财务共享模式下企业内部控制问题研究

李 玉

（南京审计大学政府审计学院，江苏 南京 211815）

随着经济全球化以及“互联网+”时代的到来，许多企业发展日益壮大，分公司遍布全国各地，甚至海外。然而传统财务管理模式在大型集团中的效率十分低下，同时财务核算与公司管理分散并不利于集团管控，所以建立财务共享中心成了各大公司实现提高公司管理效率、降低企业成本、推动企业管理升级的最佳选择。但是，它在帮助企业实现上述目标的同时，也对企业实施内部控制提出了更严格的管理要求。随着财务共享中心模式的不断更新与完善，其暴露出的内部控制问题和缺陷有待思考和研究[1]。

1 财务共享模式下企业内部控制现状

随着财务共享的兴起，国内大型集团先后着手于财务共享服务中心的建设，但各个公司在建设方式、规模、管理手段上都有所不同。因此，本文选取多个案例，在整体上对财务共享模式下的内部控制现状进行分析。

1.1 H公司

控制环境方面，H公司内部设有董事会、监事会与审计委员会，同时设立职能部门，形成多层内控架构，公司首席财务官对整个内部控制进行管理。风险评估方面，H公司在财务共享中心设有专门的内部控制风险管理部门来识别公司面临的重大风险，并对风险加以管理和监控并同时预测风险，然后提出相应的解决方案。控制活动方面，H公司统一规划业务流程，采用标准化的设计。信息与沟通方面，H公司建立有多种信息沟通渠道，可在第一时间采集需要的外部信息，并在公司内部建立有高效的信息传递渠道。内部监督方面，独立的内部审计部门和外部注册会计师共同对财务共享中心以及企业整体控制情况进行监督。

1.2 HE集团

风险评估方面，HE集团为财务共享中心建立了专门的风险评估程序来评估风险，并对相应风险带来的影响进行评价，最后作出应对。控制活动方面，HE集团设立了全流程控制以提高财务共享中心内部控制的合规性和处理效率。集团还针对信息系统本身实施了相关控制活动，例如定期检查信息系统。内部监督方面，HE集团财务共享中心由集团总部管理，通常由监事会和审计委员会负责。同时受内部审计部门的监督，以风险管理策略为指导，共同确保财务共享中心的正常运行。此外，财务共享中心内部实行自我监督，以现场管理和定期评测为主。同时，集团采用配套的财务核算、控制系统、影像系统等来确保企业内部信息沟通。

1.3 Z公司

内部环境方面，对Z公司的内部控制实施监督和审查的主体是该公司的审计委员会及其内部审计机构。同时，公司内控团队负责管理公司整体内控制度，同时对已设立的制度进行完善。风险评估方面，Z公司建立了严格的风险管理体系，为确保内控活动的有效执行，公司将风险分成5类分别进行监督和评估，并采取合理手段进行管控。控制活动方面，公司将控制活动细分为26个子流程，财务共享中心基于此制定了100个控制点。内部监督方面，公司以内部审计为主，针对内部审计的结果定期对企业内部控制的执行效果作出自我评价，然后出具内部控制自我评价报告[2]。

2 财务共享模式下企业内部控制存在问题分析

根据多个公司财务共享模式下内部控制现状，本文总结出它们在内部控制5个要素方面都存在普遍性问题，问题情况如下。

2.1 控制环境方面

良好的控制环境是企业有效实施内部控制的关键。研究发现，财务共享模式下企业内部控制环境方面存在的问题主要体现在员工发展受限和员工之间交流困难两个方面。

2.1.1 员工离职率高且发展空间受限

财务共享中心颠覆了传统财务业务处理方式，它把基础的、重复性高的业务集中处理，原本的人工操作被计算机代替。因此，财务共享中心只需少数进行简单操作的基础工作人员，且财务共享流水式作业方式以及操作性工作晋升范围小，导致员工离职率较高。员工的离职会影响财务共享中心的业务处理效率，同时企业还需要花费时间对新员工进行培训。这在一定程度上会影响企业财务共享中心的财务核算效率，从而增加企业的财务风险。

