刍议OA系统应用对高职院校办公室管理工作的影响

陈洁琼

(泉州医学高等专科学校,福建 泉州 362011)

刍议OA系统应用对高职院校办公室管理工作的影响

陈洁琼

(泉州医学高等专科学校,福建 泉州 362011)

摘要：在高职院校信息化校园建设不断推进的过程中，OA办公系统随之应运而生。OA办公系统的有效使用创新了工作理念，简化、优化了工作流程，改进了工作方法，在办公室管理工作中起到了至关重要的作用。

关键词：OA系统；流程；队伍；工作效率

0引言

当前，我国经济社会不断发展，信息化发展速度随之逐渐加快，各种各样的创新性技术层出不穷。其中，互联网、通讯软件、数据平台等信息技术广泛地应用于企事业单位的管理系统中，利用信息技术进行精细化的管理成为职业教育发展的必然趋势。许多高职院校在扎实、稳妥推进校园信息化建设过程中，OA办公系统随之应运而生。

办公室是高职院校的综合管理办事机构，承担着协调沟通、信息传递和服务师生等任务，业务范围广泛，工作内容繁杂，事务性和督办性工作较多，在高职院校中有着承上启下、沟通左右、联络八方的枢纽作用。针对繁杂的工作任务，OA办公系统的使用有效创新了工作理念，简化、优化了工作流程，改进了工作方法，从而提升了办公室工作质量、工作效能和工作作风，在办公室管理工作中起了至关重要的作用。

1OA办公系统的主要功能组成

OA办公系统(OA是Office Automation英文字母的缩写，即办公自动化的意思)，是充分运用计算机技术和互联网优势，利用电脑、手机、iPad等终端进行网络操作，实现系统中多人异地共同完成同一件工作，从而实现无纸化办公的目的的信息管理系统。

行政办公、公文处理等系统是OA办公系统的重要分支，其中所涉及的具体功能如下：

1.1发布信息

所有校内通知类、决策类、必须公开的信息在OA办公系统网络平台上可以实现统一发布。各部门信息管理员有权发布本部门相关信息，发布信息时可同时设定信息查看者的范围。

1.2公文流转

在这个环节中，目前较多使用的是收文和发文两大模块，也是目前默认的OA系统的主要功能之一。收文流程就是办公室管理人员登记上级或其他外来文件，经办公室主任签阅后流转到校领导班子处，领导批示后再返回办公室，由办公室管理人员将文件流转至主办部门和协办部门，待文件办理后附上完整办理结果再返回收文登记处，由办公室管理人员对公文进行归档处理的过程。发文流程主要是在网络平台上实现各部门需要校领导签发的公文，包含网上拟稿、部门负责人审核、相关部门会签、办公室核稿、校领导签发、编号、成文、校对、盖电子章、打印、发布、办结、归档等在内的一整套流程的办理过程。

1.3请示报告

即网上向学校领导请示报告工作或者办理请假手续等，避免校领导出差或者开会外出情况下没得审批而延误工作。

1.4事务性工作管理

诸如公务用车、会议室申请使用，以及各项事务的督办查办等，使车辆、会议室的使用情况一目了然，便于申请者及时了解掌握有效信息并进行调整，有效提高工作效率和工作质量。

1.5归档管理

系统管理员对已经处理完毕的公文进行归档操作后，统一存档，确保档案保存的历史原始性，有效防止丢失，并且便于用户查阅。

此外，在OA系统中，可根据办公对象的不同，分别设立超级管理员、一般管理员、学院部门和学校不同的权限，设置不同的操作范围，没有权限的用户则无法进行其他操作，并且设置防火墙、异地备份等安全防护措施防止病毒入侵和数据丢失，有效提升系统的安全性。

2OA办公系统在高校办公室管理工作中的作用

随着OA办公系统功能的日益完善和加以应用，办公室的工作模式也随之发生了重大的改变。

2.1便于保存修改痕迹，节约办公成本

在传统纸质办公的过程中，文稿的任一经手人都有可能进行文稿的修改，在没有保存原始资料的情况下无法一一查证是谁修改了文稿，或者哪个部门领导所做的修改。

但在OA系统过程中，所有文档通过网络系统传送，各修改人也必须在电子文档上进行修改，系统可以根据不同的用户在处理文档过程中，显示出不一样的颜色，进行修改痕迹的保存，并且会准确地备份修改痕迹，为日后的查询提供完整清晰的凭证。在传统的办公过程中，在对文稿进行修改之后，还需要不停地重复打印，一稿多印，在一定程度上造成多重浪费。而OA办公系统的使用，电子公文成为公文处理与流转的主要手段，使得无纸化办公得以实现，节约了办公的总体成本。

2.2公文处理更加严格有序、统一规范

收文、发文是高校办公室的一项主要工作。在OA办公系统使用之前，使用的均是纸质文件，按照分门别类、排版、打印、流转、回收、归档等流程实现内部运转，不仅文件的流转效率低、时间长，而且在日常管理工作中各部门、各学院需要向学校领导的请示、报告、文件签发等时常需要多个部门处室签批，极大地受到人为因素的制约，造成时间和人力的浪费，同时各部门、各学院也很难动态掌握流转过程，信息传递覆盖面窄，时效性差，在不同程度上影响文件的办理效率。

