关于EPC工程中项目秘书作用的探讨

时间：2024-07-28

陈瑞香

(中国瑞林工程技术有限公司)

关于EPC工程中项目秘书作用的探讨

陈瑞香

(中国瑞林工程技术有限公司)

现阶段，EPC模式作为在工程建设领域中较为先进的一种管理模式，在工程项目中应用越来越广泛，而项目秘书在此过程中也发挥着重要作用。本文主要从EPC工程总承包管理模式的发展重复，阐述了项目秘书在现代企业管理中的重要性，并对项目秘书在各个阶段的重要作用进行了分析探讨

项目秘书 EPC模式重要作用

一、EPC工程总承包管理模式的发展

目前，EPC工程总承包模式是近十年来国际上逐步发展起来的一种工程承包和管理模式。引进EPC模式为促进我国项目管理实现科学化、规范化提供了借鉴。目前，国内在工程建设中越来越重视用先进理念来实施规范化、科学化的管理。近几年来，EPC工程总承包模式在我国正在得到越来越多的企业认知，在公路、化工、冶金、电站、铁路等大型基础设施，以及含机电设备的采购和安装的工程项目中，有越来越多的稍具规模的项目管理单位，开始应用这种新型的管理模式。实践证明，通过EPC工程总承包模式，有利于在操作层面上有效解决设计、采购、施工的有序衔接问题，以及设计、采购、施工、试运转等不同环节中存在的突出矛盾，可以优化工程组织，提高施工质量，加快工程进度，减少投资费用，在目前可最大化地实现项目的经济利益和社会效益。

二、项目秘书在现代企业管理中的重要性

1、信息沟通中的作用

在现代企业管理中，项目秘书具有全面的信息沟通和传递的作用。首先，项目秘书的职能对企业上级管理十分有利。企业信息的沟通和传递基本都是依靠项目秘书来完成，项目秘书传递领导的管理要求，并通过自身的和谐处理能力实现工作团队内部的全面融合。其次，秘书能够将基层信息收集起来反馈给领导者，对领导者的管理决策十分有利。总之，这种双向沟通只有秘书的岗位职能作用能够体现。

2、辅助决策中的作用

面对各种因素复杂多变的局面，企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性，使领导决策变得更加复杂和困难。因此，项目秘书的参谋助手作用就显得特别重要。企业秘书人员要抱着高度的事业心和强烈的责任感，发挥好参谋助手作用。秘书的辅助决策作用主要体现在信息辅助方面，也就是说企业领导在做出经营决策的过程中要依靠秘书的工作搜集相关资料。

3、决策实施中的作用

企业做出管理决策的过程中需要秘书的调节能力实现管理手段的有效开展。秘书是为领导提供辅助管理和综合服务的人员，其与领导沟通的好坏直接决定了他的工作绩效。向领导陈述意见、提出建议、报告工作或提出问题，都要向领导传达。在执行管理制度的过程中秘书作为职工与领导者的信息传递人员有着重要的实施调节作用，这种调节作用虽然是微小的，但是仍然能够体现出决策实施的有效处理作用。

4、办理事务

秘书办理事务的主要内容包括：电话事务、接待事务、信访事务、会议事务、文书事务等等，它是辅助决策、信息沟通和协调关系这三种职能的必要前提。

三、项目秘书在工程项目各个阶段的重要作用

在项目工程中，项目秘书作为管理部门的执行者，它是以全面处理各种信息和事务的方式直接辅助项目经理进行管理工作的人员，在项目工程的EPC工程总承包管理中有着十分重要的作用。下面从项目工程中的几个阶段进行阐述。

