关于医院物资采购内部控制

杭海

广东省人民医院总务处，广东广州 510080

医用物资是医院开展治疗活动的重要保障，这其中的采购环节是资金流动的组成部分，是医院内部控制管理的重要内容。 医院医用的物资专业性强且种类多，所涉及的部门也比较多，消耗数量大。现如今，医疗卫生行业在社会中受到人们的广泛关注，尤其是医疗质量安全与看病成本更是行业发展的热点问题。进入到信息时代之后，科学技术与信息推动医疗卫生行业发展，带动医疗设备更新，也提高了疾病诊断与治疗的效率，但是却增加了耗材价格。 为了保证医疗质量，如何节省看病成本是医院经营与内部控制管理的重点。其中物资采购作为医院经营管理活动的关键一环，物资采购的质量和价格更是医院经济和社会效益的重要影响因素。该文围绕医院物资采购内部控制工作进行分析与讨论。

1 医院中的物资采购内部控制工作

在经济行业发展的推动下，人民群众的生活水平持续提升，对医疗卫生服务的要求也更为严格。 医院内部的物资采购为医院运营不可或缺的环节之一，因为物资采购资金占比相对较大，并且覆盖范围广，所以提升物资采购内部控制水平，是提高医院资金使用率、保证资源设备质量的重要手段[1]。

医院运营管理中的物资采购非常重要，直接关系到医院是否能够正常运行。通常医院需要采购的物资可以总结为4 种类型，即药品、医用耗材、医用试剂和总务物资[2]。其中药品是指医院日常需要的常规性物资，医用耗材为一次性医用包等材料，医用试剂是指试纸条与试剂液等，总物资则是指一些价值相对较低的易耗品，例如日常管理需要的用品或者医院建设需要用到的建筑材料以及设备等。针对以上物资采购进行管理，有利于加强采购行为的规范性。建议设定物资储备限额与消耗指标，并且严格按照物资管理制度进行相关管理工作，体现出物资采购工作的作用，减少成本投入，提高经济效益。不仅能够满足医院发展需求，还能够达到降低成本目的。

医院物资采购和企事业单位的物资采购对比具有明显的差异性，主要可以总结为以下4 个方面：①医院内部需要采购的物资种类多且数量大，例如在采购医院办公用品时，这一类物资采购不需要大量成本，但是较大的需求量，无论是临床科室还是非临床科室均有需求，加之办公用品类型较多，所以要想实现统一管理存在难度；②医院用于患者治疗的设备、仪器等更多是从国外引进，部分药品的供货途径相对单一，致使采购成本较高；③医院主要是为患者提供医疗服务，为了保证服务质量，必须要采购充足的医疗设备、机械、医疗用品、治疗耗材设施等；④医院物资采购需要提前制定采购清单，以免因为物资紧缺而影响到患者的治疗。

2 医院物资采购内部控制存在问题

2.1 物资采购制度不完善

部分医院在开展内部控制这一项工作中欠缺扎实的基础，负责物资采购工作的部门仅安排了采购人员，并没有完善的采购制度作为保障。尽管部分医院创建了采购制度，但是制度的内容比较片面，无法掌握医院物资采购的关键环节，从而影响到内部控制作用的体现，降低了物资采购制度有效性与针对性。在落实物资采购制度时，相关人员并没有严格按照制度要求管理，所以物资采购的各个流程缺乏有效的监督与约束[3]。 除此之外，在物资采购管理方面，相关工作岗位的职责划分比较模糊，采购人员权力比较集中，并且存在审批越位的现象，负责制定物资采购方案和审批等多项工作，导致物资采购流程缺乏公开性，选择供应商、签订物资采购合同等环节并没有获得理想的效果。不仅增加了物资采购管理的难度，还有可能会面临医院采购风险。

2.2 物资采购部门缺乏独立性

在医院物资采购部门的设置上，个别医院因为对该项工作的重视程度不足，所以并未设立独立性的物资采购部门，采购物资工作交给各个科室负责，由各科室按照物资需求进行采购。采购医疗设备与药品需要提前制定方案，交给科室中专门负责物资采购的人员，与设备、药品的供应厂商展开交流，随后再按照之前制定的采购方案实施采购[4]。 一般医疗设备是按照各个科室的实际需求采购，个别医院在提前制定医疗设备采购方案这一层面缺乏深入的认知，致使医疗机械、药品最终采购量不符合实际需求，导致资金浪费，采购的物资积压，严重影响到医院的运营与管理。

