ERP系统下制造企业内控管理的问题及对策分析

楼粲灿

浙江全方科技有限公司

随着社会的发展，市场竞争变得越来越激烈，此时的竞争不仅是产品和技术的竞争，更是人才和服务的竞争，这也让传统靠人工干预控制为主的企业管理模式逐渐无法满足社会发展需要，促使越来越多的企业开始重视ERP系统的应用。经过几年的工作实践证明，ERP系统不仅为企业内部控制和管理工作的信息化改革打下了基础，更是为企业内在发展提供了动力，已成为目前制造企业最为关注的管理系统之一，其能将管理工作辐射到每一个业务环节和控制体系中，让企业管理人员对企业经营状况、运营优势有更加深刻的了解，进而推动企业良性发展。

一、ERP系统与内部控制概述

（一）ERP系统的定义

ERP系统也被广泛的称之为企业资源管理计划，是基于信息技术、计算机技术的基础上形成的一种现代化管理模式，是将计算机软件和先进的管理理念融合在一起，用系统化、集成化的管理方式为决策层、管理层和基层员工提供对应管理策略的一种现代化管理平台。ERP系统在应用中核心思想为SCM，是基于传统企业管理模式基础上，从供应链的角度去优化管理体系，形成各种资源关联在一起的管理措施，其应用使得企业所有管理流程都得到了相应的改善，增强了企业的核心竞争力。

（二）内部控制概述

内部控制指的是企业为了保证自己经营活动、生产活动和管理工作的有序开展，为了保障内部资金链完整，防治企业内部舞弊行为、欺诈行为滋生而采取的一系列有控制效应的方法。内部控制系统是企业内部管理活动的控制系统，是将企业经济业务、岗位实际结合在一起，以财务管理为基础构建的资源整合系统。在过去企业管理实践中，内部控制的科学运用对增强企业管理效能、提高企业生产效率、增加企业经营效益有着重要的作用，是为了加强企业管理而出现的，因此其应用需随着市场经济体制的改革而不断的优化。在制造企业管理中，随着改革力度的不断深入，制造企业业务种类不断增多，所处的市场大环境也变得越来越复杂，此时内部控制的作用变得更加突出，也更需要在工作中明确内部控制的作用和要求，进而推动企业的持续发展。

二、ERP系统与内部控制之间的关系

（一）两者具备共同的目标

ERP系统对原先的手工业务流程进行优化的过程，其应用很大程度上改变了传统的管理模式及业务处理流程。制造企业在开展ERP系统之前，虽然在一些管理活动中融入了计算机系统，但是往往都是围绕某一个部门或者活动开展的，如销售系统、采购系统、生产系统等，这些系统往往都是不能跨部门、业务开展工作的，这也导致了企业管理工作中存在各部门缺少联系，导致管理效率不高。而ERP系统在实施之后，制造企业在开展管理工作的时候，实现了从采购计划制定、物资检验入库、生产以及销售的集成，实现了跨部门、跨业务的集成化处理模式，提高了企业的生产效益。ERP系统的应用使得企业内部所有的资源都实现了平衡和科学控制，使得企业内部资源得到最科学的分配，资源的效能得到最大程度的发挥。在具体工作中，ERP系统让企业所有的业务和管理活动联合在一起，增强了整体管理效率，可见两者之间存在共同的目标，这也是两者相互融合的重要基础。

（二）两者对工作流程依赖性较高

内部控制机制自出现发展至今，其控制范围越来越大、功能越来越全面、效率越来越高，从过去简单的会计信息真实性、完整性和财产记录的可靠性逐渐形成了对企业今后战略规划和发展前景把握的模式。可以说内部控制的实现与精准掌握企业内部状况密不可分，而将ERP系统融入到其中则及时的对过去的管理模式进行了创新，给企业内部控制工作的开展指明了新的方向，大大增加了内部控制的范围，强化了内部控制的力度。

三、ERP系统制造企业内控管理常见的问题

（一）管理模式控制不足

制造企业在运用了ERP系统之后，原来许多的管理模式、业务流程、经营策略都发生了相应的变化，比过去手工管理流程相比复杂了不少，且一些管理工作的顺序也发生了转变。此时，企业内部控制流程需要随着业务处理流程的改变而优化，但是一些制造企业在ERP系统融入之后未曾意识到内部控制制度也需要随之改变，导致在管理工作中存在着许多的漏洞，不仅没有达到提高企业管理效率的目的，反而给企业生产带来一定的损失。另外，也有一些企业对ERP系统的认识不足，对其认识还停留在生产管理辅助环节，并没有认识到ERP系统的计划性、全局性和继承性优势，仅仅是将其当做财务软件的替代品，再加上ERP系统的安装、并线、调试和运行方面都需要耗费大量的成本。从成本效益的角度分析，许多企业认为得不偿失，这也导致了ERP系统在内部控制及管理工作中存在应用不深入的现象。

