关于化工设备备件管理方法分析

肖吉跃

（云南磷化集团海口磷业有限公司，云南 昆明 650113）

1 背景

对库存的统计分析，淘汰物资占用总库存资金的4%～5%，待确定物资占用总库存资金的6%～7%，通用物资占用库存总资金的30%～35%，通用物资分类不清晰，采购周期短的库存量储备不合理，专用备件占用库存总资金的60%～70%。

备件管理是设备管理工作中重要的一项工作之一，需要各涉及的部门相互统一协调。而现状是使用部门、采购部门、仓储部门、管理部门各自为政，部门间缺少相互协作。仓库物资存放混乱，帐、物、卡不一致，不合格品的管理缺失。

一般情况下，化工设备的备件、零件是指设备说明书中已经明确标注的容易损伤、破坏的各种配套使用备件，主要包括用于承重而自身相对薄弱的零件、需要外协加工或生产周期较长的零件、在高温高压环境中易腐蚀性的零件以及容易变形和产生疲劳的零部件等。这些设备的管理具有很高时效性，因此在备件和零件的管理中，不能影响到设备的平稳运行，同时也不能由于备件、零件等储备数量超标而导致资金的挤压，影响资金流动。对于一些易损易耗件应提前做好一定数量的储备；而对于那些故障率较高的备件、零件则要进行分析，进行改进。

在进行备件、零件储备管理过程中，要充分考虑到设备长期安全稳定运行的条件，对备件、零件的储备进行动态管理同时要节约流动资金。在加强内部管理的同时，如期与供应商开展结算工作，调动起设备供应商提供货源的积极性，督促其生产出高质量的产品，并提醒其为企业预留一定数量的标准储备件。

2 备件管理存在的问题

1）备件计划的申报阶段。使用部门作为计划申报的主体缺乏数据依据，科学合理性差，比如说，设备备件的使用寿命、开始运行的时间、在用的数量（同型号）、库存量、采购周期等缺乏动态的系统性的管控。

2）备件计划审核阶段。公司新的SAP系统，流程设计涉及部门多，部门间数据不共享，备件采购执行情况反馈时效性不完善，库存系统账、物、卡准确性不够，造成使用部门查询SAP库存为“0”而重复申报备件计划，造成重复采购。

3）采购管控阶段。采购执行周期长，采购部执行采购完成情况缺少动态管控手段，执行采购的结果没有反馈到计划申报、审核部门，造成计划的科学性不够，需要时无备件；部分供应商存在未告知业主就随意更新改造设备备件尺寸，造成同型号设备备件通用性不够。

4）库存管理。采购物资到货入库不及时，账、物、卡数据不一致，同一件物资有几个物料名称，物资存放“5S管理”不足，执行计划部门掌握的信息不够。

5）易损易耗通用件虽然实行定额管理，但制定的储备定额数量的合理性不充分。

6）专用备件的管理无全生命周期管理的思考，设备管理好坏的评价是靠长期连续的数据记录并通过统计分析来完成的，没有数据的分析得来的结果是没有可性度的。现在我们缺乏的就是设备维修的数据记录。

7）涉及备件采购的各个环节缺少动态管理。

3 问题分析与改进

1）备件计划的申报管理。作为使用部门的技术员，应掌握备件的寿命周期；记录设备运行、维修的数据；采购的执行情况、备件库存数量；部门设备主管或部门领导应对本部门设备总体管控。

影响计划合理性因素如图1。

图1 影响计划合理性的因素

优化改进：

使用部门根据存在的问题，并结合实际的工作情况，建立动态设备管理维修记录表，由专业人员制定，由管理技术员填写，按照装置部门统计上报管理部门审核，通过对记录的分析逐步完善备件寿命的准确性、计划的科学性、合理性。统计分析的目的是发现故障率高的设备，提出问题，寻求解决措施加以改进。

表1 设备检修记录表

如表1，设备检修记录，目前任何系统都需要人工输入数据，没有输入，就不能形成连续动态的数据，没有一定量的数据的统计分析，结果的真实性就不具代表性。

2）计划的审核。虽然流程上有设定各审核环节把关，由于各环节缺少数据依据作为支撑，更多的是同意使用部门的审核意见，往往是流于形式。重复申报计划，重复采购物资，物资库龄长，造成资金挤压。

影响审核的因素如图2。

图2 影响计划审核的因素

各级人员审核不能凭感觉、经验，必须依靠各种数据的统计记录，审核时需要查询数据记录，如上月计划采购执行完成情况，本月有无重复申报，综合评判，这样才能确保计划的科学性、合理性。

3）采购环节。目前，公司除了SAP系统线上的流程外，还存在线下审批的流程，存在流程审批周期长、采购周期长、执行采购无反馈的主要问题。

采购部是物资采购的执行部门，只有通过批准的物资计划，采购部才能执行采购（图3）。所以备件计划的前两级的科学性、合理性将直接影响物资的库存。但后者如果执行的有效性和时效性差又会影响到生产需求。物资采购需确保采购的物资性价比高、合格、优质、合理的供货周期。这些都需要在采购环节加以控制。

图3 采购环节流程

采购应与优质供应商建立长期合作机制，本着互惠共利的原则，逐步提高服务质量、产品质量。

4）仓库管理（图4）。随着公司不断的发展，设备设施产能提升的改造，导致了部分设备、备件不能再使用，造成资金占用。账物卡不一致，SAP系统数据不准确，造成申报计划数据来源不准确。

图4 他库管理流程

①入库管理。物料进入仓库时，管理员必须凭送货单、检验合格单办理入库手续，杜绝只见发票不见实物或边办理入库边办理出库的现象；管理员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，不齐全的不得办理入库手续。

②帐、物、卡管理。针对在用备件、待确认备件、淘汰备件要用不同颜色的标签标识加以区分，做到帐、物、卡一致，实物的管理按照“5S”管理标准执行。

③出库管理。按照公司管理制度执行，使用部门提出预留单申请，仓库管理员根据预留单下发出库单，安排配送物资到使用部门签收。

④不合格品管理。出库物资出现质量不合格的，使用部门进行退库管理，退库后进入不合格品区标识不合格品，使用部门反馈给采购部门进行处理。