浅谈水利工程档案管理的重要性

蒋丽君

(四川省都江堰人民渠第二管理处，四川 德阳，618000)



浅谈水利工程档案管理的重要性

蒋丽君

(四川省都江堰人民渠第二管理处，四川 德阳，618000)

水利工程档案管理是水利工程建设工作的重要部分，通过计算机的检索系统对档案进行查找的速度大大提高，同时具有相当高的查准率与查全率，使档案管理人员进行档案资料查找的时间大大缩短，服务质量、工程档案资料的使用效率以及档案管理工作人员的工作条件都得到提高。本文主要对水利工程档案管理的重要性以及加强档案管理的方法进行了研究和分析。

水利工程 档案管理 重要性

1 前言

在水利工程建设当中，水利工程档案是对工程具体活动以文字、图片、影像、图纸、图标、数据等形式进行的资料记录，是今后水利工程开展规划、设计、勘察、管理、维护等工作实施的主要参考依据。因此要确保水利工程档案资料完整、规范、系统、标准，从而保障水利工程的顺利完成。

2 水利工程档案管理的重要性分析

2.1 它是水利工程建设过程的真实记录

完整、详尽的工程档案，可以反映出工程建设项目从立项到竣工验收，从材料特性到成型，从决策到最终实体形成的全过程，是了解、研究一项工程来龙去脉的最原始、最真实的材料，是工程建设工序的全面反映。档案管理资料更是工程技术的一种经验总结，它可以给后来的工程发挥很好的借鉴作用，促进工程技术的发展和进步。水利工程档案可以为水利研究提供丰富的历史资料，对于研究成果的获得具有促进作用。

2.2 它是工程竣工以后，运行、检修、维护和管理的重要依据

详实的档案信息是水利工程运行指标核定和调整的重要依据，确定水利工程的等级、使用年限、防灾能力等因素，保障水利工程作用的正常发挥。档案材料更是工程检修、维护的重要依据，只有通过档案，才能分析出症结所在，也才能有效的进行检修和维护，排除问题。档案材料也是我们管理工作的重要依据，从人员配置，机构设置，管理点规划都需要以档案材料为准绳。水利工程档案能在工程遇险时，为原因分析、责任追究、工程措施等提供详细资料支撑和很好的参考。

2.3 它是水利工程管理建设质量终身责任制的重要凭证

国家规定水利工程建设质量实行终身责任制，档案资料是建设过程的真实记录，是事后追责的重要依据。真实的、完整的档案记录，使相关建设责任考有所据，能够促使参建单位和相关责任人进一步强化“责任、质量、安全”三个意识，努力建设高质量的精品工程。

2.4 档案合格是水利工程竣工验收的必备前提

所有水利工程项目必须履行档案验收手续，凡档案内容与质量不达标的，不得通过档案验收，未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程竣工验收。我们要把工程档案管理作为水利工程建设的重要组成部分，严格实行同步管理，抓紧做好工程档案验收的各项准备工作。

3 水利工程档案管理中存在的问题

(1)工程档案的质量问题

从目前的水利工程档案上看，建设单位的管理制度上有着诸多问题，对水利工程档案质量要求不严格，其中掺杂着各种大小问题。

(2)档案管理人员缺乏管理意识

档案管理工作作为水利工程整个管理机制的重要环节，却没有将管理工作归纳进去，而在材料上、档案装具、管理人员的配置上没有重视，进而造成管理体系不健全。由于项目的管理人员过于看重施工的工作，没有意识到档案管理对于施工工程管理的联系和影响，使得缺乏完善的档案管理制度。

(3)档案管理各部门关系不明确

水利工程单位中存在着对档案管理工作部门的设置不明确，使得责任单位和施工单位所安排的临时机构对于档案的管理工作没有认识到义务和责任。且部门间的关系越混乱，协调就越困难，使得档案资料和要求不符合，不能实现完善、规范的档案管理要求。

