大型建筑企业物资集中采购实施探究

罗碧涛

(中铁二十局集团有限公司， 陕西 西安 710032 )

近年来，随着市场竞争的不断加剧和企业规模的不断扩大，如何更好地实施管理，响应中央号召开源节流，进一步提高企业的核心竞争力和核心竞争优势，成为所有企业的重要研究课题。不少企业已经成功实践，总结出了一些成功的做法和经验。作为世界500强的中国铁建，也不例外。中国铁建结合自身特点，在一些领域除陈推新，做法独具特色，例如把物资集中采购管理工作纳入研究范围，以此来提升企业的管理水平和经济效益。

所谓的物资集中采购，区别于物资分散采购，它是特定专业机构在完成对需求端量的整合集中后，以公开、公平、公正和诚实信用的原则，通过以量换价直接对供应端源头生产商和服务商进行有效整合，从而降低采购价格、确保物资质量、供应服务、实现降本增效的一种高效采购方式。

1 中国铁建物资集中采购工作

1.1 现 状

对于中国铁建来讲，物资集中采购就是将建设工程所需的主要材料最大限度整合集中，通过成立专门机构及专业化平台以招标、竞谈等多种方式，直接向源头生产商或服务商进行招标采购。由于实现了需求集中，使得在与生产商或服务商谈判时，无论是从价格、质量还是服务等方面都具备了很大的优势，谈判过程会更主动、更顺利，更容易达到预期的效果和目的；同时由于大订单的吸引力，生产商或服务商会非常重视自己产品的质量、性能、交货期及售后，以确保自己能赢得信誉。这样一来，采供双方在各自的关注点上达到了新的平衡，实现双赢。

1.2 必要性

1.2.1 物资集中采购是大型工程项目控制项目成本管控的需要 物资在工程造价中占比较大，按照中国铁建参与建设的项目不同，构成工程实体的物资在整个工程造价中的占比大约在40%～65%之间，个别甚至高达70%，由此可见控制好物资成本对项目总成本及企业效益非常关键和必要。

1.2.2 中国铁建现阶段发展的需要 中国铁建现年新签合同超2万亿，产值近万亿，总物资成本约5 000亿，如此大的规模，强力的物资成本管控非常必要。目前，中国铁建采取的是两级集采管控模式，即除甲供物资外，实行股份层面和集团层面两级集采，在各大地理区域设立集采平台作为支撑，实行几年以来，成效显现，集量和降本效果明显。但本人以为，随着企业规模的不断增大，信息技术的不断发展，供应链技术的不断革新和应用，以及金融、交通等领域的不断创新和融合，中国铁建的物资集中采购工作还需要不断地探索、创新和优化，才能为企业迈向世界500强前列提供更强劲的支持。

1.2.3 施工现场物资管理的需要 对大宗物资实行集中采购之前，施工企业的采购工作是以项目为单元展开的，由于各项目在人员、机构的配套上，在管理制度的健全性上，在资源信息的掌控度上，以及项目工期、自然及地理条件等各方面不尽相同，尤其是物资管理人员配备方面的缺陷或不足，导致各项目的物资管理水平参差不齐，各不相同。实行集中采购，首先从职能上对项目作出了界定，即大宗物资采购工作项目只是参与，不再进行决策，而只进行与自己掌控力匹配的相关采购，大宗物资采购则按规定做好配合及执行工作；另外就是项目的物资管理人员可以充分发挥自身优势，在现场管理、消耗控制等方面发挥更大作用；再者就是由于权利分配的减少，各部门之间沟通配合会更加顺利，大家会把精力更好地聚集在如何精确计划、降低成本、加强管理上，使项目更容易实现预期收益。

1.3 意 义

1.3.1 以量换价，有效降低采购成本 集采的最大优势首先在于批量的吸引力和话语权，对于大的生产商或服务商来讲，大的优质订单是绝对的竞争目标，为此企业可以牺牲一些利润，只要能拿到订单，就可以达到薄利多销的目的，而且优质订单所带来的还有无形的利益，比如市场影响力、市场占有率、无形的广告以及企业内部向心力的形成等等。除此而外，对于采购主体来讲，当市场有影响力的大企业共同竞争时，无论谁拿到订单，他的物资品质、交货期和服务都是有保障的。还有就是集中采购由专业机构实施，减少了交易环节和主体，从而减少了环节费用，可以有效地降低物资采购成本，有利于实现统一管理，实现有效监督。以中国铁建年约5 000亿的总物资成本测算，如直接向源头厂家直采约3 000亿，价格每降1%，就会直接产生约30亿的成本效益。

