区域性高密度存储图书馆的构建模式*——以沈阳市为例

时间：2024-07-06

陈娜王丽雅王丽娜

（沈阳建筑大学图书馆，辽宁沈阳 110168）

随着网络信息技术的迅猛发展，人们的阅读习惯已经越来越倾向于数字化，这就导致图书馆纸质文献利用率出现明显降低，与此同时，图书馆纸质文献数量每年还在不断扩充，那么，图书馆积累的低利用率文献量就会大幅增加。这种现象最终造成了图书馆存储空间紧张、文献利用率低以及文献存储和管理成本增加等一系列问题。目前，国内大部分图书馆都是通过采用自建密集书库或扩建馆舍的方法进行解决，而忽略了与本区域内的其他图书馆进行合作新建高密度存储馆以实现低利用率图书资源的共建共享[1]。区域存储馆由于由参与成员共同出资建设、管理并维护，进而能够促进其效益的最大化，因此未来存储图书馆的建设和运行必将朝着合作共建的模式发展。

1 国内外存储图书馆建设实践

存储图书馆建设的主要目标是为了节约图书馆存储空间，降低资源存储和管理成本，提高文献保障水平和使用效率。国外存储图书馆在经历了长期的发展建设后，已经形成了比较成熟的运行管理模式，国内存储图书馆的建设起步较晚，近年来才有几所机构开始了相关工作的理论研究和实践探索。

1.1 国外存储图书馆实践案例

国外存储图书馆的类型主要有3种：国家存储图书馆、本地存储图书馆、区域存储图书馆。美国国家存储图书馆是世界上最早的国家性存储图书馆，它由1949年创办的美国研究图书馆中心发展而来。美国国家存储馆由政府组织，统一部署工作，通过不断补充新成员，逐步形成覆盖全国范围的国家级存储馆，运营经费由政府和成员馆共同负担，国家颁布的存储图书馆法案保障存储馆的良性运行[2]。芬兰国家存储图书馆是由芬兰政府于1989年出资专门构建的，用于储藏全国图书馆的低利用率文献。存储馆保证国内出版物至少一本被收藏为国家储存图书馆财产，其运作由国家教育部门直接组织和管理，运行经费由政府承担[3]。本地存储图书馆是单个图书馆为节省存储空间而建立的密集存储库。1986年，哈佛大学建成了自己独立的存储图书馆，堪称本地存储馆的典范。哈佛大学存储馆构建成本低廉，采用分期建造方式并设计了严格的存储环境，有效延长了文献保存年限；存储馆使用高密度储藏设施，文献依据尺寸大小进行排架，充分实现了空间效益的最大化；读者可通过电子邮件、电话、传真等方式提交申请，工作人员一般在接到请求后次日将文献送达用户。在哈佛存储馆成功构建后，杜克大学、耶鲁大学、芝加哥大学、康奈尔大学等多所知名高校纷纷建立了自己的存储图书馆。区域存储馆，是由地理位置毗邻的多个图书馆共同筹建的合作存储库，成员馆集中存储并共享文献资源，如五学院合作存储馆、华盛顿研究图书馆联盟存储馆。2002年，美国哥伦比亚大学、普林斯顿大学与纽约公共图书馆合作建立了跨地区、跨系统的高密度存储库ReCAP项目。另外，世界其他国家也都根据本国国情相继建立了合作存储库，如澳大利亚档案与研究中心存储馆、英国研究资源集中存储项目、法国高等教育图书技术中心存储馆等。区域存储馆一般由成员馆负责日常维护和运营，存储文献按照协议约定划分所有权，区域馆的合作存储及管理模式实现了多方效益的最大化，区域存储馆已然成为未来存储馆的发展方向。

