人口普查工作中纸质档案和电子档案整合利用思考

王诤

【摘 要】文章以人口普查工作如何利用电子档案和纸质档案为支点，结合人口普查工作中遇到的问题，通过整合人口电子档案和纸质档案，挖掘其中的档案价值，充分发挥档案的社会性和社会效益，建立健全我国人口普查数据质量追溯及问责机制，确保第七次人口普查数据的可核查、可追溯、可问责，确保人口普查工作质量与数据质量合格达标，为完善人口普查工作质量控制制度提出整合利用纸质档案和电子档案、大力发展电子档案的对策建议。

【关键词】人口普查;档案整合;发展

【中图分类号】G270 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）11-0088-03

2019年10月31日，国务院向全国下发《国务院关于开展第七次全国人口普查的通知》，明确指出2020年11月1日零时是我国第七次人口普查标准时点。国务院副总理韩正在国务院第七次全国人口普查领导小组会议上提出：这次人口普查必须全面查清核准我国人口分布、数量、结构、城乡住房、流动等情况，准确反映我国人口变化趋势特征，为科学制定国民经济及社会发展规划，完善我国人口发展战略和政策，推动社会经济高质量发展，促进人的全面发展，提供准确科学的统计数据支持。人口普查是当今世界各国广泛采用的搜集人口资料的一种科学方法，是提供国民基本数据的主要来源。在中国特色社会主义进入新时代的背景下，我国开展第七次人口普查是一次重大国力国情调查，具有重要而深远的意义。

从国家统计局制定的《第七次全国人口普查方案》中可以看出，这次人口普查较以往任何一次普查的最大不同在于普查数据采集原则上采用电子化方式。要求普查员使用电子采集设备（智能手机或PAD）普查登记对象信息后实时联网上报，或是由普查对象应用互联网选择自主填报方式进行。实行严格的普查质量控制制度，建立健全普查數据质量的追溯及问责机制，确保普查数据的可追溯、可核查、可问责。各级党委、政府高度重视这项工作，将第七次人口普查工作列入党委常委会和政府重点工作。

第七次全国人口普查的主要内容是调查人口及住户的基本情况，内容涵盖居民身份证号码、姓名、年龄、性别、民族、受教育程度、职业、行业、迁移流动、死亡、婚姻生育、住房情况等。第六次人口普查的数据是13多亿，如何在如此庞大的人口基数上实行严格的普查质量控制，确保普查工作质量与数据质量合格达标，是广大普查工作者要解决的问题。在实施普查过程中，基层普查员和普查指导员发现采用人口纸质档案和电子档案交叉整合利用给普查工作带来事半功倍的作用。

1 纸质档案和电子档案的概念区分

目前，档案分为纸质档案和电子档案两种存储方式。纸质档案是以纸作为载体的档案，如公文图纸、信札、户籍、电报、合同、账册、书稿、证书、日记、家谱的原稿和原本。纸质档案具有无法再生、易损坏、需要专门场所保密等特点，对档案的修复和保护是档案工作中的重要任务，必须高度重视。随着科技的快速发展，电子文档出现。电子文件（Electric Records）是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。与纸质文件比较，电子文件具有存储效率高、信息存储量大、方便信息远距离传输、查阅方便的特点。因此，在当今的文件办公和存储过程中，电子档案的应用逐渐广泛。许多档案馆用双套制和双轨制两种共存方式使用并存档。所谓双套制是指文件归档后两者共存，亦称为双套归档[2]。通过电子文档制作成纸质拷贝，或将纸质文件通过电脑软件实现文档数字化存储。所谓双轨制是指在文件生成和运转的过程中二者共存，即两种版本文件同步随业务流程运转[3]。双轨制包含双套制，在文件生成和转换时，电子文档和纸质文档同时运转并共存。需要工作人员对两种版本的文件进行部分处理或完全处理，两种版本的档案同时存在，同时起到存档作用。

2 纸质档案和电子档案的优劣

2.1 纸质档案的优劣

纸质档案优势：一是来源的原版和稀缺，大多盖印章和签字，真实有效，具有明确的法律效应。二是档案直观，阅读具有便利性，不需要借助媒介检阅。同时可复制，让人在不影响损伤原版的基础上看到原貌。三是档案的整理和排列可以手工操作，不需要太多的科技含量。

纸质档案的不足：一是档案的存储占据空间较大。二是档案库要求非常严格，对防火、防潮、防虫、温度、湿度等都有严格的标准和要求。三是除了在档案的查阅过程中避免不了人为弄脏、破损、丢失现象外，纸质档案的管理也要面临时间太长、容易腐蚀及库房搬迁造成丢失的考验。

2.2 电子档案的优劣

电子档案的优势：一是信息存储查阅便捷、存储传递速度快。二是不占用实际空间，利于文件保存。不受时间考验，不怕腐蚀丢失。三是传递和接收简单，可以跨越时间使用，充分体现了现代档案资源共享和信息交换的优势。四是电子档案的存储查阅迅速，作为大数据时代的一部分，能高效地服务社会。四是具备纸质档案同等的法律效力，新修订的《中华人民共和国档案法》明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。

电子档案的核心劣势在于信息的泄露和被撰写，涉及部分人自身利益的档案，很可能成为网络罪犯的目标，网络犯罪行为已经成为世界各行各业数据档案的防范核心。电子档案一经被修改和删除，很难恢复，作为网络科技的致命杀手黑客技术，几乎是和网络共生并同步快速发展，重要的档案及资料在黑客技术手段面前毫无抵抗力，电子档案过于依赖计算机等现代设备，成为电子档案防御黑客的制约。

