探析管理信息系统在项目管理中的运用

【摘 要】项目管理是一个项目在建立和实施过程当中开展的包括资金成本、技术进度等方面的管理。文章介绍了项目管理和管理信息系统的定义及应用管理信息系统的意义，并具体分析了运用管理信息系统开展项目管理的过程，对提升项目整体管理水平和防范项目风险具有现实意义。

【关键词】管理信息系统;项目管理;运用

【中图分类号】F270.7;TP315【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）06-0106-02

0 引言

信息技术如今在许多行业和领域中都得到了广泛应用，并起到重要的作用。在工程项目管理中，科学合理地应用信息管理系统，能够显著提升项目管理的科学性和有效性，对项目的开发、实施及运营等都具有正面效益。

1 管理信息系统应用于项目管理中的意义

1.1 项目管理的定义

随着当今世界信息科技的不断发展，各项技术成熟使项目使用管理信息系统开展管理成为可能。项目管理的定义，即对整个项目中涉及的多方面因素做出具体的分析，并且对这些因素进行有效的管控，从而进一步开发项目的潜能，使项目顺利实施并实现较好的经济效益[1]。

1.2 管理信息系统的定义

信息技术的发展使管理信息系统应运而生，管理信息系统是辅助项目达到甚至超过预期目标的有效工具。通过管理信息系统对工程实施过程中产生的各项数据进行收集、整理、分析，然后根据信息分析结果辅助项目管理工作的有效开展。

2 管理信息系统的功能

随着当前信息技术水平的不断提高，项目管理人员的思想和观念不断发生变化，项目的管理水平也不断提升，并且如今的管理信息系统相较于以前，其各项功能都有了较好的改进，因此在很多项目管理当中得到了广泛而深刻的应用。

随着管理信息系统在现代社会中的普及应用，许多企业都开始使用这一技术，强调科学化管理，在竞争当中也逐渐实现管理信息系统与项目管理的融合发展。科学合理地应用信息管理系统的功能，逐渐成为当今企业增强自身竞争力的重要手段，若企业想要开发的项目能够及时参与市场竞争，并且在效率、质量等方面不落后于其他企业的项目，信息管理系统的有效应用成为关键[2]。

3 管理信息系统的选择

项目的管理过程可以分为两个部分，一是管理信息系统的选择，二是管理信息系统的授权和标准建立。

首先，选择管理信息系统时，要重点考虑系统含有的风险问题，并且要对系统的性能进行测试，做出合理的判断。此外，对使用该系统之后的维护问题也要予以充分考虑。

其次，管理信息系统的授权，简而言之就是一个项目从建立之初到立项，再到项目成功实施，需要有牵头的部门和项目负责人负责項目的整体开发，与此同时对整个项目做出合理的规划[2]。此外，要建立一个衡量项目质量的标准，质量标准是项目开发的前提，在对项目需求做出合理分析的基础，只有制定了合理的质量标准，才能正确地评估项目，如资金使用、项目进度等[2]。

4 使用管理信息系统制订项目计划

在制订项目计划的过程中，要充分发挥管理信息系统的作用。其中，起着主要作用的有项目施工时间的估算，对工程中开始、结束、持续时间的规划，包括具体的负责人，也应当明确。同时，要及时组织高层领导、工程师、客户等相关人员参与项目审核，与项目相关的全体人员都要形成对项目的共同认知，使项目目标清晰可见，团队内各成员也应当通过管理信息系统明确自己的任务和交纳成果的时间期限，并争取在任务期限时间内高质量地完成任务，但也不可以因为时间的限制而忽略项目质量，造成顾此失彼，反而得不偿失。

管理信息系统为整个团队在项目中的沟通打下了坚实的基础，为整个项目组制定了一个清晰完整的时间表。

5 管理信息系统的控制流程

为了提升管理信息系统在项目管理中的有效性，使项目实现效益最大化，项目开发必须遵守一定的流程。运用管理信息系统重点进行项目成本的分析、控制及计算，并且，要及时将系统得到的相关成本数据和其他关键信息提供给项目部。通过以上流程，就能够对实际耗费的成本与预期成本进行比较，及时进行有效的核算和管理，使公司的整体竞争力不断得到增强。通过对成本的分析控制和计算，项目管理人员也能够及时对项目的各项支出进行管控，从而更加了解本项目的实际所需，也有利于上级的决策与指令的制定、实施。

