科学事业单位“报销难”的成因及对策探讨

宋 密

一、事业单位财务现状

事业单位报销审核是财务管理的一项重要工作，是单位报账人员根据真实发生的业务所取得的有效原始凭证，按照相应的用途分为差旅费、材料费、招待费、劳务费、会议费等类别，填写好相应的费用报销单，并按照相关的财务规定补充齐材料提交至财务人员审核，并最终完成报销的一个过程，但在实际工作中往往由于报账人员对单位已出的相关财务规定不熟悉，或者取得的原始凭证不符合财务报账规定等相关问题，造成报账滞后甚至被驳回的情况。另一方面财务人员在规定出台后信息宣传不到位造成信息不对称，甚至有一些财务人员本身的职业素养不高，对新出的财务规定理解上有偏差，部门内部人员缺少专业培训和有效沟通，从而造成在实际报账过程中一些不必要的误会和冲突，从而造成“报销难”这一普遍现象。

二、事业单位财务与报账人员的矛盾产生的原因

1.财务报销工作的专业性较强，流程相对复杂，而单位财务人员与报账人所站的角度不同，很难得到他们的理解与配合

由于工作内容和性质的原因，财务人员是需要严格按照国家和单位各项规章制度审核报销单，而报账人在发生了一笔业务后往往希望第一时间获得审核通过，但这其中财务人员需要审核业务的真实有效性、票据的合法和合规性、是否按照相关规定提供相应的材料等，由于财务人员的严谨性和审核过程中的相对复杂的流程与报账人的期望值不对等，极易造成财务人员在有意无意“为难人”的错误印象。

2.国家及单位的政策和财务制度的的不断改革和更新

随着国家经济的高速发展，对财务重视程度也在不断的提高，国家八项规定的出台、公务接待、厉行节约、公务用车改革等一系列举措的实施，标志着国家对于经费的使用有着更为科学严格的管控，尤其是政府会计制度的改革，线上报销系统的全面升级，使报销流程有了很大程度的改变，如纸质票据上传至系统对报销人来说就是一项新的要求也非常不易操作，尤其是那些纸质票据较多的报销如：因公出国（境）差旅费，工程款等上传报销凭证就更加复杂，这一方面加大了报销的难度，一方面也增加了财务审核的工作量，大家在学习新的规定和流程的初期难免会有怨言，而此时如果双方再在报销时沟通不顺畅就极易造成矛盾和误解。

3.单位的规章制度不健全，同时存在对新出台的制度宣传不到位

如某Z事业单位是在审计时发现问题或者在国家和上级主管部门的政策要求下制定了新的规章制度，而新的制度只是简单的套用国家的相关规定或者临时加上审计提出的整改办法，并没有根据单位的实际情况制定科学有效的管理规定，当这种粗制滥造的规定一经出台就会变成束缚大家的枷锁，从而引起大家的反感。同时国家新出台的规章制度，单位财务人员如果仅仅是当一个“二传手”，简单的以发送邮件或者公告的形式进行传达，正式执行前没有进行针对性的培训和讲解，宣传不到位，很容易造成大家在执行的前期出现诸多的抱怨，增加了很多不必要的沟通成本，也会造成大家对财务工作的误会。

4.单位对于财务报账人员的重视程度不高，各种待遇普遍偏低，导致报账人员流动性较大，从而造成相互间的沟通成本增加

科学事业单位一方面由于其功能和定位原因，更为注重自身科学事业的发展，而对相关的财务助理的重视程度不够，导致他们的职业发展受限；另一方面由于科研经费不足或经费支出范围的限制，需要专款专用，导致财务助理的绩效津贴、工资福利等相关待遇没有得到应有的保障，而财务助理大多采用的是项目聘用的形式，一旦他们的岗位晋升及薪酬发放等关键方面没有达到预期时往往会考虑重新规划自己职业生涯，或考研继续深造，或考取更加稳定的公务员等，这样就会造成财务报销队伍的不稳定，而财务助理的频繁流动会导致沟通成本进一步增加，报账效率大大降低。

5.单位的财务信息系统流程冗余，过于强调管理，而使服务退步并没有从用户使用者的角度切实地解决报销繁的问题

政府会计制度的实施使单位的财务信息系统进行了全面的升级改造，而随着网络信息技术的不断发展，许多先进的网络信息技术和科学的管理理念运用到传统的财务日常工作中，但是部分单位在建设新系统时过于强调管理上的智能，要显得“高大上”，但服务于用户的理念没有体现出来，如某Z事业单位的领导对预算的控制比较重视，在系统的升级改造中希望实现实时的预算控制，避免出现预算超支的现象，所以在许多的费用报销类别中设计了专属的预算控制的流程，而预算费用也细化到了科目级别，这些流程的设计初衷是为了控制预算防止项目超支，进而影响项目的结题验收，但在实际的使用过程中，报销人纷纷吐槽，原因是有的报销单原本只需几分钟的就能填写完成，现在可能几十分钟甚至更长的时间才能完成，系统一方面要求报销人在填写报销费用时需要根据本身设置的精细化预算科目准确选择对应的预算，而有的费用对于报销人来说不是一件容易区分的事情，甚至有的费用类别在选择预算科目时对财务专业人士来说都是一种考验，这无疑是大大增加了报销人的填写难度，另一方面该流程对预算科目的金额也进行了相应的控制，报销人在选择预算科目的同时还要关注对应科目剩余的金额，系统的这种管理预算的流程让报销人感觉到填报系统的复杂繁琐，进而形成报销“难上加难”的局面。

