“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的分析

陈洁

[摘要] 在精益求精、力求完美的工作理念之下，医院档案管理逐渐朝着精细化的方向发展，而为了能够更好地优化医院档案管理工作，充分发挥医院档案建设医院文化、保障医院各项工作顺利开展、推动医院实现长远发展的重要作用，目前有工作人员开始尝试将数学运算中的“加减乘除法”运用在医院档案的精细化管理当中。该文将通过简单介绍目前应用于医院档案精细化管理当中的“加减乘除法”的具体内涵，立足于其实际应用意义，简要谈谈“加减乘除法”如何应用在医院档案精细化管理中。

[关键词] 加减乘除法；医院档案；精细化管理

[中图分类号] R7 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）02（a）-0035-02

在医院的各项工作开展以及医院本身的发展道路当中，医院档案管理工作一直发挥着至关重要的帮助和影响作用，因此许多医院纷纷加大了对医院档案管理工作的重视，为了能够有效提升医院档案管理水平不仅采用了精细化的管理理念，同时也开始积极尝试使用“加减乘除法”，并取得了一定的管理成效。基于此，该文将简要分析研究“加减乘除法”在医院档案精细化管理中的实际运用。

1 医院档案管理中的“加减乘除法”

在医院档案管理当中的加法则通常是指收集和整理更多的档案信息资料，用于不断丰富和增加医院档案的内容以及利用渠道。而在医院档案管理当中的减法则一般指的是将档案管理工作当中各种冗余的环节和内容、步骤等进行“减法处理”，进而在有效提升医院档案管理效率的同时，排除各种可能影响档案管理工作的不安全因素[1]。而在医院档案管理当中的乘法则指的是对现有存储和传播医院档案的媒介、途径等进行积极拓展和创新，利用各种先进的科学技术以整体提升医院档案管理成效；而医院档案管理中的除法则一般指的是提高档案检查和检索的精确性，使得医院档案能够为医院的发展发挥出最大的贡献。

2 医院档案管理中运用“加减乘除法”的重要性

2.1 避免医院档案管理有遗漏

在以往的医院档案管理当中，由于工作人员缺乏主动意识，加之管理范围具有一定的局限性，因此很多档案信息和资料内容未能及时归纳入档，导致医院档案管理方面存在纰漏。而通过利用“加减乘除法”，尤其是其中的加法则能够有效避免这一问题的发生，通过随时紧跟医院发展需要，及时补充档案管理内容，进而为进一步发展医院档案管理工作创造良好条件。

2.2 提高医院档案管理安全性

医院档案不仅記录着医院的发展历程，同时其中包含的众多病历病情和患者的个人隐私紧密相关，因此在医院档案管理工作当中一直对档案的完整性、保密性等要求颇高。而通过积极将“加减乘除法”运用在医院档案的精细化管理，可以删除许多冗余的管理内容与干扰因素，将影响医院档案管理的因素进行逐一排查和删减，进而有效保障医院档案的安全性和管理的有效性。

2.3 提升医院档案管理的效率

在管理医院档案的过程中，工作人员通过使用“加减乘除法”，配合使用先进的档案管理技术以及现代信息技术，能够一改传统人工管理医院档案中存在失误率较高、管理范围有限等弊端，使得医院档案管理的效率以及精确性能够得到大幅提升，进而使得医院拥有更加高层次的档案管理水平，为其在新时期下的可持续发展提供有效帮助。

2.4 充分发挥医院档案的价值

医院档案中有关医院发展和医院各项工作开展的信息内容、文件资料等本身具有极高的运用价值，通过对医院档案进行精细化管理并提高医院档案资源的利用率，能够有效帮助医院在新时期下实现又好又快发展。而通过使用“加减乘除法”则可以充分发挥出医院档案的重要价值，在增加医院档案内容并减少冗余项目、优化管理方法等过程当中，可以帮助相关工作人员结合医院实际情况，灵活运用档案内容完成医院内部各项工作的有序开展[2]。

3 “加减乘除法”在医院档案精细化管理中的实际运用

3.1 加法 增加档案管理内容

通过对医院档案管理当中运用“加减乘除法”的重要性进行分析研究后我们可以得知，“加减乘除法”确实能够在很大程度上帮助管理人员有效完成医院档案的管理工作，尤其是对于提高医院档案管理的精细化程度具有积极的促进作用。而在将“加减乘除法”实际运用在医院档案的精细化管理工作当中，其中的“加法”要求档案管理人员需要结合医院具体情况灵活增加档案管理内容。除了现有的医院档案资源之外，上级的通知和命令以及医院在开展各项工作中需要参考的公文、文件资料，包括医院工程项目施工建设的合同、规划书和医院在科学研究等领域当中获得的奖杯、证书等均属于医院档案管理内容，需要工作人员将其一并加入医院档案管理名目当中。但考虑到医院档案资源的格式各不相同，因此为有效提高医院档案管理的效率和精细化程度，对于文件类的医院档案资源则需要工作人员统一将其转化成电子格式，而对于奖杯、证书以及工程图等医院档案资源，则需要工作人员利用扫描仪等将其扫描成电子版的图片格式或是视频格式再进行统一保管[3]。

除此之外，针对当前医患关系比较紧张，医院内经常发生医患纠纷案件的情况，在医院档案管理内容当中还需要积极增加医患纠纷案例，并将其作为永久的案卷进行妥善保管。此举不仅能够帮助医务工作人员通过分析研究医患纠纷案例，找出医患关系之间的矛盾点，进而更有针对性地调整自身对待患者的方式，督促其在工作中能够更加以患者为中心，站在病人的角度上考虑和看待问题，进而努力构建其和谐良好的医患关系；同时还可以使得医院管理人员利用医患纠纷案例完成对医院各科室以及相关人员的绩效考核评价工作，通过将医患纠纷案例数量与各个科室以及医务工作人员的奖金、福利待遇等相挂钩，也同样能够有效帮助医院与患者之间构建其平等和谐的医患关系，更好地帮助医院为患者提供贴心、优质的就医服务。

