探讨农业科研单位合同档案管理工作

易水涵　罗劲梅　尹一伊

摘要：合同档案管理是农业科研单位管理工作的重要组成部分。随着国家农业科学技术事业不断发展，对合同档案管理工作的要求也越来越高。高效规范的合同档案管理是农业科研单位发展的重要保障，完善和创新合同档案管理是一项长期坚持且必不可少的工作。文章首先阐述了农业科研单位合同档案管理工作的重要性，接着分析了合同档案管理存在的问题，最后给出了一些提高合同档案管理水平的建议，以期为农业科研单位合同档案管理工作提供参考。

关键词：农业科研单位;合同档案;档案管理

随着市场经济和农业科学技术的发展， 农业科研单位与社会各行各业之间的合作与交流日益密切。农业科研单位的合同档案管理涉及到科研、财务、法律等各个方面，通过合同档案，可以看到农业科研单位与市场经济生活之间发生的种种联系。面对新形势新要求，深化合同档案管理制度建设，注重完善与创新合同档案管理方式，提高合同档案管理人员的综合素质，对维护农业科研单位的合法权益和促进农业科研事业的健康发展有着重要的意义。

一、农业科研单位合同档案管理的重要性

（一）合同档案是农业科研单位经济活动的重要记录

农业科研单位的合同档案记录储备着具有保密性和价值性的各类珍贵资源信息和文件材料。合同档案不仅反映出农业科研单位方方面面的发展情况，而且可以为整个单位的工作决策提供重要的信息。合同档案包括了各种各样类型的合同，委托技术服务、材料和设备采购、科研合作、成果转化等对外经济活动都需要签订合同，单位内部的科学研究和行政管理等工作中，人才引进、岗位聘用、各职能部门之间的职责权限、责任承担等也需要通过签订合同的方式来加以确定。合同档案与农业科研单位的经济利益密切相关，规范的合同档案管理能够更好地保存农业科研单位经营活动的相关信息和材料， 对于单位外部和内部的经济活动都具有重要的意义。

（二）合同档案是农业科研单位法治建设的重要体现

合同档案包括合同签订、履行、变更、终止等一系列具有法律性的记录资料。规范的合同档案管理可以将合同履行全过程的资料保存下来，如果遇到纠纷，能够根据合同里的条款和合同档案管理制度及时维护农业科研单位的合法权益。农业科研单位需要加强对《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国档案法》的宣传和普及，提高管理人员和科研人员的法律意识、依法办事和预防法律风险的能力，这对于推进合同档案管理规范、推动农业科研单位健康持续发展都具有重要的作用。

二、农业科研单位合同档案管理存在的问题

（一）合同档案管理思路缺乏全局性

农业科研单位传统的合同档案管理没有充分认识到合同档案的全局性这个特点，因此不能适应时代发展的需要。合同签订之后归档并不能代表合同档案已经完整，还需要随时关注合同是否涉及到修订、补充、变更等情况。此外，合同执行周期长短并不一样，需要根据合同有效期的时间长短定期做好合同整理检查工作。完整的合同档案必须是能够反映合同履行全过程的详细资料，农业科研单位应当用长远的眼光和思路管理合同档案，才能有效提高合同档案的管理水平。

（二）合同档案保存方式不够现代化

当今时代是高新技术飞速发展的时代，信息化、网络化的高科技成果、各种现代化技术使办公条件发生巨大的变化。传统的合同档案保存方式存在滞后性，不利于提高合同档案管理工作的效率和质量。在软件设施方面，农业科研单位的合同档案存储以纸质版为主，不仅查阅起来比较繁琐，而且不便于保存，缺乏运用信息化电子化技术保存合同档案。在硬件设施方面，合同档案的存储环境存在着例如潮湿发霉、虫蛀等一系列安全隐患。软硬设施条件建设的不足，不利于做好现代化的合同档案管理。农业科研单位需要改善及优化合同档案的存储环境，创新合同档案资料的保存方式以及提高合同档案保存的现代化水平。

（三）合同檔案管理人员综合素质欠缺

合同档案管理是一项综合性的管理工作，需要各个领域的广博知识储备。知识信息飞速更新的时代对农业科研单位合同档案管理人员的业务水平提出了更高的要求，合同档案管理人员的知识储备呈现出明显的不足之处。如果缺乏业务和信息技术知识、缺乏敬业精神和责任心、沟通协调能力不够，就会导致合同档案管理的水平不高。

三、提高农业科研单位合同档案管理水平的建议

（一）建立健全合同档案管理制度

农业科研单位涉及的合同种类繁多、数量巨大，需要完善和创新合同档案管理制度，建立健全的、高质的、有效的、有特色的合同档案管理模式。规范的合同档案管理需要合同档案管理制度的保障，农业科研单位应当根据实际情况制定严谨的合同档案管理制度。合同档案管理制度要明确合同档案的归口管理，哪些类型的合同档案归哪个部门整理保存。同时，合同档案管理人员应当与科研人员进行充分的沟通，了解合同的具体内容和履行情况，并根据情况变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时完整归档。

（二）加强合同档案管理的信息化应用

为了适应现代信息化合同档案管理的新要求，农业科研单位需要加强软硬设施的建设。由于合同档案管理的期限比较长，并且面临着诸多可能发生的情况，首先应重视合同档案的安全储存，为合同档案提供一个良好的存储环境，扎扎实实做好合同档案的防火、防水、防潮、防虫等保护工作。另外，在现代化办公技术的推广下，合同档案管理也需要采用电子化的存档方式。建立合同的纸质电子双档案是十分必要的，这样更加便于查询和统计合同档案，从而提高合同档案管理效率。合同电子版和纸质版相互对应，合同内容信息一目了然，清晰明确。

（三）建立合同档案管理台账

农业科研单位的合同档案管理人员应建立合同档案管理台帐，台账的内容主要包括：序号、合同号、合同类别、合同标的（数量、金额）、签约单位、签约时间、履行期限、履行情况、备注等。建立合同档案时，应注重文件之间的联系，及时收集整理每份合同的相关资料，每一份合同都应有一个编号，可以选择根据一定的顺序归档，比如按照签订日期排序保存，按照合同类别或者签订单位分类保存。同时做好合同资料的保管和保密工作，合同档案应当严格按照合同档案管理制度管理，借阅和复制合同档案，必须登记。

（四）提高合同档案管理人员综合素质

合同档案管理人员的综合素质会直接影响到合同档案管理工作，进行档案管理工作的创新最关键就是管理人员的综合素质。农业科研单位应重视复合型人才的培养，积极开展法律、经济、管理等多方面知识的学习和培训，进行合同档案管理经验交流和案例分享。合同档案管理人员必须与时俱进，结合本职工作特点，努力提升自身的综合素质。应当通过自学、继续教育等多元化方式认真学习业务知识和档案管理知识，掌握计算机技能和现代办公技术，学习国内外先进知识，拥有更为广阔的视野，时刻了解国家关于“三农”的最新消息，以适应合同档案现代化管理的迫切需要。

四、结束语

随着社会经济和农业科学技术事业的创新发展，合同档案在农业科研单位发挥着越来越重要的作用。农业科研单位一是要重视合同档案管理工作，二是要提高合同档案管理水平，三是要创新合同档案管理方式和方法。建立和完善合同档案管理制度、提升合同档案管理人员的综合素质、为科研人员提供便捷良好的服务，才能保证合同档案管理的规范化和现代化，充分发挥合同档案的作用，为农业科研单位的发展保驾护航。

参考文献：

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[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（04）.

[3]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新——以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济，2014（16）.

（作者单位：中国热带农业科学院热带生物技术研究所）