如何规范学校档案移交工作

文/珠海市三灶镇中心小学

黄玉芳

实际工作中，我们发现学校基层档案移交工作普遍存在不规范的现象，学校档案员迫切需要掌握档案移交工作的规范做法和实操要求。近年来，我校在档案移交工作方面做了较为细致的实践与研究，取得得了较好的成效。

一、提高学校对档案移交工作重要性的认识

学校领导和档案室要加大宣传和教育工作，明确档案的接收与移交是档案工作的重要组成部分。学校在各种活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类、载体的文件材料，都应按规定及时向综合档案室移交归档。档案员离开工作岗位，需及时向下一任档案员移交档案，双方都必须严肃认真地做好档案的接收与移交工作。

档案是不可再生的历史记录，档案工作者对各种材料进行收集、整理、鉴定、保管，耗费了大量的时间和精力，对学校申报教育特色学校、迎接各种教育评估、管理考核及教师申报职称、评选先进等发挥了极大的作用。但是，随着学校的变迁、学校档案员的变动，在评估检查中发现，有的学校档案工作处于停顿状态，没有现成的、专业的档案员，重启档案工作困难重重，因此，我们必须重视学校档案的移交工作。

二、制订科学严谨的学校档案移交制度并严格执行

根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，各单位需制定《档案移交制度》。科学、完备的制度是学校档案移交管理工作科学化、标准化、规范化的保证。学校档案移交制度主要包括以下两方面内容：

1.确定学校档案的接收、移交内容与范围

(1)一般来说，学校档案有以下几个门类：文书档案、基建档案、声像档案、教育教学档案、科研档案、实物档案。每种门类的档案都有不同的保管期限，档案移交时不同保管期限的档案要同时进行移交，做到没有缺、漏，保证档案的完整性。因为档案移交涉及的范围广、材料多，被移交方与移交方往往信息不对等，所以要求移交方要制定详尽的计划，做到布置周密、胸有成竹，确保所移交档案的正确和完整。

(2)编研材料和专题材料也必须办理移交。众所周知，编研材料每年都要做延续，组织沿革、基础数字汇编、大事记以及学校管理制度、计划总结、统计报表、花名册、任课表和获奖情况等要做好收集和数据累计。

(3)借阅登记簿、移交清册、销毁清册、温湿度登记册、管理台账等也要办理移交。

2.细致规范地做好每个门类的档案交接工作：

(1)对于移交方来说，正式移交之前主要做好5项工作：一要对保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二要在借出收据上注明原因及催还情况；三要对未整理的零散文件材料分类存放、清理排序，做到系统有序；四要按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五要撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好3项工作：一要了解移交单位的职能活动内容和工作活动情况，二要向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况，三要了解或检查档案移交工作准备情况。

(2)把移交资料全面归列好。以实物档案为例，在做移交的时候，每一件实物档案都要做好实物移交登记册、登记获奖表、贴标签、拍照留存并导入档案管理软件的工作；各类档案在收集纸质文件的同时，也要收集电子文件，尤其是领导任职命令等重要文件。

(3)必须严格履行交接手续。档案接收一方、移交一方检查与核对，认为档案质量合格、数量准确以后，双方必须在交接册上签字，方可交接。

(4)明确档案的接收与移交时间：文书档案按一年归档一次；实物档案随到随收；教育教学、科研档案等文件材料，由承办科室整理，在每学年完结的8月份向档案室移交；声像档案则视相片和光盘等的数量和工作量而定；会计类由财务科整理立卷保管一年后向档案室移交。

(5)交给档案室的档案，必须符合上级规定的档案质量标准。如发现移交的档案不符合上级规定的档案质量标准，接收一方拒绝接收或退回原科室重新整理直至达到质量标准为止。

三、把档案移交工作列入考核，利用信息技术提升效率和质量

1.明确学校档案移交的项目责任人、任务清单和完成时间；并预留充足的时间提前部署，完成时间快到时，做好温馨督办提示。

2.每学期期末，主管档案的校级领导和档案员一起，对学校档案移交的项目责任人进行档案移交完成情况评价，评价结果将及时反馈，并列入教师工作考核中去。

3.学校档案室利用学校OA系统、微信系统、共享系统加快档案移交的宣传发动、资料分享、过程反馈、指导督办、检查评价，提升学校档案移交工作的效率。