企业档案管理电子信息化及其重要性

娄宇岚

【关键词】企业档案管理;电子信息化;重要性

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）08-0141-03

0 引言

目前，在新冠肺炎疫情的冲击下，各个企业之间的竞争变得异常激烈，要想在激烈的竞争中获得一席之地就必须从企业内部管理做起，要将企业档案管理工作落到实处，将电子信息化及时运用到企业档案管理中，顺应时代的发展规律，实现档案管理的信息化，这样可以增强企业的竞争力，对做好企业的信息化管理具有建设性的意义。

1 企业档案信息化的基本内容

企业档案管理信息化是指在企业档案管理活动中，将现代化信息技术作为主要工具，将网络作为基础的平台，对企业的档案信息资源进行相关的处理、管理和开发，使得整个档案工作不同于传统的档案管理工作，为企业的生产经营和相关的管理提供有效的数字信息为主要的档案应用服务，在本质上将传统的档案管理工作进行优化，以此为企业经济利益最大化服务。

2 现阶段企业档案管理存在的不足

2.1 企业档案管理设施存在滞后现象

在企业档案管理工作中，需要应用许多先进的管理设备加强管理。传统的企业档案管理设备主要有资料陈列架、文件柜和书报架等，档案管理人员需要用传统的人工操作对档案进行分类管理，这样既耗时又费力。随着企业的发展，档案资料接收量会越来越多，特别是随着互联网信息技术的发展，对应产生的档案资料管理电子信息化技术设施已经被开发出来，但是通过调查发现，现阶段很多档案资料管理工作并没有充分利用好这些现代化的管理设施，大多数还是依靠传统的文件柜等管理设备进行档案管理工作，这些滞后的管理设施已经远远不能满足档案管理工作的需求。

2.2 企业档案管理人员专业素质不高

企业档案管理人员的整体素质直接决定企业档案管理工作是否能够有序进行，对于接受过专业培训且具备专业档案管理素质的管理人员来说，需要把所学档案收集、整理、保管、统计等专业知识运用于实践工作中，同时具备较强的计算机知识，熟悉档案信息化技术，才能为企业管理发展提供有力支撑。但是通过调查发现，现阶段很多档案管理人员整体素质偏低，不能够在企业档案管理工作中做出较好的工作成绩，没有采用合理的档案管理方式，企业档案管理中管理人员缺乏专业知识，造成企业档案管理工作整体效率偏低，不利于企业发展。

2.3 档案资料的利用率过低

多樣化的档案资料不仅能够满足企业管理者的查阅需求，而且对企业文化的发展有重大的意义。企业文化代表企业未来的发展方向，在发展过程中，企业应当充分利用档案资料加强企业管理。然而，通过调查发现，在开展企业档案管理工作时，大多数企业并没有将这些档案资源充分利用，没有建立档案信息化系统，没有对纸质档案进行现代化的加工。在互联网时代，基本上所有的工作都是基于互联网开展，通过应用互联网工具不但可以使人们工作更加高效便捷，并且对于安全性更有保障。在档案管理上，如果将纸质资料转化为电子档材料，那么就可以使档案材料发挥出最大的价值，能够使档案材料不受到破坏，同时能够将其利用率最大化，因此我们需要进行数字化的加工，以此提高档案利用效率。

3 档案管理电子信息化的重要性

3.1 共享企业档案信息资源

信息时代，企业的竞争已经渗透到各个方面，信息共享资源已经是企业核心竞争力的一部分。在企业档案管理中采用电子信息化管理模式，通过信息化平台的构建将电子信息技术和网络共享技术相结合，企业管理者借助办公平台，可以方便快捷地进入档案信息系统，能够快速查阅企业相关资料信息，利用最短时间了解和掌握企业现阶段发展现状及人力资源、财务、生产技术等情况。不仅如此，企业各个部门可以联合办公，及时沟通，提高工作效率，共享资源[1]。

