高校实验室综合管理系统的建设与应用

邹梦玲，崔国印，郭 盛，尹婵娟，赵开元

（南京邮电大学实验室建设与管理处 江苏 南京 210023）

0 引言

高校实验室是开展实验教学和科研工作的主要场所，实验室建设与管理对高校发展和人才培养有着重要的影响［1］。 近年来，随着高校实验室改革的逐步推进，实验室建设进入了快速发展阶段，实验室数量迅速增加、规模不断扩大，日常管理工作变得越来越复杂繁重，管理人员的工作强度也与日俱增。 另外，实验室建设和管理要求愈加规范化，资产管理、仪器共享、实验室管理以及安全管理等方面的工作给学校职能部门带来了巨大压力。 虽然学校深刻认识到需要不断加强实验室建设来保障教学实践活动的正常运行，但由于缺乏信息化的综合管理平台，各项管理工作始终无法做到系统化、过程化和一体化［2］。

实验室建设与管理处作为学校实验室的主管部门，实时掌握各实验室开放运行的状态、对实验室各类信息进行统计分析，开展实验室安全检查，及时排除安全隐患，不仅是实验室管理本身的需要，更是保障师生生命安全和提高教学质量的需要［3］。 因此，如何将现代信息技术与实验室管理相结合，切实提高实验室工作效率和安全管理水平，已经成为高校实验室管理工作者亟待解决的课题之一。

1 高校实验室管理平台现状

为响应教育部关于构建网络化、数字化、个性化、终身化的教育体系号召，高校开启了实验室管理系统建设工作，主要涉及综合管理、实验教学、实验室开放、仪器设备管理、大型仪器设备开放共享和实验室安全管理等方面［4］。 各系统基本能够覆盖学校实验教学科研的主要业务，但普遍存在系统不集成、顶层设计不完善、信息共享不全面等问题，特别是从校、院两个层面统筹建设的研究与实践不够，普遍缺乏全面系统的科学规划［5］。

（1）系统集成化不足。 很多学校的二级单位都建设了院级实验室管理平台，但系统之间彼此独立，没有集成到校级管理部门的平台上，校院信息流通不顺畅。 此外，部分实验室管理系统未纳入智慧校园统一管理，不仅存在网络安全问题，还给教师办理业务带来了诸多不便。

（2）业务交互度不够。 目前，很多高校建设的实验室管理系统没有与采购招标系统、财务系统、教务系统对接，只是单纯地将业务电子化、表格化，并没有形成业务流程闭环，跨部门办理业务的程序较复杂，无法真正做到服务师生。

（3）信息共享率不高。 实验室管理平台无法提供较为全面的实验室资源，高校课题组之间、院系之间、院校之间的信息共享机制不足，导致仪器设备资源共享率一直不高。

2 实验室综合管理系统建设必要性

为压实安全管理责任，加强实验建设与管理，学校结合实际情况于2021 年成立了实验室建设与管理处，下设实验室建设与设备管理科和实验室安全管理科，主要负责实验室建设、实验项目管理、大型仪器开放共享、低值耗材建账入库，实验室安全教育、安全检查、危险化学品采购等工作，进一步推动了学校实验室建设工作制度化、规范化和科学化进程。

部门成立初期，大量的实验室建设项目材料、研究课题、低值易耗品入库单以及化学药品台账等管理都依靠人工汇总、录入。 然而在科技高度发达的时代，管理人员很快意识到传统的管理方式已不能满足工作需要，将信息技术融入实验室管理工作是大势所趋，迫切需要构建实验室综合管理系统，创新服务方式，服务科技创新和人才培养。

3 实验室综合管理系统建设方案

实验室综合管理系统是面向全校所有二级单位的实验室安全与综合业务管理平台，主要实现了全校实验室基础数据的统一管理、实验室数据填写上报管理、低值易耗品建账管理、实验室安全管理、智能视频监控管理等功能。系统分布在学校信息化建设与管理办公室的服务器上，数据保存在本地，整体采用“Web 平台+移动端”的方式，用户通过Web 浏览器和移动设备使用各项功能，界面友好，容易掌握操作流程，具有良好的开放性和延展性［6］。 系统整体建设方案充分运用信息技术，旨在打通校、院两级信息交互壁垒，实现资源互联共享，为高校实验室提供多元化管理模式。

4 实验室综合管理系统平台功能设计

南京邮电大学现共有实验教学中心30 个，各类教学科研实验室374 间，实验室种类较多，管理内容繁杂。 所以应运用现代网络技术对实验室各项工作进行综合管理，实现信息交互，以期成为新时代实验室管理的有力保障。

如图1 所示，实验室综合管理系统主要服务于实验室建设和实验室安全管理两部分。 实验室建设管理工作主要涉及材料上报、低值易耗料单管理、实验室预约、大型仪器管理以及各类实验室课题项目申报、评审、验收。 实验室安全管理主要包含校内各级各类实验室的安全、师生安全教育以及危险化学品全生命周期管理、危险废弃物仓库管理等内容。

图1 实验室综合管理系统整体框架图

4.1 实验室基础信息管理模块

基础信息管理模块是实验室管理系统的核心，该模块以各二级单位为主线，以实验教学中心为目标，管理实验室的人、财、物等各类数据，并与人事处、教务处等职能部门对接，获取师生工号、姓名、实验室排课等信息。 本模块是整个系统的基石，起到规范数据、统一数据的作用，是保障平台开放性、可持续发展的重点所在。

