图书馆电子资源成本管理问题及对策

钱静楣

摘要：随着信息化时代的到来，各大高校紧跟科技的发展，投入大量人力、物力、财力，建设并完善学校电子化基础设施。图书馆电子资源作为高校重要信息化资源，其使用率却一直低下，造成了公共资源的浪费，如何控制并管理图书馆电子资源的成本一直是高校管理者需要思考的问题，文章以江苏省某高校为例，分析了存在问题，并提出相应对策。

关键词：图书馆电子资源;成本管理

一、研究背景及意义

图书馆近几年不断地加大经费投入力度，用来购置各种类型的电子资源，以此满足老师和学生对文献信息资源的多层次多方面的需求。江苏省某高校图书馆目前拥有中外文数据库110 多个，多媒体数据库20多个，但图书馆电子资源的使用情况并不理想，相比其巨大的投入来说很不匹配。图书馆花重金买的电子资源有没有达到预期的效益？这些电子资源的成本控制合理吗？在对这些资源的管理上是不是存在欠缺的地方？通过对电子资源的成本效益进行分析，我们希望能对这些问题有基本的了解，并对已存在的问题提出合理的对策。

二、图书馆电子资源成本构成

图书馆电子资源的成本可以分为前期投入和后期运营两大部分，前期投入分为硬件投入和软件投入，后期运营分为固定成本和变动成本。

（一）前期投入

1. 硬件投入

硬件投入主要是一些为了购置固定资产、基础设施等发生的费用，具体包括计算机、服务器、办公家具、办公自动化设备、存储设备以及网络通讯成本等，是电子资源得以运行的基础设施的投入。

2. 软件投入

软件投入不仅包括购置的数据库成本，管理软件、安全软件、存储软件等软件成本，还包括人员培训成本、用户成本等。数据库的购置成本是很大的一部分，很多数据库可以说是学校斥巨资引进的，包括购买电子出版物、数据库使用权或是所有权以及知识产权等。

（二）后期运营

1. 固定成本

固定成本来自人员成本，网络运营成本和固定资产折旧。人员成本包括图书馆内电子资源管理和服务人员的工资、福利和提供专项服务的额外报酬，以外包维修服务的相关费用。网络运营成本主要是一些网络常规的维护费用，万维网网费以及必要的流量费用等等。而折旧费用来自于上述前期投入中的固定资产的折旧。

2. 变动成本

变动成本是总支出随业务量变化正比例变动的成本。它包括通信成本和信息传送费，是随着电子资源和网站点击量增加而增加的部分。也就是使用电子资源的人越多，变动成本相应的就越多。但是，变动成本远不及固定成本和前期投入来的多。

三、存在问题分析

由于图书馆电子资源的公益性，我们将从“3E”评估原则出发，分析与探讨电子资源的成本问题，并评估其使用效率。“3E”评估体系包括：投入（economy），衡量自身的输入;效率（efficiency），体现系统对资源的利用情况;效果（effectiveness），体现本系统产出对其上级系统的作用。

（一）投入是否经济

在与资源建设部主任的交流中，我们了解到上述成本构成中的前期投入部分是成本中的大头，主要在于其中数据库的购买，每年的预算高达1000多万，与纸质书籍的投入为1：1。因此，在一定程度上，控制总成本的关键就在于有效降低采购成本，尽量保证在取得同样效果的前提下，投入能够经济节约。

我们将数据库的采购流程与其他高校对比时，发现了该校电子资源在过程中的一些小问题：比如说，缺少一些与数据库出售方谈判具体价格的流程、与其他高校针对相同数据库进行价格的比对等等。

（二）效率是否高

我们认为效率问题主要是取决于使用状况。通过问卷调研的方式我们有了更进一步的了解，在收回的278份有效问卷中显示：69人平均每周都会使用一次及以上，107人平均每月会使用1～2次，67人平均每学期1～2次，35人从未使用过。那么我们认为真正将学校电子资源作为日常辅助工具的仅有69人，也就是有效使用率仅为24.82%，若将107人也算在内，那么基本的使用率为63.31%，这个使用率与需求率对比偏低。结合调查问卷，我们总结了两个原因。首先，学校的宣传教育工作仍然有待加强，关于图书馆电子资源的介绍还不够。其次，有251人表示当对于电子资源有需求时，首先会选择的是百度、谷歌或是中国知网等，图书馆的电子资源并不会成为首选。而上述两个原因，也在一定程度上说明学校的资源可能在质量上并没有得到部分学生的认可，或是根本不了解学校的数据库的相关情况。而调查结果也印证了我们的猜测：有91人表示，如果知道学校数据库好用之后会增加自己每周的使用量，占到32.73%。那么前后折合到每人每天的成本摊销将会大大降低。

