图书馆在线架位管理的设计与实现

时间：2024-07-06

熊莉君

（南昌大学图书馆，江西南昌 330031）

1 ASP原理概述

ASP全名Active Server Pages，即“动态服务器页面”，它是Microsoft公司于1996年11月推出的Web应用程序开发技术，是一个Web服务器端的开发环境，属于Active X技术中的服务器端技术。利用它可以产生和执行动态的、互动的、高性能的Web服务应用程序。与仅仅利用网页软件建立静态的网页不同，用动态网页技术ASP建立的网站必须在网络环境下才能运行。[1]ASP采用VBScript、Jscript等简单易懂的脚本语言，结合HTML代码，即可快速完成网站的应用程序开发。当脚本运行在服务器端而不是客户端时，服务器所处理的工作包括生成HTML页及传送给客户端的浏览器。因此，ASP与浏览器无关，客户端只要使用可执行HTML码的浏览器，即可浏览ASP所设计的网页内容。同时在浏览器上看不到ASP程序，可以防止程序被窃取，保护了开发者的利益。[2]

用ASP开发的应用系统界面整齐、美观，操作简单、方便，并且功能健全。尤其是ASP支持按权限对系统进行操作，即不同类型的用户要拥有相应的权限对数据库执行不同的操作。采用ASP技术网络处理器及微码转发，可从不同级别用户集成不同的可互操作控制或转发数据单元，提高了系统性能扩展功能，使用户更加方便地控制和管理数据。

ASP技术直接建立于Microsoft的Web服务器之中，所有Microsoft的Web服务器都支持ASP。目前国内用户普遍应用的操作系统都是Windows，还有数据库系统SQL Server2000，这些都是Microsoft的产品，在系统的兼容与稳定性上，都采用同一个公司的产品当然效果会更好。[3]因此，采用ASP技术进行软件开发具有较好的可扩展性、实用性和通用性。

2 图书馆架位管理中存在的问题

在一般情况下，图书馆各阅览室和书库内虽然配置了工作用电脑，但是书架上所有书刊的管理仍处于手工管理阶段，即各阅览室或书库的馆员按架位顺序、按类号逐行逐列清点登记书刊索书号及册数，然后制作数据的电子表格存档于各阅览室或书库的工作电脑里，但因为没有建立一个内部联网系统，数据并未上传到网络上实现信息共享，所以馆员自查和领导督查时均需到各阅览室或书库内，进入书架区核查架位数据与电脑存档数据是否一致，判断书刊错架率及偏差值。这种未联网、分散式的静态管理存在不少问题，如馆员在书刊进出库添加、修改数据表内容时没有具体操作时间和变动数量的日志记录，有的新书刊可能没有及时上架，或是书刊被取下架未归位，凌乱的书架有时候没有整架，书架数据变动未同时在电子表格中修正，书刊架位数据信息的变动因此不能得到及时反映，时常出现读者在联机目录查询系统检索到书刊所在收藏地后却因乱架而无法找到的现象，或是馆领导现场检查的书架错架率和书刊不在率比较高，这大大影响了书刊的正常借阅，增加了书刊拒借率，降低了读者服务工作水平。

3 建立图书馆架位管理系统的意义

高质量的馆藏是图书馆价值的体现，也是读者用户访问它的直接原因，没有馆藏图书馆就失去了存在的意义。[4]以ASP技术为核心的架位管理系统从3个角度保障了图书馆馆藏的高质量标准。

