事业单位电子自动化办公系统建设

赵 辛

（吉林省疾病预防控制中心 吉林 长春 130061）

1 引言

近年来，随着社会社会经济的不断发展，信息化技术的应用给各个行业的工作带来很大的便利，信息化也迎来了一个新的发展阶段。对于事业单位来讲，其业务流程相对比较复杂，工作内容繁多，信息之间的沟通交流也是相对比较复杂，也容易造成事业单位各部门之间的合作效率低下，工作的积极性比较差，整体的办事效率也是比较低，事业单位的发展也不能更好的适应当前的社会发展需求。

2 办公自动化相关内容的阐述

办公自动化是借助电子计算机工具和网络系统来完成一系列的工作，这也是当前信息时代的重要工作内容，随着信息技术的快速发展，电子计算机在各个行业的发展中已经被广泛应用，计算机的使用也成为当前比较先进的工作方式。对于事业单位来讲，工作的效率和工作质量是非常重要的，也是制约事业单位发展的关键因素，事业单位要提升竞争力，需要不断进行内部的改革，提升事业单位的工作效率。

3 事业单位系统化建设的内容和意义

事业单位在进行发展过程中，建立统一的电子自动化办公系统平台，可以有效的实现单位内部文件的传输，实现公用办公、领导办公和网上审批等的相关程序，加强各部门之间的协同合作，可以优化工作流程，提高办公效率，实现办公自动化、政务公开化一体管理，提高事业单位的整体信息化管理的效率。

在传统的管理模式下，团队之间的合作没有很大的效率，领导对于员工的工作任务并不是很明确，员工之间的交流也是比较少，大家之间互相不知道对方的工作情况，电子自动化系统的建设使上下级之间的信息沟通更加便利，领导可以细致的了解员工的工作任务，可以根据员工的工作情况进行指导，团队之间的合作更加紧密，也大力提高了工作效率和员工的工作执行力。对于事业单位来讲，企业的业务流程是为企业创造价值的重要因素，通过将单位之间的工作有机的联系起来，使各个部门之间连成一个整体，明确各部门的权责，可以有效的提高工作效率。同时自动化办公系统的建设，可以有效的帮助单位对相关的工作流程进行改进，优化相关的工作流程内容，根据单位的相关业务内容进行灵活的配置，可以有效地提高管理人员对于相关工作的管理，提高员工的工作能力，不断提高单位的工作效率，促进单位的有序发展。

4 单位电子自动化办公系统的业务

电子自动化办公系统的建设可以有效的简化事业单位的日常业务活动，处理好内部的各种公文办理，同时可以有效的处理好与其它单位之前的业务来往。一是公文流转是事业单位日常办公的重要业务活动，处理单位内部的各种公文，公文的流转的相关内容包括：发文拟稿、部门各级领导的审批、最终的核对和盖章等的一些流程。二是个人业务的处理，主要是用户在登录系统之后，在系统的页面中就会显示待办事宜，其中主要包括：会议的相关通知，领导交代的相关工作，还有一些电子公文和公告等。例如，员工在系统中看到一条会议的通知信息，需要用鼠标将其点开，就会看到会议的有关界面内容。三是日常办公，事业单位的日常办公事宜主要有人事管理、会议日常安排以及办公用品的申领等的一些业务情况。

5 电子自动化办公系统的技术要求

电子自动化办公系统的技术是办公系统能够有效应用的重要部分，在传统的办公室工作中，员工都是通过私人电脑来辅助个人的工作，在引进自动化办公系统之后，员工之间的业务可以有效的连接起来，大家之间可以有效的进行沟通交流。电子自动化办公系统包括的技术要求有：一是系统普遍采用模块化的结构，有利于进行开发和扩展，便于用户将办公系统的一些需求扩展到系统的平台之上，可以详细的进行文档的指导。二是图形化设计，工作流平台可以提供图形化设计流程的功能，系统中的相关元素可以经过拖拽进行编辑，同时信息化在不断发展过程中，提供标准的接口可以无缝内嵌到相应的程序页面中。三是系统中都具备一些可视化的报表，提供这样的设计功能，要求一般和制作电子表格的操作相似，有利于用户方便的设计业务报表和统计报表。四是还具备统一身份证服务，系统中的每一个应用都会通过统一的认证服务进行身份的验证，可以对系统进行相关的权限管理，避免一些信息过于冗杂导致安全隐患，系统中的权限设置可以具体到人、部门和岗位等的不同维度进行管控，可以通过IP地址限制、用户名密码认证等的方式。四是进行个性化桌面功能设置，可以根据不同的用户需求进行个性化桌面的设计，可以在桌面上对模块进行拖拽，放在指定位置，形成需要的一种个性化的桌面，同时还可以进行桌面的布局，从互联网中下载一些软件，结合桌面上的自定义功能，可以将一些有用的信息引入到办公平台上，实现信息之间的交流。五是电子自动化办公系统可以提供一定的分权管理，系统的管理者可以将这种管理权限分给下属的一些企业或者是单位的管理者，各级的管理者根据权限对所在的部门或者是单位的相关信息进行监管。

6 结语

综合所述，近年来社会经济的不断发展，信息技术被广泛应用在企业中，事业单位的业务相对比较复杂，工作流程比较繁杂，传统的信息沟通已经不能适应这种发展情况。单位电子自动化办公系统的建设可以有效的实现单位中部门之间、职工之间的信息沟通和交流，可以有效的提高工作效率，实现信息之间的互动交流，满足当前的社会发展需求。