社会工作档案的管理体会

袁飞

[摘要] 社会工作档案是对历史的记载，具有非常高的社会价值。作为非常珍贵的文档材料，对社会管理和此后的人文建设都有着非常重要的指导作用，相关部门要通过归档成卷等形式，对其进行妥善保管和使用，但在现阶段我国的社会工作档案管理中，由于缺乏对该方面工作的重视，该项工作一直处于薄弱环节。该文就如何做好社会工作档案管理工作谈几点认识。希望能对此后社会工作档案的管理工作能有所帮助，促使其步入正规化的轨道。

[关键词] 社会工作档案;管理制度;信息化管理

[中图分类号] R197.32 [文獻标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）08（c）-0025-02

档案作为记录活动过程的一种重要文件资料，对此后相关工作的开展具有积极的指导作用，具有非常重要的历史价值。社会工作是一项利国利民的民生工程，由于其发展的历史不长，相关管理工作还处于探索阶段，尤其在档案建设工作方面，由于未引起广泛关注，加之其在制度建设等方面存在着诸多弊端，使得其发展建设障碍重重。如何做好社会工作档案的管理工作，更好地服务社会，是目前亟待解决的问题，该文就此进行了分析与研究。

1  社会工作档案管理的重要性

1.1  对此前的社会工作具有留存的作用

档案作为保存历史活动及痕迹的重要资料，发挥着惠及百姓，教育后人的作用。社会工作是民办非企业，为了帮助一些生活上存在困难的群体而形成的一项专门的服务。社会工作中开展的相关活动有助于构建和谐社会，实现最美中国梦，有着非常重要的社会意义，在传播社会主义核心价值观等正能量方面具有非常强的现实意义。

1.2  对此后的社会工作建设具有借鉴的作用

社会工作是服务社会弱势群众的一项专门活动，具有很强的针对性和公益性。通过社会工作开展的各种不同主题的助人活动，从方案、过程到总结都是社会工作档案的重要内容，对此后的社会活动的开展具有借鉴作用。

1.3  有利于社会工作开展的持久性

社会工作除了服务性和社会性外，还具有持久性。通过对社会工作档案的管理，可以针对一些特殊的贫困群体，制定有针对性、有计划的帮助方案，对困难的形成进行分析研判，通过解决其根源性的问题，进而解决其贫困。通过对社会档案的建档管理，有助于对困难个体的持久性关注，发挥出服务民生的作用。

2  社会档案管理存在的诸多弊端

2.1  档案管理缺乏国家专门性指导

社会工作的组成属于非政府体制，其相关工作也没有专门的规范性的指导意见，对此形成的相关工作档案也没有纳入国家档案管理之中。对于国家和社会具有价值的档案，都会被列入法定档案的管理范围。但是，由于我国的社会工作起步较晚，相关的规章制度建设不完善，缺乏国家专门性指导，因此导致社会工作档案的收集归档等不及时、不规范。

2.2  社会工作档案归档的主动性不强

社会工作档案具有非常高的保存价值，但缺乏相应的约束，对其归档完全依靠社会工作管理部门的主观意识。由于社会工作每天都在进行，由此也产生了很多相关资料，由于活动组织者对文件材料归档的意识差，缺乏主动性，因此导致丢失或者损毁的现象，对历史资料的保存造成了很大的损失。

2.3  社会工作档案管理的硬件设置较差

社会工作的主要经济来源依靠政府划拨。由于社会工作的服务受众面广，政府拨付的资金大部分用于日常的帮扶工作，在档案管理上难以抽出专门资金进行建设及维护。由于其经费紧张，导致社会工作的日常工作场所非常狭小，社会工作中活动资料的整理归档更无从谈起。由于社会工作纷繁复杂，工作人员对于日常工作疲于应对，加之没有经过系统的档案管理培训，难以对档案进行科学的管理。

2.4  社会档案管理基础薄弱

我国的社会工作在沿海的发达城市开展的较好，其他的城市处在实验阶段。由于社会工作开展的城市范围小，时间短，缺乏国家的规范性指导和科学的开展经验，因此管理基础比较薄弱。社会工作的开展需要管理者具有很强的主观能动性，积极主动地开展相关工作，因此对档案的管理保存很大程度上取决于管理者的重视程度和对档案归档管理的意识理念。由于社会工作的范围较广，形成的材料类别也比较分散，造成了管理基础薄弱的现象。

