浅谈EPC总承包模式下的现场设备采购管理

陆从安，姚海乐

(中国水电顾问集团成都勘测设计研究院，四川成都 610072)

1 概述

目前我国的水电工程行业越来越多地采用EPC总承包建设模式。在EPC总承包的三大管理模块中，其中的采购过程包括多个环节，是工程建设的物质基础，对促进工程顺利完成具有比较重要的作用。在水电站建设过程中，机电设备品种多、涉及面广、厂家技术服务的人员多，情况复杂。因此，如何做好现场设备采购的管理是现场采购管理的重要组成部分。现场设备采购管理主要分三部分:第一部分为设备的到货管理，第二部分为现场设备的技术性服务管理，第三部分为设备款的支付管理。

2 现场设备采购管理

2.1 现场机电设备的到货管理

2.1.1 设备的催交

根据工程进度，与安装施工分包人、施工现场监理人员进行沟通，参加各种例会以了解工地现场所需的机电设备。提前了解机电设备的制造情况，及时联系供应商，督促其发货。在供应商发货过程中，提前了解设备到工地的时间，到货设备的重量及尺寸等，以便及时组织安装施工分包人准备卸货的机械设备和人员。

2.1.2 设备开箱验收

机电设备运达工地现场后，组织安装施工分包人、监理工程师及供应商人员对设备进行开箱验收，主要从外观查看是否有设备破损的情况。对于外观损坏严重的、可能会影响到设备的正常运行时，立即通知供应商进行处理。开箱验收的同时做好记录，填写四方验收单，各方参与开箱验收人员签字。开箱验收合格后，将设备移交给安装施工分包人负责保管。若因保管不善而导致设备损坏或丢失，责任应由安装施工分包人承担。

2.1.3 随机资料的收集

设备到货后，根据现场情况，对于能立即进行开箱工作的，EPC采购人员根据供应商发货清单，逐一清点随机资料;对于不能立即开箱的，暂由安装施工分包人进行保管，待开箱时机成熟再行收集，同时将收集的资料分发给安装施工分包人、监理工程师及EPC工程部相关人员。

2.2 机电设备的技术服务管理

机电设备的技术服务管理是整个采购管理中最为重要的部分，直接与工程的顺利完工有着紧密的联系。

(1)技术服务管理的工作内容。

一般售后管理服务的工作内容主要有:①组织提供现场技术指导;

②组织供货人员进场安装设备;

③组织供货人员进行设备的调试;

④组织供货人员参与设备的缺陷处理。(2)机电设备技术服务的流程管理。

2.2.1 技术服务申请

施工分包人根据工程进度，在要求技术服务人员进场前一周提出申请，并按照规定编制技术服务人员进驻申请书，提交监理工程师审核。

2.2.2 技术服务审核

(1)在规定的时间内，监理工程师根据现场工程建设进度对申请进行审核，并将审核结果报EPC总承包现场采购管理人员。

(2)EPC总承包工程管理人员与采购管理人员对申请进行审批，同意后进行技术服务安排。

2.2.3 技术服务联络

(1)联系供应商。在电话通知供应商派驻技术服务人员进场的同时，出具正式文函将现场具体服务内容及问题缺陷、具体进场时间告知供应商，并要求供应商派遣合格的技术服务人员。

(2)对设备供应商派驻技术服务人员过程进行监督。随时与供应商保持电话联系，掌握技术服务人员的行程并进行督促，以期能在规定时间内进驻工地，保证现场施工。

2.2.4 技术服务人员进场

售后人员进场后，安排工作接口，组织现场服务。

2.2.5 技术服务人员撤场

现场服务完成并经检验合格、现场相关人员签字确认后，技术服务人员方可撤离。

在售后服务管理中，严格按流程处理，有利于更好的协调技术服务人员进场，同时制约施工分包人动辄要求供应商派遣技术服务人员。

2.3 技术服务的现场管理

(1)坚持以人为本，安全第一的原则，组织技术服务人员的入场安全教育，双方签订安全告知书，并要求其在现场服务期间服从总承包方的安全管理。

(2)坚持“快捷服务、质量保证”原则。对于施工分包人、业主反映的到货设备质量问题，组织技术服务人员现场察看，根据实际具体了解其原因，最大限度的把现场情况通知给相关单位和人员，这样做有利于准确、快速的解决问题。机电设备技术服务任务主要集中在水电站发电前的两三个月，工作繁杂，工期紧迫，协调量大，因此，在组织售后服务工作时，在现场应主动组织供方现场服务人员参与专业人员、施工分包人及业主人员就现场技术问题的研究、方案探讨，并参与现场处理，同时进行总结，形成正确的思维及处理问题的方法。

(3)技术服务的服务管理。一般情况下，工地现场售后服务人员主要负责技术指导，施工分包人负责配合。在进行管理时，组织售后服务人员进行服务输出，主要包括以下几方面的内容:

①技术服务人员在技术指导过程中，对于能在现场处理的问题及时组织人员解决。对于不能在现场处理的问题及时联系其公司，尽快提出解决方案，并将处理意见提交EPC总承包项目及施工分包人，同时组织EPC项目工程管理人员、监理工程师、施工分包人技术人员共同商讨方案的可行性。对于设备具有的较大缺陷，由EPC总承包项目工程师、监理工程师、施工分包人技术人员共同确认，由采购管理人员通知设备供应商并要求其出具书面解决方案并备案。

②技术服务人员在服务过程中出现设备缺件或合同内设备更换，由技术服务人员负责与其公司联系，同时以书面形式注明缺件或更换设备的名称、型号提交EPC采购部备案。对于涉及现场临时变更或设计要求变更增加设备或设备更换的，为保证工期，对于涉及金额较小的、由设备供应商提交设备的名称、型号、价格，由设计人员与EPC采购管理人员签字确认，设备供应商即可供应;对于涉及金额较大者，需经评审后方可供应。