4 加强水利工程档案管理工作的对策

4.1 完善水利工程档案管理制度措施

为了能够赶上国际贸易组织及国际惯例的步伐，我国逐渐进行了政府职能的转变及对水利工程建设项目在审批上的革新，针对已经与目前改革化进程、新形势下不相适应的水利工程档案管理规范进行了全面的清除，重新制定了新的档案资料管理规范，促进工程档案在内容、形势或规章体制、乃至档案资料的载体上都产生了非常显著的改变，可是，与其对应的各项档案管理制度、法律规章并未在第一时间做出完善的修整，所以，水利工程档案并未从真正意义上加入新的管理制度当中，为此，创建完善的档案管理法律规章制度是亟待解决的事情。

4.2 创建档案管理网络促使档案管理更为规范化标准化

(1)创建档案管理领导小组，对工程档案管理工作进行统一领导，交由专门的档案管理负责人员对档案管理工作进行任务分配，指定各部门负责人担任专职的档案管理人员；

(2)对档案管理信息管理软件进行设计，把输入的数字档案信息进行分门别类的编排，逐步实现数字化档案，同时对档案信息进行有序化的科学管理；

(3)创建完善的档案管理制度，在对档案归档的时候一定要针对各文件进行仔细全方位的检查，查看文件在内容、信息是否完整。不管是水利工程施工过程中或是施工企业内部，一定要确保施工档案各资料的完整无缺，这样才能够实现系统完整的档案规范化管理。

4.3 改变传统理念进行档案科学化管理

(1)追踪搜集

档案资料的追踪搜集比较适合在施工周期比较短的水利工程当中，这样进行档案资料整理的时候就会非常便捷，档案管理工作者一定要对施工现场实际状况进行一定的了解，第一时间掌握工程施工实际情况，同时进行相关材料的收集，追踪收集方法可及时地对工程状况进行很好的掌握，可是所需的人物力投入也是比较大的。

(2)分阶段收集

在施工周期比较长的水利工程中是比较适合选择分阶段收集的方法进行档案资料收集的，针对那些跨年度的大型水利工程，需档案管理人员时常保持与相关部门的密切联系，对工程进展情况进行实时掌握，强化催收，争取最大限度上防止档案资料丢失的情况发生，促使档案的连续完整性能够得到有力的保证。

(3)强制性收集

对于施工人员比较分散，设置的临时机构比较多的施工企业来讲，强制性收集是比较适用的。通常可以选择适用收集档案资料押金的方式对档案资料进行管理及收集，这就需施工企业交付一部分资料押金，待资料无用之后再转交档案管理部门，同时退回押金。此种方式能够起到一定的制约性作用，同时促使档案资料得到有效的管理。

4.4 加强档案管理人员业务培训，促使档案管理水平进一步提升。

档案管理工作人员一定要严格地以工程档案管理要求开展日常管理，作为水利工程档案管理工作者，一定要具备高水平的专业技能，具有丰富的管理知识和先进的管理理念。

为能够促使管理工作人员满足水利工程档案管理具体规范及相关要求，需要对档案管理人员进行有计划的定期培训，针对水利工程建设当中的相关文件资料、具有重要价值的档案的归档问题进行详细的讲解，严格以档案管理要求为依据，对档案进行认真仔细的编写，只有做好水利工程档案管理工作，才能够促使档案更为标准统一化，进而为工程施工提供有力的后备力量。

4.5 对档案信息进行进一步开发

要想确保档案管理工作水平得到显著的提高，则需要对档案信息进行进一步开发，就需要在平时的管理工作当中，做好档案各类资料的收集-归档-保存，这样才能够对档案信息进行综合运用及有效的开发。

5 结语

最近几年，在档案管理工作当中实施信息化档案管理越来越普及，就是把全部的档案资料输入电脑当中，这样便能够在第一时间为水利业务部门提供完整及时的信息资源，而业务部门技术工作者在对档案资料利用完之后也要准时的将档案及时归档，这样才能够促使工程档案资料的完整性得到最大的保障，推动档案管理工作水平得到进一步提升。

〔1〕郑 琦.浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作[J].管理与实践经纬，2012(15)∶34.

〔1〕赵光明，杨 猛.水利工程建设项目档案管理措施探究[J].科技创新与应用；2013(32)∶112-113.

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2095-1809(2017)04-0111-03