水利科技档案信息化管理浅析

王 中

(四川省水利科学研究院，成都，610072)

水利科技档案信息化管理浅析

王 中

(四川省水利科学研究院，成都，610072)

结合水利科技档案信息化管理工作，论述目前水利科技档案信息化管理中面临的困难，提出完善水利科技档案信息化管理的建议，进一步发挥水利科技档案信息化管理在水利事业中的重要作用。

水利科技 档案 信息化管理

1 水利科技档案信息化管理的重要性

水利科技档案是在水利科技研究及工程建设管理过程中产生，具有一定保存价值。以多种形式为载体的文件及记录材料，集中体现了水利科技成果的真实性，同时也是水利科研、造价、监理等相关工作科技储备的重要形式和依据。

水利档案信息化是在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在水利档案管理活动中全面应用现代信息技术，对水利档案信息资源进行处置、管理服务，加速实现水利档案管理现代化的进程。水利科技档案信息化管理是一项综合性、基础性、长期性的系统工作，对提高水利科技水平和工程建设质量等都起着重要作用。

新常态下，水利行业加快了现代化发展步伐，逐步推进水利事业信息化建设。近年来，水利部门强调“数字水利，信息水利”的必要性，水利人进一步认识到信息化管理不仅可以为水利行业构造一个统一、立体、开放式的信息系统，也可以为水利行业提供信息支持，实现水利事业可持续发展。

因此，加强水利科技档案的信息化管理，将先进的管理理念、方法及信息技术运用到水利科技档案工作中去，建立健全水利科技档案信息化管理机制，推动科学化的水利科技档案管理势在必行。

2 水利科技档案信息化管理面临的困难

2.1 管理理念上：重视不足，存在错位思想

水利是一个涉及多个专业领域内容的复杂工程，行业人员素质参差不齐，档案信息化管理意识薄弱，束缚了档案信息化工作的科学发展。

一方面，只注重业务技术工作，轻视档案信息化管理工作，水利档案管理专项费用偏低，缺少档案信息化管理硬件设备投入和人员的配备。

另一方面，存在重保管轻利用等错位思想。部分单位即使开展档案管理工作，也只是注重档案的收集、实体保管和对文件记录材料的归档工作，单一强调案卷数量、归档率和装订规范，而缺乏对档案信息开发利用的重视，使得水利档案资源沦为一种封闭的静态产物，水利科技档案管理工作成为一种高积累、低价值现象，弱化了档案信息化功能，降低了价值利用率，从而使水利科技成果不能及时转化为生产力，造成一种无形的资源浪费。

2.2 管理模式上：水利科技档案系统规划及技术规范不完善，信息资源分散，阻碍网络安全共享，查阅繁琐，归档不及时，利用率低

2.2.1 水利科技档案系统规划及技术规范不完善。实体档案是数据库的根本，也是信息化的基础，虽然水利部门刊发了相关的文献来强调加强水利档案管理工作的重要性，但要保证水利科技档案信息化管理工作顺利进行，仍任重道远。就目前而言，相关规章制度还不够健全，各级单位水利科技档案系统规划及技术规范也欠统一和完善，常常出现如档案实体编号、案卷目录内容等混乱现象，对档案信息化处理带来难度。这也导致部分水利档案管理工作人员缺乏责任感，不能将水利实体档案材料及时地归纳整理，甚至出现材料缺失现象，导致水利科技档案信息化管理成为一纸空文。

2.2.2 信息资源分散，阻碍网络安全共享。现阶段，水利科技档案信息资源存储介质和内容丰富，数据量逐步庞大。水利档案在存储介质上包括了纸质、胶片、磁带、硬盘、优盘、光盘等；记载内容上又有科研、勘测设计、水文和水资源管理、水资源保护、水土保持等。但它们的分布都较为分散，难以在信息网络上实现资源安全共享。

2.2.3 传统水利科技档案利用率低。一方面，档案查阅归还过程繁琐，加重了档案管理者的负担；另一方面，单份档案单次只能一人，后来者须等前者归还后方能借阅，难以尽快满足所有借阅人员的需求。此外，传统档案管理模式不能做到实时归档，造成档案无法被循环利用，导致档案利用率下降。

