钉钉软件在中小制造企业的作用

梁震宇

【摘 要】随着数字化时代和工业4.0时代的到来，移动互联网、大数据、物联网和5G通信等先进的信息技术，不仅在大型制造企业中加速渗透，而且给中小制造企业带来转型升级的启发。文章通过钉钉软件在中小制造企业的具体应用，对中小制造企業的管理升级提出一些建议。

【关键词】中小制造企业;转型升级;内部管理

0 引言

针对不同行业的中小企业的需求场景，开发使用便捷、成本低廉的中小企业数字化解决方案，是我国工业和信息化部实施《中小企业数字化赋能专项行动方案》的明确要求。在世界贸易摩擦不断加剧的背景下，中小制造企业急需通过使用便捷、成本低廉的数字化手段，降低生产成本，抵御外部风险。本文以阿里巴巴公司出品的企业管理软件——钉钉软件为例，探讨中小制造企业管理升级的低成本数字化手段。

1 中小制造企业的现状

1.1 人力资源管理基础薄弱

2018年11月1日，***总书记在民营企业座谈会上概括指出，民营企业贡献了中国经济80%以上的城镇劳动就业、90%以上的企业数量。可以看出，中小制造企业绝大部分是民营企业，由于此类企业多数仍处于创业或发展阶段，因此通常采用的是家族式管理，在人力资源管理上投入资金不足，甚至连人力资源管理人员都是兼职兼岗，没有经过系统学习和专业培训。人力资源管理的档案表单不够标准，员工填表的时候有很多如身份证号码、家庭住址等关键信息会出现填写错误或没有录入，而且手写的表单后续查证和汇总都比较麻烦;档案保存也不够规范，通常按时间段保存，如果办公室搬迁经常会遗失人员档案;人员招聘渠道单一，仅通过参加人才市场招聘会和张贴宣传告示的方式招聘;新员工缺少集中系统培训，普遍使用传统的师带徒方式，这种方式对师傅和徒弟的责任心和自觉性都有较高的要求，效果不理想;员工薪酬绩效通过人工计算，为防出错需要多人核对，耗费人力;劳动合同管理不严谨，合同期满没有及时补签，带来用工风险。这些人力资源管理的问题，都在一定程度上阻碍着中小制造企业的发展。

1.2 生产制造管理效率不高

中小制造企业多数采用垂直化管理，从高层到中层，中层再到员工，这种管理方式对中层管理者责任心和积极性有很高的要求。车间生产制造过程中，经常会出现工人请假没有及时调整其他人员顶岗、设备出现故障但维修人员没有及时处理或缺少配件无法更换修复、申购的生产必需物资没有及时到位无法正常开展生产、生产工艺出现错误或不合理产生不良品导致停产等问题。这些问题经常涉及多个职能部门，单靠生产车间无法立刻解决，这时如果车间管理人员没有积极应对生产中出现的异常，没有主动及时与相关职能部门沟通协调，生产效率必然下降，造成生产计划的延误，最终导致无法按时交付产品给客户。

1.3 销售管理水平落后

中小制造企业销售管理都掌握在企业老板手中，联系客户接收订单都由老板或亲信负责，这样做可以避免销售人员离职带走客户，降低企业客户流失率。但是，企业老板或亲信通常都是一岗多能、身兼数职，除了联系客户和接收订单，还要负责生产物资采购、经常到车间跟踪了解生产进度、落实产品包装运输等工作，难免顾此失彼。销售工作中非常重要的一项内容就是客户关系管理，如拓展新的客户、寻找新的商机、定期拜访客户、售后跟踪服务都没有效开展，长此以往市场必然越做越小，影响企业的生存和发展。

2 钉钉软件在中小制造企业的作用

2.1 人力资源管理方面

在钉钉软件上可以使用“智能人事”在线搭建组织架构、建立部门车间、导入员工档案、办理入职调岗离职等人事管理手续;入职时个人信息可以让员工用手机自行扫描身份证输入，避免出现错漏;调岗离职流程通过电子审批单流转，不用到处找领导签名;智能薪酬可以设置自动计算计时人员工资，核算完成后可以向全体员工单独发放电子工资条，免除打印裁剪工资条的工作;员工考勤可以根据需要使用指纹、蓝牙、手机定位和脸部识别多种方式进行，每日自动生成考勤报表，异常考勤自动提醒;“新校招”可以向全国各大高校毕业生做招聘宣传，预约应聘者在线面试，减少东奔西跑参加招聘会的时间和成本;云课堂预先设计好培训文本或培训视频，让新入职的员工自行在手机或平板上进行学习，对已经完成学习的再进行现场教学，获得事半功倍的效果。

