公立医院人事档案电子化建设思考

谢其鑫，甄苗苗，王熇，王帅雨，吴慧超，杨奕婷，李莉

1.北京协和医院人事处，北京 100730；2.北京市鼓楼中医医院急诊科，北京 100009

我国的人事管理是具有中国特色的人事管理制度，而其中人事档案是重中之重，它是公民的个人身份信息、学历学位、工作经历等方面的有力凭证，并且同公民本人的工资奖金、社保信息、党团组织关系等联系紧密，人事档案同时在法律层面具有一定效力且可用于有关公证的证明材料，人事档案是记载我国公民人生轨迹的重要凭证[1]。 人事档案包含个人履历、自传、鉴定考核考察、学历学位、专业技术职务、政治历史问题、党团、奖励、违纪、工资、任免、出国、其他组织参考等十大类材料。

由于工作习惯，我国人事档案目前的收集、更新、存储等均以纸质形式为主要存储方式[2]，2018 年1 月国家档案局办公室正式印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知，推动电子档案科学管理，规范加强电子档案管理系统模块的大力建设。在当下电子信息化时代，开展人事电子档案管理建设是推动整体医疗行业档案管理革新进步的关键行动。有效推进公立医院人事档案电子化，真正在医院的干部储备、干部审核、人员竞聘等各项人事工作中将人事档案充分使用起来，提升医院档案管理工作的便捷性与时效性，将医院人事档案有效电子化，从而发挥出人事档案在中国特色人事管理制度当中应有的作用[3]。

1 公立医院人事档案发展现状

1.1 人事档案管理意识不强重视不够

由于公立医院不是以盈利为目的，现有市场经济体制让医院之间的竞争更加激烈，重医疗业务，轻人事档案管理的现象普遍存在，人事档案管理更无法产生直接经济效益，这使得医院高层无法对人事档案工作提供足够的资源[4]，绝大部分医院认为人事档案工作就是收集并存储职工的各类纸质证明材料，并未认识到如果在一定程度上加强医院人事档案建设将给医院的整体管理工作带来极大的变革[5]。 人事档案管理工作在医院发展中能够占用的资源相对匮乏，这直接影响对各类专业档案管理人员的吸引力，极大制约了人事档案工作的创新。

1.2 人事档案材料种类繁多负荷大

公立医院人事档案的日常工作主要包括收集原始资料，按顺序整理档案内容，长期保管档案纸质材料以及配合相关工作进行档案的检索与使用等。公民的个人身份信息、学历学位、工作经历、相关教育培训经历、历年年度考核、各类奖惩等是组成人事档案的基本材料，同时公立医院人事档案还包含着职工在日常工作当中所形成的各类佐证证明材料[6]。 各类纸质档案材料在长期存储过程中非常容易受到环境的影响，例如受潮、虫蛀、干燥等，从而造成档案信息的丢失、损坏等无法弥补的后果，这为医院档案管理工作增添了极大的麻烦。 现如今随着医院不断扩张，人员类型和数量的不断增大，医院人事档案管理工作也在随之增加。各类培训、考核、奖惩等均包含相关证明材料，如果为了进一步提高材料的详实性，还应提供参加活动的相关证明，这样才能更好地保证人事档案材料的准确性和真实性，但是受限于纸质材料的容积和保管等现实情况，目前各个公立医院档案管理工作难以对所有材料按时进行归档整理工作，仅人事档案的十大类基本材料的定期整理装订就占据了日常工作的绝大部分时间[7]。

1.3 人事档案管理信息化水平较低

在信息化建设方面，很多医院具备诸多信息化系统但是忽视了对人事档案的信息化建设，最终影响了医院人事档案的电子化和完整性，这造成了医院人事档案资料的后续管理和使用仍然需要投入大量的人力[8]。 将纸质档案转变为电子档案是医院人事档案信息化管理水平提升的基础阶段，更为重要的是以纸质原始人事档案为基础通过建立人事档案电子化模块从而逐步形成人事电子信息数据平台，在保障安全性、保密性的前提下将人事工作信息化、电子化，从而达到在建设高质量公立医院的过程中提质增效的成果。但是从我国公立医院人事档案管理的实际情况来看，人事档案信息化管理仍处于初步阶段，信息化管理水平难以满足现有医院工作需求[9]。