3.2 为企业高层提供可靠信息

企业档案信息化管理的实施，可以优化企业的信息资源，能够清晰、准确地反映出企业的生产经营运转情况，使企业的档案管理更规范化。企业档案包含文书、科技、会计、人事、电子、实物、照片等，这些档案都可以在企业档案管理中体现出来，企业高层管理者可以便捷地对这些数据进行查询和掌握，当用于企业经营决策、人事管理、生产技术时，能以最快的速度搜索到需要的档案资料进行相关分析，从而做出对企业最有利的决策，这对于企业的发展具有良性促进作用，也是适应社会发展需要的表现。当前，世界经济发展和社会发展速度都很快，信息化时代各行各业对于高价值的档案信息需求增加，并且要保证整个使用期间的实效性，对于档案管理的电子信息化要求也就更高，这是传统的档案管理模式所不能匹配的。传统的档案管理模式无法适应当前的市场经济需求，企业档案管理的电子信息化改革迫在眉睫。做好企业档案信息化管理是确保企业可持续发展的需要，不仅可以发现、培养优秀的人才，还可以造就大批人才为企业的发展服务。与传统的企业档案管理相比，不仅可以降低工作人员的劳动强度，还能够提高企业的工作效率。通过应用现代电子信息技术对企业档案进行处理，使得企业的档案资源得到更加充分的开发和利用。

3.3 提升企业工作效率

在企业的日常工作中，要想有一个高效率的工作节奏和高质量的工作结果，就必须制定出规范的办公流程，就需要加强各个部门之间的协调合作，尤其是细化到每一个员工，要让每一个员工明白企业的档案信息资源需要共享，各部门间、各员工间都应加强沟通，交换资源，共享信息。当需要相关信息数据时，只需登录电子信息化平台，即可查询到需要的资料，节省大量时间，最大限度地提高员工的工作效率。档案管理电子信息化是提升档案管理水平的需要，传统的企业档案基本上都是纸质的，需要企业长期保存。为了维持一个良好的企业环境，避免可能造成企业文档纸张受潮、虫蚀及火灾等不确定的危害，我们必须采用先进的设备和技术，要积极利用现代化的电子信息技术，提高企业档案管理的工作效率，实现档案管理的现代化，要从根本上提高企业档案管理和利用的水平。我们必须将企业档案管理和电子信息化平台相结合，只有这样，才能够提升整个企业的工作效率，同时为企业节省大量的资源，降低企业的成本[2]。

4 企业档案管理电子信息化的策略

4.1 提高企业档案管理人员的素质

当今时代，企业档案管理人员的专业素质不仅体现在能够对档案进行规范化管理，而且体现在能够充分利用电子信息化档案管理技术高效地进行档案管理工作，这就要求档案管理人员具备较高的综合素质。首先，企业管理人员应该对本单位的档案管理工作高度重视，这是提高企业档案管理人员素质的前提条件，让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据;其次，提高档案管理人员的业务水平，加强对档案管理人员的教育工作。企业档案管理人员应当加快学习步伐，争取全面提升自身素质，让自己能够尽快适应电子信息化时代的档案管理工作。此外，对档案管理人员进行日常的业务培训也是十分必要的，在培训的过程中提升其专业素质。

4.2 对企业档案进行现代化管理

随着电子信息技术的发展，传统的人工化企业档案管理模式已经无法满足各方面的需求。为了进一步提升企业档案管理的效率，应充分借助电子信息化的管理技术，来对企业档案进行现代化管理。首先，相关管理工作人员要借助专业的电子信息化管理网络服务系统，通过便利的管理系统实现高效率的企业档案查询等相关服务，以及通过系统互联共享的功能实现相关企业档案的共享功能，从而给企业带来更大的便利。其次，管理部门应当加快档案管理的信息化建设，从而实现更加高效的管理。最后，加强对档案管理流程的改进和优化，为企业提供高质量、流畅化的档案查询服务。

4.3 购置电子信息化的档案管理设备

电子信息化档案管理设施和设备是实现企业智能化管理档案的必要条件，企业要结合用户的使用需求和企业档案的管理需求，购置电子信息化的档案管理设备，采用先进的电动密集架代替传统的档案架、文件架，增大档案库房存储量，以满足日益增大的档案接收数量。引进电子信息化的档案管理设备的同时，还要进一步引进先进的管理模式，从而充分利用先进的档案管理模式和管理设备的相关功能，实现对于档案高质量、高效率的管理和实现更加便利的档案查询服务。