3.1 强化了架位在线管理，提高了工作责任感

利用ASP技术建立的图书馆架位管理系统能充分利用互联网或局域网直观、快捷、自主性强和操作方便的优势，系统具有自主管理和动态维护功能，可实现书库架位数据的及时积累、查询，以及对各项数据指标进行统计管理和储存。即时简便的架位信息管理系统能使图书馆书刊架位情况的变动、更新、维护变得简单易行。使用人员按照权限级别通过PC平台对书库架位数据进行动态管理,实现数据信息的交互与控制，通过系统的管理界面实现管理流程重新配置和修改，并对系统及数据进行维护。传统图书馆采用采、编、典、流的流水线式的静态管理方式，[5]信息流的传递或有效利用往往滞后于物流、人流过程，不能有效用于实时的过程控制。本系统突破了传统图书馆架位管理不能动态管理和在线查询的局限，提高了管理的自动化程度，并能使图书馆架位信息的管理更加规范化。在书刊架位管理过程中能随时对架位管理工作进行“全方位”、“全天候”的监督和控制，可有效地将书刊架位管理工作情况及管理效率置于随时随地的监督之下，从而有利于营造“质量意识”和“竞争意识”的氛围，增强馆员的工作责任感。

3.2 为量化管理提供了事实依据

基于ASP的图书馆架位管理系统是图书馆目标管理下的量化管理机制，更是一套科学、合理、行之有效的考核办法。量化管理就是将质量要求用数量反映出来，比如，规定书刊错架率不能超过1%。所有人员均通过工作编号登录系统，通过系统工作日志显示，馆员的架位管理工作时间与工作内容一目了然，能实事求是地反映工作情况，使考核做到以事实和数据为基础，使之具有客观性、准确性与公正性。这既能激发馆员的工作热情，变消极因素为积极因素，也能得到馆员的支持，促使更多的馆员能随时整架、归架，尽量保持架位图书与检索目录相一致。不仅有利于读者查阅，还能降低拒借率，提高利用率。

3.3 为实行岗位责任制提供了决策支持

实践表明，对过程信息的及时分析、反馈对后期物流和人流过程的调控更具优势，是图书馆过程管理决策与调控的一个重要依据。[6]系统还为馆领导设计了统计与管理职能模块，馆领导通过系统的日志分析功能进行架位数据监控与分析，通过对每一项工作认真仔细地检查和考核，借助良好的统计功能统计馆员活动和架位数据变动情况，形成不同类型的统计资料，并在全年内综合分析各阅览室和书库书刊架位数据总量及变动情况，据此制定并实施岗位责任制：依据书刊流通量的大小来划分架位责任到人的制度。

4 图书馆架位管理系统的设计与实现

4.1 系统设计的主要目标

基于ASP的图书馆架位管理系统设计的主要目标是：根据图书馆实际情况，利用开放动态的计算机联网控制代替静态的分散管理，使用ASP技术开发出一个可以在线添加、查询、处理、控制的架位数据集成、控制过程集成的架位管理系统。系统具有身份验证、检查、统计、在线交互、查询等重要功能，可以实现馆员在线添加本岗位阅览室或书库架位分类号和册数等架位信息数据，并可通过在线查询本岗位阅览室或书库已经添加经保存后的原始数据状态；还可以实现馆领导通过网络在线查看各阅览室书架架位数据变动时间和内容的情况，以及核对库存数据与电脑数据符合情况，并进行数据统计和分析。系统力图做到设计规范、操作简便、执行高效、便于维护管理，以有利于提高书刊架位管理工作效率，减少错架率和图书丢失率，从而提高读者服务效益。

4.2 系统分析与设计

4.2.1 系统需求分析

系统需求分析是指在整个系统开发过程中，解决“做什么”的问题，把要解决哪些问题，满足用户哪些具体的需求等调查分析清楚，从逻辑上或是从信息处理的功能需求上提出系统的解决方案，即逻辑模型，为下一阶段进行物理方案设计、解决“怎么办”提供依据。[7]针对目前图书馆传统架位管理中存在的问题确定系统需求，即主要是解决传统架位管理的不能在线查询、检查、管理架位信息的问题，并实现架位信息的在线管理和动态交互功能。

