工程公司材料管理策划

吴朝江

(四川华西集团有限公司,四川 成都 610081)

建筑材料在工程项目建造成本中一般占 70%左右,由此可见材料管理是工程施工项目成本控制中的一个重要组成部分,材料管理水平的高低将直接影响到施工企业的成本和经营利润。在企业管理科学化、规范化、经济利益最大化的新形势下,企业间的竞争日趋激烈,对材料管理也提出了更高的要求。要搞好材料管理工作,首先应做好材料管理策划。所谓材料管理策划,就是根据工程建设特点、所处地理环境和现场施工情况,制定出科学合理、有针对性且切实可行的材料管理方案,建立和逐步完善材料采购、运输、验收、保管、发放和回收利用等管理制度,有效地进行材料的“采购、供应、生产耗用”三大环节的过程控制,为企业预定目标的实现奠定基础。

1 实施适应施工特点的材料计划管理模式

要做好材料管理工作,首先要强调材料的计划管理。工程公司各施工项目经理部应该根据工程进度,提出各个施工阶段的总体用料申请计划。要以年度、半年度计划为预测,季度、月度计划为依据,遇有设计变更、停工等要立即编报追加或核减计划为补充的阶段性管理方式。同时,为适应施工生产变化多,材料计划具体实施时缩短编制周期,增加编制次数,实施动态管理。为提高计划的准确性,要求计划人员注意收集各方面信息,分析、预测材料市场情况,提高企业的调控能力和快速应变能力,密切部门间协作。材料计划的编制是技术部门、计划部门、工程部门、成本管理部门以及项目经理部协作配合的结果。因此,要实现材料计划的全面性、准确性、及时性和预见性,项目部应加强与技术、计划等相关部门之间的协作。材料计划要以施工计划为基础,施工技术部门提供的备料计划为依据,及时掌握施工进度和工程信息,及时变更调整材料计划,建立责任制,谁提计划谁对工程材料计划的及时性和准确性负责。材料计划的名称、规格、数量、质量标准、进场时间及生产厂家应详尽列出。

2 建立归口的采购管理体系

2.1 完善材料管理制度

为适应市场变化的需要,工程公司应颁布《材料管理办法》、《材料采购招标投标办法》、《周转料具管理办法》等规章制度。强化材料的归口管理,分类分级负责材料运行各个环节,使得材料管理在实施过程中,有章可循,有据可依。

2.2 建立合理的材料采购预算计划

工程公司的材料部门、工程技术部门、成本部、项目经理部应该经常沟通协调并及时传达信息,制定出合理的工程阶段性的材料耗用量。为工程公司进行科学的采购计划提供数据;为合理地选用供应商提供资料;为工程及时对材料的生产耗用进行前馈控制和后馈控制提供依据。

2.3 严格规范材料采购审批制度

一般来说,材料采购审批制度的完善对企业做好目标管理工作有着积极的影响。工程公司对采购业务审核分以下步骤进行:

(1)采购前的审核。采购员在编制材料采购计划时,注明每种材料的规格名称、供应商情况、材料单价等内容,交相关部门。相关部门根据所掌握的信息,对材料的价格、技术性能、质量标准、采购计划量进行认真平衡比较。经相关经理审批后,公司主管领导批准,与供方签订合同后执行。

(2)供方货到后的查验。保管员负责核对材料采购计划、合同、质量证明、票据等凭证。发现品名不对、质量不当、数量短少、实际到厂价高于审批价格等情况时,有权拒收并汇报。对达不到质量要求的材料,按规定实行退货。对符合计划和合同要求的产品,办理入库验收单。

(3)企业采购员,对自己经手的业务包括供货单位名称、材料名称、价格、付款方式等都应一一详细记录,一旦发现问题,可以追溯到责任人。

2.4 加强材料采购机制的内部牵制

内部牵制是指部门与部门、员工与员工及岗位之间所建立的互相验证、互相制约的关系,属于牵制企业内控制度的一个重要组成部分。分为体制牵制、程序牵制和责任牵制。

(1)体制牵制。组织机构控制是内部控制的基础控制,是其他各项控制能否成功和有效的关键。(2)程序控制。注重程序控制,其关键是注意内部牵制组织的设计,不相容职务的分离,以防止差错,特别是舞弊的发生。(3)责任牵制,内部控制承担的相应责任。加强材料采购机制的内部牵制就是要从体制牵制、程序牵制、责任牵制这三方面明确各级各类人员的权限与义务,杜绝各种暗箱操作。

2.5 采用科学合理的采购管理方式

工程公司在实施采购过程中应该实行兼职的双采购员采购制度。质量责任制度与采购核查制度相分离,采购与定价制度相分离。形成符合本企业特点的追求效益最大化的价格自控、联合和监控机制。

