企业数字化转型下公司内部控制的影响研究——以Z公司为例

罗涛

贵州财经大学

一、引言

随着数字化浪潮的席卷而来，带来最大的好处是改善了用户信息不对称问题，主要的导向是客户感知价值最大化。商业的经济模式不再是传统的生产为主导，同时也给企业的经营带来了挑战和机遇。数字化转型后，与传统工业化发展时期的竞争模式相比发生了改变，企业的核心竞争能力转变成了“服务能力+数字化能力+制造能力”，不再是传统的“制造能力”。企业不仅要能够进行技术研究、开发和创新，还要加快研发设计向协同、动态的转变;能够改变生产方式，加快工业生产向智能化、柔性化、服务化转变，也至关重要;还需要能够重组组织管理，加快组织管理向直决、个人和自决的扩展，并为从价值链到具有实时互动和多方参与的灵活价值链的创新体系的发展做出贡献。互联网、云计算、大数据、区块链等技术对现代的各行各业都带来了巨大的冲击，掀起“互联网+”的浪潮，为企业带来新业务制定的类型和方法也对内部控制活动提出了新的挑战。内部控制的目标是合理地确保遵守公司的运营和管理活动。资产安全，财务报表及相关信息真实完整，改善业务运营效率和效益有助于公司发展战略的实施。为实现上述目标重点和内部控制方法应以外部环境的变化为基础。业务形态变化动态调整、优化、持续推进内控，适应时代要求，为企业提供更好的服务，支持行业发展。但同时这对于浪潮中需要与时俱进、亟待创新的企业来说既是挑战，也是机遇。

根据现有的文献总结，多数的研究分析内部控制对公司经营的影响都是从实证分析的角度出发，体现了重要性却缺少了实践性，少部分的案例研究对企业优化内部控制提出了不错的对策，不过对未来的思考也有不足之处。文章选择了案例研究法，从Z公司的实际情况出发，更真实的研究数字化转型时期公司内控制度的变革。Z公司是医药流通行业的知名企业，在医药物流和医药分销上都处于行业领先地位。尤为值得注意的是，公司积极响应数字化浪潮，并主动参与探索数字新兴技术的应用场景。在不断地优化信息技术和更新内部控制制度之后，Z公司才能成为数字化转型下内控体系变革的好例子。

二、数字化转型与内部控制概念简介

1.数字化转型概念

数字化转型，是企业在全球数字化变革的背景下，为适应数字经济环境下企业生存发展和市场变化的需要，对企业进行的主动的、系统性、整体性的转型升级。数字化转型是数字技术对企业的全面重塑。与传统信息化相比，数字化转型是从技术应用向全面重塑的转变，本质上是利用新一代数字化、网络化、智能化技术对企业实现更深层次的重塑与再造，是脱胎换骨式的自我革新，是利用数字技术对传统业务、管理、商业和服务模式进行全面的重塑，是利用数字化技术和能力来驱动企业商业模式创新和商业生态系统重构的途径与方法。

数字化转型是对企业的数字重构和镜像再造。随着人工智能、大数据、云计算等技术日趋成熟和扩散应用，企业得以利用这些技术把企业复杂的运营管理、生产制造等所有业务在计算机世界实现数字重构、全息重建和镜像化再造，进而构建一个全感知、全联接、全场景、全智能的数字企业，再达到优化再造物理世界的业务，对传统管理模式、业务模式、商业模式进行创新和重塑，实现业务的成功。

数字化转型是技术与业务的全面交互和融合创新。数字化是技术与业务的全面交互，技术赋能业务，又融入业务，成为业务的底层能力，技术和业务融合创新成为新的业务形态，技术成为驱动业务发展的核心动力，业务成为技术创造价值的主要载体，技术和业务共同构成了数字经济条件下的业务形态。

2.内部控制概念

内部控制是组织为提高运营效率，获取各种资源并充分有效地利用这些资源，并在一定条件下实现既定的管理目标而进行的各种限制和调整的组织、计划、程序和方法。内部控制的目的与企业的业务发展战略是一致的，狭隘地理解过去是为了防止欺诈和确保公司活动的安全，以及会计的监督和控制，分离和相互限制不相容的职位——这一切都是内部控制的一部分。经过几十年的发展，内部控制的重要性变得更加丰富，例如，流程标准化以提高公司的运营效率，监控各部门的工作，避免业务风险，以及为企业提供合法和充分的工作。由于这套措施确保了公司的不间断管理，遵守生产和运营安全，以提高效率并有助于实现公司的目标，内部控制的角色是所有企业都不可缺少的，通过企业活动的各个方面，但有些管理得很好能达到有效控制。一些企业在管理上存在弱点，难以控制。不能说内控的失效企业一定会经营失败，但有效的内控机制在降低内外部经营风险，保障企业资产安全方面能够起到决定性的作用。

