高校图书馆员兼任科技查新工作的SWOT分析

时间：2024-07-06

吴国芹卞卉

（南京航空航天大学图书馆，江苏南京 210016）

吴国芹女，1979年生。硕士，助理馆员。

卞卉女，1977年生。硕士，馆员。

科技查新是由具备一定信息资源基础与相应查新咨询资质人员的科技信息咨询机构，通过手工检索和计算机检索等途径，运用综合分析和对比的方法，为评价科研成果、科研立项等的新颖性提供文献查证结果的一种信息咨询服务工作[1]。它在提高科研课题立项和科技成果的评价水平，避免和减少科研工作低水平重复方面发挥着重要作用。笔者拟通过SWOT分析方法对高校图书馆员兼任查新工作的利弊进行归纳，并针对图书馆外部环境所带来的机遇和威胁进行分析，在此基础上提出相应的发展战略。

1 高校图书馆科技查新的现状及特点

我国有科技部、卫生部和教育部三大部门认证的查新机构，其中教育部认证的查新机构一般为高校图书馆。1992年原国家教委开始设立科技查新工作站，2003年经教育部重新进行认定，至2011年第五批11家科技查新工作站授牌，教育部设立的查新工作站已达到78家[2]。高校科技查新站依托其良好的学科资源和强大的人才优势已成为查新工作的一支重要生力军。近年来，由于高校科研水平的不断提高，科研项目的立项及成果查新需求越来越多。另外，随着高校查新站对其他企事业、科研单位的开放，查新项目更有了急剧增长，高校图书馆的查新工作面临着前所未有的挑战。

高校科技查新工作在时间安排上依附于国家级、省市级课题的申报立项、申报奖励时间，因而其工作具有一定的淡旺季之分。据笔者调查发现，科技查新工作的旺季一般集中于每年的2～5月，特别是在3月份（高等学校博士学科点专项科研基金申报的月份），而除此以外的时间大多属于淡季。高校科技查新工作的季节性特点使得各高校无法配置足够的查新人员，因为在查新淡季时，容易造成人力资源上的浪费。因此，越来越多的高校图书馆开始通过设立兼职查新员的方式来应对查新高峰期。有文献调查表明：在被调查的国内32家图书馆中，设有兼职查新员的图书馆有11家，占32家图书馆的34．4%，说明国内许多高校已经开始了聘用兼职查新员的尝试与实践[3]。

2 SWOT分析法简介

SWOT分析法是西方企业最常用的一种企业内外部环境条件战略因素综合分析方法，它是由美国哈佛商学院著名教授安德鲁斯于1956年首先提出的，由优势（Strengths）、劣势（Weakness）、机会（Opportunities）和威胁（Threats）4个英文单词首字母组成。分析步骤包括：①进行外部环境分析，列出对于企业来说外部环境中存在的发展机遇和威胁；②进行内部环境分析，列出企业目前具有的长处和弱点；③绘制SWOT矩阵；④进行组合分析[4]。这种分析方法最早应用于工商企业领域，随着这一方法内涵的延伸，越来越多的学者将这一方法运用到其他领域。

3 馆员兼任科技查新工作的SWOT分析

运用SWOT分析法可对高校图书馆员兼任查新工作的优势与劣势进行分析，并针对图书馆外部环境所带来的机遇和威胁进行分析，从中可综合高校图书馆员兼职查新工作的影响因素，从而提高查新质量，增强高校图书馆科技查新站的竞争力和服务水平。

3．1 优势（S）分析

①充分挖掘馆内人力资源，为馆员提供更广阔的发展空间

近年来，随着高校图书馆准入条件的提高，高校图书馆已逐渐改变了工作人员学历较低的局面，高校图书馆逐年引进了大批高学历人员，许多拥有较高学历的新进馆员进入到馆内的各个部门。这一方面给高校图书馆注入了新鲜血液，另一方面也带来了极大的人力资源浪费，特别是流通部门的人员，大多时候从事着相对简单重复性的工作。查新是一项技术含量相对较高的工作，馆员兼任查新工作既可以充分利用馆内的人力资源，又可以调动广大馆员的积极性，为有能力的馆员提供了发挥个人能力的平台。

②缓解查新部门的工作压力

高校科技查新工作具有阶段性的特点，特别是每年的3～5月，有大量的查新课题需要在短时间内完成，查新部门往往疲于应付。另外，查新部门的馆员一般还承担参考咨询、部分教学和科研任务，导致查新工作人员压力倍增，这对馆员的成长和发展是极为不利的。馆内其他部门的人员兼任查新工作不仅可以缓解高峰期查新部门人员的工作强度和压力，还能为专职查新人员抽出时间从事创新性工作提供更广阔的发展空间。

③搭建起馆内跨部门之间交流和合作的平台

兼职查新工作可以促进高校图书馆内各部门的交流和合作，增加了查新部门和其他部门馆员之间联系和学习的机会，增强了馆员之间的认知程度，为高校图书馆更全面地开展工作提供了保障。

④促进查新工作与学科馆员工作的融合

近年来，越来越多的高校开始尝试查新员和学科馆员双岗合一的实践，但在实际工作中学科馆员并非只分布在查新部门，大多数学科馆员分布在馆内的其他部门，如资源建设部、流通部等等。非查新部门的馆员兼任查新工作可以加强与各对口学院老师的联系，深入接触到各学院老师的研究方向和研究课题，为更好地做好学科馆员工作、开展深层次信息服务提供了契机。

3．2 劣势（W）分析

①兼职查新员的查新工作质量有待考查

兼职查新馆员大多没有受过专业的查新培训，且都是在查新高峰期承担较多的查新任务，在查新淡季时则很少从事查新工作，而查新工作是一项非常专业的工作，持续的知识积累非常重要。因此，兼职查新员在查新质量上无法与专职查新人员相比。