（二）在财务会计工作中的应用较为薄弱

财会工作是制造企业开展财务管理活动的重点，是一项多元化、综合化的内容，需要结合企业的发展现状科学实施。经过多年工作实践证明，制造企业只有确保财务会计工作质量，才能更有利于发掘企业经营和管理中存在的潜在风险，并且科学的进行规避。因此，将ERP系统引入到财务管理以及企业日常管理活动中十分必要，但是在实际工作中却发现许多企业虽然引入了ERP系统，但没有将其功能最大的发挥，导致财务管理工作还停留在原来的管理模式上，整体工作效率较低。另外，一些制造企业在融入ERP系统的时候只是简单的对过去的财务管理软件做了优化，并没有结合企业生产和经营数据对财务工作进行创新，导致财务工作中仍存在信息不全面、系统不健全的现象。

（三）ERP系统与企业内部控制系统不匹配

目前，制造企业使用的财务软件大多都是国外产品，其设置与国内企业特征无法完全吻合，即便是一些企业使用了国内产品，但是产品基础设置存在很大的同质性，这也导致了企业在选用软件系统的时候经常忽略其适合性，造成管理水平不高。也有一些企业虽然使用ERP系统，由于ERP系统可能存在与企业内部控制系统不匹配的现象，在保守思想的影响之下仍然以原来内部控制系统为主，容易在企业财务风险判断和管理漏洞的甄选时出现失误。

（四）内部控制观念不足

在ERP系统的支持下，制造企业的采购、生产和销售等多个流程都发生了一定的改变，也涌现出新问题，针对这些新问题进行原因分析，大多都是因为内部控制制度不完善造成的。一些制造企业虽然增加了ERP系统，但是并没有制定出与之相应的内部控制制度，目前仅有的内部控制制度又停留在原工作模式下，无法适应当前市场形势。就过去制造企业内部控制中存在问题进行调查，不难发现制造企业基层员工普遍缺乏对内部控制制度的认识，甚至存在不知道内部控制制度的现象，影响了整体工作效率。

四、ERP系统下制造企业内控管理的优化措施

（一）ERP系统下制造企业内部控制优化措施

1.优化销售管理

销售是企业赖以生存的基础，也是获取高额利润的关键。制造企业在开展销售工作的时候，可以在ERP系统上引入客户信息管理系统，根据客户的基本资料设定客户的偏好，为后续生产和销售工作的开展提供参考。特别是在ERP系统中客户档案模块中，销售人员可以设定好客户的基本联系时间、联系方式和资产信息等，结合客户基本情况和历史记录进行分级设定，按照分级联系标准采取有针对的管理方式，提高了工作效率的同时，减少了销售误差。另外，在ERP系统的应用中可融入权限设置，不相容的岗位实施职责、权限分离管控，保证每个工作人员都能够了解自己的工作职责和权限，并且让销售与收款人员能够在一定时间内进行岗位轮换，确保企业资产的真实性和完整性。

2.采购与库存管理

（1）采购管理。制造企业在采购环节将ERP系统融入其中，在输入端建立科学的扫码系统，通过以各个供应商沟通、协调、商讨形成全新的扫码系统，以电子技术和信息系统为基础开发扫码入库和出库系统，通过这种方式，让采购人员能够通过二维码扫描的方式准确了解到产品的相关信息，不仅增强了采购工作效率，也保证了产品的统计准确性，方便了今后管理工作的有序开展。

（2）库存管理。在采购计划制定好之后，及时与供应商联系，让其在规定时间内保质保量交货。在这个过程中采取联合采购的方式，制定科学的送货计划，利用ERP的物料到货计划功能，给供应商安排送货计划。一般情况下，根据不同的订单交期，结合到供应商的供货能力(此处可能会与SRM系统有关联，编制出合理的送货计划，ERP自动根据送货计划生成采购订单，开始正式的物料采购流程。而对于一些存在质量问题的物资，也可以及时的发现并且及时的跟踪和处理，避免不合格物资的长期积累。

