应对策略，在工作中积极与其它业务部门进行沟通交流，把档案馆建设成为高校的信息资源共享中心。

[1]马玉玲，张晓霞．谈谈对高校档案工作的创新[J]．档案学通讯，2003.

[2]雷慧，王斌．档案信息开发利用的创新与思考[J]．宁夏大学档案馆，2006.

[3]陈艳欢．积极推进高校档案信息化建设刍议[J]．图书馆论坛，2004.

[4]王桂华．高校档案信息化的途径与模式[J]．兰台世界，2006.

[5]孟世恩，王颖，何芳．对我国档案信息化建设实施的理论思考[J]．档案学通讯，2004.

[6]李爱妹．加快信息化建设 不断创新档案工作[J]．上海造船，2009.

(编辑赵欣宇)

Thoughts and Strategies of Archive Informatization Construction in Universities

LANG Zhenhong

(Jinzhong Vocational and Technical College, Jinzhong 030600, China)

With the rapid development of modern information technology, the archive informatization construction is paid more attention to. Many actual problems occurred in the process of archive informatization construction. And further thinking about countermeasures according to these problems is the problem that archive work construction in universities needs to be faced with. It needs effective measures to promote archive informatization construction in universities.

institution of higher learning; archive informatization; strategy

2016-06-05

郎振红(1978-)，女。本科，助理馆员。主要研究方向：档案管理。

G47

B

1672-0601(2016)08-0036-02