1.2 国内存储图书馆实践探索

国内关于存储图书馆的建设仅限于几家机构的典型案例。如中科院成都文献中心储备书库，该书库位于成都近郊华阳镇，建筑面积6163平方米，是中科院唯一的储备书库[4]。书库主要储藏年代较早的文献，存储文献按照类型加以区分并依据年代进行排架，服务方式为原文传递[5]。清华大学图书馆远程书库，此书库位于昌平校区，于2017年12月正式启用。书库主要用于存储馆藏利用率低的文献，书库全部使用密集书架，文献摆放采用与主馆相同的分类及排架体系，读者可通过手工填写“索书单”或网上提交申请办理借阅，工作人员每周一次前往书库提取文献并于次日将结果告知读者[5，6]。北京大学昌平储存图书馆，此馆于2009年完成改建，位于北大昌平校区，建筑面积4952平方米，主要用于收藏利用率低的文献资料。书库使用密集书架，文献按照开本大小排架，书库采用自主研发的架位码管理系统，既能准确定位文献又可随时进行重新排架，极大方便了书库的管理。读者可通过手工或网上预约的方式提出请求，工作人员每周两次到昌平储存馆索取文献。北京大学昌平储存馆设有专职人员负责日常管理和服务工作，服务对象不仅限于本校读者，还为CALIS和CASHL用户提供原文传递服务，是国内高校第一个真正意义上的储存图书馆[5][7]。此外，国内对于存储图书馆的实践研究还包括首都师范大学图书馆提存书库、天津高等教育文献信息中心版本图书馆、复旦大学江湾校区密集书库，在此不一一赘述。国内对于合作存储馆的探索仍限于理论研究阶段，如阳国华提出了基于区域高校图书馆联盟的合作储存图书馆建设；曲红从实证角度设计了辽宁省高校构建合作存储图书馆的实施方案；黄海彬以温州市公共馆为例研究了温州地区合作存储馆的构建模式。

与国外存储馆相比，我国存储馆的建设和管理尤显落后，特别是在先进技术设备的应用方面，如自动存取系统（ASRS）、录入及检索文献的手持设备、跟踪文献的RFID技术、库房温湿度控制技术及太阳能源设施等。当然，我们也不能停滞不前，仍需借鉴国外先进的建设和管理经验，开展符合我国国情和馆情的合作存储项目研究。

2 沈阳地区图书馆概况分析

沈阳作为辽宁省省会城市，拥有众多类型图书馆，如高等学校图书馆、科研院所图书馆、各级公共图书馆等。随着政府对沈阳市的规划开发，以高等学校为代表的机构逐步向沈阳市南北两区迁移。目前，沈阳浑南区和沈北区汇聚着市内较多高等院校，这些院校的图书馆均坐落于两区内，其中，浑南区坐落着沈阳建筑大学、沈阳理工大学、沈阳音乐学院南校区、东北大学浑南校区、沈阳体育学院、沈阳城市建设学院等，还包括公共馆辽宁省图书馆以及辽宁省科学技术情报研究所文献信息中心，高校、公共、研究等不同类型图书馆在地理位置上临近，这就为后期合作建立区域存储馆奠定了客观现实基础。沈北区坐落着沈阳师范大学、辽宁大学、沈阳航空航天大学、沈阳工程学院、辽宁金融职业技术学院、辽宁省交通高等专科学校等。除了两区内图书馆外，其他市区图书馆包括沈阳药科大学图书馆、沈阳工业大学图书馆、沈阳化工大学图书馆、沈阳市图书馆及各区图书馆等，这些零散分布各区内的图书馆可按照就近原则划分到浑南区或沈北区，参与区域存储图书馆的建设工作。

3 沈阳市区域存储馆构建方案设计

沈阳市构建区域型的存储馆首先需要解决不同管理部门之间的协调统筹问题。沈阳市内的图书馆大部分归属省级领导机构，但也有的归属国家级或市级领导机构，机构内还分属不同管理系统，如高校图书馆隶属教育系统，科研院所图书馆隶属科研系统，公共图书馆隶属社会文化系统，这些复杂的现实情况决定了构建区域存储馆要在系统间进行良好沟通与合作[2]。以沈阳地区为例，应建立以横向协作为主的多层级管理体系来实施区域存储馆的构建。

