浅议新形势下的企业会计档案管理

何小琏



浅议新形势下的企业会计档案管理

何小琏

摘要：信息技术的日益发展与科技治理理念的的深入对企业的会计档案管理提出了更高的要求，为适应新形势，转变观念、规范基础、加快会计档案信息化建设成为财务工作与档案管理工作的目标。

关键词：新形势；档案管理问题；对策

一、新的形势及要求

2015年12月11日财政部与国家档案局联合发文宣布自2016年1月1日起实施新修订的会计档案管理办法《中华人民共和国财政部国家档案局令第79号（2015）》。该办法主要从完善会计档案的定义、范围；电子会计档案；会计档案销毁程序；会计档案出境管理；调整会计档案定期保管期限等五个方面制定31条新规，从新的视角对会计档案管理办法进行了完善，为适应“互联网+”和节约环保的新形势提供档案管理方面的制度保障。

新的管理办法是适应新形势应运而生，与原来的办法有差异，新旧衔接办法于2016年3月8日刚刚下发。微观层面各单位的档案管理也正在磨合期，对我们的工作也提出了挑战。

二、企业会计档案管理中存在的主要问题及原因

1.会计档案管理基础不规范

按照79号会计档案管理办法所述，会计档案包含会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料。会计档案管理工作分为会计资料收集、整理、装订、归档、保管、借阅、销毁等方面。由于会计档案专业性强，档案管理部门认为主要环节是财务部门的工作内容，档案部门只负责接收会计档案和保管、借阅、销毁。因此，对前面环节的监督检查不够，存在入库会计档案组卷质量不高、装订不美观等问题。另一方面，会计档案虽然是财务工作的重要环节，但由于它处在最后一个节点，不像开具发票、申报税、交税、货款支付、工资发放那样与众多部门联动性强，时效性高，而是相对来说更像部门内部工作。因此，无论单位领导、档案部门、财务部门领导、会计人员对这项工作的重视程度都会弱一些。认识上的不足导致档案管理没有很好地纳入内控框架下，会计档案收集、整理、装订、移交、保管各环节规章制度不完善。对传递时间、附件要求、装订格式缺乏硬性约束和绩效考核。工作上的倦怠也因为没有其他部门的催促而更频繁。

2.会计档案管理人员素质不高

随着信息技术的发展，会计档案既有纸质也有电子版。会计档案管理不仅需要熟悉会计业务流程及编制要求，还要掌握档案的分类、排列、编号、销毁，同时，对电子会计档案的保管介质、传输系统等软硬件设施了解。这就需要档案管理人员具备会计、档案管理、计算机技术综合素质。随着互联网+与绿色可持续发展理念的深入，会计档案管理必然要向深化发展，急需一批高素质的综合人才。但由于领导的认识停留在：检查的时候有东西，查找资料的时候能翻出来，导致人员、经费、场地的欠缺。因此，会计档案管理在很多单位都没有专职人员，财务部门也很少专职档案岗。一般是月底做完凭证，月初全员集中装订放柜子里后万事大吉，告一段落。或者每月像排值日一样，轮流排班装订、盖章、装盒，有人放进文件柜就可以。好一些的单位会让一个相对清闲的岗位兼职档案管理岗，但又常常出现让业务量不太大的出纳兼任档案管理的不当情形。岗位分工的随意性和频繁调换导致会计部门内部人员不重视，也抱着得过且过的态度敷衍了事，或者抵触这个岗位，很少钻研如何收集资料；如何使凭证整齐美观，不出现鼓肚、大头针、曲别针存留凭证内现象；如何装订、粘贴牢固，不出现两年后拿出凭证，单单片片乱飞的现象。另外，从财务部门到档案部门，甚至政府管理部门都缺乏专业培训。缺少专业知识讲座、没有相关书籍的研读、也很少去其他单位观摩学习。许多单位的财务大检查中，虽然将会计档案管理管理纳入财务基础范围，但检查时领导的关注点也往往集中在该单位是否有档案室存放会计档案。具体操作的会计人员对会计档案管理的认识也最多停留在老会计的传帮带。若单位比较年轻，又没有老会计的传授，很多新人对会计档案实务操作与责任认识都很随意。还有就是会计档案岗很少有专职会计，领导一般也不会像对待资金、税务岗那样仔细挑选一名专业技能、性格特点更合适的人选，该岗位的技能培养、知识积淀甚至传帮带都很难有一个好的效果。长此以往，会计档案管理工作也很难有起色。

