事业单位人事档案管理存在的问题及对策

薛洁琼

（吕梁市城市管理综合行政执法队 山西 吕梁 033000）

1 事业单位人事档案管理存在的问题

人事档案对于个人和事业单位来说都是极其重要的，人事档案记录了一个人的学历、工作经历、事务能力、政治面貌、奖励惩罚等多类重要的信息。人事档案也是事业单位了解员工经历的重要方式，单位可以凭借档案对一个人的工作和德行做出评价，从而决定一个人是升职加薪，还是降职辞退。人事档案的管理可以提高事业单位的人力资源利用率，对于人才的挖掘也有极大的作用。人事档案如此重要，但很多事业单位仍旧没有认识到人事档案的重要性，因而他们对于人事档案的管理也存在许多问题：

1.1 管理机制不健全，人事资料不完善

很多行政事业单位虽然都有专门的人事档案管理部门，但是部门内部的管理方式并不完善，部门外部的配套管理制度也不健全。随着行政事业单位的改革，人力资源开始大量流入，单位的管理机制就要以最快的速度去收集、整理这些新鲜血液的资料，以最优的态度适应大改革。但单位和管理部门对于资料的收集并不重视，单位对于资料收集没有明确的规定，管理部门对资料的真实程度不予重视，在收集资料的过程中与其他部门也没有过多的配合，这种上不管下懒散的行事方式，是人事档案收集时面临的问题。

1.2 管理方式落后，利用率不高

传统的人事档案管理方式都缺乏技术性，依旧采用原有的人力管理模式，这种管理模式在单位需要查取人员信息时需要翻阅大量的资料，再一次次的检索、查阅，最终找出正确的人提取正确的信息，这种方式极其不便，且与现代化飞速发展的科技脱轨，大大降低了人力资源的利用率，阻碍了人力资源的有效分配。

1.3 管理人员缺乏专业管理意识

行政事业单位中负责人事档案管理工作的部门，其组成人员多为非专门性的管理人员，而单位也并没有对这些人员进行更深层次的培训，因而很多工作人员缺乏专业性的管理方式以及专业化的管理精神，对于工作缺乏积极向上的探索精神，致使事业单位的发展基础没有得到有效的管理。档案管理人员对于突发情况的处理能力也有待提升，当档案遭到窃取、火灾等紧急事件后，管理人员无法对损毁材料进行及时的审核，且无法准确找出缺失的材料。

1.4 档案保管方式有待提升

对于个人和行政事业单位来说，档案原件是极其重要的，因而原件的保管是档案管理工作的重中之重。个人档案的更新对于工作之中的审批等都有着重要影响，原件的良好保存和内容的保密性也极为重要。很多事业单位的管理人员并不重视原件的保存和内容的保密，极易造成行政事业上的损失，对于事业单位日后的发展也有极大的影响。

2 针对事业单位人事档案管理存在的问题浅议解决对策

2.1 健全管理机制，完善人事档案

随着新血液的流入，人才管理机制就要充分发挥其作用，事业单位应加强对管理部门的重视，制定明确的人事管理条例，并在会议上再次强调条例要求，加强各部门与管理部门之间的联系，要求各部门积极配合管理部门的工作，主动提交本部门成员的人事档案，力求精准、真实。管理部门在档案整理收集时要主动审核档案，积极发现问题，及时与有关部门进行沟通解决问题，努力完善人事档案的管理工作。

2.2 管理工作与信息化相结合

事业单位进行改革之后，单位的人员持续增加，这一现象对人事档案的管理工作也带来了不小的麻烦，档案的整理、归纳、再查询都增加了一定的工作量，此时若再继续采取原有的人力资源管理方式极不利于发掘优秀人才。信息量增加可采用信息化的处理方式，利用大数据时代的信息处理速度对档案进行信息化管理，将单位的人事档案进行录入、保存，这样对于之后的审查、核对也方便了不少。档案信息录入计算机，也减少了原件的翻阅，对于原件的保存和保护也有一定的好处，审核人员在对人事档案进行查取时，也可直接通过电脑对人员档案进行查阅。这种快捷化的信息管理方式对于事业单位人力资源管理进行了极高的优化，提高了事业单位人事资源的管理效率，使事业单位的人才能够得到合理的分配，进而优化管理机制。

2.3 提高管理人员的专业素质

前文提到过事业单位的管理人员多非专业性的管理人员，因此单位要加强对人事档案管理部门人员的培训，提高管理人员的专业化素质，转变他们陈旧的管理思想，要求管理人员在管理过程中积极寻找新型的管理方法，对管理体系进行改革创新。其次要培养管理人员的计算机操作能力，加强计算机的学习。新型的高效管理方式离不开计算机的操作，因此管理人员在对档案进行管理时，要具备良好的计算机操作能力，能够适应现代化的管理手段和方式。

2.4 要做好人事档案的安全保密工作

人事档案记录了事业单位中每一位工作人员的各项信息，这些信息在单位的事业发展中有着其为重要的作用，而档案对于单位个人来说，也是极为重要的履历资本。若事业单位不慎遗失了工作人员的档案原件，或工作人员的信息被窃取，对于个人和单位都是无法估计的损失。信息化的管理方式虽然方便了档案的管理，也保护了档案原件减少了其丢失的风险，但是信息化的管理却更容易在网络上外泄信息，因此单位需要完善信息网络，构建安全的信息防护网，阻挡黑客和不法分子的恶意攻击。

3 总结

人事档案收集了事业单位中人员的众多信息，是单位内部人员调动的重要依据，因而要加快改变档案管理方式的脚步，与时俱进，积极探索，将人事档案更好的整理归纳，对每一个人的优缺点进行整合，从管理层面上推动单位的发展。在档案的审核过程中，发现优秀的人员进行调动，对人员的分配进行优化管理，合适人任用于合适岗位，从而推动单位向良发展。