4.2.2 系统设计

4.2.2.1 系统总体设计

在系统总体设计上，利用密码技术，根据用户的不同级别，把访问权限划为成3种：一级用户、二级用户、三级用户，[8]分别对应馆领导、系统管理员和馆员。馆领导具有最高级别，可添加、修改、删除、编辑所有内容；系统管理员负责对整个系统基本信息及数据库进行维护；馆员只能管理自己的编辑内容，无权修改、删除、编辑其他内容。数据的调用和连接都由程序来完成。当使用人员请求数据时系统验证用户的角色和权限，以保证数据的安全性，所有的输入和输出都由系统检测，当有非法数据输入系统时，系统将拒绝对数据进行操作。

4.2.2.2 系统结构设计

采用典型3层B/S（Browser/Server）架构，前端是Web浏览器（Browser），即客户端采用浏览器模式，中间层是Web服务器（Web Server），是根据Web浏览器的请求提供文件服务的软件，基于Windows平台的Web服务器主要是运行于Windows 2000/XP环境下的Internet Information Server（IIS）。Web服务器的主要作用是维护系统，判断用户权限和数据访问权限等逻辑规则。后端是数据库，数据单独放在数据库服务器上，这样可以提高数据的安全性及访问速度。如图1所示，Web浏览器根据用户操作向Web服务器发送HTML请求，Web服务器将请求进行分析处理，访问数据库进行数据的查询统计和事务的提交。Web服务器向用户的Web浏览器返回HTML结果，Web浏览器将结果显示给用户。采用ADO（Active Data Object）与数据库进行连接，ADO即ActiveX数据对象，是一个ASP内置的ActiveX服务器组件。ADO通过在Web服务器上设定ODBC，来建立与多种数据库的连接。Web服务器和数据库服务器之间的接口传送SQL语句和关系数据。Web服务器和Web浏览器之间传送Web页面、客户端代码、数据。[9]

4.2.2.3 系统功能模块设计

图书馆架位管理系统主要包括对架位数据信息的添加、修改和查询等功能的实现，以及对用户权限的限制，系统划分为6个功能模块：登录模块、检查模块、统计模块、清查模块、查询模块和管理模块，每个模块负责相对独立的功能。如图2所示。

①登录模块：用户登录时输入用户名和密码，是所有用户进入系统前的身份验证；

②检查模块：实现馆领导定期或不定期检查架位数据的功能；

③统计模块：实现馆领导对各阅览室书架架位分类、分布、分架合计及总统计等功能；

④清查模块：实现馆员对所在岗位的书架架位清点核对的功能；

⑤查询模块：实现对所各岗位的书架架位的检查情况进行查询的功能；

⑥管理模块：实现所有用户对个人密码进行修改的功能以及系统管理员对用户资料数据及系统日常运行进行维护的功能。

4.2.2.4 数据逻辑设计

数据库系统采用关系数据模型，数据逻辑设计是完成架位管理的重要依据。根据架位管理工作需要，主要数据模型如下：①用户（工号、姓名、所在岗位）；②阅览室或书库（名称、岗位人员姓名）；③架位（索书号、册数）；④清查（阅览室或书库名称、清点人、值班人、清点时间）；⑤统计（阅览室或书库名称、分类、分层、分架）；⑥检查（阅览室或书库名称、检查人、清点人、值班人、清点数据、检查数据、偏差率、偏差值、错架率）。