2.3 管理手段上：档案电子化程度不高，设备功能软件开发应用不足

目前水利科技档案管理文件电子化程度低，仍未摆脱有纸化办公模式，还处于传统人工管理、检索阶段。虽然计算机等电子技术在信息化网络化高速发展的新时期早已普及，但其作用并未充分发挥，计算机往往只被用于进行简单的文字录入等初级工作。

水利科技档案管理软件和数据库网络化有效应用率低，各种网络档案管理软件和系统开发相对不足，利用电子技术进行创新、提高管理效率的思想匮乏。因而水利科技档案管理技术手段的相对滞后，在一定程度上阻碍了水利科技档案信息化管理工作的进一步发展。

2.4 人力资源配置上：水利科技档案工作者传统技能已难适应新形势，高素质复合型档案人才稀缺

水利科技档案工作者是水利档案信息化管理的直接推动力。新常态下的水利科技档案信息化、网络化管理工作，对档案管理者提出了新的要求，但其业务素质和技术水平参差不齐，直接影响着档案信息化管理工作的质量。

2.4.1 水利科技档案管理者存在知识结构滞后，年龄老化，处理信息能力较弱，适应运用新技术处理档案管理信息能力较低等。

2.4.2 缺乏系统的信息化岗前业务技能培训。水利科技档案工作者由于传统管理技能以及思想意识落后，逐渐难以承担水利科技档案管理信息化管理的重任。

2.4.3 目前具备计算机和档案等与信息化相关专业，既通晓档案管理业务，又熟悉计算机网络技术和数据库管理知识的复合型人才十分稀缺，导致水利科技档案信息化管理与信息化新常态咫尺天涯，也让创造的水利科技档案得不到利用，无法更好发挥其应有的价值。

3 完善水利科技档案信息化管理的建议

3.1 树立水利科技档案信息化管理意识，加强领导和宣传，增强资金保障

3.1.1 转变档案管理传统的被动思维，树立水利科技档案信息化安全管理意识，把水利科技档案信息化管理作为重点工作。

3.1.2 加强领导和宣传。成立由分管领导作为“第一责任人”，各部门负责人相互协调的水利科技档案信息化管理领导小组，作为组织机构，安排专人落实水利科技档案信息化管理具体工作任务，并跟踪监督，做到安全管理。通过多方式多渠道，主动宣传水利科技档案信息化管理工作的重要性，提高行业对其重要性的认识，营造档案信息化发展大环境，促进工作的自主能动性。

3.1.3 统筹协调，增加资金投入。引进先进档案信息化管理基础硬件设施，并创新适合水利行业的相关软件系统开发及技术利用，发挥优化效用，为水利科技档案信息化建设有序发展和正常运行提供基础保障。

3.2 完善水利档案管理系统化，标准化，制度化，以数据库促开发利用

3.2.1 新常态下的水利科技档案信息化管理作为一项系统工程，需要在档案管理的总体规划、分类设置、材料收集整理以及扫描、建立目录等方面形成一个集成化的系统。要不断创新和改进管理模式和方法，制定系统规划和规范标准，明确流程，完善相关制度，以保障水利科技档案信息化的健康有序发展。

开展科学的水利科技档案信息化管理工作，实现水利科技档案信息化发展，是以合理的系统建设规划为前提和依据的。因此，要以水利行业信息化规划为统一指导，研究编制包括水利档案信息化发展的总体思路、发展目标和总体布局、主要任务、投入保障措施在内，科学的水利档案信息化管理系统规划，结合实际确定工作目标，并进行阶段性考核。同时，为档案信息化做好初期数据准备，还要加强水利档案收集整理的标准化规范化，对原始材料进行规范整编和信息组织。如编制方案统一、形式规范的档案号，加强水利科技档案著录、标引质量的控制等。最终构建出与水利科技档案信息化管理与发展相适应的信息化标准体系，完善相关制度，协调有序地推进水利科技档案信息化管理。