2.1.2 员工之间交流困难

实施财务共享的企业很多都是跨国集团公司。一般在集团总部或者某地区设立一到两个财务共享中心，财务共享中心覆盖各个国家和地区。由于区域跨度较大，财务共享中心在运行过程中会产生一系列关于时差、语言、文化等方面的问题。以时差为例，不同国家地区员工上班时间有差异。因此当遇到特殊紧急情况时，会造成无法沟通、处理滞后等的情况发生，极大地影响了员工的业务处理效率。同时，基于成本效益原则，基础工作人员学历普遍不高。在跨地区交流过程中语言是一个很大障碍，员工之间沟通困难无疑会降低财务共享中心工作效率。

2.2 风险评估方面

风险评估是指企业通过识别和分析与内部控制目标相对应的风险，然后采取相应措施应对风险的过程。在公司实施财务共享中心过程中，风险评估方面的不足主要体现在风险评估机构设置和风险评估体系两方面[3]。

2.2.1 风险评估机构设置不合理

财务共享中心作为组织机构的内部部门，有很大落实风险管理工作的责任。在风险管理部门的带领下，共享中心相关人员应当制定、实施并完善和财务共享中心风险管理和内控相关的各项工作，帮助企业落实各项业务的风险管理。但实际上，有关风险的分析和规则制定等工作大都由内控建设项目组来完成，风险管理委员会并没有发挥到实际的作用。由于内控建设项目组工作不稳定、内部组织容易产生混乱，极大程度上增加了财务共享风险评估的风险。

2.2.2 风险评估体系不成熟

虽然公司都针对其本身的状况建立了相应的风险评估系统，设立了专业人员对流程进行风险评估，但是在财务共享模式下企业的风险评估体系仍然存在很多问题和不足，主要体现在：一是风险评估工作并没有紧密结合财务共享中心，没有发挥出财务系统相对应的优势。企业风险管理控制主要集中于事中和事后，没有通过财务共享对相关财务风险在事前进行控制。二是财务共享中心缺少对风险的反应能力，在外部环境发生变化的时候，不能及时根据公司自身情况进行调整，同时，财务共享中心业务繁杂，因此各个环节风险叠加可能会直接造成企业财务风险。

2.3 控制活动方面

控制活动是指企业实施的各种方法、程序和政策等，目的是确保管理层下达的命令都得到正确无误的执行。企业财务共享实施过程中面临的主要控制活动问题是财务审核不严格、落实不到位，凭证处理不及时。

2.3.1 财务审核不严格且落实不到位

建设财务共享中心的公司业务范围都比较广，下设众多分公司。因其组织形式复杂，加上对成本财务的控制，各公司一般只在财务共享中心设置财务审核岗位，而非具体到各个业务单位。该模式在降低财务审核人工成本的同时，削弱了企业财务管理的控制作用。共享中心和业务单位距离较远，财务共享中心审核人员对其审核业务了解不深，难以对业务发生的真实性进行检验[4]。

2.3.2 凭证处理不及时

企业建立财务共享中心的目的之一就是利用信息技术提高企业处理业务的效率。在实务单据处理方面，上传影像后的原始凭证需要统一寄到财务共享中心。因为业务单位可能距离财务共享中心较远，在寄送过程中，难免会出现实物单据无法按时送达、单据丢失或损害等不可抗力因素。原始凭证作为企业至关重要的会计资料，上述分析的不确定因素无疑给正常财务工作运行带来一定困难。又因为原始单据种类繁多，寄送费用较高，单据的整合和保存对共享中心来说也是一笔巨大的支出。

2.4 信息与沟通方面

在企业内部，财务共享中心将集团各地区、各部门的会计核算业务集中处理，这样虽然降低了企业成本、提升了财务部门工作效率，但是也在一定程度上降低了财务信息的安全性、时效性。财务共享中心直接由集团总部管理，共享中心工作人员负责财务工作，与业务分离，同业务部门没有任何直接联系。同时，其工作人员大都没有与公司业务相关的工作经验，导致其业务知识匮乏，形成与各业务部门之间沟通困难的局面。因此共享中心工作人员在对业务进行审查核算时，难免出现偏差引起财务风险。

2.5 内部监督方面

内部监督是确保企业内部控制可以正常实施和运行的关键因素。在内部监督方面，虽然大多数企业都设有内部审计部门，但内部审计部门与财务共享中心联系较弱，不能对财务共享中心的财务数据实时监控。大多数审计方式还停留在事后审计层面，缺少对内控体系设计及其运行方面的监督和评价，很难对财务流程实施跟踪审计，整体内部监督效率较低[5]。

