提高高校办公室人员公文写作质量的思考

陈　琳

(泉州医学高等专科学校，福建 泉州 362011)

提高高校办公室人员公文写作质量的思考

陈琳

(泉州医学高等专科学校，福建 泉州 362011)

摘要：高校公文是高校行政管理工作中形成的，具有法定效力和规范格式的重要文书，体现了学校的办学理念、办学定位、教育观念、管理工作水平。高质量的高校公文是高校办公室工作人员办文能力的重要体现。然而，目前高校办公室人员公文写作质量有待提高。本文分析了高校公文写作中普遍存在的一些问题并予以纠正，总结了高校公文写作“三”规律。建议高校进一步提高对公文处理程序规范化问题的认识，规范公文制发程序，加强办公室人员培训，改善办公设备并提升使用功能，提高办公室人员公文写作质量。

关键词：高校；公文;写作；质量；规律

0引言

高校办公室是学校党委和行政的综合办事机构，是高校的“协调中心”、“服务中心”，而公文处理则是其日常工作的重要任务之一。高校公文是高校行政管理工作中形成的，具有法定效力和规范格式的重要文书，既体现了学校党政领导对党的方针政策、法令规定的宣传和贯彻，又体现了学校的办学理念、办学定位、教育观念、管理工作水平。

1高校公文写作存在的主要问题

1.1公文文种使用混乱

2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》，规定党政机关公文的主要文种是15个，其中“决议、命令(令)、公报、公告”4个文种不适合高校使用，适合高校使用的文种为“决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要”11个文种，其中“通知、报告、请示、函、纪要”5个文种使用频率最高。

目前，高校中常犯的文种混用错误有：(1)向上级呈递的“请示报告”和“意见报告”，把两个不同文种的名称合并在一起使用；(2)将“报告”和“请示”混用，需要上级批复的公文写成“报告”，或在向上级写的“报告”中写入请示事项；(3)一份请示含多项请示内容；(4)需要平级单位、不相隶属的单位协助办理相关事项不用“函”而用“请示”。

1.2公文格式不规范

公文格式是区别公文与一般文章的重要标志，是标志公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。公文格式分为三部分：分别为版头、主体和版记。一般来说，高校公文的版头应包含“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”等要素，主体包含“标题”、“主送机关”、“正文”、“附件”、“ 发文机关署名”、“印章”和“成文日期”等要素，版记包含“抄送”、“印发机关和印发时间”、“页码”等。

版头中常出现的错误有：(1)错误使用发文年度括弧。新《党政机关公文处理工作条例》规定：发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“〔〕”括起。高校的公文中经常出现如：“×医专[2014]28号”或“×医专【2014】28号”等字样，错用发文年度括弧。(2)发文字号编虚号或加“第”字，如“×医专〔2014〕001号”或“×医专〔2014〕第28号”。(3)签发人不规范。按照条例规定，签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名，只用于上行文。但是高校中常存在下行文标识签发人，上行文没有标识签发人或者签发人不是学校的主要负责人而只是分管该项工作的校领导。应注意的是签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。这一格式细节也常常被忽略。

主体中常出现的错误有：(1)公文标题不规范。常见的错误有：缺少发文机关、文种使用错误或重复、错用滥用标点、标题排列成上下长度一样的长方形或上下长中间短的沙漏型。(2)主送机关不规范。高校常出现一份文同时报送两个上级主管单位，或者直接报送上级领导同志个人的错误。上行文只能标注一个主送机关，而下行文有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。应注意的是，主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。

1.3公文语言表述不清楚、公文用语不规范

公文写作与文学创作不同，要求尽可能简洁明了地表达发文机关的发文主旨，而高校公文往往冗长拖沓，辞藻华丽，却语言表达不清楚，没有准确表达行文的中心思想，且公文用语不规范。高校公文应求短求好，做到文约事丰。只有短才能真正剔除一些公文“长而空”的弊病，只有短才能做到省纸省工省物。公文用语应做到确切、庄重、平实、简明。

2把握公文写作“三”规律，提高高校公文写作水平

公文写作和处理工作与“三”存在着密切的关系，遵循、正确把握公文处理“三”规律，有利于提高驾驭公文能力。

2.1公文格式遵循“三”的规律

公文按行文规则，可分为上行文、平行文、下行文三种；文件的密级共分绝密文件、机密文件、秘密文件三个等级；公文的标题由发文机关、发文内容、文种名称三个部分构成；发文字号也含三个成分，即机关代字、年份、序号；文件正式定稿之前，要经过三道程序：拟稿、核稿、签发；公文的成文时期，必须写明×年×月×日，也是三个成分。