OA系统的全面推行，使得公文处理更加严格有序地按照规范要求来进行，处理方式更加快捷、方便。OA系统可通过程序控制设置多样公文处理登记模板，预设传递流程，制定严格的规章制度，格式化设定公文撰写规范、报送处理和反馈流程，并设置公文信息传递处理对象不同的权限，系统根据实际时间自动登记收发文操作时间、操作人、操作流程等等，并可根据流程追踪获知公文流转、批示、处理情况，也可发出催办指令。此外，由于OA系统用户覆盖全学院教职工，相关公文信息可实现快速发送，使公文运转的流程透明可查，实现公文流程管理的规范化。这样一来，办公室的收发文甚至其他事务性管理工作有章可循、有规可依，建立信息安全保障措施，这些优势都是纸质化公文处理方式无法比拟的。

2.3公文档案管理更加严谨、科学

在办公室的日常工作中，档案管理工作十分重要，但是档案管理的工作繁琐细致，倘若没有借助信息化手段，没有相对固定且专业的档案管理学人员长期细致的专业管理，很难做到连贯性和规范化。

OA系统的推行使用，为档案管理提供了科学化管理的平台。在设置公文处理流程的同时进行分类归档，将分散、分批出现的资源信息通过0A系统联结在一起，改变了传统档案数量庞大的纸质材料的收集、整理、归类的方式。在OA系统中，通过网络管理员权限设置，根据信息来源单位及类型划分档案材料归档范围，将可定期保存的、需永久保存或长期保存的档案进行筛选并分门别类，或将本地文件不在OA系统中流传但仍需保存的文件，扫描至系统中归档，等于为电子文档和纸质文档储存媒介的转换提供了一个便利的通道，这就打破了时间、空间的界限，教职工可随时查阅归档信息，更好地掌握各种数据资源，为教学科研工作提供便利。此外，借助0A系统的辅助搜索功能，为文件检索、查阅提供了便利，解决了人工检索的繁琐，节省了人力物力财力。

2.4公文信息传递更加及时、全面，共享性更强

在传统办公形式下，公文处理主要以纸质形式为主，不但需要专门人员负责装订、印刷、复印等各项工作，同时在相同的时间、地点中只有一个人可以进行操作，信息存在着一定的独占性，如果多人同时需要，就必须一文多印。另外，办公室作为协调内部事务和对外联系的枢纽，与各级联系紧密，通讯方式也在不断改进，邮箱、QQ、微信等通讯软件广泛应用于办公室的日常工作中。但是，即时性通讯工具一般信息量巨大，信息易被刷屏淹没，信息容易错漏、丢失，反馈信息滞后且不易保存。此外，即时性通讯工具的安全性也未能得到保障。

随着互联网技术的不断发展，OA系统作为专业化的公文处理平台带来了信息化的办公方式，优势也就日益凸显。目前，我国教育部明确规定，高校所制定的每一项规章制度和年度工作总结、工作计划以及发展计划等重大事项需要向外公开。而这些所需要公开的内容，通过使用OA系统，可以实现向系统所有用户公开，并因为用户的相对固定，公文信息传递可设定自成程序，大大减少了公文信息发布者的工作量，接收人员仅需要登录系统就可以进行查阅，这样既节省了纸张，又可以实现信息发布的高效、便捷，在不同程度上加快了信息公开化的进程。同时，在OA系统下，电子公文可实现在相同的地点和时间中供多人阅读处理流转，并具备多用户精细检索的功能，加强了文件执行的共享性，有效提高文件执行的效率。

2.5OA系统的使用推动了办公室队伍的优化

传统的办公模式，办公室工作人员可能需要跑遍每个楼层，才能够实现文件的分发与传递任务，过程较为复杂，工作繁琐机械，不需要高技能人才，无法达到高效办公的目的。

OA系统对办公室人员的工作技能提出了更高更精的要求，办公室人员不仅需要掌握一定的计算机应用技术，并且要熟悉整个OA系统的业务流程，熟练运用各种文字处理软件，还要具备现代化信息化的管理理念，不断适应网络化的日新月异的要求。因此，办公室人员需要不断地接受计算机等专业知识的培训，时时更新知识储备，学习和了解新事物，提高自身素质和职业能力，掌握过硬的技术本领，充分利用网络日新月异的知识积累辅助自己的工作，从而创新工作方式，提高工作效率。

3结语

OA办公系统功能全面，操作简单、规范，是高校办公室信息化办公的体现，它将学校与各职能部门、各学院内部事务集中在一个平台上，逐步改进了传统公文处理模式的弊端，在提高办公效率、简化工作流程和降低办公成本方面起到了重要的作用。随着高职院校教育信息化的不断推进以及二级管理的全面深化，办公室必须不断推进和完善OA办公系统的使用，推动办公室事务的科学化管理，不断提升办公室整体工作效率和服务质量，从而更好服务广大师生。

参考文献：

[1]侯素青，王辉，崔瑛.新模式下办公自动化对公文管理的影响初探[J]．科技信息，2012：(33).

[2]鄂颖．高校院、系办公室办公自动化初探[J]．华章，2007：(8)．

[3]周旭．利用A6协同管理系统搭建0A办公系统[J]．北京宣武红旗业余大学学报，2012：(4)．

(编辑马海超)

Effect of the Application of OA System for Office Management Work in Higher Vocational Colleges

CHEN Jieqiong

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Abstract：In the process of promoting informatization campus construction in higher vocational colleges constantly, OA office system comes into being. The effective use of OA office system has innovated work ideas, simplified workflow, and improved work methods. OA system now plays a crucial role in the management of the office work.

Keywords：OA system; workflow; team; work efficiency

收稿日期：2016-03-03

作者简介：陈洁琼(1985.06—),女。研究实习员。研究方向：高校行政管理。

中图分类号：G712

文献标识码：B文章编码：1672-0601(2016)05-0045-03