医院“智慧档案”管理中大数据技术的应用研究

彭雅莲

广东省第二人民医院办公室，广东广州 510317

数字化建设为医院档案管理注入了新的活力，对传统纸质档案管理搜集、传输滞后等问题可进行有效规定，实现数据资源的高效收集、安全存储、便捷利用，在电子档原件的基础上，借助数字化设备构建档案信息库，能提高信息收集、归档、查询的精细化管理水平[1]。 但医院档案涉及到党政、科研、设备、会计、病案等多种类型，管理活动具有门类多、信息量大的特殊性[2]，给档案管理智慧化进展造成一定困难，在技术层面，数字化档案建设虽然初步建立了多元化分享中心，提高了大众利用档案的便捷度，但并不能依据档案信息用户的思维进行信息筛选；在资源层面仍受到传统档案管理的限制，难以突破信息资源的局限性。 解决以上问题需从动态化、感知化等新思路入手，积极应用大数据、云计算等新技术，在巩固数字化档案建设的基础上提高建设成果，实现智慧档案管理。

1 智慧档案服务方向和特征

“智慧档案”起源于智慧地球理念和智慧城市愿景，这与数字档案馆建设、云计算档案工作的缘起相同，都具备紧密结合信息时代特征和新技术融合的共性，档案学术界[3]对智慧档案有以下期待：①欲将档案资源的信息、数据、知识的价值取向提升到智慧高度，数字化档案功能推向新阶段；②希望借助先进技术转换档案价值取向，促进档案管理智能升级。在云计算、互联网基础上构建智慧档案模块可丰富档案资源，时时采集档案动态信息和环境信息，赋予信息提取的智能化，并可随时执行和反馈，实现智能服务。从医院角度分析，在数字化档案管理的基础上充分挖掘数字档案的核心资源和传播优势，借助新的科技通信技术分析整合资源，感知动态档案信息，能在收集整理档案时考虑到院内外不同受众的需求，做出智能响应和支持，为人与人之间的资源互通提供便捷性、人性化基础。

智慧档案管理体系可将档案处理工作集中在一个综合平台完成，其特征体现在以下3 点：①资源多元化。档案资源作为智慧档案管理的核心，对智能化服务水平有决定作用，除院内医药、技术、设备、声像、行政和院外党政、人事、上级文件等资源外，各大媒体和网站信息均能作为智慧档案的资源，资源越多，涉及的信息面越广，档案价值越高。此外，资源和信息面广，不同性质档案需要不同管理管理方式，因此资源多元化又决定了管理多元化。②感知全面化。感知是对档案做出的预测能力，也是智慧档案管理的第一要求，智慧档案管理需要对档案管理信息和具体内容进行交互式通讯和信息交换，通过无线射频识别技术（RFID）能感知档案内容信息和管理信息，从而抽取、挖掘有价值的内容，对档案管理状态进行智能化检测评价[4]。 ③综合处理。 在管理层面，完善的反馈机制和处理应对机制是智慧档案的先进之处，通过识别、解析档案信息需求特征，使之与相应管理策略对应，利用档案管理人员的丰富经验评价感知到的档案信息，从而提高档案信息的查全率、保障机制以及业务工作的应对和处理能力。

2 医院档案数字化建设中“智慧缺失”问题

我国医院档案信息化建设已有30 多年历史， 档案数字化日趋完善，日常档案管理涉及到的科技档案、医疗档案、声音和图像档案、人事档案、会计档案均进入数字化时代，但以上档案管理只是依托信息化实现了档案本身从纸质化到数字化的改革，管理档案实体上并无显著进展，尚不足以称为“智慧档案”管理。 具体存在以下问题：

2.1 信息孤岛问题

医院档案管理系统相对封闭且信息分散，缺乏协调性和连续性，各类档案信息存在孤岛问题，交换共享的便捷性差。 电子病历系统（EMR）、临床信息系统（HIS）、检验信息系统（LIS）、图像存储传输系统（PACS）虽然已经完善，但区域信息化配套设施不足，导致档案不能兼容共享[5]。此外，信息化整体建设与档案管理体系各自为政，融合性有待提升。大数据背景下数据的规模宏大且处理难度增加，传统采集方法不能确保收集到完整全面的档案信息，若忽视对复杂、零散、动态数据流信息资源的收集整合，将会导致重要信息被瞬间淹没在大数据洪流当中。

