基于信息化手段及预警机制的医院人事管理探讨

欧萍

[摘要] 随着“互联网+”时代的到来，传统的医院人事管理已经成为阻碍医院持续发展的绊脚石，该文以广西医科大学第四附属医院——柳州市工人医院人力资源部为例，简单地阐述了如何通过信息化手段及预警机制提高医院人事管理水平，为今后公立医院向现代医院人力资源管理转变提供了新的选择思路。

[关键词] 信息化;预警机制;人事管理;人力资源管理

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）04（a）-0168-02

[Abstract] With the advent of the "Internet +" era， traditional hospital personnel management has become a stumbling block to the continued development of hospitals. This article takes the human resources department of Liuzhou Workers Hospital， the fourth affiliated hospital of Guangxi Medical University as an example， to elaborate how to improve the personnel management level of hospitals through informationization means and early warning mechanism， and provide a new choice for the future transition of public hospitals to the management of human resources in modern hospitals.

[Key words] Informationization; Early warning mechanism; Personnel management; Human resource management

李克強总理在2015年政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，公立医院作为知识密集型行业，人力资源为其核心资源，传统的医院人事管理方式无法实现大数据时代信息共享、联动，无法满足医院员工对信息化办工的要求，也无法满足医院实行人力资源战略管理的需求，人力资源管理亟待规范化、科学化、精细化[1]。公立医院应顺应形势，运用“互联网思维”、以“大数据”观念主导和完善医院人事管理[2]，有效地运用现代信息管理手段建立预警机制。该文在“互联网+”大背景下，以广西柳州一家三级甲等医院为例，探讨了医院人事管理信息化的措施和建议。

1  研究背景

由于受我国计划经济体制的影响，我国大部分公立医院在现代化管理方面非常落后，尤其是医院人力资源管理仍然处于粗放阶段，很多医院仍停留在传统的手工的“人”“事”管理阶段，医院人员信息的传递及报表统计等工作均是手工作业，或者仅是简单地采用一个Excel或者数据库来进行管理。而人事部门无法与各相关科室和主管部门及时同步传递数据信息，会容易产生延误现象或者遗漏现象，从而影响医院人事管理的准确性。因此，传统的人事管理模式会导致人事管理工作效率低下，进而影响医院人事管理人员工作的积极性和医院的管理效率[3]。

2  公立医院管理工作的现状

目前广西区内大部分公立医院事务型工作仍是采用做台账或者人脑进行提醒，某些医院虽然建立了部分OA系统模块，但并没有使人员信息整合起来在全院内部共享以达到有效联动，导致工作事务中仍然存在许多疏漏之处。该文以广西医科大学第四附属医院——柳州市工人医院人力资源部为例，简单阐述如何通过信息化手段及预警机制使传统的人事管理工作向现代医院人力资源管理转变。

截止2018年7月底，柳州市工人医院共有在职职工3 269人，外包人员579人。病区58个，临床科室44个，医技科室15个，职能部门34个，共计151个科室。全院不管是职能科室抑或是临床科室，多少都会涉及到提醒与变动的工作，基本上都是纯手工作业，简单地采用EXCEL表格或者台账进行管理。这种传统的工作模式无法使各部门的基本数据联动与共享，容易使其参照的数据标准不统一、信息不全面，进而导致各部门口径不统一、反复修改与重复做工，严重降低工作效率。

3  人事管理工作的问题分析

人事日常工作中涉及提醒与变动的工作主要分为年度和月度两种类型，年度工作主要涉及工资调整、劳动合同签订、新职工见习期满转正办理、职称聘任、五险二金基数核定等;月度工作主要涉及特殊人员综合绩效（其中包括借调期、工龄、已聘任技术职称、外派人员临时性享受待遇、进修、下乡、读博等情况）、新来院职工试用期满鉴定表收集、特殊人员工资（其中包括长病假人员、受处分人员工资、后勤岗和管理岗的合同制人员及职称聘任后的工资调整等）、退休办理等。人事工作属于事务性工作，柳州市工人医院人事工作管理中主要存在以下问题。

3.1  处于纯手工处理阶段

目前柳州市工人医院人力资源部的日常工作大部分仍然处于靠人脑或做台账来进行提醒，各专管员在轮岗接交工作之时难免会存在疏漏，如果因为工作人员自身疏忽而损害职工利益往往会带来一系列负面影响，并影响以后其他工作的推展。

3.2  人事工作特点

人事工作属于事务性工作，从接听电话、接待来访、福利发放、文件处理、档案管理到承办领导交办的其它事项，公立医院人员情况特殊需区别对待，且人事工作具体又琐碎、零散且无规律，这些都需要人力资源部工作人员花费大量的时间、精力去应对[4]。人力资源资源部处于医院管理的中枢纽带位置，需要保证上情下达和下情上报，完成这类事务性工作的过程中很容易出错，但完成了又常常不为人所知，难见成绩，而一旦事务性工作处理不好就可能使整个部门甚至整个医院的正常运行受到影响[5]。

3.3  暂无信息系统解决问题

在“互联网+”时代背景下，成熟的信息管理系统对公立医院的持续发展和竞争能力往往起着至关重要的作用。柳州市工人医院缺乏全面的信息管理系统是导致医院管理困境的根本所在，无法实现各部门之间信息共享、联动，无法满足医院员工对信息化办工的要求，也无法满足医院实行人力资源战略管理的需求。