3.1 设立领导机构

沈阳市区域存储馆的构建涉及跨系统合作，这就需要政府相关部门出面，组建最高级别的专门领导机构。机构的主要职能应包括以下几方面：

3.1.1 沟通、职责划分及运营监管

领导机构负责制定区域存储馆的构建规划，出台合作共建存储馆的相关政策，引导各图书馆积极参与存储馆的建设工作。通过沟通协商后，领导机构要明确各成员馆应承担的职责和享有的权益，如各馆根据获益情况承担不同比例的运行经费，包括人员配备、设施维护、日常管理等都要形成明文规定[8]。此外，领导部门还需承担存储馆运营监管的职责，要及时跟踪存储馆运营情况，定期评估存储馆项目所产生的社会经济效益，以促进图书馆为地方文化建设做出更大贡献。

3.1.2 存储馆选址及建造方案设计

无论是国外还是国内，存储馆新址最理想的选择地点就是郊外，郊外地价相对低廉，适于建造大型的区域存储馆。如前文所述，沈阳市存储馆馆址选取浑南区和沈北区最为合适，具体地点还需根据沈阳市政府的整体规划来确定。馆址选定后，领导机构要组织设计建造方案，沈阳市区域存储馆的构建可参考哈佛模式，即采取分期建设方式，空间布局可设置成文献存储区、文献加工区、文献阅览区及办公区；存储区全部采用高密度存储设施，以此增加文献存储容量，工作人员可通过升降设施对文献进行存取；存储馆书库需安装温度和湿度调控系统，照明设施需进行防紫外线辐射和光化、氧化处理，同时要注意做好防水、防火等安全措施，提供适宜的文献资料集中存储环境，最大限度地延长存储文献的保存和使用寿命[9]。

3.2 成立管理委员会

管理委员会的主要职责是建立存储馆管理规章制度，促进存储馆服务工作的顺利开展和可持续发展。因此，委员会成员应由各图书馆馆长，包括高校主管图书馆工作的校级领导人员共同组成。管理委员会主要履行如下几个方面的职能。

3.2.1 建立文献存储标准

区域存储馆的建设既能缓解各馆存储压力又能集中保存地方文献资料，这就需要管理委员会制定相应的文献存储标准，合理释放各馆存储空间，同时，保证存储馆收藏的文献种类齐全、复本可控并有延续性。因此，管理委员会要对参与合作的成员馆馆藏情况进行实践调研，了解文献载体类型、低利用率文献学科构成、过刊过报种类、文献出版年限等信息，据此建立存储馆文献入藏标准。首先，具有史料研究价值和地方特色的文献资料应全面收藏，各高校学位论文、教学材料、设计手稿及影视听资料等可全面入藏；单行本著作要限定入藏的复本数量，各馆可将本馆低利用率文献和多复本量文献送藏，如遇重复送藏文献，成员馆之间可进行交换。其次，过刊过报的收藏要注重连续性，各成员馆可将有电子版本的期刊、报纸，或是年代较早的报刊逐年送藏。此外，文献入藏类型还包括一些检索工具书、字典辞典、专利等。

3.2.2 确定存储文献所有权

存储文献的所有权归属会涉及各合作馆多方利益，如文献固定资产会发生转移，不同行政隶属关系的各合作馆的利益势必受到影响。教育部对高等院校图书馆文献数量评估指标有明确规定，管理委员会必须制定解决文献所有权问题的科学方案[10]。管理委员会应根据各馆实际情况和目前相关政策规定，建立灵活全面的文献所有权制度，保障合作馆的实际利益和存储馆工作的顺利开展。存储文献所有权归属可根据3种情况进行划分，各馆提交的多余复本文献，提交馆转让其所有权归存储馆；各馆提交的低利用率文献，所有权归存储馆所有；合作馆提交的“寄存文献”，所有权归原馆所有，必要时提交馆可索回原文献。存储馆拥有所有入藏文献的使用权，以便为用户提供文献服务，进而提升文献使用效率。