（三）预期效果是否达到

高校提供纷纷斥巨资投入电子资源建设必然是存在一定预期效果的，主要来自两方面，一是对于用户，二是对学校自身。

显而易见，就用户预期来讲，这些电子资源一旦被真正利用起来，所带来的好处肯定是巨大的，不仅能满足用户的各方面信息需求，还免去了用户要親自到图书馆和信息服务机构去查询的麻烦。除了速度快、效率高，且查全率高，用户利用全文数据库检索可以直接下载自己所需的文献。而就学校自身而言，这有利于提高高校教育的质量，从而促进高校学术科研能力的提升，提高了竞争力。

尽管预期效果很乐观，但是从我们的调查问卷结果出发，学生的满意程度并不是很高——使用过的243名同学中，满意或是基本满意有159人，满意率仅为65.43%。问题的来源主要有两点——首先，部分电子资源质量差、水平低。这一点对于数据库的点击量的影响不可谓不大。再者，不同的数据库之间存在着一部分重复与交叉，这在一定程度上也使得电子资源的效益受损，影响用户的使用效率。学校在购买数据库之前，是有一定的试用期的，然后会结合使用情况做出是否购买的决策。因此，这些问题的依旧存在反映了学校在前期数据库的试用阶段，尤其是考核流程和标准还是存在着一些问题，有待于进一步的改善和提高。

四、解决对策

根据上述问题我们认为，图书馆电子资源的管理主要需要在两个方面加强，一个是数据库购买过程中的质量和成本管理，另一个是购買后在校内的宣传与推广。

（一）数据库购买过程中

1. 调查与分析阶段

主要措施包括参照其他高校购买数据库的情况;由数据库供应商提供调查费用，图书馆进行用户调查;完善数据库的试用期，一方面通过后台数据查看试用期内师生的使用情况，分析点击成本和浏览成本是否与预期一致，另一方面设定电子资源评论平台，方便使用者发表评论和意见，考察该电子资源是否满足了师生的使用要求。综合点击、浏览情况和师生的反馈意见来决定是否购买。

2. 实施阶段

实施阶段成本管理的目标是对电子资源建设项目的成本进行动态的管理，实现电子资源建设项目经费的最合理利用。主要工作是确定价格。在签订数据库购买合同之前，必须对数据库的价格进行调查确定，保证购买的数据库的价格最合理。主要方式有调查其他使用该数据库的高校的购买价格。对于高校集团采购的数据库采用统一的联采价格。对于未参加联合采购的数据库，则组成资源谈判小组，确定最合理的购买价格。

3. 提供服务与总结评价阶段

提供服务与总结评价阶段的成本管理的主要目标是对项目建设中的经费使用进行统计和控制，保证资金使用的合理性，并为以后的建设提供借鉴资料。主要任务是对购买数据库的购买资金、续购资金，自建数据库建设各方面的使用资金进行统计，形成《电子资源购置统计报表》等经费使用统计表格，上报学校进行审查备案。同时运用会计方法进行经费的控制分析。

（二）数据库购买后

固定成本分摊到了极少的产品上，单件产品的成本会急剧升高，电子资源的利用率低，会使平均使用成本很大。只有用户使用的检索次数越多，资源利用率越高，平均使用成本才会降下来。因此提高资源利用率应成为学校图书馆追求的目标，因此重视电子资源的宣传与推广是必不可少的。我们提出的宣传方案有用户培训，即利用讲座来介绍图书馆的电子资源以及每种资源的使用方法;资料宣传，将一些资料放到图书馆大厅的报栏中由用户自由取阅，其中包括各部门撰写的数据库介绍、使用指南的宣传单和数据库商提供的使用说明;通过对重要用户进行走访，面对面地与他们沟通与交流，掌握用户在使用数据库过程中的问题和需求，可以使用户能够更充分、更有效地利用资源。

参考文献：

[1]任红娟.高校图书馆电子资源成本效益分析构成要素略论[J].图书馆理论与实践，2008（06）.

[2]徐冠春，焦亮瑜.大数据背景下区域图书馆资源利用率现状调查与分析[J].知识经济，2018（22）.

[3]韩丽.高校图书馆电子阅览室利用率提高探析[J].传播力研究，2018（10）.

（作者单位：南通国体认证检测技术服务有限公司）