档案管理存在的问题与优化途径探究

王琼

[摘要] 2009年4月份我国颁布并下发了《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》，简称“新医改”。在此背景下，医院在运行和飞速发展进步的过程当中，档案方面的管理发挥着极其关键的作用。因此，医院应该注重档案管理工作，创新多样化的档案管理模式、优化档案管理理念，完善医院档案管理的相关制度，提升医院档案管理质量。随着互联网+的不断推进，医院在档案管理方面不断开展和优化，使得医院的档案管理不断完善化以及更加的科学标准化，从根本意义上提高医院对于档案管理方面的重视，使得档案管理更具有实效性，能够更好地推动医院的发展，使其能够更好地服务于公共医疗事业，详细分析医院档案管理存在的问题，并提出现代化医院档案管理的优化途径。

[关键词] 档案管理;医院档案;问题;优化途径

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）09（c）-0032-03

[Abstract] In April 2009， my country promulgated and issued the "Opinions of the CPC Central Committee and the State Council on Deepening the Reform of the Medical and Health System"， referred to as "New Medical Reform". In this context， the management of archives plays an extremely critical role in the operation and rapid development of the hospital. Therefore， hospitals should pay attention to the management of hospital archives， innovate and diversify archive management models， optimize archive management concepts， improve the relevant systems of hospital archive management， and improve the quality of hospital archive management. With the continuous advancement of Internet+， hospitals continue to develop and optimize file management， which makes the hospitals file management continuous improvement and more scientific standardization， which fundamentally increases the hospitals attention to file management and makes file management more effective， can better promote the development of the hospital， enable it to better serve the public medical cause， analyze in detail the problems existing in the hospital file management， take scientific measures to solve the problem， and put forward the optimization way of modern hospital file management.

[Key words] File management; Hospital file; Problem; Optimization approach

隨着我国大数据技术以及云计算的不断推广和广泛应用，各医院在档案管理工作对其的应用，促进了医院档案管理工作的信息化、智能化发展。尤其是在新医改政策的背景下，对医院档案管理工作提出更高的要求，需要结合医院的发展需求全面分析。对信息化技术的应用，构建完善的管理平台，明确管理工作流程与制度，加大对其的实施力度，使医院档案管理工作顺利地开展与实施。在医院档案管理工作实施的过程中，能够及时地发现其所存在的问题，通过对各种问题的详细分析，找到影响因素与原因，采取科学合理的解决措施，从而提升医院档案管理能力与水平，推动医院的长远发展。

1  医院档案管理工作的重要意义

目前，我国各医院在档案方面，都提高了重视度，创新档案管理模式、优化档案管理理念，促进医院档案管理向丰富性、多元化的形式发展。在医院档案管理的过程中，对现代化云计算技术的应用，建立相应的管理平台和机制，实现了医院各科室档案的统筹管理，同时还将医院内所有的档案信息，集结到电子系统之中，实现了信息数据共享的发展目标，使医护人员的工作更加方便、快捷，可在系统内对患者档案信息的查询，详细掌握患者的就医情况，对患者进行科学治疗，提升医院的医疗水平。使用互联网相关技术，对医院内部的档案进行实时的收集和整理，这样的资料收集方式，具有一定的实效性和便捷性[1]。通过使用电子信息方面的技术，不但能够丰富医院档案管理信息内容，还能够使档案得以有效运用，为医院档案工作管理质量的提升奠定良好基础。在网络技术推动下，数据信息不断增长，各医院的档案管理工作，需要对医院发展及时代发展的综合分析，建立多样化的管理机制，这样才能更好地服务于现代医疗服务事业。

在现代化社会的发展中，医院档案管理工作对信息化技术的应用，创新档案管理策略，不仅能够深化与完善医院档案管理机制，而且还能建立健全的管理体系，从而方便医护人员为患者提供更加科学合理的就医指导与建议。除此之外，为确保医院档案管理的规范性与合理性，还需结合医院实际发展情况的详细分析，优化档案管理理念，推动医院在现今社会环境下的发展与进步。与此同时，在“新医改”政策的要求下，对医院的档案管理模式的优化与创新，使其发挥更大的使用价值[2]。同时还能够帮助更多的医学科研人士提供相应的数据来完成科研工作，进而推动我国医疗事业能够顺利且平稳的发展。