3.生产管理流程

要想更好的适应ERP系统的要求，制造企业必须先优化生产工艺流程，只有这样才能符合ERP系统管理标准，才能达到提高生产效率的目标。但是这种做法对于基层工作人员提出了新的挑战，这也要求制造企业必须要定期对基层工作人员开展技术培训，并对现有生产原材料、辅材进行核查，待核查完成之后方可将其纳入到ERP系统中，通过ERP系统对生产的各个环节进行全方位、全过程控制，在提高生产效率的同时不影响产品质量。另外，在生产管理中要进一步优化质量管控制度，减少因管理不到位造成的生产隐患。在发现质量产品之后，能够及时的在ERP系统上显示出来，并且提示出质量问题发生的生产工位和时间，及时排查其他问题的出现，减少企业损失。

（二）ERP系统制造企业内控管理的保障措施

1.完善内部控制制度

首先，优化内部治理结构。众所周知，制造企业本身是劳动密集型产业，在开展内部管理工作的时候可实施董事长、总经理和监事会三权分立的局面，有三者之间相互监督、相互牵制，避免一家独大和独揽大权现象的出现，在企业生产活动中一切经济项目和发展规划的决策均需要董事会、监事会和董事长协商之后制定。这种治理模式的应用使得制造企业的内部决策更加客观、公正，不仅符合市场经济体制下企业发展需要，也避免了因决策失误造成的企业经济损失，大大增强了企业核心竞争力。在ERP系统的支持下，董事会、董事长和监事会都能及时的了解到企业目前经营状况，进而制定出更加符合社会发展实际的战略和制度。其次，加强预算管理。预算管理一直以来都是各行业、各企事业单位内部控制的核心内容，是企业经济项目运行和企业未来规划、发展计划的整体性管理模式，通过科学的预算管理机制能将企业支出控制在既定范围，避免超额支出带来的财务风险和经济损失。在ERP系统的支持下，企业预算管理工作更加的科学，不仅帮助企业制定出科学、合理的预算指标；也促进了企业实现长远发展战略，让企业生产经营活动变得更加科学有序。在制造企业经营中，ERP系统的应用让企业采购、生产、销售等活动都能够得到准确的记录，让企业管理层能够时刻监控企业各项开支，进而及时调整企业预算。为此，在ERP系统的支持下，企业管理者必须要加强预算管理力度，将预算管理观念深入到企业管理的各个角落，官产到企业生产的各个环节。最后，熟悉ERP系统的操作要点。财务人员是企业管理活动开展的关键，在工作中需要熟悉ERP系统的操作流程，进而在ERP系统科学进行预算管理，严格控制企业开支。只有这样，才能及时发现企业超额支出问题，追求超额支出的原因，并及时记录上报，经单位领导审批之后再调整预算编制，达到保证企业内部支出合理性的目标。

2.加强风险管理

加强风险管理是当前企业管理工作的重点，也是ERP系统下制造企业内控管理面临的首要任务。制造企业管理者在工作中要认识到风险管理的重要性，要明确风险与机遇并存的特点。在引入ERP系统之后，因ERP系统本身的复杂性和开放性，使得企业内部管理和生产模式都会发生一定的变化，此时很有可能发生员工错误操作、内部舞弊等现象，这个时候，加强风险管理控制是ERP环境下，企业内部控制优化的又一策略。企业管理者需要观察ERP系统软件与硬件设施是否匹配，网络系统是否安全。通过上述内容可以看出ERP系统在财会应用中经常会出现软硬件不匹配的现象，因此需要对可能出现的漏洞和不匹配问题及时的处理。首先，当业务流程变化较大的时候，ERP系统管理人员需要重新授权，并且设置新的密码和访问权限，新设置的密码需要企业主管认可和签字，避免密码泄露引起的管理漏洞。另外，强化风险意识，构建用户角色的时候充分考虑授权标准，避免发生权责不符的现象。

3.加强信息收集

一方面为提高财务部门对记账凭证的处理效率和质量，通过电子表格开发工具导入ERP系统，从而避免了手工录入记账凭证可能出现的误差，保证账务记录的准确性。另一方面采购、销售、生产等模块的数据共享自动生成报表，几乎取代了手工操作，财务人员节约大量的时间进行财务分析。一方面为提高财务部门对记账凭证的处理效率和质量，通过电子表格开发工具导入ERP系统，从而避免了手工录入记账凭证可能出现的误差，保证账务记录的准确性。另一方面采购、销售、生产等模块的数据共享自动生成报表，几乎取代了手工操作，财务人员节约大量的时间进行财务分析。

五、结束语

总之，在ERP系统的支持下，制造企业内控管理发生了巨大的变化，实现了由原来的事后控制向事前、事中控制的转变，出现了会计人员参与内部管控到全员参与内部管控的改革，也让企业内部信息传递更加顺畅。因此，ERP系统的应用是企业内控管理完善的重要标志，其让企业管理更加规范，为企业健康稳定发展提供了更加有力的保障。