3.会计档案管理信息化进程缓慢

随着电算化会计的全面推进，信息化时代在会计管理上面的烙印无处不在。订单传递、网银汇划、电子汇票、实时结算、电子发票、ERP进库、发料、结转、网上报税一系列工作都在计算机系统完成。FMIS、SAP、ERP各种系统的上线使用以及互联网+的全面推进，会计工作的介质发生了完全不同的变化，带来了单据、凭证、账簿、报告、申报表的存在形式也是纸质、电子版并存。大量数据资料的涌现，需要我们改善管理方法，节约空间、时间的同时还能为下一步大数据处理做铺垫。新的会计档案管理办法对符合电子会计资料来源真实有效、会计核算系统准确有效、电子档案管理高效、电子档案信息系统安全维护到位、备份制度健全、有合规的电子签名等七项内容的会计资料进行电子形式归档保存。电子会计档案只是会计档案中少量的一部分，还有大量的纸质会计资料也需要上线，这对于方便查找和信息化管理都有积极的作用。但这一信息化建设需要人、财、物等软硬件的配套。过去的会计档案管理是以纸质管理为唯一方式的，大量的凭证、报表无序存放在档案柜中，编写的档案保管清册也非常的粗略，只有档案名称，年度、册数，在哪个柜子也没有注明，档案柜的排列也杂乱无序，有些单位甚至连档案室也没有，各种资料都在办公室找的空房间堆积。因此需要安排防水、防火、防盗、防虫等具备防护条件、承重条件的档案室。一些单位会计部门档案管理岗、档案部门工作人员的计算机水平不够，对会计档案的信息安全维护、电子平台管理常常疏漏；会计档案在收集、整理、装订、盖章、装盒、编册、分类后又要适应信息化要求延伸出预归档、录入、提交、审核、电子归档、生成档号、生成档案交接文据、生成二维码、生成企业档案目录、电子移交等一系网上操作流程。由于很多单位档案管理系统的信息化平台还处于初步开发、利用阶段，培训不够、上机操作能力弱、一些有用的会计资料未纳入电子归档范围，系统的故障也频繁发生。

4.会计档案管理的经济效果、社会价值未引起重视

很多部门，包括财务部门一些人员对财务工作的认识仍停留在“账房先生”层面。认为像客户资料、研发资料这类档案具有经济价值，而会计档案只是对已发生经济业务的记录而已，当时有效，未来会随着时间流逝而愈发没有价值。这其实是对会计档案作为单位经济资产价值认识的缺失。随着社会经济活动深入，有用的信息都在发生时随着单据产生、凭证制作被保留、定格在会计档案中。随着云计算、大数据挖掘技术的应用，这些散落在每个会计档案中的价值信息将会以新的方式呈现给它的使用者，也更有利于单位管理乃至社会经济数据运算管理中。另外，对于治理贪腐也能追本溯源；其次，现在的很多经济纠纷从发生到起诉立案再到审理到执行，甚至重审反反复复很多年，人员变化很大，许多资料遗失，会计档案资料往往能够提供重要的物证，再次，社会转型，企业重组改制，关停并转，职工个人身份命运也发生重大变化，他们的社保、退休涉及的一些工龄、工资类资料已很难找到，往往在会计档案中留有痕迹，提供重要的人力资料，对安抚情绪，维护社会和谐稳定具有重要作用。

三、解决现存问题的对策

1.转变观念，重视会计档案管理，规范会计档案管理基础工作

单位领导应该意识到档案管理工作是内控的主要一环，会计档案管理工作是档案管理的重要内容；财务领导也应该将会计档案管理视为财务管理的重要组成部分和完整价值体现；在领导重视的氛围下，会计人员也会对档案工作有新的认识，改进工作方式。这对规范会计档案管理基础工作意义深远。在此思想指导下，对会计档案管理工作进行调整分工，明确会计档案范围；编制归档计划；设计会计凭证封面、档案目录表、账簿封皮、经管人员一览表、会计资料借阅审批表、会计档案移交清册等图表；完善会计档案的收集、整理、装订、归档、借阅、保管、移交、销毁等一系列规章制度。

2.培养具备综合素质的会计档案管理人员

会计档案管理人员培养从两方面着手。首先要明确管理人员角色设定，财务部门要有专职会计档案管理岗，在财务部门内部挑选熟悉会计工作、了解财务软件的人员从事会计档案管理工作，同时学习档案管理知识和计算机知识。人手紧张的单位，档案管理岗兼职时要避免出纳兼任的情形。尽量选择做事风格细致的有一定会计工作经验的财务人员兼职，这对后期传帮带也会有有帮助。在档案管理部门，也要培训档案员对会计知识的基本了解。其次，档案管理部门要积极参加本地档案馆开展的各类培训，组织单位档案员和会计部门档案管理员到先进单位参观学习。同时，组织本单位同事轮换式学习档案管理知识。

3.加快会计档案管理信息化建设

单位在进行会计电算化、升级财务软件、库存管理系统、ERP系统的同时，应投入资金使用档案系统管理平台，实现档案资料的上线工作。加强档案管理人员信息安全培训，购买质量过硬的存储介质。实行异地备份制度，设置内控制度对电子会计档案信息进行授权处理，防止病毒入侵与信息泄露。未来大数据技术的发展将给会计档案的数据挖掘带来全新的发展，会对现行的纸质与磁性介质、光盘为主的存储介质提出挑战。会计信息利用也会从现在简单的原始数据查向跨系统、多请求数据统计、智能化方向发展。大数据技术甚至会对现行的档案处理流程提出新的要求，面对海量数据前景，电子会计档案需要将文件鉴定工作前置于归档、检索环节。信息化、实时、智能化也对会计处理系统、档案管理平台、会计档案管理工作、会计档案管理人员素质提出更高的要求，在各环节都要推进信息化建设以保障未来工作的顺利开展。

综上，会计档案管理是公司治理的重要内容，结合新技术发展以及国家最新《会计档案管理办法》，创新会计档案管理方式，规范会计档案管理基础工作，加快信息化建设，培养具备会计、信息、档案知识的综合会计档案管理人员，才能不断提高会计档案管理工作。

参考文献：

［1］段东升.会计档案整理.

［2］郭丹丹.大数据在会计档案管理中的应用前景［J］.内蒙古科技与经济，2014，（11）：69-72.

（作者单位：北京海泰石油新技术开发中心）