如何做好基层疾病预防控制中心档案管理工作

时间：2024-07-28

田立茂

[摘要] 档案管理工作作为疾病预防控制中心的重要内容，是保证疾病预防控制中心稳定运营的重要环节，新时代、新模式的档案管理也越来越受到了社会的重视。基层疾病预防控制中心需要收集和保管各地区的多种病例，对于病情分析、疾病预防、疾病控制、疾病研究等有着非常重要的作用，但是目前疾病控制中心档案管理工作中还存在着一些问题，其中包括档案管理制度不够完善、档案管理信息转化率低、疾病控制档案使用不规范、管理档案的技术人员专业能力略显不足等。该文以基层疾病与防控综治中心的档案管理积极意义角度进行切入，分析和探讨当前的疾病预防控制中心档案管理工作的现状，并对新形势下的行业发展做出预判，为提升疾病预防控制中心档案管理的工作效能提出整改措施，意在推动我国基层疾病预防控制中心档案管理工作的新时代发展进程。

[关键词] 基层;疾病预防控制中心;档案管理工作

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）09（a）-0048-03

[Abstract] As an important content of the Center for Disease Control and Prevention， file management is an important link to ensure the stable operation of the Center for Disease Control and Prevention. The new era and new model of file management has also received more and more attention from the society. The grassroots disease prevention and control center needs to collect and keep a variety of cases in various regions， which plays a very important role in disease analysis， disease prevention， disease control， disease research， etc. However， there are still some problems in the file management of the disease control center. These include the incomplete archive management system， the low conversion rate of archive management information， the improper use of disease control archives， and the slightly insufficient professional capabilities of the technical personnel managing archives. This article focuses on the positive significance of file management at the grassroots disease prevention and control center， analyzes and discusses the current status of the CDC file management work， and makes predictions on the development of the industry under the new situation to improve the effectiveness of the CDC's file management has proposed rectification measures， which are intended to promote the development of a new era in the file management of the CDC in my country.

[Key words] Grassroots; Centers for Disease Control and Prevention; File management

檔案是基于客观事实所发生的事件记录，其具有一定的查询和保存意义，档案管理则是针对档案进行科学化的分类、整理、归纳、收集等一系列的服务性工作，及时为前期所发生的事件做好记录，也是为未来可能发生的事件提供数据支持和预测，档案管理兼具着管理性、服务性和政治性等特征。档案由专门的人员进行收集和整理，在其漫长的发展过程中已经形成了具有程序化的操作流程，但是随着信息化时代的到来，这种传统档案管理方法正在逐渐地被改写。疾病预防控制档案是指疾控机构或组织在开展疾病预防、卫生评价、公卫检测、诊治活动、卫生检查等多种形式的活动中记录和保存的具有意义的历史记录，它可以是文字、图片、照片、影像等多种形式或组合，疾控档案具有历史性和真实性，是疾控事业发展的重要信息资源和载体，也是现代疾病研究和医学发展所积累的宝贵财富，为后续的医学发展提供了重要的参考和数据。

1 疾病控制预防中心档案管理的重要意义

疾控档案管理工作具有的关键性意义主要体现在3个方面：①很多疾病在表象上有很大差别，但是从内在治疗上有着千丝万缕的联系，医疗科研人员需要根据疾控数据档案进行查询和分析，以寻找其间的内在关系，疾控档案有着交流、借鉴、对比等功效;②疾控档案对于现阶段所发现的病症、病毒、细菌等的治疗有着很多的数据支持，对于大众了解疾病和预防疾病有着科学化的宣传作用，对于提高群众的防范意识有着重要的警示作用;③人类与疾病的抗争从来都不是一蹴而就、一锤定音的，而是有一个漫长的探寻过程，档案管理就是将这个过程详细记录，即详细地说明历经过程和进步节点，也为今后的疾控事业发展指明了方向[1]。