4.2 低值易耗品管理模块

低值易耗品管理模块主要实现全校低值耗材线上填写审批流程。 使用人可登录智慧校园，在实验室料单与维修板块发起填报流程，填写资产名称、购置日期、公司名称、发票号码、采购方式以及单价总价等信息后提交至料单管理部门归口审核，审核通过可自行打印带有“实验室建设与管理处”水印的申报单报销使用，审核不通过也可根据审核意见修改重新提交。

4.3 仪器开放共享模块

近年来，高校大型仪器设备的台件数和原值迅速上升，为了有效整合学校仪器设备资源，促进跨校区、跨院系、跨学科的交流与合作，提升学科创新能力和资源配置水平，健全开放共享体系，我校成立校级分析测试中心，挂靠在实验室建设与管理处，专门负责仪器设备的开放共享工作［7］。 共享平台的网络信息化是提高共享率的必要手段，该模块和材料科学与工程学院的共享平台对接，主要提供大型仪器设备开放管理、共享管理、预约审核及统计管理等功能。 用户可以查询到仪器名称、类别、空闲时间、使用状态等信息，能够有效提高大型仪器设备的共享率，更好地服务实验教学［8］。

4.4 安全检查与整改模块

随着各级部门对高校实验室安全管理工作的重视，安全检查频次也越来越多，工作人员携带检查记录本去现场检查，不仅无法及时完整地记录安全隐患，也不便于后期追溯查询［9］。 检查人员可根据不同场景设置检查项目并将检查任务分发到各二级单位，检查时，用手机扫描实验室二维码可进入检查页面，通过手机输入隐患描述、拍照上传，下发隐患整改通知，实验室安全责任人收到通知后线下整改，线上反馈。 系统还支持隐患统计，导出安全管理台账，实现了隐患闭环管理，有效提高了检查效率。

4.5 安全教育模块

安全教育作为安全管理的第一步，不仅是校园安全的基本保障，也是增强广大师生安全意识、防止安全事故发生的重要手段，学校规定新生入学后需要根据专业要求学习消防安全、生命安全、实验室安全等知识。 实验室安全教育培训平台包含通知公告、政策法规、安全知识、安全课程、安全案例以及学习与考试入口6 个板块。 该模块旨在以网络信息技术为媒介，通过实验室安全知识学习、习题自测、统一考试，建立严格完善的实验室安全准入制度。另辅以实验室安全竞赛竞答游戏，提高师生学习的趣味性［10］。 平台结合各学院的专业学科特色，将考试内容分为通识类和专业类，通过在线考试系统评价学生的学习效果，对考试成绩的汇总及分析。

4.6 危化品管理模块

本模块建立危险化学品从申请、采购、入库、领用到回收、处置等环节全过程的闭环管控，实现危险化学品全生命周期管理流程［11］。 可形成化学品管理工作动态台账。系统内置危化品名录、管控品类型和属性，做到严格规范管理。

4.7 互联网移动应用平台

配套建设了移动端实验室管理平台，支持手机、平板等多种类型移动设备登录使用。 教职工可查看通知公告和安全检查记录，在线填报料单申请、实验室预约申请、大型仪器共享申请，管理人员则能够实时对各类申请进行审批，为实验室管理工作提供了极大的便利。

5 运行成效

如图2 所示，学校自2021 年起开始建设实验室综合管理系统，现如今基本建成了集成高效、数据融通、安全规范的综合管理平台。 通过近1 年的运行，平台全面保障了实验室的运行，为学校培养科技创新人才提供了有力支撑，主要有以下几方面成效：

图2 南京邮电大学实验室综合管理系统

（1）提高了办事效率。 原先教职工购买低值易耗品后需携带发票等材料手动填写料单，系统建成后可在线填写料单，有效解决了教职工跨校区办理低值易耗品料单的问题。 另外，系统支持高校实验室信息统计材料报送工作，学院通过系统提交数据，学校负责审核汇总上报，管理人员无须线下收集、统计表格，减少了校级管理部门的工作压力。

（2）提高了设备共享率。 系统能够及时检索仪器空闲时刻，方便校内外人员查询、预约仪器设备，形成了校院课题组三级共享模式，提高了大型仪器开放共享效率，增强了信息共享能力。

（3）资源配置精准化。 实时掌握了各二级学院的实验室使用面积、仪器设备存量及使用年限等数据，为管理部门准确科学配置资源提供了依据。

（4）规范了安全管理工作。 系统能够自动生成安全检查记录清单，为化学药品管理过程提供清晰准确的数据台账，建立了闭环管理机制，为学校迎接各上级部门来校检查提供了全面的资料。 对入学新生开展全覆盖、零遗漏式实验室安全教育，共计有9085 名新生通过安全考试，获得实验室安全准入资格。

6 结语

实验室综合管理系统融合了现代管理理念和现代网络技术，将实验室管理人员从繁琐的、重复的工作状态中剥离出来，以信息化技术为学校教育改革和人才培养提供服务。 对解决现阶段实验室管理效率低、仪器设备共享率不足、安全管理台账杂乱等问题起到了很大作用，有效整合了实验室信息和资源，为管理决策提供了科学的数据支持。 今后还需进一步完善系统，对系统各功能模块与操作流程不断优化，搭建成集成、共享、开放、高效的实验室综合管理平台。