4.4 加快网络建设

当前，要想在档案电子信息化上满足现代化的发展需求，就必须加强对档案管理的网络建设。首先，要重视本企业内局域网的建设工作，即构建一套适合本企业的网络化管理体系，重视运用5G技术实现办公上云，将传统的工作模式逐渐转变为更加现代化的工作模式。其次，管理人员要重视对档案的互联网共享工作，例如可以构建一个线上档案共享平台，企业内部所有人员可以通过办公自动化网登录档案系统平台查阅所需档案。最后，应充分利用互联网技术实现对企业档案的整合工作，进而提升企业档案的利用率。

4.5 加强企业档案管理的软硬件建设

现在很多企业虽然引进了一些档案管理的互联网软件设施和现代化的硬件设备，但是对于这些软硬件的使用方法上还需要加强掌握，从而让这些软硬件能够真正地促进档案的高质量和高效率管理。首先，要及时更新相关软硬件设施设备，满足企业对这些设施的多样化需求。其次，要提高工作人员使用这些软硬件设施的技能及提升这些设施的利用率，可以通过开展相关培训工作强化企业档案管理的建设工作。

5 加强企业档案信息化管理的优势

5.1 减轻工作人员的劳动强度

档案人员的工作強度在传统的档案管理上是非常大的，档案管理人员需要手工做很多事情，在档案的收集、整编、查询上都会消耗大量的时间和精力，并且其效率还得不到保证。实行档案管理电子信息化，可以使整个档案管理工作更加自动化和网络化，避免员工做很多重复性的工作，并且降低了工作时的犯错概率，方便公司员工平时查询和档案管大大降低理人员的劳动强度，数据只需一次录入就可以多次利用，在后续的档案使用中，只需借助互联网工具即可。

5.2 检索查询快捷方便

电子信息化有很强的数据处理能力，档案管理实现电子信息化后，我们就可以充分利用信息技术快速高效地检索到自己所需的信息。与传统的检索方式相比，不仅减轻工作强度，还大大提高了查找的效率和准确率，为企业的发展做出积极的贡献。

5.3 便于安全和保密性工作

企业档案管理实现电子信息化后，保证了其档案信息的保密性和安全性。在传统的档案管理中，档案保存不能做到十分安全，纸质的文档就容易遗失，加上公司员工复杂就更加难以管理。企业档案是企业十分重要的机密文件，对于整个企业的发展和竞争力都有直接的影响，一旦泄露，将会给企业造成很大的损害。企业档案管理实现电子信息化后，企业的档案信息可以随时录入，也可以方便快捷地查询信息，与过去的纸质文档相比，其安全性、保密性更强。

6 结语

综上所述，在互联网时代，企业的档案管理必须合理利用电子信息化技术，努力打造好电子信息平台，使得企业的档案管理水平能够显著提升，让电子信息技术与企业的档案管理工作有机地结合起来，让企业的档案管理需求能够得到满足，促进企业的良性发展。总之，在企业档案管理当中使用现代化信息技术，既可提升企业工作效率，又能减轻企业员工的工作压力，对整个企业的档案管理工作进行了优化，也提升了整个企业档案的保密性。电子信息化技术使得整个档案管理工作从采集、录入、整理、上传、归档入库等全生命周期的管理都有机地统一起来。企业档案实现有序管理后，企业员工对档案的借还申请、借还登记、提醒事项等工作更加满意，使得档案的作用能够充分发挥出来，高效地协助员工开展工作。真正做到企业档案管理的信息化，将高质量的档案信息呈现给每一位员工，为企业的生产、管理、发展做出积极的贡献。

参 考 文 献

[1]唐麟娜.谈计算机技术在档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2012（3）：105.

[2]司徒俊萌.新时期档案信息化管理平台的建设探究[J].卷宗，2014（3）：56.