1、项目秘书在设计阶段的作用

设计阶段作为项目工程中是首要环节，它是工程安全、质量和进度以及投资管理的关键。但是近年来，设计过程中存在着设计进度延误、前期规划和审批过程耗费大量时间而导致工期不明确的问题。设计工作完工时间的滞后，直接影响了后面的施工进度和整个工程项目的进展，造成了项目的经济损失。所以在项目的前期规划阶段，项目秘书要充分搜集场地、环境、地基及工艺的相关资料，为设计可行性的评估提供依据。在设计过程中，项目秘书要协助项目经理进行设计单位的设计流程与设计进度的管理监督，负责设计资料的收发整理、归档以及管理工作，确保设计资料的完整性、条理性和有效性。在图纸的审批阶段，项目秘书则要负责与审批单位联络，及时获知图纸的审批进展，以便项目经理安排下一阶段的工作。一旦设计不能按时完成，就会对施工和安装阶段的进度控制带来非常大的困难。所以说，项目秘书在设计阶段的进度控制中起到了很关键的作用，项目秘书能否发挥自身的职能效应对整个项目的经济利益都有巨大影响。

2、项目秘书在采购阶段的重要作用

在项目工程的EPC管理模式中，业主意在减少项目的投资风险、节省资金以及尽快取得收益。所以承包方要在材料及设备的价格变动、施工的安全及质量上承担风险，这无疑是对承包方综合管理水平的一大考验。采购阶段作为连接设计阶段与施工阶段的节点，其管理效率与质量直接影响到设计与施工的实际效果，进而影响整个EPC工程总承包合同的执行效果与项目利润。所以，项目秘书在这一阶段中必须做好设计与施工的链接工作。在设计阶段要提前了解设计图纸中涉及到的物资的规格型号及技术要求，同时开展主要物资的采购工作。辅助采购部门对主要物资供应商的生产能力、资质、信用及供货期等方面进行调查了解并整理成表格，采购部门在对设计可行性进行分析后编制相应的采购进度计划与采购方案。项目秘书要做好采购部与项目经理之间的沟通工作，以便选择合格的材料供应商。在施工过程的材料采购中，项目秘书则要收集施工单位的材料采购情况，制作《材料采购日报表》上报项目经理，以确保项目资金使用情况的准确性。项目秘书在采购阶段的良好的表现是应对设计和进度变更，确保施工质量，降低施工风险以及实现项目利润的有力保障。

3、项目秘书在施工阶段的重要作用

施工阶段是工程建设最终的实施阶段，是工程产品形成的最后一步，而且这一阶段各方面工作的好坏对工程品质的影响是难以更改的，所以这一阶段的管理尤为重要。在工程施工的初期，项目秘书要配合项目经理结合工程项目的实际情况，制定相关的资料管理规定，明确建设单位、施工单位及监理单位的职责与责任，避免日后在施工过程中产生混乱。项目秘书还要提高档案意识，收集整理施工过程中所有的技术变更、会议纪要、洽谈记录等资料并进行归档整理。为施工过程中可能出现的索赔纠纷提供可靠的依据。此外，项目秘书还要记录工程每日的进展状况，与项目经理进行沟通，协助各部门完成相关的辅助工作，如填写各类工程表、沟通各方的联络人、申报工程保险等。项目秘书在这一过程中发挥的效益如同机器中齿轮的作用，看似微小却在整个过程的运转中必不可少。

4、项目秘书其他方面的作用

项目经理是业主在整个工程项目中全权委托的代理人，对外要代表公司和业主与分包单位进行沟通和处理合同有关的所有重大事项，对内则要全面负责整个项目的管理，是项目的直接领导者。项目秘书作为联系项目经理和其他部门的纽带，要做好项目经理与各部门之间的沟通工作，负责内部各项会议的筹备、召开和记录，处理一些后勤保障工作。对外则要负责联络和接待各单位的联系人，负责整理各方通过电话、邮件及传真等各个渠道来往的信息，并合理安排项目经理的日程及相关会务工作。项目秘书就如同项目经理的左膀右臂，看似平常的工作却保障了公司内部管理系统的有机运行，为项目经理正确的决策以及项目的目标性提供了保障。