企业内部控制要素在中职学校财务管理中的借鉴与应用

福建 徐锡光

企业内部控制要素在中职学校财务管理中的借鉴与应用

福建 徐锡光

本文论述了福建省中职学校内部控制的现状，以企业内部控制五要素为基础，从内部控制的5个方面分析了中职学校财务管理的内部控制，提出了一些具体的对策。

内部控制要素；中职学校；财务管理

从海西战略实施以来，福建省职业教育发展大步前进，2008年全省328所职业院校中职招生规模占福建省高中阶段招生总数的48%。职业教育跨越式发展过程中，各中职学校纷纷抓住机遇、加快发展步伐，中职学校在筹集和使用资金、内部管理、预防和惩治腐败等方面出现了许多新情况、新问题。《国家中长期教育改革和发展规划纲》提出了“加强经费使用监督，强化重大项目建设和经费使用全过程审计，加强学校国有资产管理，建立经费使用绩效评价制度，防范学校财务风险”的要求。2011年，国务院《关于进一步加大财政教育投入的意见》提出“规范学校经济行为，防范学校财务风险”的要求。如何对中职学校财务管理进行相应的改革与创新，如何建立高效的内部控制制度已成为中职学校必须解决的重要课题。

一、中职学校内部控制的相关政策依据

近年，我国非常重视企业内部控制的建设，先后出台了多项针对企业的内部控制政策制度。2008年、2010年，五部委联合发布了我国首部《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》，配套指引包括《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》，构建了企业内部控制规范体系。虽然中职学校和企业的业务性质不同，不能直接照搬《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》，但是，笔者认为这两项制度仍应该作为中职学校内部控制的理论依据和指导政策，中职学校可结合自身的特点，借鉴、探索适合中职学校管理活动的内部控制。

借鉴企业内部控制的定义，笔者认为可把中职学校内部控制定义为是由学校的教代会、党政联席会、学校领导、内设部门和全体师生员工实施的、旨在实现控制目标的过程。其目标是保证中职学校各项教育教学管理活动合法合规、资产安全、会计信息真实完整，防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为，提高管理效率，实现其社会价值和社会效益，促进学校科学持续发展。

二、中职学校内部控制存在的主要问题

1.内部控制环境基础差

（1）内设机构不合理。目前，多数中职学校是重视学生德育管理、教学管理，而忽视了内部控制的保障作用。按有关政策，省级以上重点中职学校才能设置8个内设部门，大部分学校设置偏向教学和管理而忽视内审机构，普遍没有单独设置内部审计部门。有的学校设立了审计岗位，但一般由会计主管兼任；有的学校甚至没设置审计岗位。

（2）内部牵制制度报失。学校重大经济决策乃至日常业务开支存在校长“一支笔”签字，致使内部控制制度失去人人负责、相互制约、识别风险的作用，影响了学校内部会计控制制度的建立、完善和有效实施。

（3）人力资源管理政策落后。目前，很多中职学校教职工基本按身份和资历取得档案工资，没有建立绩效考评制度及没有形成科学用人制度。如我省某校同一年入编了60多名青年教师，此举将带来很多教师同年结婚、同年婚育的压力和风险，给学校教学教育管理带来很大的难题；同时，存在财务负担过重和减员带来的法律风险。

2.风险管理意识淡薄

目前，中职学校普遍重视学校的基础建设、实训基地建设、实训设备的购置，但很多学校对重大项目和实训设备采购没有进行科学的可行性认证，造成大量的实训设备使用率不高；或有的只有在上级领导、外单位来参观时打开实训室仅供参观，成了“参观实训设备”。部分中职学校疏于对代办项目款项的管理及往来款项的管理，使代办款项成为乱收费的温床。很多学校以经费有限为理由，不重视学校师生人身财产安全保险和学校财产保险机制。

3.控制活动不规范

目前，中职学校虽然很少对外投资项目，但在日常管理中存在很多不规范控制现象。一是由于管理人员编制少，很多不相容的职务普遍存在不实行相互分离的措施；二是预算管理不科学、不规范严格，造成在执行中经常随意调整预算。

4.信息沟通有待加强

学校没有建立校务公开、财务公开制度，学校领导与师生之间没有形成有效的信息沟通渠道。师生员工又迫切了解一些学校重要活动信息，就会造成小道消息现象，造成很多误会，影响学校师生员工的团结和学校的发展。