以钉钉软件作为人力资源管理工具，免去了填写、统计、存档等纸质表单档案的烦琐流程，过去需要10个人负责的工作，现在2个人就能轻松完成，既避免了各种误差、减少人力耗时和提高工作效率，又降低了错填漏填关键信息造成的用工风险。钉钉软件的人事统计报表让每一个管理人员都具备大数据分析能力，随时随地可以了解各部门团队人员离职的问题原因，针对性地做出主动预防措施，为企业人才队伍建设起到积极作用。

2.2 生产制造管理方面

钉钉软件是一个企业管理工具，它的原型其实是沟通协同平台。只要管理员不作限制，一线员工可以向任意一级管理人员甚至是企业老板反映实际问题，提出合理化建议，不需要逐级汇报问题。例如生产制造五要素“人、机、料、法、环”方面的问题，只要影响了一线员工正常工作和收入，员工立即可以在钉钉软件中向各级领导反映，如果相关负责人没有主动积极去处理这些问题，显而易见要承担不作为的责任。

这种扁平化的沟通方式，让企业的管理变得透明化，实现了初步的全员管理。钉钉软件的审批功能是最常用的管理工具，所有申请流程都可以通过该功能实现，在线递交的申请还可以短信提醒审批人，最快几分钟就能完成审批，不用打好纸版报告，逐个办公室去找领导审核批示，大幅度减少审批流程浪费的时间。钉钉软件有消息已读功能，发言者能看到发出的信息对方是否已经查看，各种通知和临时会议可以通过发布消息替代，有意见可以在消息中直接回复提出，减少现场管理人员参加各种会议讨论工作而耗费宝贵时间。必须开会讨论的工作，也可以召开视频会议，大家快速在合适的场所参加，无需统一集中到会议室，省时环保。每天的生产计划、实时生产数据，都由统计员在钉钉软件群中实时更新，相关管理人员可以即时查询，快速做出决策，避免等待数据造成的时间浪费。

实现精益生产管理，最基本的一条就是消灭浪费，而等待的浪费就是其中非常重要的一项。上面所说的各种问题，没有及时处理造成的后果就是等待，企业可以通过使用钉钉软件，以在线及时沟通协调处理问题的方法方式，让生产制造的过程尽量减少等待的时间，消除等待的浪费。

2.3 销售管理方面

拓展新客户是中小制造企业的痛点。钉钉软件在2019年6月曾宣布，使用钉钉软件的企业组织数突破1 000万家，用户可以根据需要，在钉钉软件企业广场中搜索企业或产品的关键字，找到相关的企业后可以与联系人直接沟通，或许能为企业带来新的商机。企业还能在钉钉软件发布简介信息，推广自己的产品和服务，寻找合适的客户，避免通过中介带来的隐患。建立业务联系之后，可以在钉钉软件中设置拜访日志，安排业务人员定期拜访客户，并可以设置定位打卡确保业务人员没有敷衍了事，最后还要对沟通信息进行日志记录，这样销售主管就可以通过分析拜访日志，提前制定销售目标和计划，给生产制造预留足够的时间。审批功能使业务人员和管理人员实现外地随时办公，出差在外地也可及时对各项申请进行审批流转。钉钉软件通讯录有客户管理功能，可以对客户信息统一管理，员工离职后客户信息仍然全部保存;可以记录所有业务往来，高效管理每条线索，统计分析客户往来数据简便快捷;可以设置客户信息管理权限，员工相互不可见他人的外部联系人，只能在权限范围内联系自己负责的客户，最大限度地保证客户信息的安全。

软件只是销售管理的工具，经营企业应该时刻保持创新思维，灵活利用工具提高各项管理工作效率，以最低成本获得最高的效益。

3 结语

钉钉软件还整合了很多第三方应用，包括企业经营中“人财物事”的各种解决方案，本文未能一一详述。钉钉软件只是近年来流行的免费管理软件中的一种，还有更多更好的企业管理软件不断涌出，各企业管理者可以留意互联网相关信息，对感兴趣的先进行适应性试用，合适再全面推广使用。中小制造企业管理升级迫在眉睫，空降高管人才和引入专家，也许成本高昂难以负担，但选择实施数字化软件的管理升级，尤其是不需要采购无数种软件，在一个平台上就能实现无缝沟通，解决生产经营中大部分的问题，是中小制造企业管理升级的捷径。企业决策层应当把握时机，结合自身实际情况，找出关键因素，灵活利用软件功能建立有竞争力的、新的管理模式，為进军大型企业打造有力的数字化保障。

参 考 文 献

[1]***.在民营企业座谈会上的讲话[N].人民日报，2018-11-02（2）.

[2]德鲁.精益之道[M].北京：机械工业出版社，2007.

[3]沈恒超.制造业数字化转型的难点与对策[J].经济展望，2019（4）：49-55.