公立医院档案管理信息化建设探究

马睿

[摘要] 随着科技的不断更新与进步，信息化建设与发展越来越受到更多组织的认可与应用，且对于公立医院档案管理来说，传统以人工为主的档案管理模式无法继续适应档案管理新要求。该文结合公立医院档案管理的信息化特征，简单阐述其信息化建设优势，并探究加强信息化建设的措施，促进公立医院优化档案管理。

[关键词] 公立医院;档案管理;信息化建设

[中图分类号] R7 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）08（c）-0031-02

在新时代，尤其是医疗卫生改革越来越深入，使得公立医院面临更高的医疗管理要求，档案管理也不例外。公立医院的档案主要包括患者信息、病历资料等，有效管理这些资料对医院后续的工作和发展有重要意义。只是当前的档案管理存在投入不足、制度不完善、安全性得不到保障、人员队伍整体素质不高等问题，阻碍公立医院加快档案管理信息化建设进程，急需改进和优化，促使档案管理不断趋于规范化、合理化、信息化。

1  公立医院档案管理信息化的特征

首先，传统档案管理中的公立医院档案存储方式主要是文本，而随着现代档案管理中信息化建设的加强与普及，档案出现方式不再局限于文本，更多的是在服务患者的过程中生成的视听档案、电子文件等，涉及文本、图像、声音以及影像等多样化存储方式，在节省物理空间的同时扩大存储范围，保持档案完整，延长寿命。其次，由于公立医院的传统档案管理手段落后，存储空间有限，导致档案人员只能有选择性地收集档案，信息来源受到限制，在实行信息化建设之后则能促使各部门、各科室互联互通，档案人员几乎能采集公立医院的医疗、行政、财务、教学科研、人事等所有档案信息，使其来源更加多元化。另外，公立医院档案不仅要为各个职能部门服务，还要为患者以及上级主管部门服务，所以档案人员必须快速有效地处理档案信息，使其系统化、电子化，方便使用。通过提供档案信息的计算机管理、光盘存贮、网络通信、视听传播等服务，促使使用者能多途径获取公立医院的档案信息，提高档案处理时效，提高档案信息利用率[1]。

2  公立医院档案管理信息化建设的优势

加强档案管理信息化建设有利于公立医院保护珍贵档案原件。在对公立医院各种各样的档案实施信息化处理之后，能有效保护原件，预防档案原件因被过多借阅、使用等出现损坏，降低甚至避免丢失重要资料的风险。与此同时，信息化建设有助于公立医院整合并共享档案信息资源。整合公立医院档案信息资源的主要目的在于体现档案信息的有效性、系统性与共享性，进一步扩大使用档案资源的范围，促使档案事业紧跟信息化发展步伐[2]。毫无疑问，电子文件和传统档案原件相比更容易导航，能提高原始档案的使用率，方便公立医院的各个部门与科室浏览，随机存取，提高档案信息利用率，实现最大程度的资源共享。除此以外，档案管理信息化建设能促使公立医院的档案检索与使用越来越便捷。手工查询档案的方式费时费力，且经常无法达到目的，经过信息化处理的档案则使用电子文档与电子目录的方式归档，能通过信息系统便捷查询，输入关键词即可找到所需资料与信息。

由此可见，基于档案信息化特征加强公立医院档案管理信息化建设有诸多优势，是时代发展需要。随着人们对公立医院档案信息的需求越来越大、对共享档案信息资源的要求越来越强、对档案管理信息化服务的要求越来越高，传统档案管理不断受到来自现代科技的冲击与挑战，公立医院档案人员必须把握机遇、迎接挑战，加快信息化建设，更好地适应新要求，更好地为公立医院的临床医疗、教学科研等提供优质档案服务，满足医务人员、上级主管部门、患者以及公众对医疗信息的需求，更好地为公立医院发展医疗卫生事业服务。

3  加强公立医院档案管理信息化建设的措施

3.1  增加投入，改善档案管理条件

增加档案管理投入，改善档案管理条件，这是公立医院加强档案管理信息化建设的基础。为加快档案管理信息化建设进程，公立醫院必须增加投入，有效解决档案管理信息化建设的硬件与基础设施问题。公立医院不仅要增加资金投入，将档案管理信息化建设所需资金纳入财政预算以及公立医院建设规划，通过计划投入多渠道筹措信息化建设经费，解决档案管理条件差、硬件与基础设施建设落后的问题，还要配齐档案管理信息化建设的软硬件设施设备，基于实际要求以及技术标准，严格遵守在满足工作要求的同时控制成本的基本原则，配足必需的档案管理信息化建设设备，主要有专用计算机、服务器以及扫描仪、移动存储器、UPS电源等，更要加速公立医院档案管理信息化网络平台、内部局域网的建设，促进各个部门和科室之间的网络化连接、网络化管理，充分利用档案信息，实现资源共享，切实有效提高档案利用效益。

