高校档案管理中计算机网络技术的应用

时间：2024-07-28

洪标祥

（江西中医药高等专科学校江西抚州 344000）

高校档案管理中计算机网络技术的应用

洪标祥

（江西中医药高等专科学校江西抚州 344000）

随着社会的快速发展，计算机网络技术也在加紧发展的脚步，在多个领域中被广泛应用，发挥着重要的作用。在高校档案管理中，计算机网络技术的应用效果良好，加快了档案管理向信息化转变的进程。在学校管理中，高校档案管理是其中重要的一项工作，计算机网络技术可以更加高效科学的管理档案。本文分析了高校档案管理现状，针对档案管理中出现的问题提出相应的解决办法，旨在推进高校档案管理的进一步发展。

高校档案管理；计算机网络技术；应用

前言：计算机网络技术的应用促进了我国各个行业、领域的不断发展，对社会的不断发展有着重要的影响。随着社会的发展，我国高校档案管理的相关内容在逐渐增加，传统化档案管理模式很难满足社会发展的需求，在此种情况下，我国很多高校采取应用计算机网络技术的方法进行档案管理。

1.高校档案管理目前情况分析

现阶段，我国高校档案的管理还存在很多的问题，主要表现一下几个方面：第一方面，传统的档案管理方式主要是纸质版档案管理，档案内容繁多，且需要大量的人力对档案进行整理、归档，纸质版档案的大量使用，很容易在保存归档的过程中出现文件损坏、文件丢失等现象，很难长期储存；第二方面，档案保存的方式还存在一定的问题，非常典型的问题就是档案很难实现统一性的管理，档案十分的散乱，当需要查询档案时，查找起来非常费劲，档案不能够统一规范的管理，归纳和分类不明确，导致出现档案重复、资源浪费等现象[1]；第三方面，高校领导对档案管理的重视度不高，档案管理方式还过于落后，管理的工作繁多复杂，对于档案管理的工作很多领导直接一带而过，没有很规范的管理方式，投入较少，管理人员在工作时力不从心，导致很到档案没有及时的分类归档，没有发挥档案的重要作用。

2.高校档案管理中计算机网络技术的应用优势

2.1 高校档案管理实现分类归档

近年来，计算机网络技术在高校档案管理中被有效应用，档案管理相关工作取得了很好的管理效果。信息化技术的应用，加快了档案信息的搜集速度，使管理工作更加方便，大大提升了核对工作的效率。除此之外，很多高校中有多个部门，从档案管理的角度来看受到了很大的约束，计算机网络技术的应用很好的解决的这个问题，不受学校部门的地点及时间，通过电子文件网络传送的方式，将所需文件传送至相关管理处。与此同时，计算机网络技术的应用，可以不算优化档案信息管理，可以使管理更加的方便、快捷、可靠，在很大程度上减轻了档案管理人员的工作量，节省了时间，提升了工作效率，所管理的档案更加齐全。计算机网络信息技术的应用可以使所获得的资源信息更加及时、准确，所传达的信息具有时效性，很大程度上提升了档案的利用率[2]。

2.2 实现档案管理资源共享

在高校档案管理中，应用计算机网络信息技术，相关部门可以更加妥善的进行档案管理相关工作，除此之外，可以实现档案信息的有效共享，如：档案管理中数据库、档案卷以及目录等共享。另外，可以实现档案信息的检索功能，加速档案信息的查询速度，提取数据库相关信息更加快速，可以更加科学的管理档案存储。除此之外，计算机网络应用于高校档案管理工作中，可以快速传输相关数据，省去不必要的环节，节省时间，提升档案的使用效率，从根本上解决了档案管理低效率的问题。

2.3 解决了档案管理需求单一化的问题

传统的档案管理存在很多的问题，时间和空间对档案管理有很大的影响。档案管理的需求较为单一化，很难满足用户需求，档案管理的利用率大大降低。对着计算机网络技术的有效应用，单一化问题得到有效解决，信息网络将安全保密作为基础，使用信息化管理方式，使查询档案信息更加便捷，解决了时间空间对档案管理的约束问题。

3.高校档案管理中应用计算机网络的相关对策

3.1 档案管理机制不断优化

在高校档案管理中应用计算机网络技术，有效实现了档案管理信息化，需设定相关的档案管理机制，不断完善机制，促进档案管理信息化科学性的发展。管理体制设定后，必须按照规定严格执行，高校领导需加强监督管理力度，实施激励机制，有才促进档案管理工作科学化。管理机制是档案管理的前提，其对档案管理工作的发展有着重要的作用，对档案信息的收集整理、立卷保管等方面有重要影响。计算机网络技术的应用，可以保障档案管理工作的各个环节能够协调发展，有效提升档案管理的工作效率。

3.2 提升高校管理者的综合素质

计算机网络技术在高校档案管理中的有效应用于管理人员的工作配合息息相关。因此，档案管理者的综合素质及管理水平对管理工作有着很重要的影响。档案管理者需提升自身的综合素质，掌握信息化管理知识，提升服务意识，提升档案管理工作的水平及管理质量。高校必须提升对档案管理重视度，组建业务水平高、能力强的管理团队。档案管理者需具备档案管理的专业知识，掌握先进的信息技术，熟练操作计算机，提升整体综合素养和责任意识，促进档案管理工作能够有效进行[3]。

3.3 建立高校档案管理信息库

档案管理信息资源非常多，需要设立相关的信息库进行储存和查询。随着计算机网络技术的不断发展，档案信息库需提升其时效性，有效应用于档案管理工作中。档案信息分类整理、归档，确保信息真实可靠。另外，还需做好相关的档案维护工作，定期检查数据库，信息及时更新，提升档案管理的工作效率，不断优化完善档案管理工作，实现档案管理工作的价值。