3.2.2 水利档案的生命和价值体现在于利用。水利科技档案信息化管理，能更便捷地实现档案信息资源的开发利用，而水利科技档案数据库建设就是其精髓。

水利科技档案所涉及的管理门类众多，具有专业性、技术性强的特点。所以，水利档案管理人员要应用相关管理软件，做好电子档案的储存、保密及查询等服务。建立水利科技档案数据局域网，形成以电子档案管理为核心的信息化数据库，实现档案资源共享和高效利用。

3.3 加快档案信息载体数字一体化，操作自动化，信息共享安全化

水利档案管理手段的现代化是实现水利档案管理信息化的基本标志。档案数字化是用现代信息技术手段将传统档案转化为电子档案的过程。档案网络化是将各种电子档案通过网络互相连接形成有序的档案信息库，并通过计算机系统进行管理，及时提供利用，实现资源共享。这都需要通过现代化的设备及软件，以科学流程控制和标准化操作，不断夯实基础数据工作，并加以优化整合来逐步增强。

3.3.1 要加快水利档案信息载体数字一体化。利用档案数字化的管理及网络化的报送和传递，满足多方位、多区域水利档案利用的需求，为资源所需者提供方便、快捷且高效的档案利用服务。

3.3.2 要完善水利档案信息网络，拓展覆盖范围，以新技术应用为基础，推广、创新档案管理软件，逐步实现水利科技档案自动化的编目归档、查询检索和借阅操作。

3.3.3 要构建水利科技档案统一的接收整理、保管利用平台，完善水利档案信息资源目录，整合资源，提高更新、共享水利档案信息管理、服务和应用的水平。

3.3.4 要完善水利档案信息系统运行维护机制，形成依法治档的网络信息安全保障。

3.4 以人为本，综合培养，建设高素质复合型水利科技档案信息化管理人才队伍

发展以人为先，以人为本。水利档案信息化管理发展的核心是水利科技档案人才队伍建设，水利科技档案信息化管理是一项对综合能力要求较高的工作。合格的水利科技档案信息化管理者应该具备较高的综合素质，既要通晓档案管理理论知识，又要了解水利行业相关业务知识，还要掌握一定的微机网络通信技术。所以，需要综合立体地培养水利科技档案信息化管理人才。

3.4.1 通过激励机制，培养爱岗敬业、与时俱进的水利科技档案信息管理人才，增强档案管理改革和发展的动力。

3.4.2 提升水利档案法律意识，做到依法治档。

3.4.3 加强信息化意识培养和业务能力的指导培训,提高档案人员处理信息的实际操作能力，对档案数据资源进行科学管理和有效利用。

3.4.4 制定长效培养计划，加强新员工岗前培训，提高规范化运用信息技术的技能。

此外，要对人才结构进行优化配置，引进计算机信息技术、网络数据库等相关专业人才,以便更好的满足水利科技档案信息化管理的要求。

通过培训和主动引进等多种渠道，把水利档案管理人员培养成为具备职业操守和法制意识、新理论、新知识、新技能的高素质复合型人才。确保水利科技档案信息化管理者的知识专业化、技能标准化、管理水平现代化、夯实水利档案信息化人才队伍，促进水利档案信息化管理的进一步发展。

4 结语

水利科技档案信息化管理是新常态下的一项综合性、基础性、长期性的系统工程。它作为水利工作的依据和水利成果的真实记录，在水利科研、规划设计和建设等过程中发挥着重要作用，它是水利事业发展的关键要素。做好水利科技档案信息化管理工作，既能反映水利工作的质量，也能对水利事业发展提供重要的参考依据。

目前水利科技档案信息化管理工作还存在一些不足之处，在新形势下需要树立水利科技档案信息化管理意识，加强领导和宣传，增强资金保障；完善水利档案管理系统化、标准化、制度化，以数据库促开发利用；加快档案信息载体数字一体化、操作自动化、信息共享安全化，以及加强人才的培养，不断推动水利档案信息化管理工作的发展。

TV512∶G

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2095-1809(2017)01-0094-03