2.2 信息化设备和功能利用率低

近年来各大医院均加大了信息化建设支出，但以医疗服务日常基础运行的投入为主，档案管理信息化开发建设力度不足，信息化硬件、软件方面仍有待改善，存在系统崩溃、存储受限、维修困难、安全缺陷等问题，导致信息化功能单一，并未真正发挥数字化档案管理材料整理、挖掘、保全、分析、共享等功能，且档案管理系统故障会对信息安全造成影响[6]。

2.3 服务方式被动

医院管理层和档案管理人员缺乏档案服务的紧迫性和重要性认识，主动开发档案信息资源的积极性不足，多是采取“待客上门”“你来我查”的被动服务方式，不能发挥智慧档案便捷共享的作用，若档案管理部门固守保密思维，将档案束之高阁，则难以实现大众获取信息的权利，影响到社会互信[7]。 且档案归类整理制度不够完善，导致很多材料并不完整，缺乏对内容的深层编研和数据挖掘，综合利用率低，影响档案自身价值。

3 大数据技术对医院智慧档案管理的革新

3.1 大数据技术应用于档案管理工作的可行性

根据科普中国百科词条的定义，大数据（big data）是指以常规软件工具无法在既定时间段内捕捉和处理的复杂数据集合，可将其视为需要新处理技术赋予其决策力、流程优化能力、洞察发现能力的海量信息资产[8]，其具有5V 特征：大量（Volume）、真实（Veracity）、多样（Variety）、低价值密度（Value）、高速（Velocity）[9]。人工智能、互联网+、云计算、物联网均是大数据的适用领域。在医疗领域档案管理中，大数据的实用性在于充分挖掘可靠数据并提取信息价值，通过云计算进行数据处理、整合、应用、共享、交叉复用，提供智力资源和知识服务，从而总结事物规律，预测未来发展。

3.2 智慧档案建设的理论到实践

2011 年南京市在《南京市“智慧档案”建设规划》中提出了“智慧档案”的理论[10]，并对智慧城市背景下档案信息化的发展进行前瞻性研究，同时国内大部分公立医院开始尝试“智慧档案”的建设，例如在电子病历的基础上实施医院区域信息化建设，将医院科室—患者—社会反馈进行集成；随着大数据物联网技术的进步，卫生部统计信息中心开展了“中医古籍档案资料”修复整理的智慧档案实践工作，旨在挖掘有价值的中医信息资源进行共享，在医疗物联网技术论证的过程中，大型综合性医院通过区域医疗机构组织联盟的方式实现医疗档案的共建共享。 通过以上理论验证，可将医院智慧档案的实践重点可归纳为通过大数据技术实现档案物与物、人与人、人与物的全面感知、高效利用和互联互通，提供便捷的档案服务。

4 智慧档案管理中大数据技术的应用

4.1 技术层面

①优化数字化档案系统建设。积极升级硬件设施和标准化档案管理系统，在采购和开放信息化系统支持性构件时需确保符合通用标准，保证档案能被兼容和共享，实现医院内部和外部应用的衔接和传递。在升级和更换过程中需考虑档案系统的原有功能，注重档案原件的有效保存，且升级和更换后的新系统需满足不同版本系统之间的衔接需求，对索引体系进行优化，提高数据存储、检索、获取效率。

②构建智慧档案云平台。引入先进的管理技术方能让医院档案管理与时俱进，在构建智慧档案云平台时需做好系统框架设计，对系统层级进行合理划分，通常分为底层、平台层、应用层、用户层。 底层为云平台基础设施层，作为虚拟资源池对应物理资源的整合，起到采集网络数据资源、档案信息存储、传输作用；平台层用于部署和控制核心应用程序，无需直接管控底层设施；应用层对应档案借阅和使用等综合业务服务，功能包括身份查询、档案查询、政务服务和资源利用；用户层对应终端用户之间的流程服务，灵活性较高，能根据终端用户实际需求对档案信息进行跟踪修改，并执行回传和反馈到用户。