2.2公文的主旨由三个要素组成

一是中心思想要素，即公文中通过议说方式所表达的意见、要求、办法、措施和主张等。二是原委、背景要素，即公文中通过叙述方式提出的问题，也可以说是行文原因或制发文件的“引燃点”。三是写作目的要素，即公文中通过“自我说明”形式所表示的公文作者的写作目的，它一般直陈文首，表露于外。

2.3公文结构处处显示“三”

一篇完整的公文的外在结构形式表现为 “总—分—总”，即由开头——主体——结尾三部分组成，然后在这一基本形式基础上进行变化。开头部分的内容是讲明拟文的背景、原委、目的或者概述情况；主体部分是针对问题进行分析，在分析问题的基础上提出解决问题的办法；结尾部分则需根据不同的文种用不同的结束语，如 “妥否？请批示”、 “特此函复”、“此复”等。

2.4公文的表达方式是叙、议、说三者的融合

公文写作在表达方式上，除法规性文件外，一般都采用这种形式，即以说明为主，兼以议论与叙述，这也是公文写作与文学写作在表达方式上的一个明显不同。说明、议论与叙述，在公文中不是各自割据的，而是三者不可分割地融合于一体。这种三个方式的融合，首先表现在整个篇章上，其次表现在段句上。

2.5在文件的具体撰写上，更与“三”有着不解之缘

比如人们写总结通常要讲“三大块”，即情况概述、经验作法或体会、存在问题及今后意见。写会议纪要，一般分作三个部分，即会议的基本情况，通常采用“三段式”，即，“情况——原因——下步意见”。撰写调查报告，一般是成绩(变化、特点、效果)、原因(经验、做法、作用)、结论(意见、建议、启示)三个层次。写表扬或批评性的通报，一般先写事故发生的情况，再分析发生的原因，最后写今后防止的办法。

3对高校今后提高公文写作水平的几点建议

3.1提高高校领导和工作人员对公文处理程序规范化的认识

高校领导对公文处理工作的重视程度，直接影响着公文处理工作规范化的程度，影响着公文的质量。所以要切实提高高校领导干部对公文处理程序规范化的重要性的认识，同时提高自身驾驭公文能力，才能切实把好审核关，核发高质量公文。而办公室工作人员作为公文的实际办理者，应养成严格按照规范化程序办理公文的良好习惯，确保拟定公文格式规范、办文程序规范、文种规范的高质量公文。

3.2制定有关程序制度，完善工作机制

稳定的程序制度，完善的工作机制可以提高公文的处理效率，保证公文的质量。各高校可以根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《中华人民共和国党政机关公文格式》等文件，制定符合本校实际情况的公文处理办法，既严格发文程序、审核程序，规范发文内容，又将新条例的要求由学校贯彻落实到各学院、各系部，切实做到上下统一。

3.3改善办公设备，提高公文办公自动化水平

目前许多高校还是采用低层次的以纸质为主的办公方式，这种办公方式不但耗费工作人员大量的时间和精力，而且在一定程度上影响公文处理的程序性、规范化的进程。高校应引进先进的办公设备，建立数字化校园网络平台，逐步实现无纸化办公，推进公文办理自动化建设。

4结语

公文写作和公文处理是高校办公室的重要任务，也是经常性工作。公文的质量直接体现了学校的行政管理能力和管理水平，高校办公室人员要在掌握高等教育发展规律和公文写作的普遍规律的基础上，结合上级文件精神，勤写多练多总结，方能不断提高公文写作水平。

参考文献：

[1]李元.对改进和规范高校公文处理程序的思考[J].科教导刊，2009：(34).

[2]李波.高校公文拟制过程中常见错误解析[J].秘书之友，2014：(8).

[3]杨建伟.以文辅政提升高校办公室工作水平[J].东西南北教育，2014：(4).

(编辑马海超)

On Improving the Quality of Official Document Writing of Office Workers in Colleges

CHEN Lin

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Abstract：Formed in college’s administrative work, college official document is not only a kind of important document writing with legal validity and standard formats, but also a reflection of the theory on school management, school-running orientation, educational concept, and school management level. A high-qualified official document can represent the college staff’s writing ability, but it seems that their document writing quality needs to be improved. This paper not only analyzes several problems existed in college document writing and corrects, but also summarizes the college document writing laws of “Three”. Meanwhile, this paper also promotes four main suggestions for improving college official document writing level. Such as, by improving the recognition of document processing procedure standardization, colleges can acquire standardization of document issuing orders, strengthen the training of office workers, and improve the equipment of office to improve the quality of the office workers’ official document writing.

Keywords：college; official document; writing; quality; laws

收稿日期：2016-03-01

作者简介：陈琳(1986.07— )，女。学士学位，研究实习员。研究方向：高校行政管理。

中图分类号：G640

文献标识码：B文章编码：1672-0601(2016)05-0050-03