3  如何做好社会工作档案管理工作

3.1  完善相关管理规则

制度能够有效保障事务的顺利执行，由于社会工作档案管理处于发展阶段，任何事物的发展离不开规则制度的建立，要从建立完善的规章制度入手，加强外部监督指导促进其发展。对于社会工作档案管理，相关部门要尽快制定出适合实际的规章制度，从内部入手解决档案管理归档等步骤中存在的不规范问题，通过系统的、科学的管理，使档案归档工作更加顺畅，更便于操作。

3.2  要注重对专业人才的引进

社会工作档案管理对此后的社会管理工作有着非常大的指导意义，但由于该项工作开展历史不长，体系建设不完善，尚处于管理的探索阶段。通过专业管理人才的加入，能够更科学地对档案进行管理，通过专业的视角提升档案管理工作，更好地服务于社会。

3.3  提升社会档案管理人员的责任心

在档案管理中，由于暂时没有将社会工作档案管理纳入到政府档案的管理体系中，没有形成健全的督导监督体制，造成工作缺乏横向比较，阻碍管理工作水平的提升。社会档案管理部门要通过加强管理人员的责任感及管理水平，使其充分认识到档案管理工作的重要性以及自身工作的不足，更好地开展档案的管理工作，从而促进管理工作水平的提升。

3.4  有效利用信息化手段进行档案管理工作

社工档案管理最终目的是更好地服务于此后的相关工作。在信息化高度发达的时代中，相关部门要通过将信息化手段与社工档案管理工作相结合，有效利用互联网等科技手段，有效地实现档案资源共享，通过详细的图表、文件及视频资料的展示，使更多的社工组织能够借鉴到更加优秀的社工活动计划及方案案例，有效地促进社会工作的积极健康开展。

3.5  對档案进行统一管理

档案工作的原则之一就是集中统一管理。在工作实际中，很多社会工作档案分散在不同的部门和机构，尚未形成完成的管理和归档体系，对于档案的建立和安全产生很大威胁，由此引发泄密以及丢失等情况。因此在社会工作档案管理过程中，要明确归口，确定单位及部门作为管理的责任部门进行收集归档。由于社会工作的开展部门大多为各基层的社区，并根据实际情况建设了很多的工作站，因此社会工作档案也分散在社区工作站的各个角落，由于工作人员责任心不强或工作繁杂等多种原因，加之缺乏外部的监督管理，档案移交工作开展障碍重重。社会工作档案因其独特性应由开展部门独立形成卷宗，并按照固定的时间节点移交政府指定的部门，以便于其发挥更大的价值和作用。对于具有历史价值的相关档案，要按照规定移交档案管理部门。

3.6  加强对社会工作档案管理的业务指导工作

作为该地区档案管理工作的指导部门，地方档案行政管理部门要发挥主动性，对各地区开展社会工作的部门进行业务上的指导。由于各社区开展社会工作的人员多为外聘人员，缺乏专业知识以及社会实践经验，在社会工作档案的日常管理中缺乏经验，导致工作中存在诸多弊病。档案局要重视对相关人员的培训工作，通过岗前授课等多种方式完善对相关工作人员的管理。此外，档案局还要深入到基层一线，进行走访调研，找出问题产生的根源，并制定相关方案及督导检查细则，促进该项工作的顺利开展。

4  结语

除此之外，相关部门还要根据各地实际，有效利用档案并形成特色管理。对于一些有利于社会发展的社会工作档案，可以通过举办展览或者汇编成书等形式，向社会进行广泛宣传，充分体现党和政府对于社会工作的大力支持和关怀。社会工作对于我国社会的精神文明建设具有非常重要的意义，做好社会工作相关档案的管理工作也是目前档案管理工作中需要高度重视的课题，希望在此后的工作中通过不断的发展，切实提升管理水平，更好地服务于广大群众。

[参考文献]

[1]  程娅.档案馆服务模式创新的构想[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017：349-351.

[2]  姚洪峰.档案管理创新探究[J].学园，2017（16）：186.

[3]  张立君.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].散文百家（新语文活页），2016（12）：256.

[4]  马天夫.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].知音励志，2016（14）：286.

[5]  王丹红.关于档案价值的几点思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2015：70-73.

[6]  曹彦.对社会工作档案管理的初步认识和探索[J].长沙民政职业技术学院学报，2014，21（1）：48-50.

[7]  邓俊丽，于立群，宋跃利.社会工作视角下老年档案的建立与管理[J].兰台世界，2013（35）：69-70.

[8]  陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

（收稿日期：2018-05-23）