三、数字化转型背景下Z公司内部控制的管理现状

1.内部控制重心发生变化

在数字浪潮的到来下，Z公司内部控制的管理倾向和重点也发生了改变，由于采用新兴的数字技术，当前Z公司开展内部控制管理工作时基本上采用线上方式。对公司内部的业务信息和财务信息等进行处理时，传统的手工记账方式渐渐被淘汰，在这样的趋势下，Z公司内部控制管理工作的重点要更加确保信息安全，确保数据活力和数据及时性。内部控制的管理工作中，新兴数字技术的运用也使得Z公司内部管理的效率快速提高，通过线上平台的信息传输，管理人员的处理效率也得到良好的改善。不过随着公司内部控制重心的改变以及线上处理工作内容的增多，会使得部分员工出现不适应的情况，在日常工作中会有抵触的情绪，这也会给公司管理上带来消极的影响，附带一些管理问题。

2.内部控制人才专业化不足

Z公司在数字化转型的背景下对内部控制的管理工作进行开展时，需要专业素养能力强的内部控制人员，在数字化转型的背景下，Z公司内部控制类型以及内容相比之前都有很大的改变，以前的员工无法很快的适应现在的工作模式，并且目前公司内部正缺少这样的专业型人才，在新兴的管理系统下，内控人员不仅要来了解公司的行业特点，还要拥有丰厚的管理知识，更要掌握特有的数字化工作模式，这对内控人员有了更高的专业要求，也提高了竞争力。由于Z公司内部专业的内控人员较少，所以公司开展内控的变革也带来不利的条件，因此公司要注重专业内控人员的培养，同时也要引进高专业的人员，这是目前公司管理工作需要注意的地方。

3.内部控制制度存在的问题

新的管理模式下，Z公司开展内部控制工作，需要考虑到内控工作与新兴数字技术之间的契合，既要符合数字化管理的需求，也要优化公司内部控制制度。在数字化转型的背景下，Z公司内部控制的管理工作重点与目标也发生了偏差，如果继续采用传统的内控制度，会对内控制度的变革带来障碍。在之前的传统内控制度下，Z公司注重的是前期工作，对后期内部控制工作的结果评估和责任追究显得不够重视。在数字化转型情形中，Z公司的内部控制工作应该更加注重细节问题，实现全流程的管理，所以公司在内控体系变革中要做好管理的重点调整，不仅要适应新兴数字化技术的应用，还要满足新形势下行业的管理方向。现阶段公司的内部控制制度还没有完善，依然存在不足，当前的公司内部无法完全适应数字化转型阶段，这致使公司内部控制的信息化推进缓慢，并且缺乏必要的监督管理机制，无法快速反映出现的不足，使得内部控制的风险程度增加。

四、Z公司内部控制制度变革过程与成效

1.控制流程系统化

Z公司一直以来都是以标准化的形式开发信息系统，所以与同一业务的不同公司的信息系统之间的差距很小，虽然各个板块各个行业之间是按照组织和业务线的关系来建立信息系统的，但是各系统之间的信息平台是统一的，这也为以后的数据集成和板块联动提供了便捷。

标准化的信息系统降低整合成本并加快整合速度，并为员工在执行程序时提供参考信息，随即提升了工作效率。信息系统在整合完成之后，所使用的软件和程序都是一个系列的。从公司的层面来讲。信息技术总部只需要开发一套完整的培训课程并编制一套详细的操作手册，这样就能够满足各地区事业部的信息技术需求，从员工的角度来说，标准化的信息系统提高了可操作性，同时也降低了操作系统的难度，能更快、更有效地处理业务，应对风险。对Z公司来说很大程度降低了内部控制成本。

信息系统在标准化后，将会带来处理信息数字化和操作程序的自动化，在一些寻常的工作中，设置的流程自动化就可以快速办理。例如，客户再通过一些互联网平台选择购买商品时，大数据会根据客户的需求进行推荐，方便客户快速找到所要的商品，同时系统会快速生成订单并向仓储物流、财务系统，各个环节相互联系快速反映。对于传统的订单信息处理和财务报表统计这类人员将会大幅度减少，被人工智能所取代。对于容易出错的问题，例如发货时数量与订单对应不上、环节报错和药物数量限制等问题将会得到很大的改善。能快速发现问题并及时解决，有针对性的处理可以提高工作效率和减少成本。