三、针对财务报销难的解决办法

1.完善单位的财务规章制度，在风险防控的基础上进一步简化业务流程

如某Z事业单位在采购物品和出差前会提交一个业务事项的事前申请，并且需要根据单位的审批权限进行审批，等到业务发生后拿到相关票据进行报销时，还需要根据实际发生的费用再次提交相关领导审批才能完成最终的报销，这无疑是一种重复审批，造成报销人对这种不合理的流程的反感。单位有必要对这种冗余的流程和制度进行重新改造，从而简化报销手续，如上述的业务流程就可以在单位强调业务的事前审批的规定下，在预算范围内的一般事项的报销不再由相关部门审批，财务直接进行最终的业务合理性、合规性的审核，通过简化事前预算范围内的审批流程，一方面鼓励大家业务发生前需要提交审批，将业务的风险端口进一步前移；另一方面预算范围内的一般事项报销进一步简化了业务审批流程（业务流程如下图：）。

2.使政策宣传方式更加多样化，从而加大财务规章制度的宣贯和业务能力的提升

（1）单位在修改或制定制度时要做好前期的调研工作，一方面更加深入地了解一线报账人员的实际困惑，同时倾听他们对现有规章制度在实际执行过程中有哪些需要进一步改进的意见和建议，也能让科学家和报销人感觉到得到充分了尊重，从而获得他们的理解和支持；另一方面通过这种内部调研可以起到前期的宣传作用，这样新规定出来就不至于很突兀，执行起来也会更顺畅，进而得到报销人员的支持和认可。

（2）制度发文后需要在单位内部进行一个广泛的培训宣传，针对制度中变动比较大的地方制作一个简易对比说明图，使用户的使用者能够更加清楚、直观地获取关键信息，从而达到更好的宣传新制度的效果。

（3）财务人员在日常的业务办理过程中应该做好报销问题的记录，针对典型的问题制作一个“报销纠错记录表”，同时也可以打印粘贴在较为醒目的地方，方便大家在报账间隙进行一个自主的学习和翻阅，并且将电子版的问题在单位的财务交流群内进行一个转发、以提醒大家注意此类问题，进一步做好财务报销的宣传，提高彼此的沟通效率。

3.重视对财务助理的培养，建立起一支相对固定并且专业的报销队伍。单位通过设置科研财务助理聘用机制，由财务部门推荐业务能力较为出色的财务报销骨干，由单位的相关招聘小组进行招聘面试，对符合条件的应聘人员进行人事备案，后期由财务处定期组织业务知识培训，如单位的财务报销流程培训、项目预算结题等业务能力培训。设置相应的岗位晋升机制，增强他们的责任心和荣誉感，对于工作能力特别突出，连续多年考核为优秀人员，又符合岗位竞聘条件的可以作为单位财务人员招聘的优先考虑对象，从而打通他们的岗位晋升通道，以激发他们日常工作的动力和潜力，进一步稳定报销队伍，减少人员的流动性。

4.进一步优化财务信息系统，切实地做到系统是服务于人，以政府会计制度改革，财务系统“智慧化”建设的契机，实现财务系统管理需求与服务理念的相互融合

（1）简化预算科目的选择，系统为实现实时的预算控制，避免出现预算超支的现象，可以在财务填报系统中嵌入预算控制模块。但对于预算科目的设置应简化，易于选择，国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见（国办发[2021]32号文）中指出要扩大科研项目经费管理自主权，进一步精简合并预算编制科目，按设备费、业务费、劳务费三大类编制直接费用预算，我们在系统的实时预算控制环节在提供预算科目选择的时候可以简化为：设备费、业务费、劳务费这三类易于识别的科目。一方面可以实现预算的控制，防止超支，又易于报销人线上操作。

（2）线上填报环节我们在实现电子发票拍照上传的同时可以让系统自动扫描识别发票信息，将关键内容自动识别填入系统中，如在采购验收环节可以通过发票上的信息自动识别采购物品名称、型号、单价、数量、供应商等信息，用户在填写的过程中无需花费更多的时间关注这些“财务专业领域”的细节工作，让系统更加友好易于操作，这样不仅可以大大减轻用户的工作量，也能够让用户得到更好的系统升级的使用体验，同时运用这些智能方式进一步提高准确率。

（3）在财务信息系统化建设的过程中将财务报销系统的末端延伸至资金结算的最后环节，将传统的网上银行系统与单位的财务报销系统进行一个联接，形成从线上填报到支付完成的整个流程的闭环。实现在付款环节通过出纳的“一键式”操作完成最后的资金结算环节的发起，减少财务人员的繁琐的手工操作环节，出纳只需查看系统操作完成后的一个付款结果，并对提示汇款失败的数据进行分析和反馈，将出纳人员从简单的重复录入系统的繁杂工作中解脱出来，助力财务人员从简单的核算型慢慢向分析管理型转变，从而大大提高资金支付的准确率及效率。

四、结语

综上所述，为有效的解决“报销难”这一突出问题，各单位应结合实际情况，重新审视、梳理单位的制度流程，顺应国家对科研经费管理的要求，持续优化财务服务工作及管理流程，促进科研经费使用向着更加规范化、科学化的方向发展，切实地解决他们在报销过程当中的实际问题，多倾听科学家的声音，遵循科研规律，减轻科研经费使用限制的压力，为广大科研工作者潜心研究营造良好的环境，进一步激发科研创造活力。