2  医院档案管理存在的问题

2.1  档案管理体系不完善

现如今，随着医疗事业的不断发展和进步，医院方面想要能够不断提升档案管理方面的相关水平，需要建立完善健全的相关档案管理制度[3]。但是，从目前医院档案管理工作的实际情况分析，依然存在着档案管理体系不完善的问题。医院在经营与发展的过程中，过于重视自身的经济利益，忽视对医院档案的管理，依然采用传统的管理模式与管理理念，无法确保医院档案管理的准确性与科学性。所建立的医院档案管理机制不完善，无法满足医院档案管理工作的发展需求。一旦没有完善的管理体系，就会对档案管理工作的开展造成一定的阻碍，相关工作人员在实际管理的过程中，没有严谨、科学的依据，会影响到医院档案管理工作的发展。除此之外，还未对具体的工作内容与工作职责明确地划分，使工作人员在管理的过程中，逃避责任，一旦发生了管理问题，就会推卸责任，无法确保医院档案管理能发挥出自身的价值与作用，影响到医院的整体发展[4]。

2.2  忽视档案管理工作

随着我国科技水平的不断发展和进步，信息化技术也被广泛地应用。在档案管理方面，其内容相对比较复杂，涉及到医院的各个方面。因此，在管理的过程当中，不能出现任何细微的问题。但是，医院档案管理工作经常被忽视，无论是对其的发展还是实施，都没有一定的基础保障，在管理的过程中就会遇到更多的问题，加大了医院档案管理的难度。再加上相关工作人员的专业素养与责任意识都比较低，在上岗前，没有对相关工作人员进行全面的培训，对管理能力与综合素质没有严格的要求，甚至为了降低成本费用，选择一些兼职、刚毕业的学生进行管理，严重地影响到医院档案管理的质量[5]。医院忽视档案管理工作，未制定明确的管理制度，相关工作人员在日常管理工作中，只能对一些简单的信息数据进行搜集、整理，无法确保档案管理信息数据的准确性与完整性，无法确保医院档案管理能够有序进行。

2.3  传统化的档案管理模式

目前，在部分医院档案管理工作中，还依然采用传统的管理模式，采用人工管理方案，对档案信息数据的纸质储存，不仅会占用大量的储存空间，而且一旦保存不当，就会使纸质档案发生毁坏、丢失等情况。传统的档案管理模式，档案信息数据的借阅流程不完善，经常是口头上说明，就可以把档案信息数据拿走，没有明确的归还日期，极易造成档案资料丢失。再加上相关工作人员忽视对其的管理，对借阅出去的档案资料不及时地收回，使档案资料的丢失情况越来越严重。与此同时，对归还的档案资料所产生的损坏、信息数据丢失等情况，没有明确的处理制度，使医院各部门、各工作人员都对档案资料不重视，严重影响到医院档案管理质量。

3  现代化医院档案管理工作的优化途径

3.1  加大档案管理力度，提高整体的管理水平

医院档案相关的资料是医院在不断发展以及进步，并且具有一定指导意义的资料的统称。因此，医院方面应该对档案开发以及使用的过程予以高度的重视，对现有档案资料不断开发以及使用，让其能够展现出真正的意义和价值，为社会带来一定的效益。医院在进行档案管理时，首先应该对这些档案按照类别进行划分，同时还应该通过不同的途径以及渠道对档案信息资源再次开发使用。使得医院的这些档案资料能够为我国在临床方面的研究以及医学科研工作带来一定的基础保障，为其更好地进行服务[6]。与此同时，医院在进行档案管理方面应该不断地进行研究和探讨，并且能够开展一系列多样化的编研方案和活动，制定科学合理的档案管理专题活动，为大众及医务人员带来更多、更高层次的档案信息，充分体现医院档案资料的价值，并使其能够被充分利用。医院档案的相关使用人员也应该及时对现有档案管理模式及方法提供相应的反馈信息，对于在使用过程中档案管理存在的各项问题予以反馈，并且能够提供相关的管理以及使用方法和策略，从根本上解决档案管理中存在的弊端，不断提高医院在档案管理方面上的水平，使其所能发挥的价值最大化，服务于社会以及广大人们群众。