3 财务共享模式下企业内部控制优化建议

3.1 提升财务人员素质以强化内部控制环境

目前企业共享中心工作人员方面存在的问题主要有：工作内容单一，工作人员离职率高，职业前景不明朗。因此，公司应该了解这类员工的需求，并提出解决问题的方案。首先，要加强企业文化的建设，植入企业十分关注员工发展的文化理念。同时，扩大和加深企业文化的影响，潜移默化地使中心工作人员接受企业观念，认同企业文化，建立员工的归属感。其次，企业为共享中心员工作相应的职业发展规划，建立不同的员工晋升渠道，提升员工对工作的期待程度，以此来刺激和提升员工的工作积极性。例如，将熟练掌握共享中心运营机制的工作人员作为运营储备干部来培养。最后，定期对员工进行培训，培训内容既要包括员工当前的工作范围，又要考虑提升员工的综合能力，促进企业之间岗位流动，提升共享中心工作效率。

3.2 调整风险管理机构以完善风险评价体系

建立健全风险管理机构。通常情况下，董事会与监事会负责审查公司内部控制情况并提出建议。根据公司目前财务共享发展现状以及其对财务风险管理的需要，企业可以在财务共享中心设立专门的风险控制部门，以达到优化共享中心的组织结构和清晰地界定各部门权利与责任的目的。

完善风险评价体系。企业在进行风险评估时，可以采用定量与定性分析相结合的方法，先分析风险产生的原因是什么，然后将各个原因相联系，从风险产生的根源上选择风险分析策略。例如，可以根据可能发生风险的程度以及风险真正发生时给企业带来的危害程度对其进行分类，然后企业可以针对不同种类的风险采取相对应的风险应对策略[6]。

3.3 完善财务岗位以提高凭证处理速度

为了解决财务审核不到位问题，企业可以在分公司设立财务初审岗位。在分公司递交财务信息之前，应当先由财务初审岗的工作人员对其进行初审，以避免由于程序不恰当或审批不严格引起的财务风险，还可以避免因共享中心工作人员不了解分公司业务无法对票据内容进行审核的困境。由财务初审岗审核发现的有问题的财务信息可直接提交给分公司的财务部门，由其对不合规的财务信息实施管理控制。

为提高凭证处理速度，一方面需要公司适当增加共享中心的人员，以避免因特殊情况造成的单据挤压现象。同时，在对员工进行培训时，可以对各个不同的业务小组进行交叉培训，让部门员工了解不同业务，这样，共享中心人员不足时就可以从其他部门进行调配。另一方面，企业应积极提升会计无纸化进程。

3.4 完善内部信息沟通以建立标准化服务流程

在公司内部，一方面，企业应当大范围普及基础财务知识和观念，减少因知识不对等产生的沟通不当现象。同时共享中心工作人员在处理业务时，尽量使用简洁、明了、通俗的说法来替代专用财务术语，便于两者沟通。另一方面，企业可以建立对全体员工可用的内部交流平台，以加强共享中心工作人员与业务部门工作人员之间的沟通与互动，提升信息传递的准确性、真实性与及时性。

3.5 加强内部审计力度以改善监督管理措施

加强内部审计与财务共享中心之间的联系，加强事前与事中审计，采取多种审计方式。内部审计部门应定期针对其审计发现的问题和监控的内部情况与财务共享中心进行沟通，并且针对财务共享建立日常监督机制。在审计人员发现内部控制设计或者执行存在重大缺陷时，应及时向董事会报告，并监督共享中心对相关问题的整改。同时，财务共享中心应当重视内部控制自我评价工作，本着透明、真实、公开的原则按照企业实际控制情况披露内部控制自我评价报告。

4 结束语

财务共享模式在促进企业发展、增强企业社会竞争力的同时，必然会给企业内部控制制度运行带来一定的影响。本文基于COSO内部控制框架中的5个要素，通过分析目前财务共享模式下集团公司内部控制的管理现状，找出了财务共享模式下其存在的相关问题，并针对问题提出了一些建议与意见。所得出的结论在一定程度上可以弥补财务共享模式下企业内部控制的不足，但是本文也只是对其存在的典型问题进行了分析，未作更加细致深入的研究。

（责任编辑 王 璐）