无纸化办公下的医院电子档案管理探究

时间：2024-07-28

于斌

（淄博市第四人民医院山东淄博 255000）

1 引言

无纸化办公能够实现办公平台以及办公方式快速变革，同时也可以促使人工作业模式逐步转变成为由计算机平台进行操作模式。随着当前办公效率以及信息载体变化，还可以有效节约资源和资金。医院实施现代化改革过程当中要求医院各大管理人士能够充分加强计算机等先进设备广泛应用，要通过利用计算机以及各种系统软件实现缴费、就诊、挂号等等联网操作，要通过各项线上平台来完成一系列工作，这样就可以促使医院数据服务质量以及整合程度得到进一步提高。此外，在医院档案管理过程当中，也需要在基于无纸化办公思想和理念的引导之下明确电子档案特点，同时，要促使医院档案管理工作得到进一步改进和优化，促使医院档案管理质量和管理水平得到全面的提升。

2 无纸化办公模式下医院电子档案应用特征

2.1 灵活性增强

在当前，医院应当进一步强化无纸化办公模式的广泛使用。无纸化办公模式主要就是指从纸质化办公逐步的转变成为电子化办公。医院档案管理工作开展和实施过程当中要实现电子化档案管理，主要涉及内容包括了医疗数据管理、科研资料管理、人事档案管理以及基建档案材料管理等等[1]。由于我国医疗事业正在不断向前进步和发展，医院在实际经营管理过程当中也产生了丰富以及庞大信息数据。通过采取信息技术方式能够实现对于数据化以及电子化档案进行更加快速整理和收集，同时也可以让档案管理工作更具备可维护性和可规划性，有利于让实时数据得到快速上传和更新，同时也可以切实地保留档案资料修改历史痕迹。一方面，可以切实保障档案资料可靠性和安全性；另一方面，也可以实现联网操作以及异地操作，这样医院开展各项档案管理工作过程中，其灵活性也可以得到显著提升[2]。

2.2 综合管理功能强大

在当前医院档案管理工作开展过程当中要实现无纸化办公，促使电子档案实用价值得到进一步凸显，同时也可以促使无纸化办公模式综合管理效果得到彰显，要在电子档案管理平台之上实现对于电子文档整理、归档、分类、发文、收文、传递等等，同时，还可以要促使档案资料收集真实性、有效性和全面性得到增强，这不仅更有利于对于电子文件进行有效查询和检索，也有助于档案管理工作信息实现良好整合[3]。

3 无纸化档案管理与传统档案管理区别

3.1 归档程序

在当前医院档案管理工作开展过程当中要采取新型的办公模式，要保障无纸化档案管理模式重要价值和意义得到凸显，要求明确无纸化档案管理和传统纸质档案管理之间差异性[4]。首先，在归档程序方面，纸质档案管理之中通常是要求管理人士做好定期规范工作，换言之，就是对于文件档案资料往往都需要采用一个周期来进行整理并且进行归档。但是，无纸化档案不需要这样复杂，也不需要耗费较多时间。通常都是采取逻辑归档方式来进行归档，可以通过利用信息系统或者是计算机来实现信息上传、归档和整理。其中，也涉及到了丰富内容，不仅仅可以切实保障电子档案的完整性、全面性，同时也可以促使归档程序得到进一步改良和优化。此外，还可以通过利用时间排序以及分类检索的方式对于各类电子档案进行快速查找。

3.2 档案保管方式

在当前档案管理工作开展的过程当中要充分意识到无纸化办公模式之下档案管理与传统档案管理有着明显区别。以往，档案一般都是利用档案室进行保存，在保管档案过程当中要关注档案室湿度、温度等状况，同时也需要做好档案文件防蛀、防虫，避免纸质资料出现霉变、破损等等情况。但是在电子档案管理过程当中，通过网络以及利用数据库、计算机来针对数据进行存储，一方面可以促使档案管理成本得到大幅度缩减，另一方面也可以促使存储空间得到很大程度拓展，但是，在针对电子档案实施保管过程当中应当切实保障保管安全性和可靠性。为了避免数据泄露、丢失或者篡改就需要做好相关备份工作，还需要建立起相对健全和完善安全防护体系[5]。

3.3 档案利用形式

在当前，医院档案管理过程当中通过无纸化档案管理促使档案利用方式产生了重大变革。档案管理根本性的一大目标就是要促使档案资源可以实现合理化利用。在针对传统纸质档案加以使用过程当中，往往需要办理相关调取手续及查阅手续，相对较为复杂和麻烦。此外，传统模式下为了保护纸质档案的完整性一般仅仅只是提供复印件，但是，电子档案则与之不同，登录相关系统之后就可以快速调取和查阅档案信息，这在很大程度上促使档案利用效率得到明显提高。

4 无纸化办公模式下医院档案管理优化措施

4.1 构建信息化档案管理平台

在无纸化办公模式之下医院更加需要进一步强化档案管理工作。档案管理工作开展过程当中，要求构建起相对健全和完善档案管理平台。通过平台的有效支撑来促使档案管理工作方法的革新和完善。首先，在当前医院内部需要加大资金投入力度，要促使计算机等设备设施得到强化，同时要引进现代化档案管理系统，采取软件和硬件相互结合的方式切实保障医院档案管理实现信息化。其次，要促使信息档案管理平台功能得到进一步优化和完善，除了必要档案资料整理、收集、归档和查询功能之外，还需要通过采用大数据技术促使档案资源库得到进一步优化整合，要针对信息质量进行更加精准化处理和分析工作，同时要提供更加方便、快捷档案管理服务，切实保障可供查询档案信息数据准确性以及真实性。

4.2 完成纸质档案向电子化档案转化与衔接

在无纸化办公模式之下医院更加需要强化档案管理工作。档案管理正在日益朝着纸质档案管理转变成为电子档案管理过程当中。在这个过程当中，不仅仅需要加强电子档案管理，更加需要做好纸质档案管理工作，保障电子档和纸质档案能够实现过渡和衔接。医院实际经营发展的过程当中存在着大量文书资料以及纸质档案，对于这些档案转化以及整理工作并不是一朝一夕就能完成的，所以，这就需要当前医院内部档案管理部门能够制定出合理以及科学衔接制度，应当要求采取科学有效管理分批次的让纸质档案实现电子档案的转变。另外，也需要对于档案资料完整性进行全面的审查。对于当前的医院而言，还需要通过采用更加现代化扫描仪器对于纸质档案当中的成像，要使用色彩扫描仪切实保障图像完整性、清晰性，这样，才能够促使电子档案利用价值得到进一步提升。

4.3 提升医院档案管理人员的专业能力

在无纸化办公模式之下，对于档案工作人员综合素质以及专业能力提出了更严格的要求。对于当前的医院来讲在针对档案进行管理过程当中，要转变传统档案管理思想和理念，还要促使档案管理部门组织机构得到进一步优化和改良，同时要切实解决好离退休人员占比过大以及档案管理部门转岗问题。此外，要求当前的医院结合现实状况对于档案管理部门人员构成加以改良、优化和调整，同时，要大力引进具备专业档案管理能力人才，还要加强岗位培训工作，同时应当加强对于档案信息平台日常维护和管理。其中，应当要通过建立起相对完善人员队伍切实保障无纸化电子档案管理工作有效性和科学性。