2.3 物资采购流程有待优化

按照预算资金管理要求，医院在实施预算管理期间，所有的预算外收支要归纳到预算管理科目。 按照该要求，当前医院资金便取消了“预算外资金”的概念，归纳至预算管理范畴，即财政性资金。所以，当前除了民营医院外的所有医院在物资采购这一工作中，所有资金也需要归纳至政府采购范畴。按照医院采购法律法规，一方面可以按照工程建设领域的《招标投标法》进行采购管理，另一方面也可以按照医用物资与药品采购相关的《政府采购法》实施管理工作[5]。除此之外，按照医院物资采购实际情况可以自行制定物资采购管理制度和方法。但是当前医院在实施物资采购的内部控制过程中，相关流程缺乏针对性与规范性，很多医院并未制定关于采购物资与金额的统一规定，致使医院内部物资采购工作人员与管理人员没有可以依照的规范流程。不仅在物资采购方面的经验不足，还会影响到后续采购流程的实施。各个医院所执行的采购流程存在差异性，主要是以医院为主体进行单独采购。 实际采购数量不多，但是单价比较高，很有可能会导致医疗物资采购成本浪费的问题。

2.4 物资采购信息化建设程度不足

2.4.1 供应商管理 在物资采购信息化建设方面，供应商管理系统是其中非常重要的一部分。但是个别医院并没有创建供应商管理系统，对于医疗物资供应商评价不到位，导致供应商的评价缺乏立体性。 招投标环节因为供应商评价报告欠缺权威性，所以只是按照采购人员或相应科室的观点做出最终判断，无法保证最终决定的客观性，还有可能会导致评标环节存在舞弊的问题。

2.4.2 合同管理 虽然当前医院物资采购信息化建设已经十分深入，并且应用了医院资源规划系统（hospital resource planning，HRP），但是该系统的覆盖范围有限，并没有对物资采购合同管理发挥作用，只是凭借供应商设定的合同期限作为提醒的依据[6]。 特别是医疗物资耗材类型较多，供应商合同到期之后不能完全达到预期提醒的目的，一旦合同过期且并没有启动招标程序便会影响医疗物资临床使用效果，或是出现合同反复签订而导致原合同作废的现象，也会使医院面临法律层面的风险。

2.5 采购方案和预算不符

医院进行物资采购必须要提前制定采购方案，并且编制采购预算，但是采购预算的编制只是以大型机械设备与项目为对象，才能够保证预算明细度，否则会增加物资采购预算控制难度，从而面临采购方案与预算不符，采购预算失控。

4 医院物资采购内部控制完善举措

4.1 完善物资采购制度

单位医院在开展物资采购内部控制的过程中，要确定各个部门与科室在采购管理工作中负责的工作与职责，明确采购管理的主体责任[7]：①医院结合当前物资采购现状，制定完善的内部控制制度，严格审批各项物资采购业务，以成本效益为前提审核物资采购清单是否合理。 遵循内部牵制这一基本原则，调整所有物资采购人员的工作岗位，保证物资采购过程中不会出现工作岗位与职务脱离的现象。所有工作人员都能够明确个人承担的职责与分工，确保医院物资与资产的安全性、完整性，规避经营管理方面的风险，发挥内部控制的优势，提高医院经营管理水平，保证物资采购可以更加规范且有序地展开。 ②医院进行物资采购的内部控制要严格按照管理制度，专门成立物资采购内部控制团队，负责采购业务监督与协调。③建立健全物资采购评价机制。通过物资采购业务的考核与评价，及时发现采购工作中的不足之处，并且按照内部控制制度的要求进行改善。 为了保证物资采购制度完整性，提高采购业务效率，要从物资采购方案制定这一环节着手，针对各个流程进行严格监督与审批。 发挥出物资采购制度的优势，将各个科室提出的物资需求整理之后编制采购方案，上报给管理负责人审核，随后再选择针对性的方式采购物资。 加强物资采购工作的规范性，保证采购业务有规可依。

4.2 组建独立性物资采购部门

医院在运营管理工作中对于物资的需求量比较大，尤其是各类药品、医疗机械设备与卫生材料等。所以，医院内部物资质量也会关系到医疗水平[8]。 建议组建独立的物资采购部门，专门负责各类物资的采购工作，将物资采购统从各个科室的职责范围中分离，安排专门人员制定物资采购计划，并且在医院内部设置独立物资储存仓库。采购部门相关的财务管理等工作也要从其他科室与部门中分离单独申报，将医院各个科室原本负责的物资采购工作统一，由独立的采购部门负责管理，有利于提高物资采购工作效率与专业性。