②兼职查新馆员的精力有限，难以完成创新性工作

兼职查新人员都有自己固定的工作任务，其工作重点不在科技查新上，只是在科技查新项目比较多的情况下兼职进行查新工作。查新是一项非常辛苦和耗时的工作，而馆员的精力总是有限的，这在一定程度上会导致馆员不能把足够的时间和精力用于履行本职工作，使其难以抽出较多的时间思考和尝试更有意义的新工作。

③缺乏有效的激励机制，馆员积极性不高

目前各高校图书馆尚缺乏对兼职查新工作计量和激励的具体措施，兼职查新的工作业绩在一定程度上很难得到体现和肯定，造成兼职查新员工作积极性不高。

3．3 机会（O）分析

①网络时代查新流程的电子化

随着网络的兴起和迅速普及，图书馆数字化、信息化建设水平不断提高，越来越多的网络化期刊、电子图书、中外文特色数据库及DIALOG联机等检索资源走进图书馆。图书馆的数字化、信息化建设为查新工作提供了一个更便捷、更广阔的平台。同时，查新系统也由原来的人工环境向信息化检索平台发展，这为高校图书馆员能够在从事本职工作的同时兼任查新工作提供了强有力的信息资源保证。

②查新项目数量的急剧增长

近年来，随着高校科研水平的不断提高和科研领域的不断拓展，科研项目的立项及成果查新需求越来越多。另一方面，随着越来越多的高校查新站对其他企事业、科研单位开放，校外的查新数量更是急剧增加。查新数量的高速增长为各高校图书馆大力培养兼职查新队伍提供了强有力的保证。

3．4 威胁（T）分析

①查新站数量众多，无法在查新数量上有所保证

据笔者统计，目前江苏地区已经有13家机构具有科技查新资质。其中，江苏省科技情报研究所是国家一级科技查新咨询机构；南京大学、东南大学和江南大学的科技查新工作站是教育部授权的第一批科技查新工作站；河海大学和中国矿业大学的科技查新工作站是教育部授权的第二批科技查新工作站；教育部授权的第三批科技查新工作站是南京工业大学、南京理工大学和扬州大学科技查新工作站[5]。虽然江苏省经济发达，科技发展迅速，各行业尤其是化工行业对科技查新的需求众多，但依然无法保证各高校查新站查新数量的充足供给。查新数量无法保证，兼职查新员就无法得到足够的查新实践，也会影响查新人员的积极性。

②为查新工作的规范化管理带来了一定的难度

任何事情都有其两面性，高校图书馆员兼任查新工作在缓解查新压力的同时也为查新工作的规范化管理带来了一定的难度。如查新员人数众多、管理协调难度加大，查新员素质参差不齐，查新报告的质量有待提高等等。

4 馆员兼任科技查新工作的SWOT战略

SWOT矩阵是利用SWOT分析的结果，对组织在不同的关键外部环境状态和内部条件状况的组合方式下，制定可行备选战略的技术。据上述分析，可以得到如表1所示的高校图书馆员兼任科技查新工作战略分析的SWOT矩阵。

表1所示的SWOT矩阵中有4个象限，每一个象限对应一种发展战略模式：

①象限1（SO战略）：利用内部发展优势去抓住外部机会的战略——成长型战略。

若采取此策略，高校图书馆员需要充分利用网络资源和自身的优势，创造需求，力争自身人力资源的最大化。

②象限2（WO战略）：运用外部机会来克服内部劣势的战略——引导型战略。

表1 高校图书馆员兼任科技查新工作的SWOT战略分析

若采取此策略，高校图书馆员需抓住网络时代和查新项目增长的机遇，积极参加查新培训，提升自身素质，提高查新质量。

③象限3（ST战略）：依托内部优势将外部威胁转化为机会——差异型战略。

若采取此策略，高校图书馆需要充分利用自身人才优势，完善查新审核制度，促进查新管理的规范化，形成自己的竞争优势。。

④象限4（WT战略）：克服内部劣势，避免外部威胁——完善型战略。

对于组织来讲，这是最糟糕的位置，应该尽量避免。WT战略是一种进取型战略，它要求组织能同时克服内部劣势和避免外部威胁。

综上所述，笔者认为高校查新站目前应采取的是SO战略和ST战略。

5 思考和建议

SWOT分析进一步明确了高校图书馆员兼任查新工作的自身条件、外部环境以及相应的战略选择。笔者对高校图书馆员兼任科技查新工作的未来发展提出以下几点建议。

5．1 加强兼职查新员培训，提高兼职查新员素质

高校图书馆应按照查新规范对兼职查新员进行相关的培训，使其能够独立完成查新工作，建立专职查新员与兼职查新员一对一的责任制度，即由一名专职查新员配合并指导兼职查新员的查新工作，以保证查新报告的质量。在科技查新业务较少的月份，可以开展定期或不定期的科技查新讲座，就查新工作的用途、工作流程等进行培训，以提高兼职科技查新质量和工作效率。另外，针对查新课题的不断提升和拓宽，加强兼职科技查新员的非学历继续教育并融入激励机制，也是一条持续提高兼职查新员业务能力和信息素养的新途径。

5．2 完善审核制度，提高查新质量

审核工作是提高查新质量的保证，也是影响查新质量的关键因素之一。为保证兼职查新人员的查新质量，可以建立专职查新员作为一级审核、审核员进行二级审核的二次审核制度。专职查新员主要从查新委托书查新点、技术要点的填写、检索词的选择、检索策略的制定以及查新报告的撰写等方面对兼职查新员进行指导和审核，审核员负责专职查新人员指导和所有查新报告的最终审核。