新时代背景下基于信息化的高职院校档案创新管理研究

李晓霞

（锡林郭勒职业学院 内蒙古 锡林浩特 026000 ）

1 引言

高职院校档案管理信息化建设是指从传统纸质档案管理逐步向数字化档案管理转变的过程。目前很多高职院校正在不断推动信息技术在教学与管理中的应用，充分整合学校资源，提高资源的利用率[1]。档案管理的信息化建设，能够与校园网建设相结合，并为校务信息平台的建设提供相应的支持。因此需要根据高职院校档案管理信息化建设中存在的问题进行深入分析，从而采取有效的解决措施。

2 目前高职院校档案管理信息化建设的现状分析

2.1 对档案管理信息化建设的认识不清

很多领导以及管理人员认为档案管理的信息化建设是简单地将纸质档案数字化，没有完全清楚档案管理信息化建设的内涵以及作用；还有一些人认为档案管理信息化建设就是应用信息技术，没有与校内管理信息化建设相结合，也没有与其他部门进行合作交流，把档案管理信息化建设认为是档案管理部门的任务；同时很多档案管理人员为了追求信息化建设速度，不断提高纸质档案的电子化速度和数量，但是忽略了电子档案的整理与归纳问题，档案管理工作仍旧停留在传统的档案保存与管理上，没有重视档案信息的合理利用，导致档案信息无法发挥应有的作用。

2.2 管理制度不完善

很多高职院校在推动档案管理信息化建设过程中没有明确建设目标，缺乏严密的计划，也没有做好组织协调工作，导致档案管理信息化建设工作无法与学校整体的发展相适应，缺乏有效的政策、技术以及资金支持[2]。同时高职院校在推行档案管理信息化建设过程中还存在目标不明确、计划方案不合理、定位错误等问题，从而导致建设进度受到影响。此外，部分档案信息处理速度较慢，影响了档案管理信息化建设速度。

2.3 缺乏相应的法律法规保护

随着人们隐私意识的不断提高，如何协调信息资源与信息利用中的矛盾涉及法律层面的问题。高职院校档案中涉及较多的个人隐私与机密信息，档案管理信息化建设过程中由于安全管理不到位，经常发生档案信息被窃取或者是黑客攻击等情况。同时电子档案存在容易被复制和修改的特点，加上电子信息与载体相分离，这也导致数据储存过程中容易发生丢失的情况。此外，加上档案管理相关法律法规仍不够完善，这些问题都会限制档案管理工作的开展。

3 推动高职院校档案管理信息化建设的相关对策

3.1 明确档案管理信息化建设的作用与意义

档案管理的信息化建设有助于提高档案资源的合理开发与利用，其与传统管理模式相比存在较大的差异，主要是以数据库为载体，将文字、图片、影像等信息储存在数据库中，并通过互联网以及终端机等方式进行档案信息的共享与利用，从而为用户提供有效的档案信息服务。高职院校要认识到档案管理信息化建设对于学校自身发展的重要性，需要利用先进的信息技术，学习其他学校先进的管理经验，将档案管理作为学校管理的重点，利用大数据技术、云计算技术来推动档案管理信息化建设，从而提高档案信息的开发利用效果。高职院校档案管理信息化建设过程中需要建立多元化的服务体系，从而为用户提供更加便捷的档案信息咨询服务；高职院校需要利用信息技术建立配套的档案数据库与校内网，开放档案管理平台，并配置档案咨询、检索、储存、采集以及修改等多项服务；提高系统的交互性，并注重用户的反馈，从而不断完善档案信息管理平台。

3.2 完善档案管理相关制度

根据高职院校实际管理特点制定档案管理相关制度的标准与规范。档案管理部门需要认真思考档案管理信息化建设的相关标准，结合学校的实际情况，制定出符合自身档案管理规章制度，从而规范电子档案的整理、归档和利用等方面的步骤与流程，从而对电子档案进行有效管理。在实际工作中也要不断根据出现的问题进行完善，从而提高管理制度的有效性。

3.3 加大经费投入

领导需要重视档案管理信息化建设，并给予足够的资金支持，确保档案管理信息化建设中软硬件设施的合理配置，从而推动档案管理信息化建设的发展。档案管理部门也要结合实际情况，合理利用经费，利用有限的资金达到最好的建设效果。档案管理部门在采购设备时，也要结合实际需求，选购性价比更高的设备，同时及时更换老旧设备，避免系统故障的出现。

3.4 重视档案信息安全

高职院校在推动档案管理信息化建设过程中也要重视信息的安全问题，要保障档案信息的保密性与安全性。严格遵循国家对于信息安全制定的相关要求，重视档案信息的安全，严密预防档案信息泄漏的情况发生。同时要重视数据库以及网络服务器的安全管理，建立配套的安全管理系统，对数据库以及网络服务器进行动态监控与维护。此外，还需要不断提高档案管理人员的安全意识，充分利用现有防护措施，例如防火墙、安全检测技术、杀毒软件等，增加网络安全培训，从而能够有效处理各种突发情况。档案管理部门也要加强安全管理，将责任落实到个人身上，并根据档案管理人员的工作表现进行奖惩，提高档案管理人员的安全意识。此外，高职院校还可以聘请相应的专家来优化安全管理系统。

4 结语

高职院校档案管理信息化建设是为了充分利用档案信息资源，提高其开发利用率，从而进一步推动高职院校的可持续发展。因此领导需要认识到档案管理信息化建设的作用与意义，不断完善档案管理相关制度，增加经费投入，并且要做好档案信息安全管理，预防档案信息泄露的情况发生，保障档案信息的安全，不断探索高职院校档案管理的创新路径，从而进一步推动档案管理工作的现代化发展。