③完善智慧档案系统功能，加强对数据资料的搜集和检索管理。在完善档案系统内部网的前提下对数据信息进行搜集汇总，信息来源应不仅限于医院内部资源，可对接网络、电视、电子书刊等媒体资源，征集民间资源，并与相关档案部门、高校馆际资源进行交流，或将档案管理系统与办公自动化系统（OA）进行有机衔接，实现与多个应用系统的数据集成、整合、交换，提高数据的全面性和真实性，根据数据的动态更新和使用需求完善系统功能。积极应用云计算、大数据技术处理异构化数据，构建智慧档案数据库，对档案治疗进行综合管理，满足不同科室、不同用户的需求，并关注信息利用、查询等档案资料服务功能，考虑到传统档案管理中档案资源、情报资源、办公资源信息孤岛的问题，在完善系统功能时需实现统一管理，从整体上整合利用信息资源，拓宽档案的服务范围。

④创建科学的关联性数据标注系统。数据标注系统能精准标注有价值的信息资源，工作人员可结合管理需求、用户需求、档案使用情况等动态变化指标对数据信息进行科学的关联性标注，准确把握不同数据间的逻辑关系[11]，按照逻辑分类进行标注，便于查询利用。

⑤提高信息化建设和服务水平。 档案管理的规范化、智慧化需要高度信息化支撑，医院需将信息化建设纳入到发展规划当中，借助智慧云平台实现数据资源的利用管理，对重要的纸质档案可进行电子化备份，通过档案系统可随时查阅和应用，同时可利用RFID 技术设置身份认证模式，避免重要资料泄露，提高档案传输和共享的安全性。 存储档案时可借助PHP 编程系统和HTML+PHP 语言技术实现分布式存储管理，提高检索的便捷性。与文本资源相比，影像资源更加直观，考虑到用户群体的阅览习惯，管理人员需重视文本资源的可视化处理，利用计算机可视化技术分析对比结构化档案数据，借助算法工具精准统计资源类型、内容、时间，通过网络深度分析后获得可视化数据模型报告[12]。 此外，在可视化处理时可结合关联性数据标注系统，对资源主题进行分析后转化为可视化图表，便于用户迅速有效的检索。

⑥应用智能管理工具。基于大数据技术产生的智能管理工具提高档案管理智能化水平，增强档案与用户之间的智能化连接，例如在大数据技术的支持下，档案系统可根据临床医生的输入法用词变化自动化筛选数据资源，为其提供针对性价值更高的信息，为其医疗决策提供更为科学合理的参考。

4.2 管理层面

①转变管理思维。智慧档案管理的智能化不仅体现在技术革新方面，还体现在智能管理思维方面，在大数据背景下档案管理工作人员需积极转变管理思维，基于数字资源生命周期基础完善管理制度。首先要树立互联网思维。 动态性、发散性、整体性是互联网思维主要特征，这要求管理人员灵活应用大数据技术研究分析档案资源，挖掘信息的深层价值，满足不同用户的多样化需求，为其呈现更多创新、真实、有效的信息；其次要树立共享思维。 智慧档案的一大特征为感知全面化，共享思维重点在于不断整合信息资源，丰富完善档案数据库，促进各科室、医院、学校、媒体间的相互合作，提高医院档案资源的开放性，提高档案服务社会、促进社会发展的作用；最后要树立技术性思维。 将新技术积极应用到档案管理当中，借助新技术高信息化水平实现对档案资源和用户需求的双向理想控制，例如在挖掘信息资源时要考虑到服务创新，根据日渐多元化的用户需求从内容广度、深度挖掘潜在资源，并进行归类整理，让用户搜索档案能时看时新。

②做好数据管理。 海量数据是大数据的明显特征，医院日常运营中每天都可产生大量信息数据，随着时间推移，很大一部分陈旧数据属于没有利用价值的冗余数据，冗余数据增多不仅会占用系统内存，还会影响到档案管理工作的正常进行，例如导致检索速度慢、获取信息错误、后期难以维护等。因此需定期处理冗余数据，加强信息前端管理，为智慧档案系统创造平稳运行的正常环境。

5 结语

综上所述，大数据时代对医院档案管理工作提供了新的管理视角，在“创新、绿色、共享”理念和“智慧档案”管理模式的要求下，医院档案管理需发挥信息化服务作用，管理人员需认识到现有管理技术和管理思维的局限性，结合具体问题进行分析，探讨问题成因，并结合智慧档案资源多元化、感知全面化、综合处理以及大数据5V特征，从管理目标、管理技术、管理理念、档案数据等方面进行针对性优化，提高档案系统数字化、智能化，促进医院档案管理纵深发展。