4  人事管理工作中预警机制的建立

柳州市工人医院人力资源部通过对各类工作事务进行分门别类，针对不同类别的提醒事务选用不同的提醒工具，以达到最大程度的有效性和及時性，主要分为以下3个方面。

4.1  对各类提醒事务进行分类汇总，并规范流程管理

对已有的工作业务进行流程改造和梳理。从2015年—2018年先后梳理汇总了各类文件，并出台了规范各类审批流程及岗位职责与绩效的相关红头文件。

4.2  利用信息化手段建立预警机制，将传统信息手段与现代信息手段相结合

传统信息手段主要包括使用闹钟、台历、手机备忘录、电子表格制作台账等。例如柳州市工人医院从2015年开始试运行《专科秘书制度》，截止2018年从事专科秘书岗位职工共计17人，专科秘书待遇与医护等专技人员在工资结构和绩效分配上有很大不同，而为了提高专科秘书的工作积极性，每年都会根据他们的来院年限和考核结果相应地调整工资或者绩效待遇，由于每位专科秘书的来院时间均不同，因此专管员利用Excel表格建立了一张《专科秘书待遇调整专用》台账并打印出来，每个月发放工资或绩效时都会进行审核一遍，以免漏调。

现代信息手段主要包括使用效能日程提醒小程序、建立人力资源管理系统、引进OA系统等。现阶段主要使用“效能日程提醒”小程序，后期等人力资源管理系统和OA系统功能完善在全院上线后，将人力资源部各类事务都通过OA系统进行及时传达。

4.3  建立人力资源部内部共享机制及双审核机制

柳州市工人医院人力资源部从2015年初开始实施内部共享机制和双审核机制，主要包括院长办公会批复、人员变动明细表（电子版和纸质版相结合）、各类假期登记表、各类人员信息表等局域网内部共享，全院职工请假外出信息表（主要指中层干部）实现外部共享，所有涉及到职工待遇发放的流程都需要经办人和复核人双审核双签字，有效地将出错率控制在最小范围。2018年初开始，人力资源部内部开始汇总各项工作相关文件，包括正式发文和非正式发文的，作为内部学习和使用手册。

5  建设信息化管理和预警机制的效益

柳州市工人医院人力资源部通过利用局域网和传统工具，并配套建立人力资源管理系统和引进OA系统，最大程度地实现了科室内部信息的全面共享，使业务的办理趋于流程化和规范化，建立了有效的预警机制，实现了传统的人事管理向现代医院人力资源管理的转变，提高了医院人事管理水平，为医院的持续发展助力前行。

5.1  有利于实现领导和普通员工的自助服务和管理

在医院人员不断增多的情况下，优化办事流程，大大方便了临床科室，提高了整个医院的工作效率。例如全院现有科室150余个，平均每月科室来人力资源部办理一次事务，如按5 min/（人·次）、来回路程时间按10 min/（人·次），预计可以节约56 d/年（按8 h工作日算，下同）;现有职工3 260余人，平均每年每人来人力资源部办理一次事务或请假备案，预计可以节约102 d/年;预计每年至少节约临床科室158 d来人力资源部办理事务，减少临床科室来人力资源部办理事务的次数可以达到80%以上。

5.2  有利于规范人事管理，提高工作效率和准确率

通过建立预警机制可有效地减少工作差错率，大大提高了人力资源部工作业务完成的及时率和准确率，以现有的人员结构提高原有的工作效率，将特殊人员情况在内部及时传达与共享，避免漏办错办业务，即使人员换岗后也可保证工作有效的延续性，以便更好地服务于临床科室。例如执行预警机制的专管员每月需处理临床科室备案等事宜，预计可节约38 d/年;每月特殊人员综合绩效变动达到200余人次左右，每年续签劳动合同400余人次等，预计每年节约13 d/年;另外，可以解决科室内部信息不对称问题，确保每一条信息在各专管员之间有效联动起来并确保各专管员及时变更信息、使用信息，使科室内部信息最大程度透明化并将工作业务完成的准确率控制在99%以上。

5.3  有利于打破各部门信息共享的局限性，提高信息的使用程度

职工部分基本信息在各管理部门之间实现共享，可以有效地使各管理部门工作联动起来，减少由于信息不对称而引起的反复修改工作，并提高各管理部门的工作效率和准确率。

[参考文献]

[1]  刘芳，薛明霞，张小青.浅谈现代公立医院人力资源管理战略与规划[J].中国继续医学教育，2018（13）：19-21.

[2]  张奕.“互联网+”背景下医院人事管理信息化的思路探索[J].人力资源管理，2017（12）：289-290.

[3]  庞博.公立医院应如何提升人事管理效率[J].人力资源管理，2018（2）：210-211.

[4]  王秉姝.基于信息系统的医院人力资源管理模式探讨[J].办公室业务，2014（20）：17-18.

[5]  马志红.人力资源管理理念在医院人事管理中的作用意义[J].世界最新医学信息文摘，2017（88）：156.

（收稿日期：2019-01-10）