3.2  利用信息化技术的管控，促进档案管理的智能化发展

医院方面，首先应该将院内各个部门以及科室的档案资料按照类别进行划分，同时在这个分类划分当中使用网络相关的技术，将那些已经收集上来的档案资料建立搜索使用的目录，最后通过这些档案资料建立一个医院档案资料管理平台和系统。与此同时，还要将这些档案信息资料进行双向储存，可以采用电子版档案资料以及打印出来的纸质版档案资料形式。防止医院内部的电脑被病毒或者被非法入侵，对现有的档案资料进行更改等情况。对重要的资料，进行实时备份，以防丢失。医院相关的管理人员也应该对档案管理予以高度重视，做好监督管理工作[7]。同时也应该对档案管理的工作人员开展关于网络使用安全以及维护的相关培训课程，加强档案管理的工作人员保密责任意识。并且对医院档案管理工作人员的电脑安装相应的杀毒系统，提升其电脑使用的安全度，避免由于这方面问题而带來的各种隐患。医院方面的管理人员应该提高对档案管理的安全意识，对网络档案管理相关的部门电脑等及时进行安全方面的维护。

3.3  提高档案管理重视度，促进医院稳定发展

目前，在很多医院对档案进行管理采用信息化形式的过程当中，还要做好对于旧档案的承接工作。对于不同的数据资料采用不同的存储方式，一定要强化数字信息化形式对于档案的建设[8]。逐步集成数字化的方案资料，全力打造一个全面的信息数据库，最大限度上提升医院的整体服务水准和质量。可以采用设计统一数字化信息档案标准，为档案资料的收集整合提供一定的支持，搭建统一的管理平台，对数据进行全面的采集。通过实践对档案资料建立相应的共享机制，从真正意义上达到档案共享的目的，使其能够更好地服务于大众，为他们提供高效便捷的服务。同时也能够让人们在这些档案中了解到更多的关于医疗方面知识，增强人们对于健康的认识程度以及重视程度。同时还应该制定档案管理的相关制度，对档案进行全面的记录以及存储，同时还需要规范工作人员的日常操作，避免因为管理人员工作失职，导致档案丢失或者损毁情况的发生。在制定医院档案管理制度的过程中，还应该对相关的人员实行奖惩措施，对于那些工作积极，并且工作不出现任何差错的管理人员给予一定的奖励，而对于那些工作消极，认真程度比较低的档案管理人员给予一定的惩罚措施，从而来规范档案的管理，使得档案能够安全完善的管理。

4  结语

综上所述，可以了解到在“互联网+”的时代背景下，医院档案管理工作也发生了翻天覆地的变化。运用数字信息化的管理模式，不但能够大幅度提升医院在档案管理方面的力度，还能够对医院的管理模式带来新的变革，同时也起到了一定的推动作用。医院方面也应该对档案管理相关的人员进行专业的培养，提升管理人员的综合素养。档案工作管理人员也应该根据时代的飞速发展以及当今趋势;掌握先进的数字信息管理技术，运用创新的管理模式和理念，不断完善以及优化医院现有的档案信息管理制度以及各项流程，并且能够对于此制度严格进行落实。不断提升医院的档案管理方面的专业水平，只有这样才能够高效地满足相关使用人员对于档案资料的需求，从根本上提升医院档案资料管理的效率以及在服务方面的质量，使其更高效化。让医院档案资源更好地服务于广大人民群众以及我国的医疗科研事业。

[参考文献]

[1]  王升国.现代医院档案管理创新途径探究[J].办公室业务，2019（19）：138.

[2]  盛梅，曹昊洋.“互联网+”下档案管理工作现存问题及优化途径[J].无线互联科技，2019，16（1）：119-120.

[3]  赵强.“互联网+”环境下医院档案管理工作的优化途径分析[J].科技经济导刊，2018，26（28）：227.

[4]  房建玲.知识经济时代下医院管理信息化的途径分析[J].经济研究导刊，2018（9）：180-181.

[5]  顾豪.试论医院文书档案管理的办公自动化应用[J].办公室业务，2017（21）：112.

[6]  郑学凤.医院档案管理人员素质建设的途径和策略[J].中国卫生产业，2017，14（21）：146-147.

[7]  王丽敏.民政档案管理问题以及优化途径[J].科技资讯，2015， 13（10）：142.

[8]  陈爱红.医院档案网络化管理的构建与優化途径[J].中国医院，2004（10）：32-33.

（收稿日期：2020-07-24）