1.4 人事档案管理投入不足

档案的有效安全存储直接关系到档案电子化质量的高低，根据我国目前设定的现代化档案管理标准，需要在合适的场所按照相应规格建立防震、防火、防潮的专用人事档案存放库房场地，为确保库房内恒温恒湿还需要安装空调、除湿机、干粉灭火等相关设备设施[10]，从而使得库房具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等基本安全条件。虽然目前绝大部分公立医院都选定了专用区域作为医院人事档案的存储空间，但是在实际场地规划时，并没有完全按照专用人事档案存放库房场地进行基础建设，甚至存在与其他存放文件共用场地的情况[11]。 大部分档案室无法做到温湿度控制以及其他安全管理标准要求的硬性条件[12]。

2 公立医院人事档案电子化建设思考

医院决策者对于传统人事档案工作的既定印象需要转变，要借助当今大数据管理的信息化技术通过多元化角度对医院档案管理工作进行提质增效。有效促进医院档案管理信息化建设，在保障医院档案信息存储的安全性与科学性的前提下，提升公立医院人事档案使用的时效性与准确性。人事档案电子化在档案管理工作中的能够极大提升原有医院档案管理工作的容量及信息传递的速度[13]，同时提升工作人员对各类人事档案信息的处理效率。 其次，人事档案电子化能够在一定程度上挖掘档案蕴含的资源价值，并有助于档案的分享和使用。通过加强软硬件的建设才能够将公立医院人事档案电子化更好地完善，采用高清扫描、后期图像处理来加强医院档案管理工作的电子数字化进程，从而快速合理使用库房的档案。 因此，在当今数字化社会中数字信息科技是解决档案管理突破现状的主要抓手，构建新型电子档案管理模块可以有效解决医院档案管理问题[14]。

人事档案电子化建设一般可分为初期外包服务和后期院内维护两个阶段。初期人事档案电子化的工作量巨大，需要将单位所有纸质版人事档案均进行电子化处理并建立人事档案管理信息系统，对实施单位的涉密资质要求很高，同时应对外包方进行详细考察、评价、选择，并规范相关技术要求、验收质检标准等。 由于人事档案涉及不断地更新完善，在初期统一外包服务结束以后，后期院内维护则主要是针对档案更新内容进行完善[15]。 公立医院人事档案整体电子化流程见图1。

图1 公立医院人事档案电子化流程

2.1 硬件条件建设

目前计算机的硬件存储能力非常强大，为了医院人事档案的安全性考虑，可以采用线下大型硬盘存储的形式而不考虑线上云存储的方式。合理利用计算机强大数据库功能，能够有效存储医院大量人事档案资料与数据信息。虽然纸质档案仍然作为最原始的资料需要继续留存，但是可以极大地压缩纸质档案所占用的存储空间，同时提升档案管理人员翻阅查找工作效率，有效促进医院档案管理信息化的建设进程[16]。

从其他硬件设施考虑，人事档案电子化的扫描工作是整个电子化进程的重中之重，在整体扫描工作当中普遍选用自动进纸的高速扫描仪，绝大部分还支持双面扫描，针对不允许拆卸的珍贵档案，可采用V 字型拍照扫描仪。 出于成本管控的原因，扫描外包商在电脑选取上没有过多要求，很多时候甲方为了保密会在合同中规定所有电脑、服务器、存储设备均由甲方提供。所以扫描外包商内部使用的图像处理软件功能都不复杂，算法相对简单，绝大部分时候都是采用大量工作人员通过人脑代替电脑。 扫描外包场地一般由甲方就近提供，并且规定所扫描的档案不能带离现场[17]。