2.提高数字化运用的安全性

在数字化转型过程中，Z公司在开展内部控制工作时，及其重视对数字化应用的安全性应用。在数字化处理过程中，Z公司高度重视内部信息系统的安全性，为了提高信息的处理效率，公司还专门引入信息系统，建立高效的模块划分体系，减少了信息的混乱度。在提高数据的传输效率和储存安全的同时，还减少了信息丢失的普遍现象。维护硬件设施和软件信息安全性方面，为了提高数字化在这方面运用的安全性，Z公司根据数字化转型的需求，去专门制定了一套绩效考核体系，制定专门的考核内容，达到一套完善的控制体系。根据内部控制的管理特殊性，对工作目标进行量化分析，既能方便内控工作的绩效考核，也提高了工作的规范性。

在数字化刚起步的时候，Z公司就提前做好了各种软件信息的调查，财务软件也选择了合适的供应商企业。从公司的角度考虑，引入了适合本行业自身发展的软件系统，并根据公司自身的情况下选择了适合内部控制的硬件设施，在后期也做到了及时的根本性优化，保证了设施的通畅运行和保障了信息系统的安全运行。Z公司在后期对软件设施和硬件设施的维护过程中，专门引入了专业的技术人才队伍。为了维护信息安全，保障各项信息系统的构建，公司对信息化人才的招聘也做了限制，并对进入公司的人才进行定期的培训，确保他们能够满足公司内部控制管理的不断变化等需求。公司内部也根据内容和岗位的不同，设立了不同的保密权限等级，在满足工作需要的同时也防止了信息泄露。随着新兴数字化技术不断深入的应用，Z公司在信息系统的引入过程中，对税务管控方的控制和加强纳税统筹的工作也相当的重视，对财务方面也设立了专门的模块功能，对不同部门的工作数据也加强了保护和储存，保障数据信息的安全准确。此外，公司还设立了专门的监督机制，通过内外部审计相互结合的方式下，对信息管理系统的维护做出分析和评价，查出内部控制中的问题，确保内控工作的稳定性。

3.内部管理一体化

Z公司的内部管理一体化是打通各个部门和子公司之间壁垒的关键，可以把部分管理事务集中到公司总部，加强总部对分公司的管控，提高工作效率，降低经营风险。在内部管理一体化后，公司总部能够实时掌握其他部门和分公司的信息数据，动态了解到公司的业务信息和财务信息，减免了至下而上的递进，大大提高了工作效率。

内部管理一体化有一个巨大的优点，在之前各部门和各分公司的信息系统是单独运行，没有关联的，如果彼此之间需要相互了解信息会很花费时间和精力的，并且成本也会很高，不过管理一体化后通过设立标准化的流程就可以轻松看到其他部门的信息。同时物流效率加快和资金流动性增强，降低了内部协同的工作量。药品等物资对外销售的时候，分公司会将信息流程化反映给总部，总部通过反映的信息做出分析将会更加合理的分配资源。公司内部管理一体化还有一个优点，就是提高公司总部管控的灵活性和便捷度。在信息高度集中的情况下，总部可以管理更多的事务，能整体的把握全局，降低管理单位的经营风险。在数据系统的支撑下，可以分析采购、生产、销售、售后等数据，了解公司的生产经营情况，从中发现运营过程中的风险，以此来对各部门做出预警和防范措施。除此之外，数据的传输都是实时更新的，总部可以根据数据做出管理决策，减少了分公司的管理压力，让其更加专注于业务的开拓和公司的发展。

五、结语

从Z公司数字化转型的过程中可以看出，内部控制的建设与信息化系统的发展的联系非常密切。内部控制能发挥良好的作用离不开信息系统的不断创新，当然这也对信息系统有更多的要求，也促进信息系统的创新，可以说内部控制和信息系统是相辅相成的。对于那些大型物流和销售的企业来说，Z公司在数字化转型背景下的内部控制制度构建具有不错的借鉴意义。数字化下内控体系的构建，不仅要重视信息技术相关控制，还要保证信息系统安全并有效运行。在数字化环境下，企业业务运作将更加依赖于数字化系统，所以对信息系统的控制是成为企业内控体系适应数字化转型的基础。从技术层面来讲，要加强对信息系统的开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、信息储存与保管、网络安全等控制，保证信息系统在授权、运维、存储等方面的合规性和安全性。总的来说，数字化转型背景下的内部控制制度构建，需要不断创新信息系统、优化内部控制体系，使数字化技术能更好的在企业中发挥作用。