1.3.2 有效提升管理水平，为企业多元协同发展提供路径 集中采购，一是减少了中间环节，堵塞了管理漏洞，节省了更多人力成本、减少相应的费用支出等管理资源。二是提升了信息化管理水平，在传统物资采购的基础上，应用人工智能、云计算、大数据、区块链和物联网等技术，整合供应链资源，为客户提供信息交互、物流配送、金融和数据等服务，使管理效率大大提高。三是对企业的资金运作能力提出更高要求，不仅要筹措、筹划好资金的使用，更对资金使用的科学性和安全性带来考验。四是集采带来的量价优势，除满足本企业的需要以外，不仅在企业内部形成降本增效，而且提高了外部市场条件下的竞争力，进一步拓展企业之外的市场份额。五是做好物资集中采购工作，还可以在基础设施建设领域之外，为企业在资本运作、供应链金融方面提供更多可能，如参股新材料公司、以混改、参股和合资等方式进入新领域等，开拓新的业务板块，协同发展。

1.3.3 避免重复采购，提高资源利用效率 物资集中采购一方面可以集中数量优势，提高计划的准确性和及时性，从而有效避免重复采购，提高资金使用效率、降低采购成本；另一方面可以有效降低总体库存，提高库存材料周转率，节约资金和资源。假设中国铁建在某个区域内有100个大小不等的项目，如设立集中库区，保守计算每个项目每月减少库存(或少采购)50万元，那么该区域100个项目每月便可节省资金就可达5 000万元。

1.3.4 可以规范采购行为，降低企业采购风险和防止腐败 集采工作交由专业机构或平台来操作，首先体现的就是专业的事情交给专业的人干的精细化分工理念，可以把事情做得更专业；统一管控解决了分散采购和多部门、多头采购的问题，没有了随意性，增强了计划性，更有利于企业管理制度的实施和管理目标的实现；由于是专门机构操作，责任更清晰，各项采购环节公开透明，有效规范了采购行为，更有利于形成有效监督，降低了采购风险；同时由于交易环节的大量减少，监督体系的有效形成，大大降低了腐败风险。

2 做好物资集中采购工作的几点思考

2.1 统一思想，转变观念，提高认识

对于建设施工企业来讲，实行物资集中采购既是强化企业管理、开源节流、提高竞争力的必然要求，又是企业发展到一定阶段的必然趋势。因此，从思想认识和观念的转变上，一定要坚定不移。由于企业内部的各部门及单位的竞争和冲突，集中采购工作会打破既有利益格局，所以往往难以推进，或者推进缓慢，这就需要主管领导亲自抓落实，把它列为一把手工程，放在企业发展长远的战略高度和角度去看待，只有这样，员工的思想认识才容易统一和提高，集中采购工作才能顺利推进。

2.2 修订完善制度，搭建专业化平台

制度是一切工作的依据和标准，管理制度化、制度流程化、流程标准化，集采工作是一项系统工程，因此必须制度先行，确定集采模式，建立机构，明确职责，规范流程。笔者认为，目前中国铁建的物资集采制度应以地理区域划分大区并建立中转库，集中招标，既集量降本，又集中保供，保质量。从管理上既防范了风险、又堵塞了漏洞。同时还可以解决因现场计划数量、供应时间、技术标准不准确提报引发的突发需求、供应服务不及时的矛盾。中转库负责辐射周边区域，满足区域内各项目现场的物资需求，由专业机构进行管理，供应结合现场情况可分为直发和库发两种形式。结合实际搭建好专业集采平台，进行集采供应的信息发布、计划统计、数据收集、线上交易、支付结算、供应管理、运输服务等等，使整个集采工作从采购到交货全过程做到信息化管控，依法合规，公开、公平、公正。库区可由股份总部直接设立，也可由各局设立试点。当然根据社会发展，分工日益精细的趋势，也可以将物资集采供应交给专业的物资贸易团队，施工企业将主要精力集中在设计、施组、施工工艺、技术研发等方面，实现各板块协同发展的良好局面。