6 管理信息系统的实施效果

企业实际应用管理信息系统的效果可以总结如下。

（1）管理信息系统的应用可以为企业节省一定的人力、物力成本，企业可以将这部分资源转移到更关键的项目环节，有利于资源的合理配置。与此同时，管理信息系统具有更高的准确度和管理效率，对想要建设优质服务体系的企业大有裨益。

（2）项目结束后，使用管理信息系统开展数据分析工作，会计人员能够直观地获取所需信息，并加以记录和整理，从而得知项目实施过程中是否存在资源不合理使用和浪费的情况，为今后其他项目提供参考。此外，能够对加强企业财务信息的安全性。因此，对企业的长期发展目标而言，使用管理信息系统开展项目管理是有利的。

7 项目质量控制的过程

项目质量控制的过程，也就是使用管理信息系统对项目进行质量控制，记录和监督项目的实施情况。将整个项目流程中的各项数据信息都录入管理信息系统中，防止因信息不对称产生流程偏差，以及当信息产生偏差时，相应的人员能够做出及时的调整。

（1）项目负责人在项目开展期间，要经常召开项目会议，根据管理信息系统提供的可靠的信息撰写项目信息报告，项目报告应做到语言简洁明了，能够清晰体现各项目流程。此外，所呈现的报告中，不能够出现“应该”“差不多”“大概”等模糊不清的遣词用句，而应该有精确的数据，如“还有X天可以完成”“已完成项目部分的百分之多少”[3]。

（2）作为项目的负责人，应当做到与开发人员保持及时且密切的联系，在准确的沟通中，收集和了解项目的具体进程和详细信息[3]。

（3）要将项目的实际运行情况和已经在管理信息系统中设定的质量控制目标进行比较，判定项目质量是否与设定目标存在偏差及偏差有多大，若偏差控制在合理的范围内并且可控，则无需过多地关注，如果实际施工与设计目标之间的偏差过大，则应该谨慎并且合理地使用管理信息系统评估误差产生的原因，以及这种误差的趋势是否会持续扩大;若误差的具体数值超过合理的范围，应当根据实际的条件制定对应方案和解决办法。

8 提升信息管理系统使用效果的具体措施

在使用信息管理系统推进项目的过程中，可以采取以下措施提升系统的使用效果。

一是将工程人员的主要精力放在项目计划、质量标准制定及项目进程的控制等关键环节，而不应将精力过多地浪费在不必要的方面，阻碍项目进程。

二是工程方应当使用先进的施工工具，确保项目不会因硬件条件不足而导致项目进程滞后。

三是实施该项目的工程团队、开发该项目的团队和工程负责人应当使用分级管理制度[4]。

四是发现项目产生需要及时管理的偏差时，务必及时对偏差产生的原因进行排查，并及时解决问题，严防拖延问题。若拖延问题，虽然暂时看不到负面影响，长此以往则可能会对工程项目产生巨大的影响，从而延误甚至中断项目完成的时间，也可能會影响项目的整体质量[4]。

五是项目团队应当定期召开团队会议，排查不良因素和潜在风险隐患。

六是应当分配具体的人员使用管理信息系统对项目工程进行管控，适时地掌握项目实施的具体情况和执行过程。

若能够将以上措施很好地落实到实际的项目管理中，则可以提升项目管理的效率，减少投资方人力和资源设备的浪费，促进资金在项目当中的合理配置。

9 结语

管理信息系统作为一种辅助手段，对企业实施的项目工程能否达到预估效果和预计目标具有很大的作用。目前，企业在施工项目中应用管理信息系统还存在着一定的不足，但总的来说利大于弊，其实际使用有着可观的前景和较大的潜力。企业在开展项目管理的过程中要不断优化和改进信息管理系统，检索更加符合项目管理的条件，使信息管理系统更加适合企业项目管理的实际要求，为今后更好、更有效地进行项目管理创造有利条件。

参 考 文 献

[1]王志奇.探析管理信息系统在项目管理中的运用[J].通讯世界，2017（9）：25.

[2]陈雷.项目管理信息系统在会展中的建设与应用[J].安装，2019（5）：58-60.

[3]张璐.项目管理信息系统在项目实施中的作用分析[J].信息系统工程，2017（2）：134.

[4]付宗强.简谈建筑工程项目管理信息系统[J].建材与装饰，2019（4）：192-193.

【作者简介】代黎平，男，四川成都人，硕士研究生，任职于四川智彩科技有限公司，研究方向：项目运营管理。