3 纸质档案和电子档案整合使用实践思考

3.1 纸质档案将在人们工作生活中长期存在和使用

在人口普查筹备工作期间，工作人员需要从档案中调取第六次人口普查的文件档案，了解当年工作的基本情况，并根据实际需要进行调整，提前进行组织机构和队伍建设，因此，2010年的第六次人口普查纸质档案起到宝贵的指导作用。在普查初期，工作人员需要调取档案库中各种年代积累下来的建筑物图纸档案，用来协助建筑物电子标绘工作以求标绘信息准确可靠。调取历年的户籍档案制作人口普查电子户籍底册。在核对死亡人口过程中，有些信息无法核对，这时需要查阅历史档案。纸质档案在使用过程中，其稳定性和真实有效性在有争议的信息前起到仲裁作用。在我国仍有相当数量的老人和边远山区的农村人口没有使用智能手机，他们中的相当部分人需要先用纸质表格进行手工填写后，交由工作人员录入电脑上传到人口普查系统。在高校，学生数量庞大，无法统一进行自主录入培训，工作人员就先制作纸质表格档案，让学生填写信息后交付工作人员集中录入。人口普查过程中纸质表格直观和便于操作的特征，让年龄较大、文化程度较低、无法掌握智能手机自主录入信息的群体，以及人口密集群体较快完成人口普查的基础数据收集工作。在人口普查队伍中，年龄较大、文化程度较低但社会经验丰富的社区普查员中相当部分人无法短期内掌握智能普查仪器，但社区居民愿意信任并接受他们入户，因此，这部分工作仍然需要他们形成纸质信息后才转录上网填报。由此可见，在我国智能手机广泛普及、电子数据收集成为常态的当下，纸质档案仍然有其不可替代的作用，人们无法完全抛开纸质档案进行工作，纸质档案将在人们的工作生活中长期存在。这也体现了我国现阶段人民日益增长的美好生活需要和不平衡、不充分发展的矛盾。

3.2 电子档案逐渐在人们生活中占据核心地位

在人口普查工作期间，公安局的居民电子户籍信息系统和卫健委的出生人口电子信息系统数据为人口普查工作提供了基础数据依据，为人口普查工作的顺利开展奠定了坚实基础。在比对核查阶段，公安局和卫健委的人口电子档案库成为检验人口普查工作成果的依据，它们大大减小了人口普查的人为误差。但是为什么不直接使用这两个系统的数据，而要专门开展全国人口普查呢？人口普查的内容除了人口的出生和死亡数外，还有受教育程度、行业、职业、迁移流动、婚姻、住房情况等，同时这两个数据由于各地各行业无法及时更新和维护，还有基层工作人员漏报、误报、重报等情况发生，又或者系统工作人员操作中的误录、错录和不及时更新等都会造成两个系统数据不完善。为了达到这次人口普查的“全面查清我国人口数量、结构、分布、城乡住房等情况”[4]这一要求，国家启动第七次人口普查工作时强调，用上门入户和网络技术进行普查，用现代科技手段形成人口数据档案是这次人口普查工作人员的必备技能。经过培训，广西壮族自治区南宁市某社区157名工作人员采用上门入户、智能操作的办法，在短短20天内完成3.3万人的普查工作。工作效率较第六次人口普查明显提高，但由于普查系统的核查功能不完善，基层人口普查员和人口指导员无法在自己操作的界面进行信息核查，只能由后台工作人员进行核对，大量的数据堆积给后台工作人员带来核对难度，普查初期的数据误差率很难达到国家统计局要求的“误差率不超过4‰”的要求。经过基层工作人员再次上门入户核對信息，对系统数据不断修正，所获取的数据最终达到国家要求的标准，这个过程消耗了不少人力、物力。

在人口数据电子档案的收集、整理、录入数据过程中，由于PAD或智能手机对网速高度依赖，在网速缓慢和信息覆盖不到的区域，普查工作人员无法正常工作。这也是目前我国电子档案发展中遇到的技术应用创新滞后难题。

3.3 电子档案的开发应用是档案发展的必然趋势

当今世界各国都在大力发展大数据，把大数据作为国家战略发展。***总书记在中共中央政治局第二次集体学习时强调，要主动实施国家大数据战略，加快建设数字中国。虽然我国大数据产业快速发展，但是仍存在行业发展良莠不齐、数据开放程度较低、安全风险日益突出、技术应用创新滞后四大挑战。在人口普查工作中，工作人员的纸质档案和电子档案交叉整合使用就是我国数据开放程度较低、大数据技术应用创新滞后的无奈之举。新修订的《中国国家档案法》增设“档案信息化建设”的内容，规定各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，电子档案建设成为国家大数据建设的一部分[5]。人口数据档案不但对数据存储的长期稳定有基本要求，对数据的存储处理及读取能力都带来软硬件的挑战，电子数据档案建设需要高额资金支持。政府通过战略部署对人口电子档案的建设给予指导和支持，是促进大数据收集、存储和分析技术持续推进的根本性有效手段。

参 考 文 献

[1]周映月.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2017（4）：102，104.

[2]路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].河南科技，2009（10）：9-10.

[3]张少伟.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].城建档案，2017（5）：37-38.

[4]姜昱.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展探讨[J].城建档案，2017（3）：92-93.

[5]毕英梅.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].才智，2017（16）：257.