2 基层疾病预防控制中心档案管理工作中存在的问题

2.1 基层疾病预防控制中心档案管理人员专业能力不足

我国的医疗事业已经发展多年，在档案的记录和保存上有着非常丰富的资料，同时兼具中、西医两种不同的学科，所以在基层疾病预防控制中心档案管理工作中需要工作人员有更专业的业务能力。从目前的情况来看，很多地方性的基层疾病控制预防中心的档案管理人员的专业能力普遍偏低，在人员专业结构的配置上也不能满足当今的工作需求。很多工作人员都属于外聘性质，本身不是相关专业，也没有受到过专业性的档案管理培训，大部分时间都是在摸索中工作，这也使得其档案管理工作效率低下，错误率偏高的原因，而疾控医疗的档案准确性对于其利用价值有着非常高的影响，所以“人为因素”成为了档案管理发展的阻碍。另外很多工作人员在思想上没有意识到疾控档案管理的重要性，将这份工作仅仅当做“谋生手段”，有明显的随意性，继而造成档案的缺失、遗漏、错误、混乱等现状[2]。

2.2 基层疾病预防控制中心档案管理信息转化率低

计算机和网络在我们的生活中随处可见，它们在很多层面都改变了人们的工作方式和生活方式，已经成为了我们不可或缺的工具。伴随着“大数据”“云计算”等更为先进的信息化技术手段的不断发展，信息技术已经融合到了各行、各业当中，并对行业发展起到了至关性的推动作用。基层疾病预防控制中心档案管理工作大多数是以文字信息、数据链条、多种媒体为基础，随着时间的推移在疾病方面的数据会越来越多，如果单独地依靠人工进行整合，其进度将会非常缓慢，而且容易出错，对于后期的查询和利用也不能充分发挥效能，但是信息化技术为我们提供了更为安全、高效、稳定、便捷的工作模式，这也是未来基层疾病预防控制中心档案管理工作的发展趋势[3]。

2.3 缺少硬件设施

部分基层疾病预防控制中心不重视档案硬件设施建设，甚至认为其是负性建设，人力与财力的投入较少，档案室多为1～2间房，仅允许放下几个档案柜，将材料放置到档案柜里即可。这使档案室的装具较为陈旧，设备不全，不具备先进的立卷手段，多通过手工操作进行编目、检索与分类等档案操作。甚至有些基层单位的档案室过于潮湿与狭窄，未给予“六防”配套设备，进而使档案材料虫蛀或霉变，影响其完整性与整洁性。

3 基层疾病预防控制中心档案管理工作的整改策略探析

3.1 建立、健全完善的档案管理制度

正所谓无规矩不成方圆，一项工作要有显著的提升和进展就必须有明确的工作制度和工作程序，所以要建立、健全完善的基层疾病预防控制中心档案管理制度，才能更好地提升工作质量和工作水平[4]。建议分别对档案信息录入标准、档案信息分类标准、档案信息存档标准、电子档案信息转化标准等进行统一的规定，并有明确的工作流程，這样可以使得工作人员在工作过程中以制度作为依托，完全按照既定制度“一步一个脚印”地逐步开展。完善的档案管理制度需要工作人员在进行档案收集过程坚守档案齐全的标准，并将档案的整理时间降低到最低水平，在基层疾病控制中心实行档案责任制度，任何档案工作都可以有线索追查到某个实际负责人和操作人，明确每个岗位的工作职责[5]。

3.2 注重档案管理专业人才的选拔与培养

在上面陈述的文章中我们已经详细分析了当前基层疾病预防控制中心档案管理工作中专业性人才匮乏的问题，人才是档案管理中重要的影响因素，要想改变这样的现状就需要从人才的选拔与培养两个方面入手进行改革。基层疾病预防控制中心要对人才有足够的重视程度，尽量在单位内部进行选拔，挑选一些工作能力强、业务精湛、有责任心的人员加强培养并树立成榜样，适当地提高工资待遇，以明确对工作整改的决心和信心，并注重从多渠道吸引具有相关专业和经验的高素质人才。与此同时还要匹配相关的选拔和聘用管理制度，鼓励工作人员加强自身的业务能力学习，以物质待遇等形式调动工作人员的积极性和主动性，使其档案管理部门形成良性的工作氛围[6]。