3.2.3 确定文献服务方式

存储馆肩负着保存地区文献资源的功能，其最终目的是为了使文献资源能得到有效使用，存储馆只有采取多种服务方式，才能方便用户利用文献，因此，管理委员会应根据入藏文献的品种特征制定适合不同类型文献的服务规则。存储馆收藏的低利用率、多复本图书资源，可为用户提供外借服务；期刊、学位论文、会议资料以及不宜于外借的文献，存储馆可通过文献传递的方式将资源送达用户；涉密、注重产权保护和珍贵文献，存储馆可为用户办理预约阅览服务。对于外借的文献，存储馆可为用户提供多种获取渠道，如文献可通过物流直接邮寄至用户；也可由成员馆工作人员取回再转交给用户；或是由用户自行前往索取。另外，对于文献传递服务，存储馆要建立明确的收费标准，并最终形成存储馆规范的服务流程和完善的服务制度。

3.3 组建业务工作组

业务工作组主要负责存储馆的日常管理工作，保障存储馆各项业务的正常开展。业务工作组人员可从各成员馆工作人员中抽调，结合沈阳地区实际，可组建浑南区和沈北区两个业务工作小组，方便工作人员就近工作。其具体工作内容包括以下几个方面：

3.3.1 文献管理

文献管理是存储馆业务工作的核心内容，存储馆要对存储文献所有权归属的3种情况进行不同形式的有效管理。首先，存储馆要将这3种不同情况的储存文献放置于不同的区域，用以实现对低利用率文献的存储功能，对多复本文献的调配功能，对“寄存文献”的保管功能。其次，存储馆要对不同区域的文献进行重新加工和整理。为了充分利用各区域存储馆空间，书库要打破传统的文献分类排架体系，采取按照文献开本大小排架的方式，将同一类型文献放置在同一书库，再依据文献尺寸进行摆放，文献满架摆放且不用预留空间，这样就可以避免日后繁重的文献倒架工作。另外，每个书库的书架将根据文献类型调整宽度，按照文献高度设置每层隔板的高度[11]，目的是最大限度地提升书库的存储容量。排架方式确定以后，存储馆需要建立书目数据库，将各馆提交的文献信息集成在馆藏目录，而后，工作人员需对文献进行重新标识并将条形码录入管理系统。对于“寄存文献”，存储馆除了要记录好寄存馆信息之外，还需在文献上粘贴寄存馆标识。条形码记录文献在书架上的唯一位置，故而可由架位号、序列号、层级号、流水号组成。工作人员查阅或上架文献时，可根据条形码号定位文献，即通过架位号找到文献所在的书架，按照序列号查找文献所在的竖列，再通过层级号找到文献所在的横层，最后根据流水号确定文献在书架上的具体位置。

3.3.2 文献服务

存储馆追求的最终目标是能够为读者提供文献服务，其服务过程包括文献查询、提交申请和文献获取。存储馆可以为读者提供两种文献查询方式，一是读者直接访问存储馆服务平台检索资源；另一种是成员馆读者通过本地OPAC系统查询存储馆资源，此种方式要求成员馆将存储馆目录嵌入到本馆OPAC系统。需要服务的读者可通过以上两种查询路径提交服务请求，工作人员会在第一时间内处理申请并将结果告知读者。成员馆工作人员将在每周固定工作日前往存储馆提取文献，读者到本地馆获取文献即可。对于不便外借的文献，读者可在本地馆内直接阅览；需要文献传递服务的读者，工作人员会将文献扫描件发送至读者邮箱，或是将文献复印件送达给读者。

3.3.3 业务培训

由于存储馆工作人员来自于不同成员馆，因此有必要对工作组人员进行统一培训。区域存储馆的运行会涉及新的管理理念、管理方法和服务模式，这些都需要业务组人员及时了解并掌握。此外，存储馆新的服务平台和业务流程同样需要工作人员熟练操作和使用。工作人员之间信息沟通、业务人员更换，包括南北两个分中心业务沟通，文献服务内容更新，文献管理方法创新，如何利用现代化信息服务手段等方面，都要求存储馆要定期举办业务交流和培训工作，以推动存储馆工作的持续发展和良好运行。