4.3 合理安排物资采购职责分工

①优化物资采购流程需要由医院的主要管理者负责，其中包括医院运营与治疗需要的各类医疗用品、药品、科研物资和医疗设备等，按照物资采购内部控制制度进行严格管理；②在医院中成立物资监督管理部门，为了解决物资采购流程冗杂的问题，建议将采购流程监管和审计采购资金这两项流程合并，由医疗物资采购部门统一负责。 在物资采购流程合并的过程中，组织所有工作人员参与培训，分别加入到物资监督管理和物资采购两个部门当中，要求这两个部门分别安排专业人员进行指导[9]。在培训方面采用全链条培训模式，结合近年来医院不同种类物资采购现状， 将物资划分为医疗耗材、药品等种类， 分别展开物资采购与监督管理的培训，保证所有工作人员能够掌握物资采购方面的知识与技能，突破原本知识层面的限制，能够同时负责物资采购与监管工作。

4.4 加强物资采购信息系统建设

①在物资采购价格方面加强内部控制，创建物资采购信息平台专门采集所有医疗物资的价格数据，并且在系统中统一分析作为物资采购的依据，有利于节省医院物资采购的成本支出。②在物资入库管理方面加强内部控制，创建物资管理平台，按照物资采购合同、送货单与购物发票验收入库的流程展开管理[10]。 安排物资仓库管理员，针对所有验收合格的医疗物资出具入库单，并且将该清单转交至核算人员，根据送货清单与合同中的各项数据，将其录入到物资管理平台中，由库房管理人员和验收人员共同校对，最后上交给医院的财务部门完成物资采购付款工作。③在供应商管理方面加强内部控制，创建供应商管理平台，医院中的物资采购部门在完成采购与售后反馈等工作后，要将采集到的数据上传到供应商数据库中，与临床反馈信息相结合作为供应商资质审核的依据。 定期评价所有物资供应商信用与资质，审核的对象包含供应商资质有效性、签订合同履约能力以及医疗物资质量等。

4.5 加强采购方案与预算监督

医院物资采购需要制定采购方案，将制定好的方案交给管理人员审批，并且向供应商询问价格，选择资质高、履约能力强的供应商签订物资采购合同，后期进行物资审批和付款等各项操作。以上环节在执行的过程中与工作岗位不相容，要求安排超过两名工作人员负责对应的业务，且各个工作岗位的员工要相互监督，采用定期轮岗制度，避免工作人员长时间在同一工作岗位产生倦怠心理[11]。

制定物资采购方案和审批这一流程是物资采购内部控制的关键环节，采购部门按照医院实际业务量、临床情况、各个科室的医疗物资需求等提出申请，交给物资管理部门审核，按照年度采购预算方案上交财务部门管理人员审批，审批的标准是采购方案可行性与经济性。在询问物资价格、明确供应商这一环节，对物资采购人员的要求非常高，为了杜绝舞弊现象，保证医院的经营成本，务必要加强对这一环节的重视。 采购部门按照提前制订好的物资采购计划，将选择确定的采购方式在医院内部公开，随后和物资供应商确定价格。 进入到签订合同并执行这一阶段，医院需要明确供应商的主体资格与履约能力，详细阅读合同中的各项条款，由审计部门负责合同的审计工作，确保无误后可以签订。 一旦完成合同签订，医院中的财务部门与审计部门要将合同原件备份，以便后期审查。最后采购物资的货款结算，采购部门按照物资入库验收清单进行审核，审核无误后签字确认，由财务部门付款。如此一来，物资采购方案的执行效率得到提升，针对采购方案与预算等环节进行监督能够有效避免脱节的现象。

5 结语

综上所述，结合当前医院物资采购工作的实施现状，发现其中存在一些问题，物资采购内部控制有利于规避财务风险，加强采购行为规范性，确保医院内部资金能够得到合理的使用。除此之外，物资采购内部控制也能够促进医院审计文化的形成，提高医院运营管理能力，为患者提供高质量的医疗卫生服务，在社会及行业领域中创建良好的形象，并且加强群众对于医院及医疗服务的满意度。由此可见，医院物资采购内部控制工作的实施，对于医院内部运营管理、行业市场发展有非常重要的作用。