2.2 软件条件建设

人事档案电子化除了必备的硬件设备，软件设备的好坏直接决定着后期使用的流畅度。完善的线上管理系统非常关键，应当包括扫描信息管理模块、著录信息管理模块、图像处理模块等功能组件。 扫描信息管理模块对各项目进行控制，可以实时查看项目进度、项目成果、差错统计、人员绩效等，还可以进行已扫描成品档案的查询、浏览等。著录信息管理模块包括录入管理、一校管理、二校管理、终校确认等。图像处理模块应该是内部联网服务，处理的图像来自服务器，处理完的结果也直接存放到服务器。

人事档案电子化建设还需要注重数据存储的安全稳定。人事档案的存储时限相对较长，在可以预见的未来几十年的存储过程当中，一方面需要注重整个系统的安全性，要及时排查与解决发现的任何漏洞与问题，有效保障系统的长久运行；一方面需要注重整个系统的稳定性，对于数据处理效率要求不会太高，但是稳定性需要得到保障，并且在长久的运行存储过程当中，尽量不进行数据迁移，及时采取实时备份对数据进行双重保护，从而有效提升医院人事档案管理信息化建设的安全性与稳定性[18]。

2.3 人员条件建设

人事档案电子化的整体业务工作的团队通常由负责人、技术支持（通常兼任扫描仪操作员）以及录入人员、图像处理人员组成，一般在十人左右。在实际扫描处理过程当中，各个岗位的人员均可重复使用，如业务末期的切边、装订等工作。在人员绩效考核方面简单、直观，均可以计件付费，然后按照差错率扣除相应绩效。 在人事档案电子化的过程当中，针对录入信息的纠错方面普遍采用双人校对甚至三人校对，在服务器端进行对比，一致的录入视为有效录入直接存入服务器终端，针对不一致的结果采用少数服从多数或者提交给校对人员进行人工校核。校对通常采用双人同时校核，结果一致后方可存入服务器终端，若结果还不一致时由二校进行终版人工校核[19]。

人事档案电子化建设的质量要求与后期验收至关重要，针对扫描结果要提出专业化扫描质量要求，为了利润最大化扫描外包方普遍以达到院方基本要求为目的从而节约成本。因此把握质量重要关注点至关重要，质量要求的主要关键点在于图像存储格式、是否能正常读取、正常解码、扫描DPI 是否符合要求、差错率、是否有缺页、是否存在档案清单与档案文件对不上等易于采用量化考核的指标。在结果提交方面，除著录信息（案卷目录、卷内目录等）外，很多技术实力不足或图省事的外包方对于扫描结果会直接提供PDF 文件， 但从后期文件长期安全存储角度考虑， 在长期存储过程中PDF 文件一旦损坏则整套人事档案均无法打开，而图像文件的散页存储则可以最大限度地降低文件损坏所造成的损失，因此合理考核存储文件形式非常关键[20]。

除了档案电子化过程当中的整体业务团队，医院档案整体管理人员的专业性水平更会极大影响公立医院档案管理工作的成效。绝大部分公立医院现有档案从业人员仅仅掌握传统纸质档案的相关工作业务，学习并掌握数字化电子人事档案同时高质量完成日常管理工作非常关键。 如何在有限的资源当中，通过对现有人才进行优化培养同时尽可能选拔优秀档案管理人才双向实现对整体工作队伍的提升。只有不断补充新鲜血液和思维，才能够将前沿、最优的数据档案管理思维与医院的实际档案管理工作进行有机结合，达到真正推动档案管理工作对医院整体业务工作形成提质增效的成果。

综上所述，我国公立医院的人事档案电子化进程还有极大的发展空间，加强人事档案电子化建设无论是对于医院的人事工作、组织工作、党团工作等都具有提质增效的作用。人事档案作为医院人事工作的重要组成部分，不仅仅是原始资料证明的留存，更是整个人事工作的串联脉络。 加强医院的人事档案电子化管理建设，可以更好地以全方位的人事数据作为医院发展的有力抓手，同时也能够为医院的人才选拔、干部培养等提供重要的依据和有力支撑。 我们应抓住大数据时代、区块链技术、人工智能等高科技手段蓬勃发展的时机，为公立医院乃至我国医疗卫生事业的全面可持续化发展作出积极贡献。