③对于技术服务人员配合施工分包人进行设备调试的，需要出具设备调试大纲并交由EPC总承包项目工程管理人员进行存档。

④技术服务人员在调试工作尚未完成之前若因特殊情况需要短暂离开时，需要在不影响整个调试工作的前提下征得EPC总承包项目采购管理人员的同意后方可离开，同时要求在规定的时间内返回。对于设备供应商需要更换技术服务人员的，需征得EPC项目部同意且新选派技术服务人员到达现场完成工作交接后，原技术人员方可离开，以保证技术服务的连续性。

⑤对于现场技术服务人员有不满足工作要求的，现场采购管理人员可通知设备供应商更换其技术服务人员。技术服务人员现场服务完成后，需经施工分包人、现场监理工程师及EPC总承包项目采购管理人员签字同意后方可离开。

在技术服务输出的管理中，最重要的是对工程的进度进行了解，勤于到现场，对每个技术服务工作面的工作内容、进度及出现的设备与调试过程中出现的问题进行搜集，同时积极与施工分包人、技术服务人员进行沟通，以便及早发现问题，及时处理。

(4)对供货设备存在严重问题的技术服务管理。设备调试后，发现存在制造缺陷或存在严重问题时，在现场技术服务人员无法解决的情况下，在充分与设计人员进行沟通后，联络并组织供应商全力进行消缺。如问题无法完全解决，需敦促供应商提出解决办法、经设计人员同意后组织实施，同时保留证据，以便向供应商索赔。

(5)组织提供现场技术培训。组织技术服务人员对水电站运行管理人员进行培训。运行人员对电站的长期运行负责，在安装施工分包人及技术服务人员撤离以后，现场的维护及维修工作基本由运行人员完成。因此，现场培训相当重要，特别是计算机监控、继电保护之类的设备。组织技术服务人员对运行人员进行培训也是设备采购管理的一部分，加强对运行人员的培训，对业主、EPC总承包及供应商都具有重要意义。

(6)组织对技术服务进行评估。现场技术服务人员服务工作完成以后，组织对供应商技术服务人员的派遣及时性及现场售后人员的工作态度、工作能力进行评估。

邀请业主单位、施工分包人及现场监理工程师参与评估，按 A(最好)、B(良好)、C(较好)、D(一般)分级建立档案，并将评审结果作为采购招标的一个衡量标准。对设备供应商进行动态管理，以提升供应商的服务态度及质量。

2.4 设备款项的支付管理

合理的支付方式有利于提高供应商的积极性，提高供应商对自身设备质量、售后服务意识的管控。机电设备的付款方式一般分为预付款、投料款、到货款、验收款、质保金五部分。每一次付款都有相应的规定，一般预付款的支付需要在正式合同签订以后;投料款一般需要设计联络会纪要作为支付依据;到货款需要出具四方验收单并经四方验收合格后予以支付;验收款支付为设备调试完成、投入使用后由现场监理工程师出具“初步验收证书”;质保金则为质保期满以后，需要现场监理工程师出具“最终验收证书”，付款由现场采购出具支付凭证，由项目领导进行审核，整个过程缺一不可，不满足支付条件的坚决不予支付。在严格执行支付条件的同时需要保证支付的及时性，这样才能更好的使各供应商更好的为项目服务。

2.5 设备现场管理过程中出现的问题及解决方法

(1)施工分包人未制定详细的调试计划。技术服务人员在售后服务过程中大多需要施工分包人配合，且主要为施工分包人实验室。由于现场施工与实验室分属不同部门，两者沟通不够，现场施工安排的调试工作与实验室的工作顺序往往有很大出入，经常导致技术服务人员到场后不能及时开展工作。因此，在现场技术服务管理过程中，应要求施工分包人提出详细的设备调试计划，同时加强与实验室的沟通，必要时要求施工分包人在要求技术服务的申请中，尽可能有实验室主任签字认可。

(2)施工分包人与技术服务人员互相推诿。两者对合同的理解不同，对自身的利益考虑不同，在合作过程中经常出现互相推诿的现象。因此，现场采购管理人员应加强自身对合同的理解，确定各自的合同工作范围，这样做有利于解决两者之间的矛盾。

(3)个别制造商不能恪守承诺、履约能力差，部分急于调试的设备由于技术服务人员不能如期进场，制约了工程进度。个别供货商制造工艺落后、设备制造过程缺乏质量控制手段，导致到货设备存在质量缺陷，设备运抵工地后在现场处理相当困难，部分设备甚至现场无法处理，需要返厂处理，从而造成现场施工工期延误。因此，应深入、细致地做好招标阶段的工作，从源头避免和降低质量风险。杜绝无技术、无能力、无信誉的“三无”企业参与项目，对重要的设备聘请专业人员对设备制造过程进行监造或组织出厂验收。在对合格供方进行认真筛选的基础上，同时应建立严格的约束和奖惩机制。

(4)安装施工分包人现场为节约成本，不愿意建立仓库，所有设备均存放在厂房内，使得施工现场看上去既凌乱不堪，又不利于设备的保管。因此，应要求安装施工分包人严格按照招标文件规定，建立便于设备存放的仓库。

3 结语

随着EPC总承包工程建设模式在我国的快速发展，EPC模式下的现场设备采购管理模式的应用将更加广泛，要做好现场设备采购的管理工作，既需要取得监理工程师、施工分包人的支持，又需要与供应商进行及时的协调沟通，建立良好的互利互惠关系，以创建和谐的工作环境，保证现场设备采购管理工作的顺利完成，使其更好的为EPC总承包项目服务。