3.2  完善制度，控制管理的随意性

公立医院务必要注意完善档案管理信息化建设制度，明确职能科室和个人在档案管理信息化建设中的职责，严格控制档案管理的随意性，提高信息化水平。公立医院的档案整理以及信息化建设工作涉及大量材料，按照材料提供对象主要分为个人提供材料、组织提供材料，其中的个人提供材料主要有医院全体医务人员的学籍材料、进修材料等，很容易存在材料不完整、填写不规范、提交不及时等现象;组织提供材料主要有各个科室的临床医务材料、部门科室信息、人事材料、财务资料、教学科研材料等，通常是统一收集，有较高的规范性，有利于档案管理工作效率的提升。对此，公立医院应基于形成档案材料的一般规律，定时定向收集材料并及时有效归档，注意登记、催缴、补充档案中缺少的资料，保证档案的完整性。特别是档案管理部门要制定并执行档案立卷归档制度，详细规定收集各项材料的时间以及电子档案的格式、内容等要求，且为预防个人提交材料发生不规范填写的现象，应指定档案人员负责初步审核个人提交的材料，严格把控入档大关，鉴别材料真伪，注意查漏补缺，保证材料档案的规范性。如果发现材料与归档要求不符，必须及时处理，通知个人补缴档案缺少的材料，材料手续不全时也要退回补充，禁止虚假信息入档，要求个人对无法提交原件的材料缴纳证明材料，保证档案完整。

公立医院档案管理信息化建设是庞大的系统工程，前期要进行大量基础性的整理、扫描、上传等工作，为准确分类并有序编排档案，有效衔接信息化建设的各个环节，应在完善制度的基础上优化工程流程，做好记录，方便核查进度。在档案管理信息化建设的核查中则要执行存储图片的标准，每一张图片都必须完整、清晰，禁止图片尺寸失真、歪斜、过度曝光，并由专人负责处理图片[3]。在档案材料入库之前，应抽查对比纸质档案材料与图片存储标准，确保数据库中的图片材料真实还原原件，同时要科学布局扫描仪器，减少材料对接环节，促进档案管理信息化建设的提速提质。

3.3  消除障碍，确保档案的安全性

公立医院各个科室还存在相互独立的情况，组织界限分明，不但妨碍相互之间的交流，还给档案人员收集和编研档案信息造成阻碍。因此，公立医院务要淡化科室概念，消除科室界限与障碍，改变过去各自为政的不良局面，强化横向联系，从分散型、封闭式走向开放式，实施一体化、网络化的无缝隙管理，以便档案部门及时把各个部门与科室的信息汇集起来。在该过程中，档案部门要遵守国家规范与标准，吸收行业管理经验、参考行业管理标准，完善公立医院管理电子文件的标准、规范，加强对电子文件的收集、归档、鉴定以及销毁、利用、保密等，基于电子文件的特征严格执行技术标准，规范数据格式，对公立医院的电子文件与电子档案等实施全过程管理。档案人员还要借助信息化建设的技术力量，制定并执行档案管理信息化建设的各项标准、规范，确保在信息化环境下有条不紊地开展档案管理工作。档案部门还务必要配备专业档案安全管理人员，实行档案的专业化安全管理，凭借较强的风险防范意识实时监控公立医院档案管理信息系统，防止黑客篡改或盗取档案信息，维护系统安全。尤其要注意给档案系统安装防病毒软件，杜绝病毒入侵，保证档案信息的安全性。

3.4  以人为本，打造优质管理队伍

公立医院的档案管理信息化建设有很强的专业性、技术性，一支事业心强、基础扎实、对信息技术能熟练运用的专业复合型人才队伍不可或缺[4-5]。基于当下公立医院的实际情况，为提高档案人员队伍整体素质，打造优质人才队伍，必须要做好几方面工作：①积极引进优秀的档案专业毕业生，吸纳优秀的管理专业人才，优化档案人员队伍结构，加速调整公立医院档案管理人才结构，促进技能升级;②强化对公立医院在职档案人员的培训，使其在参观学习、岗位培训、继续教育、脱产进修等活动中不断提升岗位技能以及综合素质，具备更强的信息化管理知识与专业能力;③强化档案人员考核，完善档案管理信息化建设的奖励和淘汰制度，基于信息化建设的现实需要以及档案管理岗位要求，大力整顿队伍，优化队伍结构，无法胜任档案管理信息化建设工作的人员应转岗或者是下岗，淘汰工作不负责任、专业素质差的档案人员，鼓励优秀人员、奖励优秀人员，调动每一名档案人员的主动性、积极性、创造性，持续全面提升公立医院档案管理信息化建设的整体水平与效能。

综上所述，加强公立医院档案管理信息化建设是促使医疗卫生事业可持续发展的保障，是公立医院在当今的网络信息时代增强竞争力的关键，是新世纪发展档案事业的重要方向，公立医院的档案人员务必要坚持信息化建设理念，利用所有可利用的资源，清楚认识档案管理信息化的存储方式多样、信息来源多元、处理追求时效等特征，注意发挥优势，增加投入，改善档案管理条件，并完善档案管理信息化建设制度，消除安全障碍，打造优质档案管理队伍，加快信息化建设进程，促使公立医院的档案管理信息化建设实现质的飞跃。

[参考文献]

[1]  刘文斌.医院档案管理信息化现状及优化对策[J].兰台内外，2017（5）：18.

[2]  農永英.医改背景下公立医院档案管理工作研究[J].办公室业务，2017（7）：74，76.

[3]  丁宇琳.基于信息化技术对医院档案管理的新模式探讨研究[J].管理观察，2015（36）：188-190.

[4]  刘晓华.新形势下医院档案管理信息化的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2016（2）：183.

[5]  游昌财.城市公立医院综合改革与档案管理工作[J].海峡科学，2016（2）：60-62.

（收稿日期：2018-05-27）