2.3 加强培训教育，强化物资管理人才队伍建设

随着中国铁建业务规模的扩大，对物资业务人员的文化素质、知识结构、专业能力提出了更高的要求。传统观念认为，物资管理工作门槛低，谁都可以干，对物资工作的偏见和不重视，造成各大施工企业总体上物资管理人员的业务素质参差不齐，人才队伍建设急待加强。物资集中采购工作是一项系统工程，急需一批懂业务、会管理、熟悉信息技术、吃苦耐劳的一大批管理人才推进这项工作。因此，加强现有人才队伍建设，提高人员准人资格，重视人才素质培养，建设一支优秀的物资管理人员队伍势在必行。

2.4 统筹策划，制定好年度实施方案

实施好以地理区域为单元的物资集中采购，必须以年度为单位做好统筹策划，制定实施方案。首先计划是关键，计划的需求数量、时间、技术标准，确保准确、超前，这是实施好年度计划的基础；其次明确物资集采目录，对构成工程实体的大宗类材料、主要物资、区域性强的物资、市场管控难度、价值较高的材料纳入集采范围，其余可根据实际情况逐步增加；三是落实好资金统筹保障，这是实施好年度计划的关键；四是建立以服务为主、且独立于相关各方的第三方属性的专业化执行机构。

2.5 建立监督检查及效果评估体系

物资集采工作的监督检查和评估由最高管理机构统筹实施。主要分为两个层面：一是对专业服务机构在政策执行、程序履行和效果评估等方面的监督；另一方面是对招标人或需求主体在制度落实、合规操作等方面的监督及对降本增效情况的评估和反馈。

2.5.1 健全集采工作监督检查及考核评估体系 对专业集采机构的监督检查可先成立检查机构，制定考核方案，定期科学合理评价专业机构集采工作，考评遵循客观公正、突出重点、注重实效的原则，采取定性、定量相结合的方式，主要内容包括有关政府采购的法律、行政法规和企业规章制度的执行情况；采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；专业采购人员的职业素质和专业技能水平；对采购价格、节约资金效果、服务质量、信誉状况、服务机构及评审专家有无违法违规行为等事项进行考核检查，并定期如实公布考核结果，强化激励约束机制，对集采效果建立年度评估制度并持续改进。

2.5.2 制定检查计划及具体实施方案，分步骤实施监督检查 对招标人或需求主体的监督检查可采取先自查后检查、先资料审查后深入现场的原则，即首先由受检单位根据检查计划和要求，整理相关的业务资料，对照检查内容，定期形成自查报告。其次由已成立的检查机构组建检查小组，由检查小组对受检单位提供的资料进行书面审查，对照依据，检查内容，编制工作底稿；结合书面审查发现的问题，深入受检单位实施现场检查，与受检查单位沟通交流，确认检查结果；最后对检查中发现的招标人或需求主体查实的违法违规行为依规作出评估处理，对反馈的专业服务机构的违规问题进行重点再检查、再核实和再处理，以达到相互监督、相互制约的管理效果。

3 结 语

物资在工程总造价中的占比在30%～70%，对于建设施工企业，降低物资成本，实行物资集中采购既是强化企业管理、开源节流、提高竞争力的必然要求，又是企业发展到一定阶段的必然趋势。特别是随着经济全球化的发展和我国“走出去”的战略号召，不少企业加入“一带一路”伟大战略的实施中，进军海外市场并且海外市场规模越来越大，伴随而来的大宗物资采购的问题也日益突出。由于大多数项目多以亚非拉等第三世界国家为主，这些国家不仅基础设施建设落后，而且资源匮乏或者资源丰富但工业基础落后，大量项目所需物资需从国内采购，路途遥远，成本巨大，风险较高，且由于政治、法律、人文及自然环境等诸多因素的影响，导致计划的及时性、有效性和稳定性不够，常常容易造成不必要的浪费。为此，企业要高瞻远瞩，做好各项规划、建立健全制度、做好各类风险的防范措施，为企业将来全面走出国门打好基础。