5.内部监督形同虚设

现有许多中职学校的内部会计控制制度形同虚设，执行情况差。内部审计缺乏独立性，未能真正发挥监督作用，从而人为地削弱了执行内部会计控制制度的自觉性和警觉性。

三、提升中职学校内部控制的思路与对策

1.从内部环境方面加强

内部控制环境是内部控制生存的土壤，是内部控制赖以发展的基础，它直接关系到学校内部控制的执行和贯彻。学校内控体系的建立和完善，首先应加强学校内部控制环境的建设，为财务会计监督建立良好的环境平台。

（1）提高学校领导对内部控制重要性的认识。学校领导在中职学校的管理中起着至关重要的作用。学校领导素质不同，对学校发展所产生的影响也不同。中职学校的领导应加强对会计专业理论的学习，认真学习《会计法》、《内部会计控制规范》等有关法规和制度，制订一整套由学校各个部门、全体师生共同实施、共同负责的、相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序，促进学校社会效益和经济效益双赢。我校编制了《教师工作手册》、《学生手册》，手册包括学校内部机构设置、岗位职责、业务流程等管理制度。学校定期对在职、在岗教职工特别是新聘人员进行继续教育和岗位培训。这样既保证了学校领导运用内部控制的基本要求来引导职工完成任务，又能使学校内部教职工具有控制意识和自我控制的态度。

（2）尽快落实绩效工资改革。一所中职学校要能科学持续发展就必须建立长期激发与调动教职工的积极性、主动性和创造性，同时对教职工的行为加以有效的监督和控制，并能高效率地实现学校目标的机制。2008年，我省印发《福建省事业单位岗位设置管理实施意见（试行）》，我省事业单位包括中职学校开始全面实施聘任制，将实行竞聘上岗，按岗聘用，随岗定酬，合同管理和岗位绩效工资制度。学校实行岗位绩效工资制度，工资待遇随岗位而变动。绩效工资中的奖励性绩效工资部分是学校教职工工作量和实际贡献的反映。笔者认为，这种全员绩效考核的改革对于中职学校来说是一种切实有效的激励约束机制。

2.从风险评估活动方面加强

中职学校的风险评估主要是及时识别、科学分析影响学校目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程，是实施内部控制的重要环节和内容。

（1）建立重点项目风险评估制度。为了学校资金的高效运用，我校10万元以上的工程建设、设备采购、物资采购、实训基地建设等项目要求进行可行性论证和风险评估。重点从项目的合法性、合理性、恰当性、科学性、安全隐患及经济效益、社会效益等方面进行评估、论证。

（2）建立财产保险制度。广泛借鉴《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》的风险规避、风险降低、风险分担的风险应对策略，以及中职学校多种适当的控制措施和将风险控制在风险承受度之内的策略。如我校的游泳池、校园物业等分别外包给有相当运营管理资质的游泳管理公司、物业公司负责，通过外包的方式转移了与游泳池管理、物业管理相关的风险；学校为所有校车购买交强险、商业保险；食堂购买餐饮场所责任保险；2004年起除了购买校方责任险，还赠送“学生平安综合保险”。通过外包、购买保险，大大规避、降低了学校的相关财务风险，取得了较好的效果。

（3）建立专家咨询制度。我校聘请了律师事务所律师为常年法律顾问、检察院法官和当地派出所警官为学校法制副校长，为学校提供法律服务和帮助，指导学校遵守国家方针、政策、法律法规和相关规定，依法办学。通过专家的专业工作积极指导和促进学校教育事业健康发展，积极防范法律纠纷的发生，努力维护学校与师生的合法权益，不断提高学校依法办学的管理水平。

3.从控制活动方面加强

学校的控制活动是指根据风险应对策略，学校采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内，表现为实施内部控制的具体方式。中职学校常见的控制措施有：不相容职务分离控制、授权审批控制、财产保护控制、预算控制等。

（1）建立岗位不相容职务分离控制，建立岗位分工和岗位责任制度。按照不相容职务相分离的要求，合理安排工作岗位，对重要岗位严格分开，相互监督，相互制约，避免舞弊。如我校出纳与会计，教材、图书、日常用品、固定资产的采购、验收与款项支付，物资采购的审批与执行，物资的取得与处置业务的执行与相关的会计记录等严格执行岗位分离控制。