3 建立完善的材料合格供方备选库

3.1 合理选择供方

为确保供应商选择的合理性,应该建立供应商具体情况的档案。档案内容应该包括以下内容:供应商的地理位置、经营能力、财务能力、设备与技术状况,产品交货能力、产品质量、行业声誉与地位、服务水平等。根据建立的档案,合理地对已有的信息进行运用,建立起适合本企业的指标体系,对供应商进行科学、综合的评价。由于这些指标的重要性,企业平时要注意合理的维护供应商档案,定期的对供应商档案进行更新。

3.2 采用 ABC分类方法,对供应商进行分类管理

建立供应商档案后,工程公司可根据供应商与本企业进行业务往来的资金额度和相关资料,对供应商进行分类。对不同类型的供应商采用不同的管理方法,这样有利于节约企业的人力、物力、财力。

3.3 优化本企业供方结构

每年对供方进行评价审核,供方备选库名单(A类)与长期合作、信誉良好的企业建立稳固的合作伙伴;对 B、C类供应商,采用适当引进新的供应商,保持适度的竞争。这样,有利于把握到市场的动态,保证材料优质优价的供应。企业对评审合格的备选库名单,定期在企业内部进行发布。

4 建立完整的价格信息库

(1)工程公司应该建立自上而下的采购体系。材料采购部门要具备材料采购信息中心的功能。能够广泛收集市场信息,并及时向工程公司下属的项目部发布信息,从而使企业的资源得到共享。

(2)各项目部也要在当地进行广泛深入、细致的资源调查,摸清当地的材料供给能力、需求情况、价格、运距、运输能力及季节性变化对供给能力的影响及价格浮动规律。

(3)可通过网络信息、刊物及其他媒介收集信息,以充实采购部门的信息中心资料库。

(4)由本企业派驻人员到重点项目工地,反馈施工地区的价格变动信息和有关优惠政策。

经多方采集的信息资料汇入资料库,提供给价格论证小组,经筛选论证和综合平衡确定出当期的采购价格,供各项目采购人员和相关部门使用。这样采购供应工作就能在占有可靠消息的基础上避免盲目采购,也为采购与定价制度机制的分离奠定了基础。

5 建立现场材料消耗管理制度

现场材料的消耗管理制度,是材料消耗管理的依据,实行材料消耗的限制领料制度,杜绝敞开式耗料,有效地控制材料消耗,将施工消耗降低到最低点,对超限额耗料要追究原因。确需增加耗料,要经有权限批准的人员签字后才准允领料。在施工过程中对材料的浪费要及时地制止,按规定进行处罚。对可重复利用的物资,在竣工时要进行回收利用,降低成本。建全建立材料进场后的原始记录、台帐和凭证,向相关部门报出材料消耗月报表。竣工后做出完整的工程材料的节超分析,进行认真总结,利于改进今后的工作。

6 建立考核激励机制

在工程公司的材料管理过程中,应建立严格的考核机制和激励机制,定期进行总结考核。根据材料管理各个环节中易出现的问题,制订材料管理考核办法和考核标准,主要包括材料基础管理、材料计划管理、材料现场管理、回收利用修旧利废、指标完成、管理创新等七个方面,实行百分制,可按考核侧重点不同赋予不同的权重。考核实行定期考核兑现制度,定期考核后兑现奖励或处罚,对发现的违规行为要严肃处理。根据对各单位材料考核得分情况,对照奖惩标准进行考核兑现,与基层管理人员浮动工资挂钩、与机关材料主管部门浮动工资挂钩、与整个公司效益工资挂钩,进一步增强全体员工的节约意识,促进降低材料成本从而保证企业预定目标的实现。

7 实 例

2009年元月某建筑公司承担都江堰市、崇州市灾后重建的 18所学校,建筑面积约 20×104m2,工程合同造价约 4.2亿元。两市的灾后重建学校,工期短,属基本同时开工同时竣工的项目,全部学校必须在 2009年 9月 1日达到开学条件,在 2009年 8月以前全部竣工。

在此条件下,该公司组建了 8个精干的项目经理部,进行周密部署,精心组织,设置相关部门分工协作管理。公司为使项目能保质保量按期完成任务,对材料供应管理进行了详细策划。

项目工程中使用的钢材,由公司统一组织分散供应,集中到生产厂或规模大的供方进行采购,减少项目的压力和流通环节,这样运作很好地控制了钢材的采购成本,比分散采购取得了更多的效益。

对钢材以外的材料采购,按照招标比选的方式,在合格供方中由项目部进行选择供方和组织供应,先由项目部与供方初签合同报送公司对合同进行评审通过,再签订正式合同正式实施。在供需双方运行过程中,公司职能部门对运行过程实施过程监控管理,较好控制了采购成本。

在实际运行中,各所学校先提出各种材料的总计划,按照工程进度,提出分阶段的需用计划。物资部门按总计划组织订货,并按阶段有序有组织进场,既保证了施工,又避免了一次性进货产生的资金压力。在工程竣工后,做到了基本无剩余的原材料,对可重复利用的材料,均进行有序转移和利用。

新承建的 18所学校最后都按时交付使用,得到了政府及相关单位的表彰,在成本控制中也取得了好的效果。