3.2 减法 消除各种安全隐患

在现阶段的医院档案管理工作当中，其精细化程度普遍不高，除了部分医院档案管理人员自身缺乏较高的综合素质以及职业能力之外，医院档案管理流程繁琐、管理环节众多，加之在运用互联网技术等现代信息技术管理时也在一定程度上使得医院档案资源出现安全问题变得更加容易，因此严重影响了医院档案管理精细化水平的提升。为此需要工作人员主动在医院档案管理当中使用“加减乘除法”，以尽快改善这一局面，帮助医院有效提高其档案管理的精细化程度。

在使用加法适当增加医院档案管理内容，扩大医院档案管理范围的基础之上，需要工作人员主动使用其中的减法，对当前医院档案管理流程进行精简优化，删除其中不需要的管理流程和管理环节，尤其是需要将上报、批准审核的时间尽可能地缩短，并消除档案精细化管理中的安全隐患和不确定因素。譬如说在使用“减法”的过程当中，管理人员需要依照相关档案管理的规章制度和流程要求，按照年度对档案材料集中进行修正并按照具体类别进行分类排序和科学整理，为每一份医院档案清晰编著档案名目，包括档案的编号、内容概括、编入时间等，并按照统一规格进行装订入盒。在保管此类档案的过程中，档案管理人员应当在分类整理的基础之上统一将其保存在干燥、整洁的档案室或是库房中，并做好相关的防火、防潮和防盗工作，定期派人对档案室或库房进行清扫整理和巡查，从而在根源上消除影响医院档案管理的不安全因素。而在将医院档案转化成电子格式并录入进电子计算机的过程当中，需要利用检索技术在检索栏中输入目录号、保管期限等关键词进行准确录入，进而有效提高档案管理和查找的准确性以及有效性。

3.3 乘法 搭建精细管理系统

在将“加减乘除法”中的乘法运用在医院档案精细化管理的过程当中，需要工作人员主动运用当前最为先进的档案管理技术和现代信息技术，搭建起档案精细化管理系统，从而有效节省档案管理的成本，并以更加高效的方式妥善完成档案资源的管理工作。譬如说工作人员可以通过云计算技术，在自动完成医院档案信息内容的搜集整理和初步分析之后，由工作人员在档案精细化管理系统当中设置相关管理参数，如年度等从而使得医院档案能够在短时间内完成精确分类，之后利用医院档案管理系统中的一键上传功能，即可将档案资源上传至云端进行保管。而如果系统中档案信息出现变更，则存储于云端当中的档案信息也将随之发生变化，进而实现医院档案的同步更新管理。利用现代化的医院档案系统，不仅可以对任何格式的医院档案资源进行安全、有效保管，同时也可以帮助医院节省大量的人力物力以及资金成本，从而有效实现医院档案管理成效的进一步优化。尤其是在医改稳步推进落实之下，利用信息化的医院档案管理系统，工作人员只需要将医院评审标准以及档案编制制度的相关要求等输入进系统当中，即可通过系统自动汇编医院档案，并生成相关档案名录，此后利用系统当中的分析功能，可以对医院档案中的信息内容和关键数据等进行深入分析，并由此提炼出医院在管理、医疗等方面的经验和对策[4]。

3.4 除法 提高档案的贡献率

将“加减乘除法”中的“除法”应用在医院档案的精细化管理当中，需要医院能够在立足于自身实际情况以及相关标准要求之上，构建起以院长为核心的责任人制度，并对现有的绩效考核制度进行更新和完善。当医院在接受相关审计部门和管理部门的审计监督与管理的过程当中，需要由管理人员直接从系统当中检索和抽调与之相关的信息数据，为医院积极配合有关部门的审计管理提供重要帮助，在进一步提高档案贡献率的同时也为医院的长稳发展奠基。另外，为充分发挥医院档案的自身价值，提高医院档案的资源利用率，在医院内部需要定期召开相关会议，并联合医院中的新闻媒体等在医院内部创办相关信息刊物，从而在主动为医院档案扩展资源范围的基础之上，使得医院的影响范围和影响力可以得到不断扩大，并为医院建立良好的形象提供重要平台。

4 结语

综上所述，通过在医院档案管理中运用“加减乘除法”，不仅可以有效提升医院档案管理的效率以及工作覆盖范围，同时还可以充分发挥出医院档案的自身價值，对医院的长久稳定发展具有十分重要的推动意义。因此利用“加减乘除法”需要医院在进行档案的精细化管理过程中，能够充分结合自身的实际情况，适当增加档案管理内容并对各种影响安全管理的因素进行排查，在积极运用先进科学技术之下努力提高档案的贡献率，为医院档案资源利用率的提升和应有效用的充分发挥奠定良好基础。

[参考文献]

[1] 朱丽丽，李娜，宋茂民，等.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].中国病案，2016（6）：51-53.

[2] 高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（13）：115-116.

[3] 逄晶.浅谈精细化管理在医院病案管理中的应用研究[J].科技创新导报，2015（26）：191-192.

[4] 宋立民.实现职校档案规范化创新管理及信息化建设的途径分析[J].黑龙江档案，2015（5）：72-74.

（收稿日期：2017-11-01）