4.3 系统实现

4.3.1 运行环境

适用于内部局域网，其运行要求和设计软件如表1所示。

表1 图书馆架位管理运行环境的技术标准及适用软件

4.3.2 数据表结构

数据表结构是指根据数据模型和计算机数据库管理系统设计数据库的存储结构和存取方法。系统中使用部分数据表及其结构如下：

馆员信息：工号字符型（12）

姓名字符型（20）

密码字符型（12）

系统管理员信息：工号字符型（12）

姓名字符型（20）

密码字符型（12）

馆领导信息：工号字符型（12）

姓名字符型（20）

密码字符型（12）

阅览室或书库信息：

阅览室或书库名称字符型（20）

阅览室或书库地点字符型（20）

阅览室或书库岗位责任人字符型（20）

检查信息：检查时间日期型（12）

检查地点字符型（20）

偏差值数值型（5.2）

偏差率数值型（5.2）

分类错架值数值型（5.2）

分类错架率数值型（5.2）

清点人字符型（20）

值班人字符型（20）

检查人字符型（20）

4.3.3 编写ASP程序

访问数据库的ASP脚本程序时使用connection对象建立并管理与远程数据库的连接；使用command对象提供灵活的查询；而使用recordset对象访问数据库查询所返回的结果。[10]编写程序如下：①用户身份验证程序；②建立和数据库的连接并建立对象程序；③编辑报刊阅览室架位数据并上传至数据库程序。

5 基于ASP的南昌大学书刊清查系统

以ASP技术构建图书馆架位管理集成系统在本校图书馆的书刊清查系统中得到很好的应用。南昌大学书刊清查系统是针对南昌大学图书馆96个阅览室书架架位设计的一套采用ASP技术开发的集在线添加、查询、检查、清查、动态控制等功能于一体的架位管理系统。该系统应用运行仅1年多就极大地提高了本馆阅览室架位管理工作效率，使错架率控制在1%以下，提高了图书馆架位管理自动化和读者服务水平。

5.1 书刊清查系统的一般操作程序介绍

现以3楼报刊阅览室馆员进行清查工作为例介绍清查模块的执行步骤：①打开IE浏览器，输入网址：http：//210.35.251.230，出现南昌大学图书馆——书刊清查系统页面，如图3所示，输入工号和密码，按“确定”键登录系统。②进入清查主页面，点击“您可以清查的阅览室”下方的“3楼报刊2”按钮，即可进入3楼报刊2阅览室书刊清查系统业务子模块。③在第三项的“架位操作”按钮下设置当前架位面的层数和列数，设置依据是本室实际书架面的层数和列数。④根据本室清点结果填写当前架位面每一格数据，每一格的上行填写索书号或分类号（有号码起止的只填起止号），下行填清点册数。全部格填好后，点“保存页面”，如图4。⑤每一排书架的两面架位数据都要据实填写，点“架位操作”下的“增加一面架”，按顺序出现新的空白架位面，参照前一步骤填写该架位面，本室共7面。⑥每天早班值班人员在执行步骤①、②后，进入步骤③点第二项“数据操作”下方的“复制昨天或更早的数据”按钮，作为当天的数据。要修改数据也是经过步骤①、②后，在要改的格上输入正确数据，再点“保存页面”，退出系统时按页面右上方的“重新登录”即可。

其他模块的操作均要先执行步骤①，进入清查主页面后，不同级别的用户权限不一样，在清查主页面可操作的功能模块也不一样，如馆领导可操作的选项有A：“您可以检查的阅览室”、B：“您可以进行的统计工作”、C：“您可以查询的阅览室”、D：“您可以进行的管理工作”，而馆员只可操作C、D和“您可以清查的阅览室”。

5.2 书刊清查系统的运行效果

南昌大学图书馆书刊清查系统是在数字环境下建立的量化管理系统，是以计算机系统管理模式科学规范图书馆的架位管理工作，做到目标管理、责任到人，进一步提高服务质量和工作效率。以往阅览室常把整理排架的工作放在读者进馆之前或离馆之后，在阅览室普遍实行开架阅览的情况下对于改变乱架现象效果并不显著。实施运行书刊清查系统能有效地改变这种状况，这种与馆员的考核奖罚直接挂钩的管理系统，能督促馆员更加勤于巡查书架，并占用读者较少的时间进行整架，以保证架位排列正确整齐，减少错架率。这不仅为图书馆阅览室创造了一个良好的学习读书环境，提高了服务质量，为学校的学科建设、人才培养和科学研究提供切实有效的文献信息资源保障，还极大地树立了图书馆员辛勤的蜜蜂形象，扩大了图书馆的社会影响力和作用。