3.3 多渠道获取基层疾控中心档案管理的资金投入

如果说人才的培养是对基层疾病预防控制中心档案管理工作的“软件升级”，那么对于档案管理的信息化建设和设备采购则是“硬件升级”。很多地方疾病预防控制中心都在逐步地建设信息化档案管理系统，但是其进展速度缓慢，这与资金投入的有着一定的联系，作为疾控中心深知资金对于“硬件升级”的重要性，所以要争取从更多的渠道获取投入资金。首先就是要从政府方面争取国家资金的支持，针对当前的档案信息管理采用更多的先进设备，同时加强基础建设的投入，充分利用社会资源进行资金引进，发挥基层疾控中心与社会企业合作的模式效能，将企业资金与机构的资源充分结合互相利用，使得档案资源能够更好地被调动起来，从而实现“硬件快速升级”。在信息化系统建设过程中要针对标准化入档、精确化查询、结构化分类等方面进行优化和完善，促进档案资源的有效利用，以提升整体性的工作效率[7]。

3.4 标准化归档范围

中心档案室的管理内容有影像、文书、实物与设备等档案，档案员在整理档案时，需要涉及较多开支与重大事项，因此归档难点与重点是管理业务档案，需体现综合性、学术性与总体性原则。在归档时需要把监督监测相关材料和保管时间长、学术价值高的资料归类为中心级档案，保证中心业务方案能够有效概括业务活动。日常工作中所需要的连续性文件材料具有较高的不确定性，变更频率高，为方便查找与补充，可直接存放在科室，定期进行整理。统一档案的收集范围与实际分类方法，并结合工作现状进行完善与补充能够确保档案管理的延续性[8-9]。

3.5 规范存储电子档案

在信息化技术的发展下，电子文件归档的工作量日益增加，录像带、光盘与磁盘等电子档案分类方法多根据常规方法进行，如根据年代、时间与文件来源进行细致分类，便于查询。现阶段，电子文件多通过网络终端存储于数据库中，其存储时间长，且查询方便，实用性强。此外，需根据电子归档现状进行档案信息化管理，应建立自动化信息管理系统，使档案管理的各个环节实现计算机化，进而提升管理系统功能。现阶段，开发与使用数据库是档案实现信息化管理的主要途径，且查询方法多为目录查询。其是档案管理的发展趋势，更具快捷性与高效性。在档案信息化管理期间，需要发挥数据库的系统化功能，提高疾病预防控制中心的自动化效率[10-11]。

4 结语

综上所述，疾病预防控制中心档案管理是我国医学发展的重要资源型任务，只有将档案管理与现代化技术相结合才能有效地促进整个行业的发展，同时也要注重人为因素的影响，要从多个角度培养人才、吸纳人才，并建议政府以顶层设计的角度对现有基层疾病预防控制中心进行政策和资金上的扶持。文中对当前档案管理中存在的问题和弊端进行了分析，并给出了相关应对策略，行业从业者需要根据自身单位的实际情况出发，有针对性地采取问题的解决办法，为我国的医疗档案管理事业提供重要的基础性保障。

[参考文献]

[1] 张茂华.疾病预防控制中心檔案信息化管理研究[J].办公室业务，2019（21）：76，78.

[2] 李继红.疾病预防控制中心档案规范化管理方法探讨[J].神州，2019（25）：296.

[3] 欧阳娟.疾病预防控制中心档案管理及档案利用研究[J].办公室业务，2018（23）：57.

[4] 闫爱军.如何规范管理疾病预防控制中心的档案工作[J].卷宗，2019，9（20）：153.

[5] 耿琳.疾病预防控制中心档案的规范化管理措施研究[J].现代企业文化，2019（20）：106.

[6] 韩丽波.浅谈疾病预防控制中心档案管理工作的问题与对策[J].卷宗，2019，9（20）：163.

[7] 郝伟，彭兆伟.试论如何做好基层疾病预防控制中心档案管理工作[J].卷宗，2019，9（15）：95.

[8] 赵晋英.疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].糖尿病天地，2018，15（11）：207.

[9] 周彦.谈谈如何做好基层疾控中心档案管理工作[J].健康大视野，2019（3）：251.

[10] 柏小华.谈谈如何做好基层疾控中心档案管理工作[J].农家参谋，2018，595（18）：270.

[11] 王轶晗.浅谈基层疾病预防控制中心质量监督工作中的问题和改进方法[J].中国卫生检验杂志，2018，28（11）：133-134.