（2）建立授权审批和集体决策制度。按照内部控制制度的要求，设置合理的组织结构，规范各类资金的授权支付程序，明确建立授权与分配责任的方法，明确规定不得由一个人办理资金支付业务的全过程。我校建立年度、月份、日常开支计划三级的审批机制。一是年度开支计划必须经教代会讨论审定。二是教学设备、后勤管理等月度采购计划、付款必须经过校长签字审批。三是日常开支分级次审批。300元以下开支由科室负责人审批；3000元以下由分管校领导审批；10000元以下由校长审批报销付款；在1～5万的开支由分管校领导、校长同时审批报销。我校还成立物资采购小组和修缮小组，由学校工会、纪检、财务科、总务科、相关专业技术人员组成，学校所有的5万元以上大额物资采购和修缮项目，均由小组成员集体决定。

（3）代办款项专项化管理。我校为规范管理、用好教材、军训等代收代办款项，实行代办款项按专项经费管理制度，对所有代办项目实行公开招投标，把公开招投标节省费用全部让利给学生，代办费按公开招投标折扣后的价格进行结算，每学期结算一次代办项目。2011年6月，我校退还2009级学生教材23万余元。

（4）强化预算控制管理。预算控制是内部控制中使用得较为广泛的一种控制措施，在事业单位的中职学校显得尤其重要。目前，中职学校的收入主要是财政补助收入、事业收入，而支出主要包括人员经费支出、公用经费支出、专项项目支出等。学校财务预算主要是财务收支预算,其主要任务是保证学校年度内各项工作的正常运行。学校年度预算，一经批准并下达就是法律文件，学校必须严格执行，否则就是违法。为此，学校要细化预算单位，把人员经费、办公经费、公用经费、专项经费等细分到各部门，同时明确其应完成的任务，与年终考核相挂钩，逐步建立预算绩效评价体系，提高预算管理水平和预算资金使用效益，使学校有限的资金能发挥其最大效益，使预算真正成为提供条件保障和促进事业发展强有力的工具和手段。

4.从信息与沟通方面加强

学校信息与沟通是及时、准确、完整地收集与学校管理相关的各种信息，并使这些信息以适当的方式在学校有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程，是实施内部控制的重要条件。我校建立了较为完善的信息处理系统，以提高内部控制的效率和效果。在保持以传统的校内宣传栏、校内文件等形式进行财务公开、校务公开外，我校还建立校园网留言专栏、OA系统、短信群发系统等现代化有效的信息沟通、内控信息平台。我校在OA系统上开发固定资产管理系统、经费使用信息系统，让学校领导、科室负责人及时了解、掌握全校、科室的固定资产的分布、使用情况及经费使用情况，从而为学校的管理、发展规划、决策提供了有效的依据。为了建立有效的反舞弊机制，我校还建立校长信箱、校园网留言、学生座谈等方式畅通师生的信息举报投诉渠道，确保举报、投诉成为学校有效掌握信息的重要途径。

5.从内部监督方面加强

内部监督是指中职学校对内部控制建立与实施的情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，对于发现的内部控制缺陷及时加以改进，是实施内部控制的重要保证。

（1）建立内部控制内部机构。借鉴《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》对建立内部审计机构、制定内部控制监督制度的要求，我校建立了由工会、纪检监察、财务人员、教师代表组成的内部审计小组作为内部控制内部机构，以保证内部审计工作的独立性。内部审计小组根据有关财经法规、规定，做好事前、事中控制，审计科还定期、不定期地对学校的经济活动进行审计，完善事后的监督。

（2）建立日常监督和专项监督机制。专项监督与日常监督有机结合，日常监督是专项监督的基础，专项监督是日常监督的补充，如果发现某专项监督需要经常性地进行，学校有必要将其纳入日常监督之中。我校建立三级内部监督机制：一是财务科内部自查机制，对易发生问题的环节、岗位定期、不定期地进行监督检查；二是内部审计小组学校财务管理的关键岗位、关键环节的密切监控与不定期审查机制，包括审核会计账目、财务收支及经济活动的合法性、有效性，对内部会计控制的有效性进行评估；三是建立师生、学生家长、用人单位为主体的外部监督体系，通过征求他们对学校控制制度执行情况的意见，能帮助学校更好地发现制度中存在的缺陷和不足，并不断改进和完善。

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（编辑 刘丽娜）

（作者单位：福建省邮电学校）